Grundlagen zum Verwalten von PDF-Überprüfungen

Bei einer verwalteten Überprüfung verwenden Sie einen Assistenten zum Einrichten der Überprüfung, zum Festlegen des Dokumentspeicherorts und zum Einladen von Teilnehmern. Es ist nicht notwendig, Kommentare zu importieren, das Kommentieren für Reader-Benutzer zu aktivieren oder Antworten von Überprüfern manuell zu protokollieren.

Hinweis:

Zum Aktivieren der Kommentarfunktion für Benutzer von Acrobat Reader DC in verwalteten Überprüfungen muss Acrobat Pro DC installiert sein. In Acrobat Standard DC ist die Aktivierung der Kommentarfunktion für Benutzer von Acrobat Reader DC nicht möglich.

Acrobat stellt zwei Typen von verwalteten Überprüfungen bereit: gemeinsame Überprüfungen und E-Mail-basierte Überprüfungen. Jeder Überprüfungstyp verfügt über einen Assistenten, der Sie beim Verteilen einer PDF-Datei mit speziellen Werkzeugen und besonderen Anweisungen an die Überprüfer unterstützt.

Im Tracker werden alle verwalteten Überprüfungen protokolliert. Außerdem bietet der Tracker Zugriff auf die PDF-Datei und stellt Informationen zur Überprüfung und zu den Teilnehmern bereit. Überprüfungsinitiatoren können Abgabetermine für Überprüfungen ändern, Überprüfer hinzufügen und Überprüfungen über den Tracker beenden. Der Tracker informiert die Teilnehmer, falls neue Kommentare verfügbar sind oder Abgabetermine geändert und Überprüfer hinzugefügt wurden. Die Benachrichtigung erfolgt auch dann, wenn Acrobat geschlossen ist. Darüber hinaus werden Informationen zu Serverfehlern bereitgestellt.

Hinweis:

Für PDF-Portfolios können keine verwalteten Überprüfungen durchgeführt werden.

Gemeinsame Überprüfungen

Über gemeinsame Überprüfungen ist die Zusammenarbeit im Rahmen von Überprüfungen am besten möglich, da die Teilnehmer die Kommentare von anderen Teilnehmern lesen und beantworten können. Die Kommentare der Teilnehmer werden in einem Repository auf einem internen Server gespeichert. Acrobat synchronisiert die Kommentare in regelmäßigen Abständen und lädt alle aktuellen Änderungen herunter. Die Überprüfer werden über neu hinzugefügte Kommentare benachrichtigt. Außerdem können sie die Kommentare anderer Überprüfer ansehen und beantworten.

Gemeinsame Überprüfung in Acrobat
Bei einer gemeinsamen Überprüfung können die Empfänger einfach an der Überprüfung teilnehmen, ihre Kommentare freigeben, Überprüfungen protokollieren und regelmäßige Updates abrufen.

Hinweis:

Bei gemeinsamen Überprüfungen müssen Überprüfer zum Anzeigen von Kommentaren anderer Überprüfer über Acrobat oder Reader ab Version 8 verfügen. Überprüfer, die ältere Versionen von Acrobat verwenden, müssen ihre Kommentare per E-Mail senden.

E-Mail-basierte Überprüfungen

E-Mail-basierte Überprüfungen eignen sich besonders, wenn die jeweiligen Überprüfer entweder keinen Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben oder eine Zusammenarbeit mit anderen beim Überprüfen von Dokumenten nicht erforderlich ist.

Bei einer E-Mail-basierten Überprüfung sendet der Initiator eine PDF-Datei als E-Mail-Anlage an die Überprüfer. Die Überprüfer fügen ihre Kommentare hinzu und senden das Dokument zurück, indem sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Kommentare senden klicken. Wenn der Initiator diese Kommentare erhält, kann er sie in die Kopie der PDF-Datei aufnehmen.

Die größte Einschränkung bei E-Mail-basierten Überprüfungen besteht darin, dass Teilnehmer während der Überprüfung die Kommentare von anderen Teilnehmern nicht anzeigen können. Initiatoren können Kommentare erst nach dem Empfang anzeigen.

