Microsoft Dynamics CRM 中 Adobe Sign 產品的新實作完整安裝及設定說明。

概覽

Adobe Sign 提供隨插即用的 Microsoft Dynamics CRM 整合解決方案。此解決方案整合了下列優點:

  • 按一下便可從 Dynamics 傳送合約 (例如契約和銷售文件),藉此加快從報價到收款的過程。
  • 將 Dynamics 實體的資料 (例如帳戶與連絡人) 自動合併到合約中,並將簽署過程中向簽署者收集的資料推送回 Dynamics。
  • 讓收件者隨時隨地都能在任何裝置上輕鬆簽署。
  • 方便您追蹤從 Dynamics 傳出進行簽署的文件。
  • 省去整個程序中的手動步驟。

 

此版套件 (v7) 僅適用於 Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 及以上版本。

若您使用以下項目,請參閱 v6 安裝指南:

  • Dynamics CRM 2016 線上和內部部署版本
  • Dynamics 2015 Update 2
  • Dynamics 2013 Service Pack 1、Update 4

您可在此取得適用於 MS Dynamics 的 Adobe Sign v6 套件。

 

本文件範疇著重於新的 Adobe Sign 解決方案安裝。如果已安裝解決方案,而您想將解決方案升級為新版本,請參閱「升級指南」。


必要條件

  • 驗證已於 Adobe Sign 系統中指定正確的 userID (電子郵件地址) 擔任管理員
  • 提供使用者於電子郵件地址中可能使用之全部擁有網域 (請勿包含公用網域,例如 gmail.com、yahoo.com 等)
  • 取得 Adobe Sign 系統中所有使用您擁有網域的使用者清單
    • 取得清單後,您可能需要求有效使用者移入您與 CRM 相連的 Adobe Sign 帳戶
    • 您必須確認 Adobe Sign 中的使用者電子郵件為 CRM 使用者使用的主要電子郵件。若不是,則須變更 Adobe Sign 電子郵件值

 

在 Dynamics 環境中,您必須留意一些注意事項:

  • 授權 – Adobe Sign 使用者和管理員必須經指派取得讀取/寫入 CRM Cal 授權。
  • 檔案限制 – 檔案上傳上限可在 CRM 中設定 (預設值為 5 MB)。使用者若附加大於設定值的檔案,就會出現錯誤訊息。
    • 如果簽署的 PDF 大於設定值,Dynamics 便無法將該檔案附加至上層 (或對應) 實體。

取得套件

Microsoft Store 取得最新版適用於 MS Dynamics 365 Online 的 Adobe Sign 套件。

適用於 MS Dynamics On-Premises 的 Adobe Sign 套件可於 Adobe Sign 整合頁面下載。

您也可在 Adobe Sign 整合頁面上檢閱版本說明、已知問題和其他安裝指南/使用手冊資訊。如有任何疑問或對安裝程序有所疑慮,請聯絡您的客戶成功經理。

安裝套件

安裝 Microsoft Dynamics On-Premises 套件

以管理員身分登入 Dynamics CRM 環境

  • 導覽至「設定 > 解決方案」
導覽至「主頁 >設定 > 解決方案」

系統會載入「所有解決方案」頁面:

  • 按一下「匯入」圖示
「匯入」圖示

系統會載入「選取解決方案套件」頁面:

  • 瀏覽至您下載的 Adobe Sign v7 .zip 檔案
  • 「下一步」
瀏覽至 Adobe Sign v5 二進位檔

系統會載入「解決方案資訊」頁面:

  • 「下一步」
「解決方案資訊」頁面

系統會載入「匯入選項」頁面:

  • 確認勾選「啟用任何 SDK 訊息處理步驟…」選項
  • 按一下「匯入」
「匯入選項」頁面

系統會載入「正在匯入解決方案」頁面並匯入套件。

此程序可能需要數分鐘。程序完成時,您會收到一則成功訊息。

  • 按一下「關閉」
已匯入的套件

安裝 Microsoft Dynamics Online 套件

線上版套件需從 Microsoft 的 AppSource 商店安裝:

