安裝 Microsoft Outlook 增益集


概覽

Adobe Sign for Outlook 增益集可讓使用者藉由從頭撰寫新的電子郵件,或藉由回覆現有的電子郵件、匯入收件者清單,以及自動附加來源電子郵件中的任何檔案,來從使用者的電子郵件用戶端中設定新合約。

本文件分為三個部分:

  • 在 Outlook 帳戶安裝/啟用增益集 – 在 365 市集啟用增益集的一次性程序。所有使用者不須提升系統權限即可啟用。
  • 在 Outlook 和 Adobe Sign 間建立經驗證的連線 – 啟用增益集後,必須在 Microsoft 與 Adobe Sign 之間建立信任關係。在這兩個環境進行驗證即可建立任信任關係,且只須建立一次。
  • 使用增益集 – 本節深入探討此增益集的功能,以及如何透過增益集直接在您的電子郵件用戶端使用 Adobe Sign。

365 系統管理員可集中在租用戶層級安裝增益集,並能在使用者層級控管存取權限。

注意:進行驗證和使用增益集時,Outlook 365 在嘗試開啟新視窗時會彈出授權面板。彈出授權面板時,請按一下「允許」

必要條件

支援的產品:

  • Exchange Online

用戶端:

  • Outlook 2013 (Windows 第 15 版以上)
  • Outlook 2016 (Windows 第 16 版以上)
  • Outlook Online – 使用:
    • Chrome 第 59 版以上
    • Firefox 第 53 版以上
    • Safari 第 9 版以上
    • Edge 第 38 版以上
    • IE 第 11 版以上
  • Outlook 2016 (Mac 第 15.35 版以上)

您也須符合基本的 Microsoft 需求才能使用 Office

 

注意:行動瀏覽器和行動應用程式不支援此增益集

若要讓增益集正常運作,必須在瀏覽器中啟用 Cookie

若要使用桌面應用程式,必須在 Internet Explorer 中啟用 Cookie。

必須停用快顯視窗封鎖程式,才能使用「填寫和簽署」功能的自動回覆。


IE/Edge 瀏覽器

為讓增益集在 Internet Explorer 和 Edge 瀏覽器中順利運作,您必須在瀏覽器安全性設定中,將下列網站列入信任清單:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (If using a Live account)
  • https://*.sharepoint.com
  • 如果使用第三方身分管理系統,亦須新增該 URL


Mac High Sierra OS

High Sierra 使用者可能會在嘗試從 Outlook 桌面應用程式 (16.11 版以上) 存取該增益集時遇到問題,Adobe Sign 會跳出一般錯誤訊息,說明未啟用 Cookie。 

 

如果發生此問題:

  • 開啟該增益集「設定」,然後「登出」
  • 按一下「開始使用」以重新進行服務驗證

如果重新進行驗證無法修正問題,請連絡客戶支援。

啟用增益集

Adobe Sign for Outlook 增益集可安裝在 Web 應用程式和桌面啟動的應用程式上。在其中一個環境安裝應用程式,即可在兩個環境中啟用

兩個環境中的市集存取方式略有不同,其相關指示說明如下。 

安裝 OWA (Web 用戶端) 的增益集

1. 登入您的 365 Outlook 帳戶,然後選取「郵件」選項

2. 按一下畫面右上角的齒輪圖示

3. 選取「管理整合」選項,以載入 Add-ins for Outlook 頁面

 

4. 在左上方的搜尋方塊中輸入 Adobe Sign,然後按一下搜尋圖示

5. 在 Adobe Sign for Outlook 選項右側按一下「開啟」按鈕,以啟用整合

  • 完成後,您應該會在整合下方看到「已成功新增」
市集中的 OWA 新增

 

6. 關閉「增益集」頁面

若要存取增益集,請開啟任一封電子郵件。您可在下列兩個位置之一找到 Adobe Sign 圖示:

  • 新增電子郵件 – 用來撰寫新電子郵件的介面會在畫面右下角顯示此圖示
    • 新的電子郵件只有「傳送以供簽署」的選項。
OWA 圖示位置 - N

 

  • 回覆電子郵件 – 回覆電子郵件時,圖示會出現在視窗中央的右上角 (取決於您安裝了多少個增益集)
OWA 圖示 - 回覆

註解:

當您從「回覆電子郵件」叫用增益集時,將會出現一個快顯選單,提示您選取三項功能之一 (如使用增益集一節所說明)。


安裝桌面 Outlook 用戶端的增益集

1. 開啟您的桌面 Outlook 應用程式

2. 導覽至「首頁」索引標籤,然後按一下「增益集」區段中的市集圖示

註解:

如果功能區選項中的「商店」按鈕沒有顯示,則表示 Office 系統管理員可能已禁止商店的個別存取權。

請連絡您的 Office 系統管理員或 IT 團隊以允許存取,或將增益集部署至貴組織。

3. 在搜尋方塊左上方輸入 Adobe,然後按一下搜尋圖示

4. 在找到 Adobe Sign for Outlook 選項後,按一下「新增」按鈕以啟用增益集

  • 完成後,您應該會看到「已新增」,且會有藍色勾號指出增益集可供使用
安裝桌面

啟用增益集後,您會在「首頁」索引標籤上的功能區中看到新的 Adobe Sign 區段 (有三個圖示):

建立經驗證的關係

在電子郵件用戶端中啟用增益集後,您必須建立您的 Microsoft 帳戶與 Adobe Sign 帳戶之間的關係。這可確保只有您能透過您的 Adobe Sign 使用者傳送合約。

設定程序非常快速,您只須知道如何在這兩個系統進行驗證。 

註解:

建立關係後,您無須再次向任一系統進行驗證。除非登出該增益集以刻意刪除經驗證的關係,否則會持續保持關係。

 

若要建立信任關係:

1. 按一下「新增電子郵件」按鈕,如同要撰寫新的電子郵件一般

2. 在電子郵件頁面配置中找出 Adobe Sign 圖示,然後按一下「傳送以供簽署」

  • 系統會在視窗右側開啟該增益集面板

3. 按一下增益集面板的「開始使用」按鈕

  • 「取得免費試用版」連結會開啟新視窗,導向 Adobe Sign 30 天免費試用版註冊頁面。如果您還沒有 Adobe Sign 帳戶,請先註冊取得免費試用版再繼續操作。我們不會收集付款資訊,而您也不須在試用期間或之後支付任何費用。

4. 系統會提示您進行驗證以進入 365 環境。按一下要使用的使用者(完成驗證的使用者會顯示在清單頂端)。

5. 然後,Office 365 會提示您授與增益集的存取權限。按一下「接受」

系統會開啟新視窗,以針對 Adobe Sign 進行驗證。

6. 使用您的 Adobe Sign 認證進行驗證。

OWA 對 AdobeSign 的驗證

7. 在 Adobe Sign 驗證後,系統會請您確認存取權限。  按一下「允許存取」

確認 OWA 對 Adobe Sign 的驗證

Adobe Sign 驗證成功後,右側的增益集面板會顯示增益集啟動顯示畫面。  按一下「知道了」以開啟設定面板。

信任的關係已建立,且在您登出增益集之前將持續運作。

停用/解除安裝增益集並不會刪除信任的關係。

使用增益集

建立與 Adobe Sign 之間的信任關係後,您即可開始直接從電子郵件用戶端傳送合約。

在此增益集的內容中,Outlook 有兩種模式:

  • 撰寫 – 在撰寫模式中,您可以對電子郵件進行輸入/新增。一般會採用下列方式進入此模式:按一下「新增」按鈕開始撰寫新的電子郵件,或按一下「回覆」以回覆現有的電子郵件對話
    • 在撰寫模式中,只能使用「傳送以供簽署」功能

  • 閱讀 – 在閱讀模式中,您可以檢視電子郵件,但無法進行編輯/編寫
    • 閱讀模式支援三項功能:

1.填寫和簽署 – 此功能可讓傳送者 (且僅限傳送者) 將內容新增至檔案並加以簽署,並且選擇性地將檔案視為已完成的文件傳送給另一方

2.傳送以供簽署 – 建立除了傳送者本人以外有一或多個收件者的合約。傳送者也可以是收件者,但不可以是唯一的收件者

3.合約狀態 – 此選項會列出最近十個包含使用者的合約,包括「草稿」、「已傳出進行簽名」、「等候我簽署」「已簽署」


從「撰寫模式」傳送

從電子郵件啟動增益集時,增益集會嘗試納入電子郵件本身的值。撰寫新的電子郵件 (藉由按一下「新增」「回覆」按鈕),可讓您在啟動增益集之前將該電子郵件設定為範本,以簡化更新工作和其他樣板交易。