Hinweis:

Teilnehmer einer E-Mail-basierten Überprüfung müssen über Acrobat ab Version 6.0 oder Reader ab Version 7.0 verfügen.

E-Mail-basierte Überprüfung
Bei einer E-Mail-basierten Überprüfung senden die Teilnehmer ihre Kommentare an den Initiator, der die Kommentare in die Master-Kopie der PDF-Datei aufnimmt.

Verteilungsoptionen für Überprüfungen und Formulare auswählen

Acrobat stellt im Assistenten Zur gemeinsamen Überprüfung senden und im Assistenten „Formular verteilen“ verschiedene Verteilungsoptionen bereit. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Optionen die Sicherheitsanforderungen für die verteilte Datei. Überlegen Sie außerdem, welche Server oder Websites die Empfänger zum Herunterladen der Datei verwenden können und wie Sie Kommentare oder Formulardaten zurückerhalten möchten.

Interner Server

Sie können Ihren eigenen internen Server verwenden, wenn die Teilnehmer hinter einer Firewall arbeiten und Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben. Der Server kann ein Netzwerkordner, ein Microsoft SharePoint-Arbeitsbereich (nur Windows) oder ein Webserverordner sein. Fügen Sie eine Verknüpfung zu der verteilten PDF-Datei ein oder senden Sie sie als Anhang in einer E-Mail-Nachricht. Bei Überprüfungen werden veröffentlichte Kommentare von Acrobat auf den Server hochgeladen. Bei Formularen werden zurückgesendete Antworten bei Eingang auf Ihrer Festplatte von Acrobat gespeichert.

Hinweis:

Webserverordner stehen nicht für die Formularverteilung zur Verfügung.

Wenn Sie einen eigenen Server angeben, fordert Sie der Assistent zum Speichern eines Profils mit dem Speicherort auf dem Server und den von Ihnen gewählten Verteilungsoptionen auf. Bei der nächsten Verteilung einer PDF-Datei ist das gespeicherte Profil als Option im Assistenten verfügbar.

E-Mail

Im Assistenten „Formulare verteilen“ ist eine Option zum Senden von Formularen als E-Mail-Anhang verfügbar. Sie können Formulare über Ihre E-Mail- oder Web-E-Mail-Anwendung senden. Sie können auch den Assistenten zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht verwenden, der die Formulardatei dann als Anlage hinzugefügt wird. Wenn die Empfänger das Formular ausgefüllt haben und senden, gehen die Antworten in Ihrem Postfach ein. Jede Antwort wird in eine PDF-Portfolio-Antwortdatei kopiert. Diese kann bearbeitet und in eine Tabellenkalkulationsdatei exportiert werden.

Mit dem Assistenten Zur gemeinsamen Überprüfung senden können Sie entweder einen Link zur PDF-Datei oder diese selbst als Anlage senden.

Aktivieren der Kommentarfunktion für Reader-Benutzer (Acrobat Pro DC)

Durch das Aktivieren von Kommentierungsrechten in einer PDF-Datei können Benutzer von Reader 8 oder höher an Überprüfungen dieser PDF-Datei teilnehmen. Wenn eine PDF-Datei mit Kommentierungsrechten in Reader geöffnet wird, enthält sie eine Dokumentmeldungsleiste und Kommentarwerkzeuge, die anderenfalls nicht verfügbar sind.

Wenn Sie eine verwaltete Überprüfung veranlassen, werden die Kommentierungsrechte automatisch aktiviert. Auch wenn Sie keine verwaltete Überprüfung verwenden (z. B. bei direktem Versand einer PDF-Datei als E-Mail-Anlage), können Sie die Kommentarberechtigung aktivieren.

  • Öffnen Sie die PDF-Datei und wählen Sie Datei > Speichern unter > PDF mit erweiterten Reader-Funktionen > Kommentieren und Messen aktivieren.

Hinweis:

Wenn Sie das Kommentieren für Reader-Benutzer in einem digital unterschriebenen Dokument aktivieren, wird die Unterschrift ungültig.

