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Rellenar y firmar es uno de los dos métodos disponibles para que un usuario firme su propio documento sin involucrar a otro destinatario.
La otra opción es el método de firma automática, que permite el uso de plantillas, creación y firmas compatibles con la norma CFR 21, sección 11.
La función Rellenar y firmar está diseñada para que un usuario cargue un documento de forma fácil y rápida, rellene el contenido necesario y, a continuación, si es necesario, lo firme.
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Se carga la interfaz de Rellenar y firmar, en la que se muestran los archivos de documentos que ha cargado, en el orden en que aparecen en la lista.
Rellene el documento de una de estas formas:
- Seleccione un tipo de campos
- Haga clic en el documento donde desea añadir el contenido del campo
- Los campos de texto presentan un cursor y un ejemplo de campo para escribir
- Los gráficos se colocan una vez haciendo clic con el ratón
Todos los campos pueden ajustar el tamaño de fuente y se pueden mover fácilmente para garantizar que su ubicación sea precisa
Después de hacer clic en el botón Listo, la página se vuelve a cargar y cambia a “Firmado correctamente”.
En la parte izquierda de la página, aparece una miniatura del documento que acaba de firmar y cuatro “próximos pasos” en los que puede hacer clic:
○ Enviar una copia: con esta opción se inicia un nuevo flujo de trabajo en el que se envía el documento firmado a una o varias direcciones de correo electrónico.
○ Descargar una copia: al hacer clic en este vínculo, se abre una copia del PDF firmado en su sistema local.
○ Gestionar este acuerdo: con esta opción se abre la pestaña Gestionar.
○ Firmar otro acuerdo: con este vínculo se vuelve a abrir la página de carga Rellenar y firmar para que pueda firmar otro documento.
A. Entrada de texto: haga clic en esta opción y, a continuación, en cualquier lugar del documento donde desee agregar texto. Para desplazarse a otra sección del documento, debe hacer clic en la zona en cuestión y comenzar a escribir. Las entradas de texto respetan los saltos de línea, por lo que resulta fácil escribir en campos de notas de varias líneas.
B. Introducción de marcas de verificación: con esta opción se introduce un sencillo gráfico de marca de verificación. Es ideal para las casillas de verificación.
C. Entrada de puntos rellenos: los puntos rellenos también son gráficos sencillos que tradicionalmente se han utilizado junto con los conjuntos de botones de opción, pero también se pueden aplicar a las casillas de verificación.
D. Campo de firma: el campo de firma permite al usuario introducir una firma. Si tiene una firma guardada en su cuenta, se utiliza de forma predeterminada. En caso contrario, aparecen las opciones de firma habituales que permite la configuración de la cuenta.
E. Campo de iniciales: igual que en el campo de firma, en el de iniciales se utiliza cualquier imagen guardada y, si no se encuentra ninguna, se admiten las opciones de entrada habituales.
Se puede ajustar el tamaño de fuente de todos los tipos de entrada para que sea mayor o menor que el predeterminado; este tamaño se conservará de forma independiente al de los demás tipos de entrada.
Un tipo de entrada concreto en un acuerdo puede tener diferentes ejemplos de tamaño.
El texto, las marcas de verificación y los puntos rellenos admiten un mecanismo de tamaños “escalonado” por el que la fuente se ajusta al siguiente tamaño predefinido, ya sea mayor o menor.
En la parte superior de cada uno de estos campos se encuentra una interfaz que contiene el icono Eliminar (una papelera en la parte derecha) y dos muestras de la letra “A”.
La “A” de la izquierda es más pequeña y sirve para reducir un “nivel” el tamaño de fuente.
La “A” de la derecha es más grande y sirve para aumentar un “nivel” el tamaño de fuente.
Nota:
El cambio del tamaño de fuente de cualquier tipo de entrada se mantiene para todos los campos posteriores del mismo tipo.
Para obtener los mejores resultados, escriba texto en el primer campo y, a continuación, escale el tamaño de fuente hacia arriba o hacia abajo para que aparezca de forma proporcional a la fuente del documento inferior. Cuando se encuentra el tamaño adecuado, ya no es necesario volver a cambiar la fuente.
Se puede cambiar dinámicamente el tamaño de los campos de marcas de verificación, puntos rellenos, firma e iniciales haciendo clic en el “control” azul y arrastrándolo en el cuadro del campo de entrada.
De nuevo, los cambios de tamaño realizados de esta forma son permanentes hasta que se vuelve a cambiar el tamaño del tipo de entrada (con cualquiera de los métodos).
Después de colocar los campos de entrada, se pueden mover. En función de cómo se haya creado el formulario, puede resultar más fácil escribir el contenido en otra sección del formulario y, después, moverla hasta su lugar.
Para mover un campo, siga estos pasos:
○ Haga clic en el campo para seleccionarlo. Aparece el cuadro delimitador del campo.
○ Al colocar el cursor sobre el campo, se convierte en una flecha de cuatro direcciones. Mantenga pulsado el botón del ratón para arrastrar el campo hasta el lugar donde desee.
La función Rellenar y firmar/Solo firmo yo está disponible de forma predeterminada para todos los usuarios en todos los niveles de servicio.
Los administradores que deseen eliminar la funcionalidad Rellenar y firmar / Solo firmo yo de la página de Inicio pueden hacerlo si van a Cuenta > Configuración global > Rellenar y firmar
Esta configuración también está disponible a nivel grupal.
Hay dos opciones que puede configurar para exponer la opción que prefiera:
○ Opción predeterminada en la experiencia de Rellenar y firmar
◘ Al marcar esta opción, se establece el flujo de trabajo predeterminado de la página de Inicio como Rellenar y firmar.
◘ Al desmarcar esta casilla, el flujo de trabajo predeterminado de la página de Inicio cambia a Solo firmo yo.
○ Permitir a los usuarios cambiar entre...
◘ Al marcar esta casilla, se activa un vínculo que permite al usuario cambiar libremente entre los dos flujos de trabajo.
Las firmas digitales se pueden agregar como opción de firma de este modo:
- Activar de firmas digitales en la cuenta
- Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Firmas digitales
- Habilite por lo menos uno de los métodos de firma digital: En la nube o por descarga
- Haga clic en Guardar.
Al agregar una firma digital, se da por iniciado el proceso de firma, lo cual lleva al firmante directamente a la opción pertinente para seleccionar el proveedor de firmas.
Tras completar la firma y hacer clic en Listo, el documento se almacena en la sección Firmados de la pestaña de administración.