  • 以 Dynamics 管理員身分登入 Dynamics
  • 導覽至:「設定 > 安全性 > 使用者」
8_nav_to_settings-security
  • 選取您要授與安裝套件存取權限的使用者,然後按一下「升級為管理員」
4Promote to Admin
  • 導覽至:「設定 > 解決方案 > 市集選項」
10_nav_to_marketplace
  • 在 AppSource 視窗右上角的搜尋方塊中搜尋 Adobe
  • 按一下「立即取得」連結
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • 勾選此核取方塊,給予 Microsoft 使用或共用帳戶資訊的權限,然後按一下「繼續」
    • 系統會將您重新導向至新的「條款與隱私」頁面
7one_more_thing_-rebranded
  • 在「條款與隱私」頁面上:
    • 選取要套用 Adobe Sign 的正確 Dynamics 組織 (如果您有多個組織)
    • 同意 Microsoft 的法律條款與隱私聲明
    • 按一下「同意」按鈕
  • 系統會將您重新導向至狀態頁面,並自動開始安裝
    • 您需要重新整理頁面才能更新狀態
  • 套件安裝完畢後,便會顯示在「設定」底下的「解決方案」中。

註解:

若已安裝舊版適用於 Dynamics 的 Adobe Sign 套件,則該套件會升級為新版本。

8Approve MS

後續安裝設定 (必要)

安裝整合金鑰

新的安裝需在 Adobe Sign 中產生整合金鑰,並將其輸入 Dynamics 中。此金鑰為存取記號,將用於驗證 Adobe Sign 和 Dynamics 環境,使兩邊彼此信任並共用內容。

若要在 Adobe Sign 中產生整合金鑰:

  • 登入您 Adobe Sign 帳戶的管理使用者
  • 導覽至「帳戶 > Adobe Sign API > API 資訊」
  • 按一下頁面中央的「整合金鑰」連結
導覽至「帳戶 > 個人偏好設定 > 存取記號」

註解:

如果沒有看到「整合金鑰」連結,請聯絡您的成功經理或 Adobe Sign 支援,要求他們確認您位於正確的管道上。

系統會載入「建立整合金鑰」介面:

提供直覺式的金鑰名稱 (例如 Dynamics CRM)

您必須為整合金鑰啟用下列元素:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
「建立整合金鑰」介面
  • 設定完金鑰後按一下「儲存」

 

畫面會顯示「存取記號」頁面,並出現您透過帳戶設計的金鑰。

  • 按一下為 Dynamics CRM 建立的金鑰定義
    • 「整合金鑰」連結會顯示在定義的上方。
  • 按一下「整合金鑰」連結
整合金鑰連結

畫面會顯示整合金鑰:

  • 複製此金鑰,並將其存放在安全的位置,以繼續進行下一步
  • 按一下「確定」
整合金鑰

若要將整合金鑰安裝到 Dynamics CRM 中:

登入您 Dynamics CRM 環境的管理使用者

  • 導覽至「主頁 > Adobe Sign > 管理設定」
導覽至「主頁 > Adobe Sign > 全域設定」

系統會載入 Adobe Sign「管理設定」頁面:

  • 「整合金鑰」欄位中貼上您的金鑰
  • 按一下功能區中的「驗證金鑰」
「Adobe Sign 設定」頁面

短暫延遲後,頁面會重新整理並顯示「您已透過 Adobe Sign 登入」,以及列出所使用的整合金鑰。

  • 系統會鎖定「整合金鑰」欄位
  • 「驗證金鑰」按鈕會變更為「移除金鑰」
「Adobe Sign 設定」頁面


確認舊版表單呈現已停用

必須停用舊版表單呈現功能才能使用 Adobe Sign。若要執行此動作:

  • 導覽至「設定 > 管理」
導覽至「主頁 > 設定 > 管理」
  • 按一下「系統設定」
系統設定

系統會載入「系統設定」頁面。

  • 確認「使用舊版表單呈現」設定設為「否」
  • 按一下「確定」
「系統設定」頁面

啟用 Adobe 合約實體活動摘要

啟用 adobe_agreement 物件的活動摘要,即可讓 Adobe Sign 更新合約記錄的「貼文」區段底下的合約事件,及屬於該合約上層物件 (連絡人、帳戶等) 的 CRM 記錄。

  • 導覽至「設定 > 活動摘要 > 設定」
導覽至「主頁 >設定 > 活動摘要 > 設定」

系統會載入「張貼設定」頁面:

