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Información general de Enviar en lote

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregación de usuarios
      1. Agregar un usuario
      2. Añadir usuarios en bloque
      3. Añadir usuarios desde el directorio
      4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    2. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    3. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    4. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    5. Editar los miembros del grupo de un usuario
    6. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    7. Promover un usuario a una función de administrador
    8. Tipos de identidad de usuario y SSO
    9. Cambiar identidad de usuario
    10. Autenticar usuarios con MS Azure
    11. Autenticar usuarios con la federación de Google
    12. Perfiles de productos
    13. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Nueva experiencia de destinatario
      3. Flujos de trabajo de firma automática
      4. Enviar en bloque
      5. Formulario web
      6. Flujos de trabajo de envío personalizado
      7. Flujos de trabajo de Power Automate
      8. Documentos de la biblioteca
      9. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      10. Visibilidad limitada de los documentos
      11. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      12. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      13. Incluir una imagen en el correo electrónico
      14. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      15. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      16. Combinar varios documentos en uno solo
      17. Descargar documentos individuales
      18. Carga de un documento firmado
      19. Delegación para usuarios de mi cuenta
      20. Permitir delegar a destinatarios externos
      21. Autoridad para firmar
      22. Autoridad para enviar
      23. Potestad para añadir sellos electrónicos
      24. Establecer la zona horaria predeterminada
      25. Establecer un formato de fecha predeterminado
      26. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      27. Permisos de administrador de grupos
      28. Reemplazar destinatario
      29. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      30. Mensajería en el producto y guías
      31. PDF accesibles
      32. Nueva experiencia de creación
      33. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
      3. Agregar el nombre de empresa
      4. Redirección de URL posterior al acuerdo
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Rechazo de la firma
      8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Permitir testigos electrónicos
      6. Grupos de destinatarios
      7. Campos obligatorios
      8. Adjuntar documentos
      9. Integración de campos
      10. Modificar acuerdos
      11. Nombre del acuerdo
      12. Idiomas
      13. Mensajes privados
      14. Tipos de firma permitidos
      15. Recordatorios
      16. Protección con contraseña de documentos firmados
      17. Enviar notificación de acuerdo a través de
      18. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      19. Protección de contenidos
      20. Habilitar transacciones de Notarize
      21. Caducidad del documento
      22. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      23. Orden de las firmas
      24. Liquid Mode
      25. Controles de flujo de trabajo personalizado
      26. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      27. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Habilitar notificaciones sin enlaces
      6. Personalice plantillas de correo electrónico
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. Acuerdos de "protección"
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 
  7. Vínculos de notificación de abuso

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: configurar una plantilla principal
      3. Enviar en lote: configurar con el archivo CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Acceder a flujos de Power Automate
    10. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Edición de una exportación de datos
      3. Actualizar el contenido de exportación de datos
      4. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Acciones en contexto de la página Administrar
    4. Seguimiento del uso de Power Automate
    5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    6. Desencadenadores utilizados para flujos
    7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    8. Administrar flujos
    9. Editar flujos
    10. Compartir flujos
    11. Deshabilitar o habilitar flujos
    12. Eliminar flujos
    13. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente 
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

Información general de Enviar en lote

La  función  Enviar en bloque permite a los usuarios crear una plantilla “principal” de un solo uso de un acuerdo y proporcionar una lista de destinatarios. Se genera un acuerdo “secundario” para cada registro de destinatario cuando se envía la transacción Enviar en bloque. Se pueden realizar hasta 1000 transacciones secundarias, y todos los acuerdos secundarios son acuerdos discretos y autónomos en la medida en que se generen los demás acuerdos.

Sin embargo, como todos los acuerdos secundarios se crean a partir de la misma plantilla principal, los usuarios pueden revisar la transacción principal Enviar en bloque en la página Administrar y revisar el estado general de los acuerdos secundarios.

