Workday 安裝指南

概覽

本文件提供 Workday 客戶必要的步驟,協助將 Adobe Sign 整合至 Workday Tenant。本文件為安裝指南,無法作為 Workday 的全方位訓練手冊使用。

若要在 Workday 中使用 Adobe Sign,您需要了解或是學習如何建立和修改 Workday 項目。例如:業務流程架構、 Tenant 設定與配置、報告和 Workday Studio 整合。

以下是完整整合的高階步驟:

  • 在 Adobe Sign 啟用您的管理帳戶 (限新客戶)
  • 在 Adobe Sign 中設定一個群組,以保存 Workday 驗證使用者
  • 建立 Workday 和 Adobe Sign 之間的 OAuth 關係


啟用您的 Adobe Sign 帳戶

已建立帳戶的現有客戶可以跳到「設定 Adobe Sign for Workday」步驟

若您是 Adobe Sign 的新客戶,且沒有現有的登入帳戶,Adobe 的上線專家會提供您登入 Adobe Sign for Workday 的帳戶。完成之後,您會收到一份確認電子郵件:

Adobe Sign 歡迎電子郵件影像

依照電子郵件中的指示操作,系統將會初始化您的帳戶,並將您導引至 Adobe Sign 「首頁」頁面。

Adobe Sign 首頁


設定 Adobe Sign for Workday

若要設定 Adobe Sign for Workday,需要在 Adobe Sign 系統中產生兩個專用物件:

  • 「Workday 群組」
    Workday 需要在 Adobe Sign 帳戶中有一個專用「群組」,以啟用整合功能。Adobe Sign 群組將只用於控制 Workday 對 Adobe Sign 的使用。任何其他可能用途 (Salesforce.com、Arriba 等)將不受影響。
    例如:Workday 群組將會停止電子郵件通知功能,讓 Workday 用戶只會在其 Workday 收件匣中收到通知。

  • 建立 OAuth 關係的驗證使用者
    群組中應有一個群組層級管理員。  這個授權使用者負責維護 Workday 和 Adobe Sign 之間的 OAuth 關係。我們建議使用功能性 (但真實的) 電子郵件地址,例如 HR@MyDomain.com。使用功能性電子郵件而非個人電子郵件,可以降低因日後某日停用用戶時,而導致整合也遭停用的風險。


在 Adobe Sign 建立用戶和群組

若要在 Adobe Sign 建立用戶:

  • 以帳戶管理員身分登入 Adobe Sign
  • 導覽到「帳戶 > 用戶」
  • 按一下「圓圈中有加號的記號」以建立新用戶
建立新用戶的導覽路徑影像

接著會出現蹦現視窗,要求新用戶的詳細資料:

  • 請提供您有存取權的功能性電子郵件
    • 這名使用者將負責建立和維護 OAuth 關係
    • 電子郵件地址必須為真實地址以供驗證
  • 請適當輸入姓名
  • 「用戶群組」挑選清單中選擇「為此用戶建立新群組」
  • 「新群組名稱」提供一個直觀的名稱,例如「Workday」
  • 按一下「儲存」
建立用戶面板

蹦現視窗會消失,將您帶回至「用戶」頁面。  您將在狀態為「已建立」的清單中看到新用戶。

「已建立」的新用戶檢視

「已建立」狀態表示該用戶尚未驗證其電子郵件地址。

  • 請登入至新用戶的點子郵件信箱
  • 找到名為「歡迎使用 Adobe Sign」的電子郵件
  • 在顯示「按一下這裡以設定密碼」之處按一下
  • 設定密碼
    • 此動作會將系統中的用戶狀態改為「已啟用」
「已啟用」的新用戶影像


定義驗證用戶

若要升級 Workday 群組中的新用戶:

  • 導覽至「用戶」頁面 (若您目前不在該頁面)
  • 按兩下 Workday 群組中的用戶
    • 此動作會開啟「編輯」頁面,以編輯用戶權限
  • 勾選「用戶為群組管理員」方塊
  • 按一下「儲存」


設定 Workday Tenant

若要完成 Workday 租用戶和 Adobe Sign 之間的連結,必須在這兩個服務之間建立信任關係。

建立信任關係後,Workday 中的任何「業務流程」都能新增「審核文件」步驟,用以啟用透過 Adobe Sign 進行的簽名流程。

註解:

Adobe Sign 在 Workday 環境中稱為 Adobe Document Cloud

建立信任關係的方式:

  • 以帳戶管理員身分登入 Workday
  • 搜尋「編輯 Tenant 設定 - 業務流程」

隨即會載入「編輯 Tenant 設定 - 業務流程」頁面。

  • 找到「電子簽名設定」區段:
電子簽名設定

  • 按一下「透過 Adobe Sign 驗證」按鈕
    • 這樣便會開始 OAuth2.0 驗證流程,您將需要:
      • 提供「定義驗證使用者」期間建立的 Adobe Sign 群組管理員認證
      • 核准 Workday 租用戶需要的 Adobe Sign 存取權
註解:

請務必完全登出任何其他 Adobe Sign 執行個體再繼續。

一旦連結完畢,便會設定「Adobe 設定已啟用」核取方塊,而您可以開始透過 Workday 使用 Adobe Sign。


設定「審核文件」步驟

用於「審核文件」步驟的文件可以是靜態文件、同個業務流程的「產生文件」步驟所產生的文件,或是 Workday Report Designer 建立的格式化報告。這所有的案例都能透過「Adobe 文字標籤」增強,以控制 Adobe Sign 特定元件的外觀和位置。文件來源必須在業務流程定義中指定。您無法在執行業務流程時上傳隨選文件。

使用 Adobe Sign 和「審核文件」步驟的獨特功能讓您能有序列化的「簽署者群組」。這可讓您以角色為基礎的群組,依序完成簽署作業。不支援平行簽署群組。

如需設定「檢閱文件」步驟的協助,請參閱以下位置的「快速入門」指南:
https://helpx.adobe.com/tw/sign/help/Workday_Quick_Start.html


支援

Workday 支援

Workday 是整合所有者,如有關於整合範圍、功能請求,或是日常整合功能的問題,請優先連絡 Workday。

Workday 社群對整合的疑難排解以及文件的產生方法提供了許多實用文章:

電子簽名整合的疑難排解

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

「審核文件」步驟
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

動態文件產生

https://community.workday.com/node/176443

提供文件產生配置秘訣

https://community.workday.com/node/183242


Adobe Sign 支援

Adobe Sign 是整合合作夥伴,同時也是當整合無法取得簽名,或待簽名通知失敗時應該連絡的對象。

Adobe Sign 客戶應連絡其 Customer Success Manager (CSM) 以取得支援。或是以電話連絡 Adobe Technical Support:輸入 1-866-318-4100,等候電話語音提供產品清單,然後依序輸入 4 和 2 (依提示操作)。


常見問題

此問題可能源自於簽署者在簽署 Adobe Sign 後未在 Workday 中按一下「提交」按鈕。

根據 Workday 工作「檢查電子簽名的簽署狀態」:「若要開始進行此程序,使用者可提交相關聯的收件匣工作。」

根據 Workday 開發:使用者必須在簽署文件後提交收件匣工作,原始簽署才會完成程序。簽署者在 Adobe Sign 上完成簽署後須一律在 Workday 中提交收件匣工作。完成簽署後,Iframe 隨即關閉,且會將使用者重新導向至相同的工作,讓他們可以按一下提交按鈕以完成程序。

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