1. 按一下「重新整理」以確保所有設定均載入

2. 按一下 adobe_agreement 記錄以選取它,然後按一下「啟用」

「張貼設定」頁面

畫面會顯示「確認張貼設定啟用」彈出式視窗

  • 按一下「啟用」
「確認張貼設定啟用」彈出式視窗

「您需要發佈…」通知彈出式視窗

  • 按一下「確定」
「您需要發佈…」通知

畫面會返回「張貼設定」頁面

  • 按一下省略號 () 以開啟隱藏的選項
  • 按一下「發佈所有自訂項」
「張貼設定」頁面

藉由指派安全性角色來為使用者部署 Adobe Sign

預計使用 Adobe Sign 應用程式的每位 Dynamics 使用者,都需設定其在 Dynamics 環境中的安全性角色。

安全性角色有:

  • Adobe Sign 讀取者 – 使用者擁有合約記錄的唯讀存取權。
  • Adobe Sign 使用者 – 使用者可使用合約和其他應用程式實體。這個角色僅允許使用者查看自己的記錄,且允許使用者層級的內建 CRM 記錄存取,例如連絡人、帳戶、商機、機會、訂單、發票、報價。
  • Adobe Sign 管理員 – 這個角色除了 Adobe Sign 使用者角色的權限外,另包含其他權限,例如調整全域設定、資料遷移,以及可在整個應用程式中查看所有合約

若要設定安全性角色:

  • 導覽至「設定 > 安全性」
導覽至「主頁 > 設定 > 安全性」

「安全性」頁面隨即開啟

  • 選取「使用者」
「安全性」頁面

系統會載入「已啟用的使用者」頁面

  • 選取您想升級為某個安全性角色類型的所有使用者
  • 按一下「管理角色」
「已啟用的使用者」頁面

畫面會顯示「管理使用者角色」彈出式視窗

  • 勾選您想為這些使用者定義的安全性角色
  • 按一下「確定」
「管理使用者角色」彈出式視窗

選用設定

Adobe Sign 管理設定

您可從 Adobe Sign 的「管理設定」頁面存取管理工具,用於建置範本和對應資料及建立自訂工作流程。您也可利用選用設定來自訂使用者體驗。 

若要存取設定:

  • 導覽至「Adobe Sign > 「管理設定」
導覽至「主頁 > Adobe Sign > 全域設定」

系統會載入 Adobe Sign「管理設定」頁面,顯示五個獨立的功能工具區段:

A. Adobe Sign 帳戶 – 將 Dynamics 環境連結至 Adobe Sign 伺服器的整合金鑰

B. 入門檢查清單 – 確認安裝進度的即時更新檢查清單

C. 管理設定 – 管理員需經常與其互動的工具

D. 選用功能 – 自動化功能,通常只需設定一次就能持續運作

E. 資源 – 於線上存取經常需要用到的文件及存取支援票證系統

admin_settings_page-marked

Adobe Sign 帳戶

本區段專門用於顯示 Dynamics 環境和 Adobe Sign 伺服器之間的整合金鑰連結。

您隨時可移除金鑰以中斷 Adobe Sign 服務的連線。

 

入門檢查清單

本區段顯示以金鑰設定點測量的安裝進度:

  • 啟用和設定 Adobe Sign – 成功安裝整合金鑰時便會勾選
  • 設定第一個資料對應 – 儲存第一個資料對應時便會勾選
  • 設定第一個範本 – 儲存第一個範本時便會勾選


管理設定

管理員的常用工具,可延伸 Adobe Sign 服務的價值:

  • 建立新資料對應 – 開啟「新增資料對應」介面
  • 建立新合約範本 – 開啟「新增合約範本」介面
  • 變更使用者存取權「已啟用的使用者」頁面的捷徑連結,可於該頁面管理使用者角色
  • 建立新工作流程 – 開啟「建立程序」介面


選用功能

  • 啟用使用者自動佈建 – 若啟用此項,擁有 Adobe Sign 實體存取權的新使用者便會在第一次使用時,於 Adobe Sign 系統中自動佈建一位使用者。系統會根據使用者的主要電子郵件地址 (並非使用者名稱) 進行佈建,且會在背景執行,無需使用者或帳戶管理員進一步操作。

註解:

