適用於 SharePoint Online 的 Adobe Sign 套件適合任何有意安裝 Adobe Sign 解決方案的企業級帳戶。安裝前,請聯絡您的客戶成功案例經理以確保帳戶建立於正確的管道上,以便啟用所需的 API 功能。

概覽

Microsoft SharePoint 適用的 Adobe Sign 整合提供了建立、傳送、追踪和管理電子簽名的整合式解決方案。

本文件及其引用的安裝套件專為 Microsoft SharePoint Online 多租用戶 (本手冊中通常稱為「SharePoint」) 所開發。

此解決方案是做為 SharePoint 的增益集應用程式而開發,並提供:

  • 從任何 SharePoint 文件庫或清單傳送合約以進行簽署
  • 可從文件庫或自訂的 SharePoint 清單將文件傳送給單一收件者或收件者群組
  • 在傳送文件傳以供簽署後,可透過合併對應從 SharePoint 清單以及文件庫將資料對應到文件
  • 當文件已經過簽署,且其狀態為已在合約狀態頁面自動或已手動重新整理時,可透過資料對應從已簽署合約的表單欄位將資料對應到 SharePoint 清單的文字欄與文件庫
  • 在 SharePoint 內歸檔所有已簽署的合約
  • 可新增 Adobe Sign Manage 頁面做為 SharePoint 網頁的一部分,以便 SharePoint 使用者運用此頁面來追蹤與更新合約

所需條件

若要設定此解決方案,您必須同時為 SharePoint 網站管理員 Adobe Sign 帳戶管理員。若您並非 Adobe Sign 帳戶管理員,請與 Adobe Sign 帳戶管理員一起設定整合。

Adobe Sign 解決方案僅能透過 Microsoft SharePoint 網站管理員進行安裝和設定。請參閱 SharePoint 文件以及諮詢貴組織的 SharePoint 網站或租用戶管理員,以取得安裝 SharePoint 網站解決方案可能需要的其他系統權限。

Microsoft Office 365 租用戶必須為要在 SharePoint 網站存取 Adobe Sign 增益集的所有 SharePoint 使用者設定名字、姓氏和工作電子郵件地址。

Adobe Sign 解決方案的所有使用者必須加入 SharePoint 網站的預設網站成員或預設網站擁有者群組。所有的 Adobe Sign 使用者必須至少擁有網站的「編輯」權限。


支援的瀏覽器

Chrome、Firefox 和 Safari 瀏覽器皆已支援

Internet Explorer 11 和更新版本 (包含 Edge)

為了使 SharePoint 增益集得以運作,您需要為 Internet Explorer/Edge 信任的網站進行一些設定。  支援 Internet Explorer 10 和較早版本。

此外,IE 11/Edge 使用者需要確實編輯信任的網站設定,以包含以下 URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

若要編輯信任的網站:

1. 開啟 IE 11

► Edge 使用者請按 Windows + S

2. 按一下「工具」(齒輪) 圖示,然後從下拉式選單選取「網際網路選項」

► Edge 使用者請輸入「網際網路選項」,然後按下 Enter

IE11 Options

3.「網際網路選項」選單隨即開啟。選取「安全性」索引標籤

4. 按一下「信任的網站」圖示

5. 按一下「網站」按鈕

6. 輸入上述其中一個 URL,然後按一下「新增」

7. 重複以上作業以便逐一處理每個 URL

8.完成後,請關閉「網際網路選項」選單

Trusted Sites HelpX


安裝

若要安裝適用於 SharePoint 的 Adobe Sign 線上版套件:

1. 驗證網站

2. 瀏覽至:「網站內容 > 新增 > 應用程式」

Nav to App

 

3. 按一下「SharePoint 商店」

SharePoint Store

 

4. 在「尋找應用程式」搜尋方塊 (頁面右上) 搜尋 Adobe Sign

5. 按一下「Adobe Sign」圖示即可透過搜尋結果加以選取。

AS in Store-rebranded

 

6. 按一下「新增」按鈕以開始自動安裝

安裝應用程式需數分鐘時間。

設定 - 必要

安裝應用程式後,僅需進行兩個步驟即可開始傳送合約:

  • 授予使用者存取增益集權限
  • 連線至 Adobe Sign


將使用者加入網站的預設「成員」或「擁有者」群組

Adobe Sign 解決方案的使用者必須加入至網站的「擁有者」或「成員」群組,並且至少必須具有「編輯」層級權限。

對 Adobe Sign UI 的可見度是以使用者權限為前提而設計:

  • Adobe Sign 管理員 UI 在下列情況下才會對使用者顯示: 
    • 使用者已加入 AssociatedOwnerGroup
  • Adobe Sign 標準使用者 UI 在下列情況下才會顯示: 
    • 使用者已加入 AssociatedMemberGroup

僅屬「訪客」群組的使用者無法使用該解決方案。

註解:

網站管理員必須將自身加入一個 (或兩個) 具有特定權限的網站群組,做為一般使用者。網站管理員應針對使用者所加入的群組,為其使用者啟用以下權限:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> 成員 → 啟用編輯
  • <SITE_COLLECTION_NAME> 擁有者 → 啟用完整控制

 

相關連的群組可能名稱有所不同。 

完整控制特定 SharePoint Online 網站的使用者可前往 https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx 檢視預設群組。

[Sitename] 可以是頂層網站或巢狀子網站的字元字串。

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

注意:

在使用者加入群組後,可能會有幾分鐘的延遲;如此, Microsoft 伺服器才能以正確的方式進行同步處理。  如此不會影響進一步的設定,但是在此時段的使用者測試/使用,應該會因此暫停。


針對 Adobe Sign 建立信任關係

Adobe Sign 會與您的 SharePoint 環境建立 OAuth 連線,以促進所有使用者都能流暢使用應用程式。

若要建立關係,您必須成為 Adobe Sign 應用程式以及 SharePoint 的帳戶管理員。  我們建議您盡量使用功能正常的電子郵件地址 (例如 AdobeSignAdmin@MyDomain.com) 以減少管理員帳戶因任何原因遭到停用的風險。

若要建立 OAuth 連線:

1. 瀏覽至 Adobe Sign「設定」頁面

2. 按一下「登入至 Adobe Sign」連結

3. 選取要安裝 Adobe Sign 的範圍:

► 將 Adobe Sign 帳戶連結至目前的 SharePoint 網站 (本機範圍)

• 此功能可將增益集連結至目前 SharePoint 網站層級的 Adobe Sign 帳戶

a. 按一下「登入至 Adobe Sign」按鈕

enable_oauth_-_currentsite-updated

d. 使用您的管理員用戶認證以驗證 Adobe Sign

c. 按一下「允許存取」以核准 Adobe Sign 和 SharePoint·間之信任關係。

○ 建立連結後,將短暫顯示成功訊息

 

local_auth
local_approve_access

 

► 將 Adobe Sign 帳戶連結至(僅限 O365 租用戶管理員)

• 這是新安裝之預設範圍

• 全域範圍中連結之增益集執行個體在 Adobe Sign 無需 OAuth 重複登入

全域範圍中任何單一增益集執行個體上,執行的 Adobe Sign OAuth 將 Sign 連結設定至全域範圍中,已安裝的全部其他連結執行個體

○ 必需至少於一個全域範圍增益集上執行OAuth

• 任何新安裝的增益集執行個體,將自動連結至全域範圍可用的 Adobe Sign 帳戶

a. 按一下「登入至 Adobe Sign」按鈕

select_tenant_install

b. 使用您的管理員用戶認證以驗證 SharePoint

c. 按一下「接受」以核准存取·SharePoint·資源

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

d. 使用您的管理員用戶認證以驗證 Adobe Sign

e. 按一下「允許存取」以核准 Adobe Sign 和 SharePoint 間之信任關係

○ 建立連結後,將短暫顯示成功訊息

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

註解:

若目前的使用者已用於維持 OAuth 連線,則按鈕文字會顯示您可以使用不用帳戶登入,且目前帳戶驗證關係會清楚地顯示在按鈕下方。

logged_in_-_currentsite-updated

設定 - 選擇性

以下的選擇性設定雖然非必要,但能大幅提升 Adobe Sign 所提供的價值。

已簽署文件的儲存方式

身為管理員,您可以為整個網站定義一個全域目標資料夾,將所有已完成的合約存放在其中。這個設定會在 Adobe Sign 帳戶設定頁面中進行。

對全域儲存資料夾定義之後,所有已簽署合約和稽核記錄 PDF 檔案會自動儲存在該全域儲存資料夾中。這個動作會包含來自「文件庫」以及「清單」的文件。

defined_global_storagefolder

如果沒有在「Adobe Sign 帳戶設定」頁面設定全域儲存資料夾,則會在建立/傳送合約的文件庫中自動建立一個名為「已簽署合約」的新資料夾。所有從相同文件庫傳送的已完成合約都會將完成的 PDF 傳回至相同的「已簽署合約」資料夾。