  • 如果電子郵件中包含附件,增益集也會嘗試將該檔案附加為合約文件
  • 如果「收件者:」欄位中列出了傳送者以外的收件者,這些電子郵件將會匯入為收件者清單,且其順序會與「收件者:」欄位中顯示的相同
  • 如果「主旨」行中有內容,則會以常數字串作為「合約名稱」。
  • 如果電子郵件內文中有內容,該內容將會匯入為「合約訊息」
註解:

所有欄位都可手動新增或編輯。匯入電子郵件中的值是選用功能,而非必要動作。


文件

增益集面板頂端是「文件」區段。這些檔案會附加至合約,並向收件者顯示以供簽署。

  • 如果您從有附件的電子郵件啟動增益集,該附件將會自動插入文件清單中
  • 如果您想要從「文件」清單中移除檔案,請按一下文件檔案名稱最右側的 X

「文件」標題右側是「+ 新增檔案」連結,可讓您將檔案新增至合約。

  • 向收件者顯示文件的排序方式,如同增益集面板列出文件的方式
  • 如果您需要從 Adobe Sign 資料庫新增檔案,請按一下「更多選項」連結

支援的檔案格式:

  • Word (.doc、.docx)
  • PowerPoint (.ppt、.pptx)
  • Excel (.xls、.xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

  • 收件者

    「文件」清單底下是「收件者」清單。

    收件者在此清單中的順序,將決定系統要求收件者簽署合約的順序 (在連續工作流程中)。

    • 如果您從已設定「收件者:」欄位的電子郵件啟動增益集,收件者會依照其在「收件者:」欄位中列出的順序匯入至增益集面板
    • 收件者可以直接在增益集面板中輸入
      • 此面板將會參考您的 Outlook 連絡人清單,並嘗試比對您輸入的內容與已知的連絡人
    • 所有收件者都具有「簽署者」角色
      • 如果您需要設定不同的收件者角色,或要使用平行/混合工作流程進行傳送,請按一下「更多選項」連結
    • 所有簽署者驗證電子郵件。
      • 如果您需要使用雙因素驗證方法,請按一下「更多選項」連結


    合約名稱/訊息

    「訊息」區段位於「收件者」清單下方。

    此區段中有兩個欄位:

    「合約名稱」欄位位於最上方。

    • 如果您從現有或已設定的電子郵件啟動增益集面板,則「主旨」行會匯入為合約名稱
    • 如果沒有「主旨」內容,則會插入第一個附加的 (文件) 檔案的名稱作為合約名稱
    • 合約名稱可以隨時手動編輯

    第二個欄位是包含在「請簽署」電子郵件中的「合約訊息」。

    • 從現有的電子郵件啟動合約時,會將電子郵件的內文內容插入訊息欄位中
    • 如果電子郵件內文中沒有內容,則會輸入預設訊息:請檢閱並完成本文件
    • 「訊息」欄位上限為 1000 個字元。
    • 「訊息」區段的右上角為「清除訊息」連結,可移除「訊息」視窗中的所有內容
    • 如果您使用「訊息範本」「私人訊息」,請使用「更多選項」連結


    預覽並傳送

    「預覽並傳送」核取方塊會在您按「下一步」按鈕後叫用 Adobe Sign 編寫環境。

    • 勾選「預覽並傳送」核取方塊後,「傳送」按鈕的文字會變更為「繼續」
      • 若取消勾選「預覽並傳送」核取方塊,則會將「繼續」按鈕回復為「傳送」


    傳送/繼續

    此按鈕會將合約移交到下一個步驟,而開始進行簽署週期或開啟編寫環境,視增益集面板的設定方式而定。

    按鈕的文字會指出後續的運作方式:

    • 傳送「傳送」按鈕會結束設定階段並啟動合約,對第一個收件者發出通知。
    • 繼續 – 勾選「預覽並傳送」核取方塊後,按鈕文字會變更為「繼續」
      • 按一下「繼續」按鈕會開啟 Adobe Sign 編寫環境,您可以在此處檢閱文件順序,並視需要放置表單/簽名欄位
      • 檢閱文件並 (或) 放置任何欄位後,按一下編寫頁面上的「傳送」,即會對第一個收件者啟動合約。您無須返回增益集啟動此合約。


    更多選項

    Adobe Sign 提供的選項為數眾多,可能不適合盡數安裝到增益集中。收件者角色和私人訊息之類的功能,會使相對較小的增益集使用空間過於複雜。但對許多人而言,這些選項對其商業程序而言可能至關重要。