自動佈建到 Adobe Sign 中的新使用者擁有一組隨機密碼。由於整合是透過 API 做為經驗證的應用程式運作,因此在 Dynamics 環境中不會出現功能問題。但是如果使用者想直接登入 Adobe Sign,則需先透過 Adobe Sign 首頁上的「忘記密碼」連結重設密碼。 

  • 將已簽署的文件附加至合約實體 – 此選項會將已完成文件的 PDF 副本推送回 Dynamics 中,並附加到合約記錄 (「註解」區塊底下)。這是授權原始文件的副本,會保留在 Adobe Sign 伺服器上。
  • 啟用與已簽署的合約結合的稽核記錄 – 若啟用此項,系統便會在合約簽署/完成後,將 Adobe Sign 稽核記錄 PDF 附加到合約記錄 (「註解」區塊底下)。稽核記錄會明確列舉合約的事件 (已檢視、已簽署、已委派等)、這些事件的時間軸,以及發生這些事件的 IP 位址。
  • 顯示文件預覽影像 – 此選項會將已簽署/已完成文件的影像附加至記錄,讓您無需下載和開啟 PDF 檔案即可輕鬆檢視。此影像會放置在合約記錄的最下方。
  • 啟用 LinkedIn Sales Navigator – 若啟用此項,「新增合約」頁面上就會顯示 LinkedIn Sales Navigator 面板。使用者可透過此介面設定自己的 LinkedIn 帳戶,及顯示任何所選已新增至合約的收件者之 LinkedIn 資訊。

須使用 LinkedIn Sales Navigator Team 或 Enterprise 版本才能啟用此功能。

註解:

LinkedIn Sales Navigator 是獨立於之外 Adobe Sign 的服務,且不包含在 Adobe Sign 服務購買項目中。

LinkedIn Sales Navigator 是高級付費服務,如果您想一探究竟,有試用版可供使用


資源

最常用資源清單:


移除/撤銷整合金鑰

如需從 Dynamics 安裝中移除目前的整合金鑰,可至「Adobe Sign 設定」頁面的「全域設定」底下移除。移除金鑰會切斷 Dynamics CRM 和 Adobe Sign 之間的信任關係、阻止所有新交易及現有交易的更新。金鑰移除後,可隨時重新套用以繼續兩個系統間的互動。

若要移除金鑰:

  • 導覽至「Adobe Sign > 管理設定」
  • 按一下功能區中的「移除金鑰」
「移除金鑰」按鈕

移除金鑰與撤銷金鑰不同。撤銷金鑰必須在 Adobe Sign 系統中進行,且該金鑰將永久停用,無法再用於 Adobe Sign。

若要撤銷金鑰:

登入您 Adobe Sign 帳戶的管理使用者

  • 導覽至「帳戶 > 個人偏好設定 > 存取記號」
  • 按一下您要撤銷的整合金鑰之金鑰定義
    • 隨即會顯示「撤銷」連結
  • 按一下「撤銷」
「撤銷」連結
  • 畫面出現詢問訊息時按一下「是」

資料對應

定義資料對應以填入表單並更新 Dynamics

資料對應可直接從 Dynamics CRM 提取欄位值,進而大幅改善合約產生程序,確保文件中的欄位填入適當內容,避免出現人為錯誤的可能性。

此外,對應可將新內容從完成的合約推送回 Dynamics 中,無需手動操作資料就可為您的 CRM 提供重要更新。 


表單/文字標籤的快速重點說明

為了順利完成對應,需具備已定義欄位名稱的預建表單,您才能以邏輯方式為「CRM」欄位建立與 Adobe Sign 表單欄位的關聯。 

以下內容闡明簡明表單的要素。欄位由兩端的大括弧 (定義欄位寬度) 和欄位名稱 (大括弧之間的字元字串) 定義。 

表單欄位範例

文字標籤可包含名稱值以外的其他引數,包括驗證、計算和規則運算式。您可以在這裡深入了解表單建立方式,且可大幅提升在簽署過程中所擷取的資料品質。

註解:

縮短文字標籤功能在進行表單設計和欄位對應時相當實用,您可以針對每份文件中都會重複出現的欄位名稱建立命名慣例,而不用重新建立正式標籤,如此可以節省許多時間。這能明顯改善多份表單的資料對應程序,還可建立能讓未來表單參照的錨點。

