瞭解基本受管理的工作流程

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共用內容

Adobe InCopy LiveEdit Workflow 增效模組可讓設計師在 Adobe InDesign 中準備版面時，同時讓作者和編輯們在 InCopy 中開發拷貝。 這個工作流程包含稱為工作的容器檔案，用來分組相關內容，以及檔案鎖定和通知工具，用來共用和更新在共用網路上或可透過電子郵件傳遞之壓縮封裝的 InCopy 或 InDesign 檔案。

在共用網路的工作流程中，InDesign 使用者將文字和圖形轉存至檔案系統上的共用位置，在此檔案便可供 InCopy 使用者編寫內容。 選取的文字框和圖形框可轉存為工作或個別的 InCopy 檔案，而成為所管理程序的一部分，並且會連結至 InDesign 文件。 這些共用檔案稱為受管理檔案。 當使用者在作業檔案或本地伺服器上的 InDesign 檔案中工作時，相關版面或內容的變更會通知該文件工作流程中涉及的所有使用者。

多位 InCopy 或 InDesign 使用者可同時開啟相同的內容檔案，多位 InCopy 使用者也可以同時開啟相同的工作檔案。 但是，每次只有一名使用者可以取出 InCopy 檔案進行編輯， 其他人只能以唯讀方式檢視檔案。 取出受管理 InCopy 檔案的使用者可將檔案儲存至共用伺服器或將檔案傳回給 InDesign 使用者，與其他使用者共用檔案。但是在檔案存回之後，其他使用者才能變更檔案。 此系統允許多個使用者存取相同檔案，但可防止使用者覆寫彼此的工作。

如需詳細資訊，請參閱「InCopy LiveEdit 工作流程手冊」(PDF)，網址為 www.adobe.com/go/learn_liveedit。

在 InCopy 中使用內容的方式

內容是流經一個或多個 框架的正文，或是匯入的圖形。在 InCopy 中 處理內容有五種基本方式：開啟作業檔案、開啟作業封裝、開啟連結 的 InCopy 檔案、開啟具有連結 InCopy 檔案的 InDesign 檔案，或完全在 InCopy 中撰寫內容。

開啟在 InDesign 中建立的作業檔案

InDesign 使用者可以建立作業檔案並指定要共用的內容。 此方法讓 InDesign 使用者關聯相關元件（標題、 正文、圖形、註解等），然後將它們指派給不同的 InCopy 使用者進行撰寫和編輯。InCopy 使用者開啟作業 檔案，並只處理指派給他們的元件。即時 版面檢視顯示其編輯的文案與 InDesign 版面的關聯性，無需開啟整個 InDesign 文件。不過，如果 版面變更，InDesign 使用者必須更新作業以 通知 InCopy 使用者這些變更。您可以在伺服器上或透過作業封裝共用作業 檔案。

開啟作業封裝

當設計師和作者使用相同的專案但無法存取本機伺服器時，工作封裝的工作流程特別有用。 在此情況下，InDesign 使用者可建立一或多個封裝，並透過電子郵件將壓縮檔案傳給指定的 InCopy 使用者。 InCopy 使用者可開啟工作封裝、編輯內容，並將封裝傳回 InDesign 使用者，再由其更新文件。

開啟從 InDesign 匯出的連結 InCopy 檔案

在 某些工作流程中，InDesign 使用者可能會將文字和圖形 匯出為個別檔案，而不是將它們包裝在作業 檔案中。如果您處理不相關的 圖形或正文，匯出個別檔案很有用。不過，InCopy 使用者無法 看到內容在 InDesign 版面中的適合程度。

開啟連結了 InCopy 檔案的 InDesign 文件

若要在整個版面的背景下檢視所有頁面項目，InCopy 使用者可以在 InCopy 中開啟和編輯 InDesign 文件。如果查看整體版面配置很重要，或者要編輯文件中的大部分文章而非少數幾個，則此方法對於編輯和調整文字很有用。InCopy 使用者編輯文章後，InDesign 使用者可以更新已修改檔案的連結。如果 InDesign 使用者變更版面配置，則會在儲存 InDesign 文件時通知 InCopy 使用者。