    位於「傳送」/「繼續」按鈕正下方的「更多選項」連結,會以視窗開啟 Adobe Sign 的「傳送」頁面,並列出所有可供您的帳戶使用的選項。

    增益集中所有已設定的元素都會依其存在的順序匯入至「傳送」頁面,且您可在需要進行調整時完整加以編輯。

    傳送合約後,增益集面板會顯示成功通知。

    傳送後的面板有兩個選項:

    • 檢視合約 – 以視窗開啟剛剛傳送的合約
    • Adobe Sign 選單 – 此選項會將面板改為顯示增益集功能選項
      • 傳送以供簽署

    此外也可在電子郵件內文中新增橫幅,指出合約可在個別的電子郵件中進行簽署。

    如果傳送者想要在 Adobe Sign 系統自動產生的電子郵件之後傳送追蹤電子郵件,就可提供此橫幅。

    後續傳送的電子郵件橫幅


    從「閱讀模式」傳送

    閱讀現有的電子郵件對話時,有三個可用的功能選項:

    • 填寫和簽署 – 當您需要填寫文件並套用簽署時,即可使用 (僅限您本人使用)。其他使用者皆與此無涉。如果您收到「填妥、簽署並傳回給我」的請求,就可使用此選項。
    • 傳送以供簽署 – 傳送者並非唯一傳送者時的標準合約傳送程序
    • 合約狀態 – 顯示涉及使用者的近十項合約所處的狀態
    WA 圖示 - 回覆


    填寫和簽署

    選取「填寫和簽署」選項時,電子郵件的附件 (如果有的話) 會自動附加至正在視窗右側的增益集面板中建置的合約定義。

    開始進行填寫和簽署

     

    「文件」標題右側是「+ 新增檔案」連結,可讓您將更多檔案新增至這份合約。新增合約的方式就如同網路應用程式。文件會依照其在增益集面板中列出的順序向簽署者顯示

    填寫和簽署新增檔案

     

    在附加所有檔案後,按一下「繼續」按鈕以啟動「填寫和簽署」視窗

     

    「填寫和簽署」視窗可讓您:

    1. 按一下表單的任一處以輸入文字

    2. 勾選或點選核取方塊

    3. 套用您的簽名

    4. 套用您的縮寫簽名

    如需「填寫和簽署」屬性的詳細資訊,請參閱此指南

    在文件完成後,按一下右上角的「完成」按鈕。

     

    文件在完成處理後,會開啟「回覆」電子郵件,並附加已簽署的文件副本。

    在填寫和簽署後傳送

    增益集面板會顯示成功訊息指出您已簽署文件,並顯示三個選項:

    • 檢視已簽署的 PDF – 開啟已簽署 PDF 的視圖
    • 儲存副本 – 將已簽署的 PDF 副本下載到您的本機系統
    • Adobe Sign 選單 – 此選項會將面板改為顯示增益集功能選項
      • 填寫和簽署
      • 傳送以供簽署
      • 合約狀態


    傳送以供簽署

    1. 從有附件的電子郵件啟動合約時,請注意面板頂端會顯示目前已附加的「文件」檔案清單。

    依預設,會自動附加任何在按一下「傳送以供簽署」圖示時附加至電子郵件的檔案。

    • 但您可以刪除預設檔案。
    • 此外也允許透過「新增檔案」連結來新增其他檔案

     

    2.「文件」部分下方會列出「收件者」。在「閱讀」模式中,並不會從電子郵件匯入收件者。

    按一下「收件者」標題下方的白色欄位,並輸入名字或電子郵件地址。增益集會顯示您的 365 帳戶中與您輸入的字串相符的連絡人,以協助您找到正確的收件者。

    輸入收件者的順序決定合約簽署順序 (依序簽署程序)。

    注意:如果習慣設定收件者角色,請留意在增益集中設定時,所有收件者都是「簽署者」。如需其他角色,請按一下「傳送/繼續」按鈕下方的「更多選項」連結。

    3.「收件者」清單下方為「訊息」部分,有兩個欄位。

    最上方欄位為合約的「名稱」。依預設會採用第一個附加至合約之檔案的名稱值。並可手動更改為任何值。

    第二個欄位是「訊息」文字。系統會輸入預設值,而您可任意加以編輯。

     

    4.「訊息」欄位下方為選用的「預覽並傳送」核取方塊。勾選這個方塊會開啟視窗版編寫頁面,顯示用以建立表單的所有標準欄位和工具。

     按一下「繼續」按鈕才會開啟編寫頁面。

     

    5.「傳送/繼續」按鈕會按照目前設定傳送合約。  如果勾選「預覽並傳送」核取方塊,系統會開啟編寫頁面,可在文件加上欄位。  加上所有欄位後,按一下編寫頁面右下角的「傳送」按鈕。