定義資料對應範本

設定資料對應的存取點有兩個。

第一個選項是導覽至:「Adobe Sign > 資料對應」

導覽至「主頁 > Adobe Sign > 資料對應」

畫面會載入「資料對應」頁面,列出所有現有資料對應的清單供您檢閱、編輯或刪除。

  • 按一下左上角的「+新增」以開啟「新增資料對應」頁面
「作用中的合約對應範本」頁面

 

第二個方法是存取「管理設定」頁面上的「建立新資料對應」連結。

此連結會略過列出所有資料對應清單的步驟,直接開啟「新增資料對應」頁面。

 

載入「新增資料對應」頁面可能需要一段時間; 「實體」欄位展開時,表示頁面已載入完成。

1. 為資料對應輸入直覺式的名稱

2. 將此資料對應識別為用於此實體 (或其他) 的預設對應。

3. 從下拉式清單選取 CRM 實體

  • 這會將可供對應使用的欄位限制為僅限已定義的實體。
  • 每個實體都可有多個資料對應。
  • 實體值一旦設定就無法變更。
「資料對應」頁面

 

「實體」值設定完畢後,會顯示資料對應工具:

data_mappings_tools


為 Dynamics CRM 欄位建立與 Adobe Sign 欄位名稱的關聯

您現在可以開始建立 Dynamics CRM 欄位名稱與您所定義 Adobe Sign 表單欄位名稱之間的關係。系統會根據資料傳遞的方向設定資料對應:

  • 將 CRM 資料對應至 Adobe Sign 合約 – 使用與已定義的 Dynamics 實體相關的欄位值預先填入表單上的欄位。
    • 您可建立一個替代 CRM 欄位值的「搜尋群組」,以便搜尋要填入 Adobe Sign 表單欄位的值。系統會依序嘗試每個群組成員,直到找到非 null 值並插入。(請參閱以下內容)
  • 將 Adobe Sign 合約資料對應至 CRM 資料 – 使用在簽署過程中取得的表單欄位值,填入 Dynamics 實體的空白欄位 (合約完成後)。
    • 依預設,Adobe Sign 不會將新的值推送至已有內容的 CRM 欄位。
    • 您可定義資料對應的關係以覆寫內容保護,及用已簽署表單的新內容取代現有的欄位值。


相關資料類型

Adobe Sign 資料對應支援下列資料類型:

  • 文字 – CRM 支援一行文字形式的文字表單欄位。
  • 布林值 (兩個選項) – CRM 布林值欄位支援核取方塊。

○ 如果布林值 CRM 欄位使用了下拉式清單或選項按鈕表單欄位,CRM 對 Adobe Sign 對應可能會失敗。Adobe Sign 對 CRM 對應仍可運作

  • 選項組 – CRM 的「選項組」欄位支援下拉式清單和選項按鈕表單欄位


建立欄位關聯 (CRM 資料對 Adobe Sign 合約):

  • 「屬性」下拉式清單選取 CRM 欄位
  • 「合約欄位」輸入方塊中輸入 Adobe Sign 表單欄位名稱
  • (選用) 若您也想為這些從 Adobe Sign 對應至 CRM 的欄位建立關聯,請勾選「新增反向對應」方塊
  • (選用) 若您希望此範本忽略 CRM 欄位中現有的內容,強制用 Adobe Sign 欄位的新內容填入該欄位,請勾選「覆寫」方塊。
  • 按一下「新增」

處理新欄位關聯需要幾秒鐘,然後關係就會填入組態設定下方。

兩個資料對應欄位均會顯示

如果您選擇新增反向對應,則「Adobe Sign 對 CRM」設定欄位下方也填入新關係。

如果您選擇覆寫內容保護,則關係記錄中會註明。


建立欄位關聯 (Adobe Sign 合約對 CRM 資料):

分開建立 Adobe 對 CRM 的對應程序與上述步驟相同,差別在於沒有「新增反向對應」選項。


刪除對應關係

只要將滑鼠停留在關係記錄上方,再按一下最右側的「刪除」圖示,便可刪除任何對應關係。

刪除關係

替代欄位對應關係 (搜尋群組)