E-Mail-Anwendung für Überprüfungen auswählen

Sie benötigen entweder eine E-Mail-Anwendung und eine Mail-Server-Verbindung oder ein Web-E-Mail-Konto, um E-Mail-basierte Überprüfungen durchzuführen und Kommentare zu senden. Acrobat unterstützt die meisten E-Mail-Anwendungen. Sind mehrere E-Mail-Anwendungen installiert, können Sie festlegen, welche der Anwendungen von Acrobat beim Senden von PDF-Dokumenten gestartet werden soll. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • (Windows) Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Internetoptionen. Klicken Sie im Dialogfeld mit den Interneteigenschaften auf die Registerkarte „Programme“ und wählen Sie die gewünschte E-Mail-Anwendung aus. Zum Aktivieren der Änderung starten Sie Acrobat neu.

  • (Windows) Ändern Sie die MAPI-Einstellungen in Ihrer E-Mail-Anwendung. Acrobat und Reader verwenden für den Datenaustausch mit der E-Mail-Anwendung die MAPI-Schnittstelle (Messaging Application Program Interface). Die meisten E-Mail-Anwendungen verfügen zum Verarbeiten dieser Kommunikation standardmäßig über MAPI-Einstellungen. Weitere Informationen zum Konfigurieren der E-Mail-Anwendung finden Sie in der Hilfe der E-Mail-Anwendung.

  • (Mac OS) Wählen Sie unter Mail die Optionen „Mail“ > „Voreinstellungen“ und anschließend „Allgemein“ aus. Wählen Sie dann die bevorzugte E-Mail-Anwendung im Menü für das Standard-E-Mail-Ausgabeprogramm. Zum Aktivieren der Änderung starten Sie Acrobat neu. Wird die gewünschte Anwendung nicht aufgeführt, wählen Sie aus dem Menü die Option „Auswählen“ und suchen Sie nach dem Speicherort. Wenn Sie eine Anwendung auswählen, die nicht im Menü für das Standard-E-Mail-Ausgabeprogramm aufgeführt ist, wird diese von Acrobat möglicherweise nicht unterstützt.

Einen Server festlegen

Wenn Sie ein PDF-Dokument über einen eigenen Serverspeicherort verteilen, können Sie einen Netzwerkordner, einen Windows-Server mit Microsoft SharePoint-Services oder einen Webserverordner angeben. Die Teilnehmer müssen Lese- und Schreibzugriff für den von Ihnen gewählten Server haben. Wenden Sie sich an Ihren Netzwerkadministrator, um einen geeigneten Speicherort zum Speichern von Kommentaren bereitstellen zu können. Zum Einrichten eines Servers ist keine zusätzliche Software erforderlich.

Hinweis:

Webserverordner stehen nicht für die Formularverteilung zur Verfügung.

Netzwerkordner

Wenn sich alle Empfänger in einem LAN befinden, sind Netzwerkordner und SharePoint-Server die beste Wahl für Kommentarserver. Netzwerkordner sind im Allgemeinen die kostengünstigste und zuverlässigste Möglichkeit.

SharePoint/Office 365-Unterwebsites

Wenn die Empfänger hinter einer Firewall arbeiten und Zugriff auf einen gemeinsamen Server haben, können Sie Ihren eigenen internen Server verwenden, z. B. eine Microsoft SharePoint-Site. Weitere Informationen finden Sie unter Hosten von gemeinsamen Überprüfungen auf SharePoint/Office 365-Websites.

WebDAV-Server

WebDAV-Server (Webserver, die das WebDAV-Protokoll verwenden) sollten nur dann verwendet werden, wenn sich Überprüfer außerhalb einer Firewall oder eines LAN befinden. Weitere Informationen dazu, wie Sie Acrobat so konfiguriert, dass ein WebDAV-Service zu verwenden, finden Sie unter einer gemeinsamen Überprüfung fungiert: Eine Alternative zum Acrobat.com.

Dieses Werk unterliegt den Bedingungen der Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Twitter™- und Facebook-Beiträge fallen nicht unter die Bedingungen der Creative Commons-Lizenz.

Rechtliche Hinweise   |   Online-Datenschutzrichtlinie