     

    6.「傳送」/「繼續」按鈕下方為「更多選項」連結。按一下這個連結會在網路應用程式中開啟視窗版「傳送」頁面,顯示應用程式的所有標準選項。增益集面板的設定會帶入「傳送」視窗,且均可編輯。

    所有欄位和選項就如網路應用程式的「傳送」頁面,合約也會隨之變更收件者和檔案清單。

    捲動至視窗底部,按一下「下一步」進入編寫視窗,或者取消勾選「預覽和新增簽名欄位」方塊,然後按一下「傳送」

     

    傳送合約後,增益集面板會顯示成功通知。

    傳送後的面板有兩個選項:

    • 檢視合約 – 以視窗開啟剛剛傳送的合約
    • Adobe Sign 選單 – 此選項會將面板改為顯示增益集功能選項
      • 填寫和簽署
      • 傳送以供簽署
      • 合約狀態


    合約狀態

    「合約狀態」選項會顯示最近十份仍未結案尚待處理的合約 (根據上次更新日期),包含待編寫的草稿、待簽署的合約,和待其他收件者處理的合約。

    狀態

    每份列出的合約均可展開,顯示該份合約的最新活動,表示合約目前的簽署流程進度。

    • 系統會列出合約的最近三件事件 (「已建立」、「已檢視」、「已簽署」等),最新事件會顯示在頂端
    • 按一下合約資訊內的「檢視合約」連結,就會開啟新視窗顯示文件目前狀態
    • 待您簽署的文件會顯示「簽署合約」連結,此連結會開啟新視窗,內含待簽署的文件

    事件清單底部為「追蹤所有合約」連結,此連結會從應用程式以視窗開啟「管理」頁面。可在「管理」頁面取得帳戶的完整歷史記錄。

    增益集設定

    在增益集面板的底部,按一下「Adobe Document Cloud」右側的齒輪圖示即可開啟增益集設定:

    「升級」- 僅限試用版帳戶

    這個連結會開啟新視窗前往 Adobe Sign 升級程序,您可以在此每月付費訂閱使用 Adobe Sign。

    「登出」– 中斷經驗證的關係

    增益集會「記住」Outlook 和 Adobe Sign 使用者帳戶之間的關係,這也是為何每次使用增益集都不必驗證的原因。

    然而對部分使用者而言,經常須使用多個 Adobe Sign 帳戶傳送合約。  這需要使用者使用「登出」功能,中斷現有信任關係,然後透過新 Adobe Sign 使用者帳戶建立新關係。

    若要中斷關係,請按一下增益集面板右下角的齒輪圖示。系統會顯示快顯功能表,「登出」選項就在功能表頂端。

    說明

    前往本指南和其他增益集相關內容的連結

    關於

    這會彈出小快顯視窗,提供目前使用的增益集相關資訊。

    隱私政策

    這是前往「Adobe 隱私政策」的連結

    在租用戶層級安裝

    在租用戶層級安裝可讓系統管理員預設顯示增益集,簡化使用者安裝步驟,並確保所有使用者都能毫無問題存取。

    註解:

    以下程序可在租用戶層級為所有使用者啟用增益集。如果您想要進一步控制部署,請查看這裡的資訊

    啟用這項功能快速又簡單,只需約 5 分鐘就能完成:

    1. 以「租用戶」管理員身分登入,並導覽至「管理員」面板

    2. 前往 Exchange 系統管理中心

    3. 按一下「增益集」按鈕

    4. 按一下加號 (+) 以新增增益集,然後在選單中選取「從 Office 市集新增」選項

    • 增益集安裝後會預設為「停用」狀態

    5. 設定增益集

    • 指派使用者
      • 所有人 - 將此部署方式套用至「租用戶」中的所有使用者
      • 特定使用者/群組 - 僅將此部署方式套用至選取的使用者或群組
      • 只有我 - 僅將此部署方式套用至執行設定作業的使用者 (管理員)
    • 部署方式
      • 固定 (預設) - 此增益集會自動部署至指派的使用者,且禁止使用者將其從功能區移除
      • 可用 - 使用者可按一下 Outlook 常用功能區的「取得更多增益集」按鈕,安裝增益集
      • 選用 - 此增益集會自動部署至指派的使用者,但使用者可選擇將其從功能區移除
    租用戶

    6. 選取啟用選項後,按一下「儲存」

    Adobe 標誌

    登入您的帳戶