若您定義了某個 Adobe Sign 表單上的欄位,且填入該欄位時可能會用到多個 CRM 欄位中的其中一個,那麼您可建立一個 CRM 屬性的排序清單 (搜尋群組),此清單會搜尋要填入 Adobe Sign 欄位的值。

例如,您可以將「名字」CRM 欄位對應到「FName」表單欄位,然後也將「Yomi 名字」CRM 欄位對應到同一個表單欄位名稱。應用程式會先嘗試用「名字」欄位中的內容填入欄位,如果沒有找到內容,Adobe Sign 便會嘗試使用「Yomi 名字」欄位中的內容。如果在搜尋群組的所有元素中都沒有找到內容,則欄位會保持空白。

若要定義搜尋群組:

  • 建立主要 CRM 屬性和 Adobe Sign 表單欄位名稱之間的 CRM 對 Adobe Sign 關係。
  • 第一筆記錄就緒後,將 CRM 屬性變更為次要 CRM 屬性,然後新增上述關係。 
  • 系統詢問您是否要建立替代對應時,按一下「確定」

 

系統中的記錄更新後,記錄會變更為「實體屬性」前包含一個前置詞:

  • # 會顯示在主要/預設屬性前面。此欄位一律為搜尋內容時第一個檢查的欄位
  • 之後的關係編號為 1-N。第一個替代欄位關係會以 (1) 表示,且一律是系統第一個檢查的替代欄位。(2) 則為第二個替代欄位,以此類推。 
huntgroup-575

為相關實體新增附件

合約完全簽署並執行後,Adobe Sign 會產生文件的 PDF 副本及簽署程序的稽核記錄。您可將這些文件做為 PDF 檔案,附加至與範本上層實體相關的其他任何 CRM 實體。

在範本頁面的「將已簽署的合約與稽核記錄對應至 CRM 實體」區段中,可透過下拉式清單選取兩種「文件類型」:

  • 已簽署的 PDF – 已簽署文件的全文。這是授權原始文件的副本,會保留在 Adobe Sign 伺服器上。
  • 稽核記錄 – 所有重要事件 (簽署、委派等) 的完整列舉及相關的中繼資料 (時間/日期、IP 位址等)

您可將一或兩個檔案附加至任何相關實體,但是必須分別明確對應檔案。

若要對應附件:

  • 從下拉式清單選取所需的「文件類型」
  • 使用「附加至 CRM 記錄」下拉式清單,選取要將文件推送至哪個實體。
    • 此處只會列出具備已定義上層實體關係的實體
  • 按一下「新增」

附件關係會列在組態設定下方。

實體選項下拉式清單


刪除附件

若要刪除記錄,將滑鼠停留在記錄上方,再按一下最右側的「刪除」圖示。

刪除記錄

合約範本

為常用動作建立自訂範本

若您是 Dynamics 環境中的 Adobe Sign 管理員,您有權建立合約範本,用來預先設定大部分合約欄位、附加檔案及將該合約繫結至相關的資料對應。

範本會繫結至 Dynamics 實體,且當這些範本標記為「作用中」時,可供從該實體傳出的合約使用。

21Pick Template-edited

註解:

資料對應是合約範本的核心,在設定合約範本前就應設定。 

資料對應一樣,設定新合約範本的存取點有兩個:

第一個選項是導覽至:「Adobe Sign > 合約範本」

navigate_to_agreementtemplates

 

畫面會載入「合約範本」頁面,列出所有現有範本供您檢閱、編輯或刪除。

  • 按一下畫面左上角的「+新增」以開始新範本。
agreement_templateslist

 

第二個方法是存取「管理設定」頁面上的「建立新合約範本」連結。

此連結會略過列出所有合約範本的步驟,直接開啟「新增合約範本」頁面。

 

「新增合約範本」頁面顯示時:

  • 提供直覺式的範本名稱,讓使用者知道使用該範本的時機
  • 識別範本應繫結的實體。
    • 之後無法變更實體
    • 一旦選取實體,系統就會儲存範本,並載入完整合約範本
new_agreement_template

 

合約範本分為六個區段,各自包含可編輯的值,如果您有可預測的使用模式便可設定這些值:

  • 範本詳細資料 – 定義主要物件之間的關係及範本是否作用中
  • 收件者清單 – 讓範本可使用預先設定的簽名路徑
  • 訊息詳細資料 – 合約名稱和全域訊息
  • 附加檔案 – 您想傳出進行簽名或核准的檔案或文件
  • 合約選項 – 用於控制合約的多項設定
  • 安全性選項 – 預設安全性設定


範本詳細資料

範本詳細資料顯示此範本的範本、實體、資料對應之間的關係。

template_-_details

範本名稱會以大型字型顯示在最上方

  • 範本名稱 – 範本的名稱。此名稱與頁面最上方顯示的名稱完全一致
  • 主要實體 – 範本會繫結至 Dynamics 中的單一實體。已宣告的實體是唯一會顯示此範本的實體
    • 合約建立後系統便會鎖定此值
  • 資料對應 – 此欄位會指定繫結至範本的資料對應名稱。

 

  • 作用中 – 此核取方塊會指定從主要實體傳出時,範本是否可供使用者選取
  • 按一下傳送 – 若啟用此項,選取範本時該範本會自動傳送合約。
    • 如:您的 NDA 範本設計將連絡人視為主要實體,且收件者區段設定為匯入連絡人的電子郵件。
      • 傳送者只需從預計傳送範本的目標連絡人選取 NDA 範本即可。過程中可省略設定階段,且無需進一步互動便可傳送合約。
      • 如果未設定收件者,系統會忽略按一下,並開啟合約以進行手動設定


「收件者」區段:

「收件者」區段包含您想為此範本預先設定的收件者清單與簽署順序。

recipients_list

收件者 – 您可按一下視窗最右方的加號圖示,在範本內硬式編碼收件者清單。系統會開啟顯示設定選項的彈出式視窗。

  • 依預設,收件者清單會保留空白,待傳送者在設定合約時手動填入
  • 若要新增預設收件者,必須按一下加號明確完成步驟,然後儲存顯示為已啟用「從主要實體建立」的預設值
recipient_-_default
  • 您可透過「覆寫預設驗證」選項避開預設驗證方法 (在「安全性」區段中所設定),僅為此收件者套用其他驗證方法。
recipient_-_override
  • 如要新增其他收件者 (例如內部副署者簽名程序) 或與簽署程序無關的收件者,只需取消勾選「從主要實體建立」方塊,然後定義收件者即可。若只要傳送副本給需要管理最終文件的團隊,這是絕佳選項
recipient_-_new


訊息詳細資料

「訊息詳細資料」區段包含「合約名稱」和全域「訊息」。

templates_-_messagedetails
  • 合約名稱 – 合約名稱會在通知程序中凸顯出來、顯示在電子郵件的主旨行中、在電子郵件內文中以粗體顯示,並在模板說明中以較小的字型顯示 (如下圖黃色醒目顯示的部分)
  • 訊息 –「訊息」欄位是開放式純文字欄位,您可以插入任何要向簽署者傳達的訊息或說明 (如下圖綠色醒目顯示的部分)
email_pair-rebranded

註解:

「合約名稱」「訊息」欄位都能插入 Dynamics 欄位值,以提升專為收件者個人化的程度。若要開啟可能值清單,請輸入左括弧: {


附加檔案

您可在此區段將檔案預先附加至合約。例如,若您要建立 NDA 的範本,可直接在範本中附加公司 NDA 檔案,如此一來傳送者就無需附加。

attach_file


合約選項:

template_-_agreementoptions
  • 傳送前預覽和定位簽名 – 若勾選此項,合約會自動開啟編寫環境,方便傳送者放置表單欄位
  • 合約到期 – 若勾選此項,合約會定義合約到期的截止日期
  • 合約到期前天數 –此選項定義 「合約到期日」 功能啟用後,合約尚可簽署的剩餘天數
  • 新增簽署後登陸頁面 – 若啟用此項,您可指定收件者完成合約互動後會前往的 URL
  • 簽署後登陸頁面「新增簽署後登陸頁面」啟用後,此欄位包含您希望收件者前往的頁面之 URL
  • 需要本人簽署 – 如果您需要簽署者在傳送者的本機系統或平板電腦上簽署,不透過電子郵件,傳送者可使用此選項託管簽名
  • 需要我的簽名 – 若傳送者會參與簽署程序,可使用此選項
    • 傳送者必須是第一位簽署者、最後一位簽署者,或者是唯一簽署者
    • 簽署順序為「依輸入順序」
template_-_agreementoptionsmenu
  • 簽署順序 – 選擇兩個簽署文件工作流程的其中一個
    • 「任何順序」會一次通知所有簽署者,他們無需等待任何人即可簽署
    • 「依輸入順序」會根據您對合約定義的簽署者順序,強制執行嚴格的依序簽名程序
  • 簽名類型 – 選擇您希望以何種格式簽署文件
    • ESIGN 會透過電子郵件將合約導向至電子簽署程序,且預期收件者會以電子方式簽署
    • WRITTEN 會透過電子郵件傳送文件,提示簽署者印出文件並親筆簽署。然後簽署者必須使用同一個電子郵件連結,將文件上傳回 Adobe Sign 系統。
  • 排程收件者提醒定義交易的提醒週期。您可設定以每天或每週為週期,向目前的收件者傳送提醒
  • 重新導向延遲秒數 – 若已定義「簽署後登陸頁面」,則必須設定此項,此設定指定了套用簽名後將收件者重新導向至指定登陸頁面之前,須經歷多長的延遲時間。
  • 簽署語言 – 此設定可定義傳送合約給簽署者時使用的語言。所有向簽署者傳達的電子郵件和畫面提示/指引都會以所選擇的語言顯示


安全性選項

此區段定義了收件者的預設驗證方法,以及最終 PDF 文件的選用密碼

template_-_securityoptions
  • 「設定密碼以開啟簽署的 PDF」– 若要為最終文件套用密碼以防止未經驗證的存取,請啟用此選項
  • 身分驗證 定義驗證收件者所用的雙因素驗證
    • 電子郵件 – 未套用雙因素驗證
    • 密碼 – 標準英數密碼欄位。若使用密碼,傳送者必須將密碼透過頻外方式傳送給簽署者
    • 知識庫– 知識庫驗證功能會使用公開資料庫,詢問簽署者與其過往有關的多個問題,以便驗證其身分
    • 網路身分 – 使用社群媒體來套用第二項驗證

將自訂 CRM 實體新增至 Adobe Sign

新增自訂 CRM 實體以使用 Adobe Sign

Adobe Sign 套件中包含多個內建 CRM 實體,您可為這些實體建立與合約的關聯:

  • 連絡人
  • 帳戶
  • 商機
  • 機會
  • 報價
  • 發票
  • 訂單
  • 契約

 

您可按照以下步驟操作,將自訂 CRM 實體 (或任何其他內建 CRM 實體) 新增到這個範圍中。

舉例來說,假設有一個自訂 CRM 實體為「客戶」。

  • 導覽至「設定 > 自訂項」
導覽至「主頁 > 設定 > 自訂項」

系統會載入「自訂項」頁面

  • 按一下「自訂系統」選項
「自訂項」頁面

「預設解決方案」頁面會在獨立視窗中開啟

在左側欄中的「元件」底下

  • 展開「實體」清單
  • 找到自訂實體 (本範例中為「客戶」) 並展開
  • 按一下實體名稱以顯示欄位和控制項
「預設解決方案」頁面
  • 複製「名稱」欄位中的值 (此範例中值為 「new_customer」)。
    • 這便是自訂實體的內部系統名稱。
  • 導覽至自訂實體底下的「1:N 關係」選項
    • 按一下「新增 1 對多關係」按鈕。
「1:N 關係」選項

系統會開啟新的「關係」視窗

建立新關係:

  1. 「相關實體」欄位中選擇「合約」
    • 「名稱」欄位會變更為顯示 {entityName}_adobe_agreement
Relationship

     2. 在「顯示名稱」欄位中貼上自訂實體的名稱 (本範例中為「new_customer」)。

  • 「名稱」欄位中的值會變更為「new_」+ {entityName} +「Id」。(new_new_customerID)

3.按一下「儲存並關閉」

  • 系統會關閉「關係」視窗
  • 按一下「1:N 關係」頁面頂端的「發佈所有自訂項」
「1:N 關係」頁面頂端的「發佈所有自訂項」


可下載版本

下載

此産品由 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 授權  Creative Commons 條款未涵蓋 Twitter™ 與 Facebook 文章。

法律說明   |   線上隱私權政策