Eliminar destinatarios de acuerdos en curso - Nueva versión

Elimina destinatarios de acuerdos que ya están en curso sin cancelar ni volver a crear el acuerdo, ahorrando tiempo y evitando transacciones duplicadas.

Los acuerdos que ya están "en curso" pueden tener uno o más destinatarios eliminados completamente del ciclo de firma.

• Se puede eliminar cualquier destinatario que aún no haya participado en el acuerdo.
• Se pueden eliminar destinatarios individuales en grupos de destinatarios, dejando intactos a los otros miembros del grupo.
• Si el destinatario es uno de varios que aún no han completado su acción, se elimina silenciosamente y sus campos asignados (si los hay) se eliminan.
• Si el destinatario eliminado es la última parte que el acuerdo está esperando, el acuerdo se actualiza a estado Completado y cualquier automatización posterior a la finalización se activa normalmente.

La opción para permitir que los remitentes eliminen un Usuario es parte de los controles de Modificar Acuerdos , y está habilitada de manera discreta desde la opción para modificar los archivos del acuerdo.

Ventajas

• Evita cancelar y volver a crear acuerdos para realizar cambios de destinatarios.
• Mantén la integridad de la auditoría mientras eliminas destinatarios que ya no son necesarios.
• Mejora la eficiencia del remitente y reduce el uso de transacciones.
• Mantén la información del destinatario y las asignaciones de campos de formulario consistentes entre revisiones.

Configuración

Disponibilidad:

• Acrobat Standard y Acrobat Pro: no compatibles
• Acrobat Sign Solutions: compatible
• Acrobat Sign para la administración pública: no compatible

Ámbito de configuración:

Esta función se puede configurar a nivel de cuenta y grupo. Obtén más información sobre los controles de acceso de administrador.

Accede a esta función navegando al menú de configuración del administrador en Configuración de envío > Modificar acuerdos

Cómo funciona

Cuando seleccionas Modificar Acuerdo en la Página de administración, el acuerdo pasa a un estado En Revisión.
Mientras está en este estado:

• El remitente puede eliminar destinatarios en la página Redactar seleccionando el icono de eliminar.
  • Los destinatarios que ya han firmado permanecen bloqueados y no se pueden eliminar.
  • Los destinatarios que no han firmado pueden eliminarse, siempre que el cambio no altere el flujo de trabajo principal (secuencial, paralelo o híbrido).
• Los destinatarios eliminados pierden acceso al acuerdo inmediatamente.
• Todos los campos asignados al destinatario eliminado se eliminan del acuerdo.
• Los destinatarios actualizados ven que el acuerdo se reanuda una vez que se completa la revisión.

El acuerdo vuelve a su estado En Progreso después de guardar la revisión.

Comportamiento del acuerdo

• Estado En Revisión: Indica que el remitente está modificando activamente un acuerdo en curso.
• Restricciones del flujo de trabajo principal: Los cambios que alteran el tipo de flujo de trabajo (por ejemplo, de secuencial a paralelo) están bloqueados por razones legales y técnicas.
• Notificaciones:
  • Los destinatarios que ya han firmado no reciben nuevas notificaciones.
  • Los destinatarios que han recibido su correo electrónico "Por favor, firme" y posteriormente son eliminados reciben una notificación por correo electrónico de que su acceso al acuerdo ha finalizado.
  • Los destinatarios reciben notificaciones si cambia el orden de firma y son los "siguientes en firmar".
  • Si se elimina el destinatario final y el acuerdo pasa a un estado completado, se envía una notificación de finalización al remitente.

Registro de auditoría y notificaciones

Para garantizar la transparencia y el cumplimiento, cada acción de gestión de destinatarios se registra en el Informe de auditoría del acuerdo y es visible en la lista de Actividad.

Entradas del registro de auditoría

Cuando se eliminan destinatarios, el registro de auditoría registra quién realizó el cambio, cuándo ocurrió y qué destinatarios se vieron afectados (por ejemplo, El destinatario John Doe (john.doe@example.com) fue eliminado por Jane Smith.)

El registro de auditoría conserva todo el historial de todos los participantes, incluidos los eliminados, para mantener un registro completo de la actividad del acuerdo.

Visibilidad de la lista de actividades

La sección de Actividad en los detalles del acuerdo muestra los mismos eventos de gestión de destinatarios en tiempo real, proporcionando tanto a los remitentes como a los administradores una confirmación inmediata de que los cambios se aplicaron correctamente.

Limitaciones

La gestión de destinatarios para acuerdos activos se aplica solo a los flujos de trabajo de Solicitud de firma. Los elementos siguientes no son compatibles:

• Acuerdos con dos destinatarios o menos
• Acuerdos que utilizan Firmantes Notariales.
• Acuerdos creados a través de los procesos de Envío masivo y Flujo de trabajo personalizado.
• Flujos de trabajo de Rellenar y firmar, Autofirma estructurada, Formularios web y Firma manuscrita.
• Acuerdos con Visibilidad limitada de documentos.
• No se admiten los siguientes tipos de campos: Casillas de verificación, Grupos de casillas de verificación, Botones de opción, Menús desplegables y Bloques de firma.
  •  Esta limitación se aplica solo cuando estos campos están asignados a un destinatario que aún no ha completado su acción. Una vez que el destinatario completa su acción, los campos se aplanan y ya no cuentan como objetos de campo no compatibles.   
• Las versiones de cliente de Salesforce anteriores a v25.5 no son compatibles. Las integraciones que utilizan versiones de Salesforce anteriores a 25.5 no se interrumpirán, pero no podrán utilizar la función.
  • Se recomienda a los clientes que actualicen a la versión más reciente.

Problemas conocidos y resolución de problemas

error de cambio en el flujo de trabajo principal
Al eliminar destinatarios, Acrobat Sign verifica si el cambio alteraría el flujo de trabajo del acuerdo (por ejemplo, reducir un flujo secuencial a un solo destinatario). Si es así, la operación se bloquea y aparece un mensaje informativo. Para continuar, cancele el acuerdo y cree uno nuevo con el enrutamiento correcto.

En visibilidad de revisión
Mientras un acuerdo está en revisión:

• Los remitentes y destinatarios anteriores lo ven bajo el Filtro En curso  en la Página de administración con el estado En revisión.
• Los destinatarios que esperan firmar lo ven bajo Esperando por mí con el mismo estado.
• Los destinatarios eliminados ya no pueden acceder ni descargar el acuerdo.

Conflictos de visibilidad de documentos
Los acuerdos con Visibilidad limitada de documentos (LDV) o restricciones por destinatario pueden fallar cuando se eliminan destinatarios. Si la eliminación falla, revise la configuración de visibilidad del documento o desactive LDV antes de volver a intentarlo.

Atascado en el estado En revisión
Si el explorador se cierra durante la modificación, el acuerdo puede permanecer En revisión. Para continuar, localice el acuerdo en Borradores o En curso y seleccione Modificar acuerdo para continuar editando o finalizar la actualización.