適用於 SharePoint Online 的 Adobe Sign 套件適合任何有意安裝 Adobe Sign 解決方案的企業級帳戶。安裝前,請聯絡您的客戶成功案例經理以確保帳戶建立於正確的管道上,以便啟用所需的 API 功能。

概覽

Microsoft SharePoint 適用的 Adobe Sign 整合提供了建立、傳送、追踪和管理電子簽名的整合式解決方案。

本文件及其引用的安裝套件專為 Microsoft SharePoint Online 多租用戶 (本手冊中通常稱為「SharePoint」) 所開發。

開發此解決方案是為了作為 SharePoint 的增益集應用程式使用,功能包括:

  • 從任何 SharePoint 文件庫或清單傳送合約以進行簽署
  • 可從文件庫或自訂的 SharePoint 清單將文件傳送給單一收件者或收件者群組
  • 在傳送文件傳以供簽署後,可透過合併對應從 SharePoint 清單以及文件庫將資料對應到文件
  • 當文件已經過簽署,且其狀態為已在合約狀態頁面自動或已手動重新整理時,可透過資料對應從已簽署合約的表單欄位將資料對應到 SharePoint 清單的文字欄與文件庫
  • 善用 Adobe Sign 網頁表單來收集資料,並自動將該資料推送至 SharePoint 清單中的指定欄位。
  • 在 SharePoint 內歸檔所有已簽署的合約
  • 可新增 Adobe Sign Manage 頁面做為 SharePoint 網頁的一部分,以便 SharePoint 使用者運用此頁面來追蹤與更新合約


需求

若要設定此解決方案,您必須同時為 SharePoint 網站管理員 Adobe Sign 帳戶管理員。若您並非 Adobe Sign 帳戶管理員,請與 Adobe Sign 帳戶管理員一起設定整合。

Adobe Sign 解決方案僅能透過 Microsoft SharePoint 網站管理員進行安裝和設定。請參閱 SharePoint 文件以及諮詢貴組織的 SharePoint 網站或租用戶管理員,以取得安裝 SharePoint 網站解決方案可能需要的其他系統權限。

Microsoft Office 365 租用戶必須為要在 SharePoint 網站存取 Adobe Sign 增益集的所有 SharePoint 使用者設定名字、姓氏和工作電子郵件地址。

Adobe Sign 解決方案的所有使用者必須加入 SharePoint 網站的預設網站成員或預設網站擁有者群組。所有的 Adobe Sign 使用者必須至少擁有網站的「編輯」權限。


支援的瀏覽器

Chrome、Firefox 和 Safari 瀏覽器皆已支援

Internet Explorer 11 和更新版本 (包含 Edge)

為了使 SharePoint 增益集得以運作,您需要為 Internet Explorer/Edge 信任的網站進行一些設定。  支援 Internet Explorer 10 和較早版本。

此外,IE 11/Edge 使用者需要確實編輯信任的網站設定,以包含以下 URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

若要編輯信任的網站:

1. 開啟 IE 11

► Edge 使用者請按 Windows + S

2. 按一下「工具」(齒輪) 圖示,然後從下拉式選單選取「網際網路選項」

► Edge 使用者請輸入「網際網路選項」,然後按下 Enter

IE11 Options

3.「網際網路選項」選單隨即開啟。選取「安全性」索引標籤

4. 按一下「信任的網站」圖示

5. 按一下「網站」按鈕

6. 輸入上述其中一個 URL,然後按一下「新增」

7. 重複以上作業以便逐一處理每個 URL

8. 完成後,請關閉「網際網路選項」選單

Trusted Sites HelpX


從 1.x 版升級

Adobe Sign for SharePoint 2.0 需有其他權限 (Webhook 和網頁表單權限),才能透過 OAuth 取得核准。

若客戶是從 1.x 版升級,必須更新 OAuth 憑證,才能存取這些新權限:

1. 將 Adobe Sign 增益集更新至 2.x 套件

2. 更新 Adobe Sign 的連線:

若同時擔任 Office 租用戶管理員和 Adobe Sign 帳戶管理員,必須開啟 SharePoint 簽署整合租用戶的設定頁面。 

  • 開啟整合設定
  • 在「連線 Adobe Sign」面板中:
    • 按一下「更新」按鈕 (位於「更新 Office 365 租用戶連線」旁)
    • 以先前使用的同一組憑證登入
      • 第一段會顯示原連線所使用的電子郵件地址
  • 返回 SharePoint 以關閉設定,或重新整理視窗

使用租用戶連線的所有租用戶網站,現在應該就能使用網頁表單功能

註解:

即便您想在 Adobe Sign 完成重新驗證後立即開始設定網頁表單對應,也務必關閉或重新整理設定標籤。

若未重新整理設定視窗,重新整理前,網頁表單標籤會發生錯誤。

如果 SharePoint 管理員和 Adobe Sign 管理員由不同人擔任,他們必須共同作業,合力設定解決方案。

針對使用整合項目的所有網站,同時擔任 SharePoint 管理員和該特定網站 Adobe Sign 管理員者,必須為該網站更新網站連線:

  • 開啟整合設定
  • 「連線 Adobe Sign」面板中:
    • 按一下「更新 SharePoint 網站連線」旁的「更新」按鈕
    • 以先前使用的同一組憑證登入
      • 第一段會顯示原連線所使用的電子郵件地址
  • 返回 SharePoint 以關閉設定,或重新整理視窗

完成後,該特定網站的使用者應該就能使用網頁表單功能

註解:

即便您想在 Adobe Sign 完成重新驗證後立即開始設定網頁表單對應,也務必關閉或重新整理設定標籤。

若未重新整理設定視窗,重新整理前,網頁表單標籤會發生錯誤。

如果 SharePoint 管理員和 Adobe Sign 管理員由不同人擔任,他們必須共同作業,合力設定解決方案。


安裝

註解:

由於下列限制,不建議透過租用戶範圍部署,在多個網站上批次安裝適用於 SharePoint Online 的 Adobe Sign 增益集。

若要安裝 Adobe Sign for SharePoint 線上版套件

1. 驗證網站

2. 瀏覽至:「網站內容 > 新增 > 應用程式」

Nav to App

 

3. 按一下「SharePoint 商店」

SharePoint Store

 

4. 在「尋找應用程式」搜尋方塊 (頁面右上) 搜尋 Adobe Sign

5. 按一下「Adobe Sign」圖示即可透過搜尋結果加以選取。

市集中的 Adobe Sign

 

6. 按一下「新增」按鈕以開始自動安裝

安裝應用程式需數分鐘時間。

註解:

安裝套件後,您可以導覽至 Adobe Sign 設定頁面,並存取此管理/設定指南的連結,以及使用者指南與其他 Adobe Sign 資源。

學習與支援


設定 - 必填

安裝應用程式後,僅需進行兩個步驟即可開始傳送合約:

  1. 使用 OAuth 連線至 Adobe Sign
  2. 授與 SharePoint 使用者權限


使用 OAuth 連線至 Adobe Sign

Adobe Sign 會與您的 SharePoint 環境建立 OAuth 連線,讓所有使用者都能流暢使用應用程式。

註解:

若要建立這層關係,您必須利用 Adobe Sign 應用程式以及 SharePoint 的帳戶層級管理員。 

建議您盡量使用能正常運作的電子郵件地址 (例如 AdobeSignAdmin@MyDomain.com),減少管理員帳戶因故遭到停用的風險。

若要建立 OAuth 連線:

1. 瀏覽至 Adobe Sign「設定」頁面

2. 按一下「連線 Adobe Sign」標籤

3. 選取要安裝 Adobe Sign 的範圍:

► 建立 SharePoint 網站連線 (網站層級 - 若為 SharePoint 網站管理員)

• 此功能可將增益集連線至目前 SharePoint 網站層級的 Adobe Sign 帳戶

連線至 Adobe Sign

1. 使用您的管理員使用者認證以驗證 Adobe Sign

2. 按一下「允許存取」以核准 Adobe Sign 和 SharePoint 間之信任關係

○ 建立連結後,將短暫顯示成功訊息

 

本機驗證
OAuth

成功通過網站層級的驗證後,這兩個連結上方會顯示通過 Adobe Sign 驗證的使用者電子郵件和使用者名稱。

  • 若要更新此連線,您有兩個選項:
    • 更新為處於網站層級的不同 Adobe Sign 帳戶 (若為 SharePoint 網站管理員) 
    • 切換至 O365 租用戶層級連線 (若為 O365 管理員,請參閱以下的詳細資料)。
更新對 Adobe Sign 的連線

►將您的 SharePoint 租用戶連線至 Adobe Sign 帳戶 (租用戶範圍 - 僅供 O365 租用戶管理員操作)

• 租用戶範圍中連線之增益集執行個體在 Adobe Sign 無需 OAuth 重複登入

• 全域範圍中任何單一增益集執行個體上,執行的 Adobe Sign OAuth 將 Sign 連結設定至租用戶範圍中,已安裝的全部其他連結執行個體

                                    ○ 必須至少於一個租用戶範圍增益集上執行 OAuth

• 任何新安裝的增益集執行個體,將自動連線至租用戶範圍可用的 Adobe Sign 帳戶

將租用戶連線至 Adobe Sign

畫面中會出現確認框,顯示您即將把您的租用戶連結至 Adobe Sign 帳戶。此操作須以 Microsoft Office 365 管理員身分登入。

  • 按一下「繼續」
租用戶挑戰

1. 使用您的管理員使用者認證以驗證 SharePoint

2. 按一下「接受」以核准存取 SharePoint 資源

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. 使用您的管理員使用者認證以驗證 Adobe Sign