Default folder

 

如沒有定義全域預設檔案,從清單傳送的合約將做為附件附加至清單項目。

List Attachments

稽核記錄

依預設,Adobe Sign 僅會傳回已簽署合約的 PDF。  但是,如果您啟用「與已簽署合約一併儲存稽核記錄」,則會傳回第二個包含合約完整稽核記錄的 PDF。

Document stoprage

範本對應

Adobe Sign 支援建立 SharePoint 清單與合約表單欄位之間相關資料資料的關聯。

透過運用工作流程並將清單欄位對應到表單欄位,您可以在傳送前預先填寫文件,節省寄件者和/或簽署者完成表單的時間,並減少鍵入錯誤資料的情況發生。

相反地,您也可以建立從已簽署的合約中擷取表單欄位資料的對應,以產生 SharePoint 清單。

表單與「文字標籤」的快速說明

為了順利完成對應,需具備已定義欄位名稱的預建表單,以便您將「清單」欄位以邏輯方式建立與 Adobe Sign 表單欄位的關聯。 

以下內容闡明簡明表單的要素。  欄位由兩端的大括弧 (定義欄位寬度) 和欄位名稱 (大括弧之間的字元字串) 定義。 這種基於文字的語法統稱為「文字標籤」。

Data Mapping Example Form

文字標籤可包含名稱值以外的其他引數,包括驗證、計算規則運算式。您可以在這裡深入了解表單建立方式,並且可以大幅提升在簽署過程中所擷取的資料品質。

您也可以使用 Acrobat 建立 PDF 表單。

如您允許使用者附加儲存在 Adobe Sign 文件庫的文件,則 Adobe Sign 編寫環境也可以用於建立表單。

 

對應欄位

定義「清單」和「表單」欄位後,建立「清單」和「表單」欄位名稱的關連就十分快速簡便。  

註解:

支援下列類型的 SharePoint 欄位: 單行文字、數字、選項 (「選項按鈕」)、多行文字、是/否 (核取方塊)。 

SharePoint 欄位類型 Sign 文字標籤 文件內的範例標籤
單行文字 文字 {{text}}
數字 文字 {{number:num}}
選項 (「選項按鈕」) 選項按鈕 {{(Red)Color_es_:signer1}}
多行文字 多行文字 {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
是/否 (核取方塊) 核取方塊 {{ck_es_:checkbox:label(「我同意。」)}}

若要建立對應清單:

1. 瀏覽至 Adobe Sign「設定」頁面

2. 按一下「範本對應」索引標籤

3. 選取想要定義的對應:

► SharePoint 至合約對應 – 從清單預填欄位

► 合約至 SharePoint 對應 – 從已完成合約收集欄位資訊

注意: 每個對應都是各自獨立的。如果您要運用清單資訊來建立載入表單的程序,並希望在合約完成後允許將更新內容推送回清單中,則您需要建立兩個範本。

4. 選取要用來對應的清單

Mapping - Select Tempalate

 

頁面會更新以便在下拉式欄位中顯示所選的清單,一個「加號」圖示而且會插入新的配對列和兩個新的欄位標題:

○ SharePoint 欄位 - 清單欄位名稱

○ 合約欄位 - 表單欄位名稱

Template Mapping fields

 

5. 按一下欄位配對底部的「加號」圖示,以打開一個新欄位配對

按下後,會出現兩個新欄位。一個下拉式欄位包含所有 SharePoint 清單欄位,以及一個文字欄位以輸入合約表單欄位的名稱。

6. 從下拉式選單選取 SharePoint 欄位的欄位名稱

7. 輸入您想要建立對應關係的合約表單欄位名稱。

8. 針對所有要配對的欄位重複步驟 6 和 7

必須確實設定每個欄位名稱配對。  若要刪除配對,請按一下該列最右側的垃圾桶圖示。

9. 當所有欄位配對定義後,按一下「儲存」按鈕

範本對應會維持不變,並會套用在使用與對應關聯的文件或清單傳送的所有合約上。建立範本後,管理員可以隨時返回「範本對應」功能,選取文件或清單,並查看現有的對應關係。管理員也可以按需要自由編輯、新增或刪除個別關係配對。

如果管理員想按一下即可清除文件庫的文件或 SharePoint 清單中定義的所有範本對應列,請藉由選取所需的文件或清單,然後按一下「清除上一個對應」按鈕完成操作。  已刪除的對應行無法復原,而是需要重新建立。

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