Permite que los remitentes carguen un documento firmado físicamente en nombre de su destinatario.
Algunas organizaciones (o requisitos de documentos) requieren firmas físicas en lugar de electrónicas. Además, algunos destinatarios puede que prefieran no firmar electrónicamente por motivos personales. En estos casos, el destinatario puede devolver un documento firmado físicamente en lugar de completar el proceso de carga por sí mismo.
Para que el proceso de firma sea preciso y se registre correctamente en Acrobat Sign, los remitentes pueden cargar el documento firmado en nombre del destinatario. Esto garantiza que el acuerdo se reanude correctamente en el flujo de trabajo al tiempo que se mantiene un seguimiento de auditoría completo.
Cómo se utiliza
Solo el remitente original del acuerdo tiene autorización para cargar una versión firmada físicamente.
Al recibir el documento físico, el remitente accede al acuerdo en su página Gestionar y lo carga mediante el enlace Cargar documento firmado en la lista Acciones a la derecha de la página.
El informe de auditoría realiza un seguimiento de esta actividad y el acuerdo reanuda el flujo de firma configurado o completa el acuerdo según su diseño.
Prácticas recomendadas
Las organizaciones que no requieren firmas electrónicas o digitales estrictamente pueden beneficiarse de mantener activada la opción de firma manual para reducir la fricción en el proceso de firma. Si un grupo permite firmas manuscritas, activar la función Cargar documento firmado garantiza la flexibilidad en la manipulación de acuerdos firmados físicamente.
Administración de firmas manuscritas y digitales
- En el caso de los acuerdos que requieren firmas digitales, desactiva la opción para solicitar firmas manuscritas e impide que los destinatarios conviertan el flujo de firmas.
- En el caso de las organizaciones que utilizan varios grupos, la configuración Usuarios en varios grupos puede ayudar a administrar las opciones de firma restringiendo la disponibilidad de firmas manuscritas para grupos específicos.
- En el caso de las organizaciones que no aceptan firmas manuscritas, se recomienda desactivar lo siguiente:
- La función Cargar documento firmado.
- La posibilidad de enviar acuerdos para firmas manuscritas.
- Activa la opción para que los destinatarios se pasen a un formato de firma manuscrita.
Configurar estas opciones garantiza que los acuerdos se alineen con los requisitos de cumplimiento, al tiempo que se mantiene la eficacia del proceso.
Configuración
Disponibilidad:
Cargar un documento firmado está disponible para todos los planes de licencia.
Ámbito de configuración:
- Las cuentas de Acrobat Standard y Acrobat Pro tienen la acción activada de forma predeterminada.
- Las firmas manuscritas no se pueden seleccionar cuando se envía un acuerdo a través de estos niveles, pero los destinatarios las pueden convertir con la configuración Permita que los firmantes impriman el acuerdo, lo firmen a mano y vuelvan a cargarlo en Acrobat Sign en lugar de firmarlo electrónicamente .
- Las cuentas con licencia empresarial pueden activar o desactivar la configuración en los niveles de cuenta y grupo.
Para acceder a los controles de la función, ve a Configuración global > Cargar documento firmado.
Configuración relacionada
Hay dos opciones de configuración relacionadas con la opción de firma escrita que deben tenerse en cuenta. Si desea desactivar la opción para cargar documentos firmados, probablemente debería desactivar las siguientes opciones de configuración:
Permitir el tipo de firma escrita, en última instancia, le conseguirá algunas firmas escritas. Con el tiempo, tendrá que cargar una copia física para el firmante.
Si no desea permitir una firma escrita en cualquier caso, desactive este tipo de firma para que los remitentes no tengan la opción de crear la situación.
Permitir a los destinatarios convertir el flujo de firmas en un estilo de firma escrita suele ser una buena idea si depende de un proceso de firma rápido y no tiene ninguna demanda de firma electrónica.
Los firmantes que no se sientan cómodos con las firmas electrónicas pueden introducir una firma física y el proceso seguirá adelante.
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