完全在 InCopy 中撰寫內容

您可以在 InCopy 中建立與 InDesign 檔案無關聯的內容。在這些獨立文件中，您可以輸入文字、指定字型和樣式，並從其他應用程式 (例如 Adobe Illustrator 和 Adobe Photoshop) 匯入圖形來增強文字。您也可以指定標記以供未來 XML 使用。在內容先於設計的編輯式工作流程中，此方法是很好的選項。您也可以為獨立的 InCopy 文件設定和修改文字區域、頁面大小和方向。但如果內文後來連結到 InDesign 文件，InDesign 設定會覆蓋 InCopy 中使用的設定。

受管理檔案

檔案若要進行管理，必須新增到作業檔案中、從 InDesign 匯出為 InCopy 內容，或作為 InCopy 內容置入 InDesign 中。受管理的檔案會傳達內容狀態和擁有權。 透過受管理的檔案，您可以：

• 鎖定和解除鎖定限時動態以協助保持檔案完整性。

• 在相關聯的 InDesign 版面配置過期時通知 InCopy 使用者。

• 識別正在處理檔案的使用者。

• 在 InCopy 內容檔案過期、被他人使用或可供編輯時通知使用者。通知方法包括警報訊息、框架圖示、「連結」面板中的狀態圖示，以及「作業」面板中的狀態圖示。

唯讀檔案

內容檔案一旦受管理，在工作流程中始終對所有使用者都是 唯讀，除了簽出該檔案的人員。當使用者簽出內容檔案時，軟體會建立鎖定檔案 (*.idlk)，讓該使用者擁有獨佔的編輯控制權。 唯讀檔案具有下列特性：

• InCopy 使用者無法手動設定其文字格式。 不過，如果文字已被指定字元或段落樣式，InDesign 使用者可以變更這些樣式的定義，因此即使檔案被簽出給其他人，仍然可以變更文字的格式。InDesign 使用者更新檔案後，這些樣式定義變更會反映在文字中。

• 一般而言，InCopy 或 InDesign 使用者都無法變更 鎖定 InCopy 內容中的物件，例如文字和套用的樣式。 某些物件 (例如字元和段落樣式) 僅由 內容使用。例如，您無法變更字元樣式 套用到鎖定內容中物件的方式，但可以變更 字元樣式本身，進而變更文字的外觀。

• InDesign 使用者可以變更 文字內容的邊界和欄，以及限時動態所佔據的 文字框架的形狀、位置和數量。

• InDesign 使用者可以變更圖形框架的幾何和格式，而不需要檢出圖形。InCopy 使用者 無法變更圖形框架或框架上的任何格式。但是，InDesign 和 InCopy 使用者都必須取出圖形框架才能修改圖形本身 (例如，旋轉或縮放)。

使用 管理檔案的最佳做法

使用 下列做法可確保您使用最新的 內容，且不會覆寫他人的工作：

• 將作業檔案儲存在所有團隊成員 都有存取權的伺服器上。如果團隊成員沒有伺服器的存取權，您 可以建立及散佈作業套件。

• 建立作業時，會建立特殊的資料夾來儲存作業檔案和內容。使用這些作業 檔案夾來維護作業和內容檔案。它們簡化了 在工作群組間管理共用檔案，並有助於確保 使用者開啟正確的檔案。

• 在 InCopy 中，開啟作業檔案，而非個別的 InCopy 限時動態。這樣一來，您就能在 Galley 和 Layout 檢視中看到文字適配和版面配置資訊。如果您匯出內容而未使用作業檔案，您只能透過開啟 InDesign 檔案來查看文字調整和版面配置資訊。

• 開啟作業檔案、InDesign 文件，或在 InDesign 或 InCopy 中檢視內容後，請確保框架邊緣正在顯示（檢視 > 額外項目 > 顯示框架邊緣），以便在框架圖示出現時能夠看到它們。

• 在 InDesign 中，如果您必須從工作流程中移除檔案（例如因為製作截止期限），您可以取消連結或取消指派套件。

管理檔案工作流程範例

當您在 InCopy 和 InDesign 之間建立工作流程管理時，在設計師準備版面的同時，作者和編輯們也可以撰寫、重寫、擴充和編輯文件。 一般工作流程包含在本機伺服器上管理檔案、透過電子郵件封裝共用檔案，或使用這兩個方法的組合。

這些工作流程會假設您有包含版面幾何、樣式和預留位置文字的基本 InDesign 範本。 版面幾何包含頁面大小，以及文字和圖形框。 InCopy 使用這些項目來顯示正確的版面適配資訊。

