Usa Tutti i file per visualizzare e gestire tutti i file disponibili in Analyzer da un'unica posizione.
Tutti i file è l'inventario completo dei file nel tuo account. Include i file caricati direttamente in Analyzer e i file disponibili tramite raccolte a cui puoi accedere (i file condivisi non sono rappresentati). Un file può apparire in Tutti i file e in più raccolte contemporaneamente.
A differenza di una raccolta, Tutti i file non è un contenitore organizzativo separato. Rimuovere un file da una raccolta lascia il file disponibile in Tutti i file. Eliminare un file caricato da Tutti i file lo rimuove definitivamente da Analyzer e da ogni raccolta che lo contiene.
Apri tutti i file
Seleziona Tutti i file nella navigazione principale.
La pagina mostra il numero totale di file disponibili e una tabella contenente i file in Tutti i file.
Comprensione della tabella dei file
La tabella mostra sempre Nome file come prima colonna. Non puoi nascondere questa colonna.
Per impostazione predefinita, la tabella mostra anche:
- Data di aggiunta — La data in cui il file è stato aggiunto ad Analyzer.
- Origine — Da dove proviene il file. I file caricati direttamente mostrano Desktop. I file collegati identificano la loro origine esterna, come SharePoint.
Puoi visualizzare fino a sette colonne, incluso Nome file.
Quando passi il mouse su un file, Analyzer mostra i controlli per aprire o assegnare tag al file.
Carica file direttamente in Tutti i file
Seleziona Carica file per aggiungere file senza prima creare o aprire una raccolta.
- Seleziona Carica file.
- Trascina i file nel pannello di caricamento oppure seleziona Sfoglia file per trovarli sul sistema locale.
- Aggiungi i file.
Analyzer elabora i file e li aggiunge a Tutti i file. I file caricati direttamente mostrano Desktop nella colonna Origine.
Puoi aggiungere questi file a qualsiasi raccolta che puoi gestire in un secondo momento.
Trova file per nome
Seleziona Ricerca per trovare file nell'inventario completo.
Seleziona l'opzione per cercare corrispondenze per nomi file o contenuto file.
Aggiorna attributi
Seleziona Aggiorna attributi per aggiornare gli attributi per i documenti in Tutti i file.
Il messaggio di conferma indica che alcuni attributi potrebbero essere stati aggiunti o aggiornati e che l'aggiornamento può richiedere tempo a seconda del numero di documenti coinvolti.
Scegli:
- Aggiorna tutto per avviare l'aggiornamento.
- Salta per ora per chiudere il messaggio e aggiornare più tardi.
L'aggiornamento si applica al set completo di attributi.
Personalizza la tabella dei file
Seleziona Regola vista attributi per scegliere quali metadati e attributi estratti appaiono come colonne.
Nome file rimane sempre visibile. Puoi aggiungere fino a sei altre colonne da:
- Origine
- Data aggiunta
- Attributi disponibili per te
Puoi anche trascinare i valori selezionati per cambiare il loro ordine. Gli elementi più in alto nell'elenco appaiono più a sinistra nella tabella.
Seleziona Applica per salvare la configurazione o Annulla per annullare le modifiche.
La selezione e l'ordine delle colonne vengono mantenuti quando lasci Tutti i file e ritorni in seguito.
Filtra l'inventario dei file
Seleziona Filtra dati per restringere i file visualizzati utilizzando i valori degli attributi estratti e le condizioni.
Il filtraggio di Tutti i file utilizza lo stesso modello di filtraggio disponibile nelle raccolte.
Lavora con singoli file
Passa il puntatore su un file per visualizzare le azioni per:
- Apri file — Apri il documento per rivedere i contenuti, i valori estratti e le citazioni.
- Tag documento — Applica o rimuovi il tag del file.
Un tag appartiene al file stesso, quindi il suo stato taggato segue il file quando appare nelle raccolte.
Lavora con file selezionati
Seleziona la casella di controllo per uno o più file per visualizzare le azioni che si applicano alla selezione.
Il contatore cambia per mostrare il numero selezionato e il numero totale di file disponibili. Ad esempio, 3 di 2.000 documenti selezionati indica che tre file sono selezionati da un inventario di 2.000.
Le azioni disponibili sono:
- Aggiungi alla raccolta — Aggiungi i file selezionati a una raccolta nuova o esistente senza caricarli di nuovo.
- Scarica — Scarica copie dei file selezionati sul tuo sistema locale.
- Esporta dati estratti — Esporta i valori degli attributi selezionati in un file CSV.
- Elimina — Elimina definitivamente i file idonei da Analyzer.
Informazioni sull'eliminazione da Tutti i file
Eliminare un file da Tutti i file è diverso dal rimuoverlo da una raccolta.
Eliminare un file caricato da Tutti i file:
- Rimuove definitivamente il file da Analyzer.
- Lo rimuove da tutte le raccolte che lo contengono.
- Impossibile annullare l'operazione.
I file collegati da un'origine esterna, come SharePoint, non possono essere eliminati da Tutti i file. Analyzer impedisce l'eliminazione perché il sistema esterno rimane l'origine del file.
Condividi tutti i file
Apri il menu con i puntini di sospensione e seleziona Condividi per consentire a un altro utente di accedere alla raccolta Tutti i file.
La condivisione utilizza lo stesso modello di accesso della condivisione di una raccolta. Il destinatario ottiene accesso all'inventario in tempo reale, quindi le modifiche ai file disponibili in Tutti i file vengono riportate automaticamente.