4. 按一下「允許存取」以核准 Adobe Sign 和 SharePoint 間之信任關係

○ 建立連結後,將短暫顯示成功訊息

 

租用戶驗證
OAuth 範圍

成功通過租用戶層級的驗證時,這兩個連結上方會顯示通過 Adobe Sign 驗證的使用者電子郵件和使用者名稱,以及指出該帳戶是「由 Office 365 租用戶管理員為 SharePoint 租用戶設定」的聲明。

  • 若要更新此連線,您有兩個選項:更新為租用戶層級的不同 Adobe Sign 帳戶,或切換至網站層級連線。
已連線至 Adobe Sign

註解:

如果您的 SharePoint 擁有多個網站,一或多個網站可能可於網站層級驗證,也可於租用戶層級驗證。

如果兩種驗證類型都存在,而您要設定的網站是在網站層級驗證,系統會顯示連結,讓您可以將驗證提升至租用戶層級。

提升至現有租用戶


授與 SharePoint 使用者權限

有兩項機制可為 SharePoint 使用者授與 Adobe Sign 整合的存取權:

  • 具有編輯權限的使用者 
  • 預設成員/擁有者群組中的使用者


具有編輯權限的使用者 -「無縫上線」

無縫上線是最簡單的使用者新增設定。

任何使用者只要已被指派對您 SharePoint 網站的預設編輯權限層級,都會自動獲得存取和使用 Adobe Sign 整合的權限。

  • 您只要使用 admin.microsoft.com 公用程式建立您的 SharePoint 網站,並將「擁有者」、「成員」和「訪客」指派給群組,即可完成設定

「具有編輯權限的使用者」選項啟用時,任何開啟 Adobe Sign 增益集 (或使用其任何功能) 的使用者,都會觸發對使用者檢查是否具備 SharePoint 網站權限的作業。如果使用者具備一組被認定為一般編輯者的權限,即會被授與增益集存取權。

下表列出所有的 SharePoint 權限、指派給每個權限層級的預設權限,和一組要被認定為使用者 (使用者遮罩) 或管理員 (管理員遮罩) 所需的權限:

 

權限 讀者 參與者 使用者遮罩 編輯者 管理員遮罩 設計人員 完整存取權
3 清單:新增項目   (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
7 清單:核准項目         (勾號) (加號) (加號)
11 清單:建立警告 (加號) (加號)   (加號)   (加號) (加號)
5 清單:刪除項目   (加號)   (加號) (勾號) (加號) (加號)
10 清單:刪除版本   (加號)   (加號) (勾號) (加號) (加號)
4 清單:編輯項目   (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
1 清單:管理清單       (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
8 清單:開啟項目 (加號) (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
2 清單:覆寫清單行為         (勾號) (加號) (加號)
12 清單:檢視應用程式頁面 (加號) (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
6

清單:檢視項目

(加號) (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
9 清單:檢視版本 (加號) (加號)   (加號) (勾號) (加號) (加號)
32 個人:新增/移除個人網頁組件   (加號)   (加號) (勾號) (加號) (加號)
31 個人:管理個人視圖   (加號)   (加號) (勾號) (加號) (加號)
33 個人:更新個人網頁組件   (加號)   (加號) (勾號) (加號) (加號)
17 網站:新增和自訂頁面           (加號) (加號)
19 網站:套用樣式表           (加號) (加號)
18 網站:套用佈景主題和邊界           (加號) (加號)
21 網站:瀏覽目錄   (加號)   (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
25 網站:瀏覽使用者資訊 (加號) (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
20 網站:建立群組             (加號)
15 網站:建立子網站             (加號)
30 網站:編輯個人使用者資訊   (加號)   (加號)   (加號) (加號)
24 網站:列舉權限             (加號)
26 網站:管理警告             (加號)
13 網站:管理權限             (加號)
16 網站:管理網站             (加號)
29 網站:開啟 (加號) (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
28 網站:使用用戶端整合功能 (加號) (加號)   (加號)   (加號) (加號)
27 網站:使用遠端介面 (加號) (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
22 網站:使用自助式網站建立 (加號) (加號)   (加號)   (加號) (加號)
23 網站:檢視頁面 (加號) (加號) (勾號) (加號) (勾號) (警告) (加號) (加號)
14 網站:檢視 Web Analytics 資料             (加號)