本機伺服器工作流程

1. 在 InDesign 中，建立作業並將內容加入其中。

此步驟會將 匯出的文字和圖形框架整合到管理流程中， 讓 InCopy 使用者能夠進行撰寫和編輯。

2. 讓 InCopy 使用者能夠使用作業檔案。

將檔案儲存到所有工作流程使用者都有存取權的伺服器。

3.在 InCopy 中開啟作業檔案，並簽出和編輯限時動態或圖形。

在 InCopy 中， 指派給您的內容檔案會出現在「作業」 面板中。每當您將檔案儲存在本機伺服器上時，變更 會儲存在檔案系統上，任何處理該文件的人 (InDesign 版面或文件中另一個受管理的內容檔案) 都會收到變更通知。這些使用者可以更新 內容以檢視最新變更。內容會保持簽出 給您，直到您將其簽入。

4.在 InDesign 中處理版面。

無論內容檔案是否在 InCopy 中編輯，InDesign 使用者都可以處理文件版面； 他們不必簽出文件。每當 InCopy 使用者 儲存已簽出的內容時，InDesign 使用者可以在版面內更新該 內容以檢視最新修訂。

5.在 InCopy 中繼續工作。

完成 編輯後，請簽入內容。然後其他使用者就 能夠簽出內容並進行處理。如果使用者同時 在 InDesign 中修改版面，您可以在工作時更新 和檢視版面幾何圖形。

6.在 InDesign 中確保所有內容都已簽入。

受管理的工作流程 讓您能夠知道誰簽出了檔案。內容 檔案簽入後，InDesign 使用者可以簽出檔案來視需要完成 版面。

電子郵件封裝工作流程

1.在 InDesign 中建立並傳送作業套件。

建立作業套件 並將內容指派給適當的 InCopy 使用者，然後將 套件傳送給 InCopy 使用者。打包的檔案會自動 簽出，有助於避免編輯衝突。

2.在 InCopy 中開啟作業套件，並簽出和編輯限時動態或圖形。

如果您收到電子郵件中的工作封裝，請按兩下封裝，在 InCopy 中開啟。 您對檔案所做的變更只會儲存在本機。當您進行變更時，其他使用者不會收到通知。

3.在 InDesign 中處理版面。

無論內容檔案是否已打包， InDesign 使用者都可以處理文件版面；他們不必 簽出文件。如果您需要更新版面或作業， 可以將更新的套件傳送給 InCopy 使用者。

4.在 InCopy 中，退回編輯好的封裝。

完成編輯後，請存回內容並退回修改過的封裝。其他使用者就可以取出內容、檢視最新的修訂版本，並處理檔案。

5.在 InDesign 中，確定所有內容都已存回。

管理工作流程可讓您知道誰取出了檔案。退回作業封裝後，作業封裝中的限時動態將會存回。InDesign 使用者可以取出檔案，依需要完成版面。

輸入使用者識別碼

工作流程中的所有使用者都必須有使用者姓名。此識別碼會顯示誰取出特定檔案，並讓其他使用者可以使用這項資訊。同時也是取出檔案進行編輯的必要條件。

如果您已指定使用者姓名但想要變更，必須存回您已取出的任何內容。否則，在編輯工作階段期間變更使用者識別碼，會失去編輯您已取出內容的能力，此內容會以不同的姓名取出給您。

使用者識別碼是應用程式特定的；單一使用者不能在每個應用程式中有多個使用者識別碼。

如果您忘了使用此方法指定使用者姓名，當您嘗試第一個工作流程動作時，系統會提示您輸入姓名。

工作流程圖示

圖示會出現在文字和圖形框架、「作業」面板，以及限時動態列 (僅 InCopy) 上。編輯狀態圖示會出現在「連結」面板和「作業」面板中受管理檔案的旁邊，並傳達內容狀態。圖示會出現在包含連結 InCopy 限時動態的框架上 (在 InDesign 和 InCopy 的「版面」檢視中)。這些圖示也會 傳達內容狀態，並可用來區分受管理 和非受管理內容。相關的工具提示會指出編輯狀態 和擁有權。若要檢視框架圖示，請確定 InDesign 和 InCopy 中顯示框架邊緣 (「檢視 > 額外項目 > 顯示框架邊緣」)。

更多相關資訊

• 將內容匯出為個別的 InCopy 檔案 (InDesign)
• 使用獨立文件
• 解除連結內容檔案 (InDesign)
• 追蹤和審閱變更
• 使用編輯註解