最左側一欄中的數字代表這些權限在 SharePoint UI 中的顯示順序。

標記了 (加號) 的列是已指派給預設角色層級的權限。

標記了 (勾號) 的列是必須由 Adobe Sign 整合認定為使用者或管理員的權限。

標記了 (警告) 的列是 Adobe Sign 的管理員功能要正常運作所需的權限。


預設成員/擁有者群組中的使用者 (具有編輯權限)

如果您需要進一步控制可使用 Adobe Sign for SharePoint 整合的人員,此選項可將存取權授與給身為「<網站名稱> 成員 SharePoint」群組之直屬成員的使用者。

  • 如果您使用全新體驗設定 SharePoint 網站,Office365 群組會隨即建立來管理網站的權限
    • 該 Office365 群組會新增為同名 SharePoint 群組的成員,並允許從中央位置控制存取。 
    • 使用全新體驗將使用者新增至 SharePoint 網站時,成員會新增至 Office365 群組,而非 SharePoint 群組。

若要使用全新體驗將成員新增至 SharePoint 網站:

  • 從頂端列上的齒輪選單中開啟設定面板
  • 選取「網站權限」
    • 這會在右側開啟新的「權限」面板
  • 按一下「進階權限」連結

註解:

使用「邀請其他人」按鈕邀請其他人造訪 SharePoint 網站,並不會為這些人授與 Adobe Sign 整合的存取權

權限邊欄

 

  • 按一下「<網站名稱> 成員」群組的名稱連結,檢視「SharePoint 網站成員」群組的成員。
按一下成員群組的名稱連結

 

  • 按一下「新增」按鈕,開啟將新成員新增至 SharePoint 群組的對話方塊
按一下成員群組的名稱連結

 

作業完成後,SharePoint 群組的新成員將會顯示在成員清單中。

群組中的使用者

注意:

在使用者加入群組後,可能會有幾分鐘的延遲;如此, Microsoft 伺服器才能以正確的方式進行同步處理。  如此不會影響進一步的設定,但是在此時段的使用者測試/使用,應該會因此暫停。


設定 - 選填

以下的選擇性設定雖然非必要,但能大幅提升 Adobe Sign 所提供的價值。


選擇簽署的合約儲存

身為管理員,您可以為整個網站定義一個全域目標資料夾,將所有已完成的合約存放在其中。這個設定會在「簽署的檔案設定」頁面中進行。

對全域儲存資料夾定義之後,所有已簽署合約和稽核記錄 PDF 檔案會自動儲存在該全域儲存資料夾中。這個動作會包含來自「文件庫」以及「清單」的文件。

簽署的檔案設定

如果沒有在「Adobe Sign 簽署的檔案設定」頁面設定全域儲存資料夾,則會在建立/傳送合約的文件庫中自動建立一個名為「已簽署合約」的新資料夾。所有從相同文件庫傳送的已完成合約都會將完成的 PDF 傳回至相同的「已簽署合約」資料夾。

Default folder

 

如沒有定義全域預設檔案,從清單傳送的合約將做為附件附加至清單項目。

List Attachments

網頁表單的合約儲存

如果您使用網頁表單收集資料,針對已簽署的網頁表單合約,可採用一個類似的儲存程序。

管理員可以為所有已簽署的網頁表單,定義一個全域儲存資料夾。

如果未定義全域儲存庫,已簽署的網頁表單會儲存在一個自動建立的資料夾,稱為「已簽署的網頁表單」

儲存網頁表單合約


啟用稽核記錄

依預設,Adobe Sign 僅會傳回已簽署合約的 PDF。  但是,如果您啟用「與已簽署合約一併儲存稽核記錄」,則會傳回第二個包含合約完整稽核記錄的 PDF。

儲存合約的稽核記錄


範本對應

Adobe Sign 支援建立 SharePoint 清單與合約表單欄位之間相關資料資料的關聯。

透過運用工作流程並將清單欄位對應到表單欄位,您可以在傳送前預先填寫文件,節省寄件者和/或簽署者完成表單的時間,並減少鍵入錯誤資料的情況發生。

相反地,您也可以建立從已簽署的合約中擷取表單欄位資料的對應,以產生 SharePoint 清單。

您可在此取得設定範本對應的完整指南。


網頁表單對應

類似於「範本對應」,Adobe Sign 支援在 Adobe Sign 網頁表單合約與 SharePoint 清單之間將資料相關聯的概念。

您可以將網頁表單的表單欄位對應至 SharePoint 清單欄,以自動將資料路由傳送至 SharePoint,避免因打錯資料而浪費時間和引起錯誤。

您可在此取得設定網頁表單對應的完整指南。

註解:

只有適用於 SharePoint Online 的 Adobe Sign 2.0 版以上的安裝才能使用網頁表單範本對應。

更早的版本必須升級才能存取此功能。