Existen dos métodos para añadir la lista de registros de destinatarios a la plantilla:

  • Manualmente: en este caso de uso, el remitente escribe (o pega) manualmente las direcciones de correo electrónico de los usuarios. 
    • Esta opción limita el número de destinatarios a un destinatario externo.
    • El remitente se puede incluir como destinatario opcional una vez que el destinatario externo firme. 
  • Carga de archivos con valores separados por comas (CSV): el CSV es una hoja de cálculo en la que cada fila es un registro de destinatario y las distintas columnas definen las propiedades del acuerdo, cada una de las cuales se puede personalizar para los destinatarios del acuerdo. Esto da al remitente un control mucho más amplio sobre cómo personalizar el acuerdo para los destinatarios. Las ventajas del método del archivo CSV son:
    • Puede tener varios destinatarios. (Hasta 100 por acuerdo.)
    • Personalización por destinatario:
      • Nombre del destinatario
      • Función
      • Método de autenticación
      • Mensaje privado del destinatario
    • Personalizaciones a nivel de acuerdo:
      • Nombre del acuerdo
      • Localización
      • Mensaje de acuerdo global
      • Fecha límite de vencimiento
      • Flujo de firma
    • Campos de fusión personalizados en los que el CSV inserta un valor en un campo del acuerdo, lo que permite añadir al acuerdo detalles específicos del destinatario, como una dirección, una lista de bienes o servicios, precios y descuentos.

Disponibilidad:

Enviar en lote está disponible para los planes de licencia de Acrobat Pro y Acrobat Sign Solutions.

Ámbito de configuración:

Los controles para Enviar en bloque pueden habilitarse a nivel de cuenta y de grupo.

Creación de informes para Enviar en lote

Hay varias opciones para generar datos de informes para los acuerdos incluidos en un Enviar en bloque. La opción utilizada dependerá del tipo de información que quieras recopilar.

Se puede acceder a todos los informes vinculados explícitamente al objeto principal Enviar en bloque en la página Administrar seleccionando el filtro Envíos en bloque y, a continuación, abriendo la plantilla principal Enviar en bloque que desea revisar.

Si solo quieres revisar la tasa de finalización base o explorar en profundidad para encontrar un acuerdo individual, la tabla Resumen de acuerdos está disponible en la lista Acciones.

Se puede generar una tabla imprimible de todos los acuerdos secundarios utilizando la acción Ver informe de actividad.

Hay disponible una definición del acuerdo basada en CSV, junto con una entrada completa en el nivel de campo por destinatario, mediante la acción Descargar datos del campo de formulario.

El entorno estándar de creación de informes puede producir cuadros y gráficos imprimibles y proporcionar datos a nivel de campo en formato CSV.

Al cargar inicialmente un CSV para importar los destinatarios, cualquier error de formato de los elementos administrados por Acrobat Sign activará un vínculo de error en la página de configuración de la plantilla.

Selecciona el vínculo de error para mostrar la lista de errores por el número de fila del archivo CSV:

Ejemplo de informe de error de acuerdos secundarios generados en la plantilla padre

Nota:

Todos los errores de formato CSV deben corregirse antes de que se pueda enviar la transacción Enviar en lote y puedas empezar la generación del acuerdo secundario.

Algunos errores no se detectan como problemas durante el proceso de carga del CSV, sino que se descubren mientras se generan los acuerdos secundarios. Por ejemplo, asignar un rol o método de autenticación a un destinatario que esté en conflicto con la configuración del grupo. Estos errores de ejecución se registran en un informe de errores que puedes descargar desde la página Administrar seleccionando la acción Descargar informe de errores para la plantilla principal:

Ejemplo de informe de error de acuerdos secundarios generados descargados desde la página Administrar

El sistema añade una línea al registro de errores que contiene la información de la fila del destinatario cuando se descubren errores.

El procesamiento del archivo CSV se reanuda y genera un acuerdo secundario para cada fila del CSV que no provoque un error.

Los destinatarios identificados en el informe de error deben hacer que se les reenvíe el acuerdo en una nueva transacción.

Alerta:

No se envía ninguna alerta al remitente en caso de errores de ejecución.

Los remitentes deben comprobar siempre el informe descargable de la plantilla padre una vez finalizada la generación de acuerdos secundarios.

La plantilla principal incluye una tabla de resumen en la lista Acciones para todos los acuerdos secundarios. La tabla identifica el número de acuerdos en cada estado. 

Al hacer clic en la tabla de resumen, se abre una vista ordenable de los acuerdos secundarios individuales. Los registros de la tabla de resumen son vínculos activos a los acuerdos, lo que permite manipular fácilmente los acuerdos individuales según sea necesario.

La página Administrar resalta el resumen del acuerdo

La opción Ver informe de actividad en la lista Acciones proporciona un Informe de ejecución de documentos. Este informe proporciona un resumen más detallado (e imprimible) de los acuerdos secundarios por estado.

La página Administrar con la acción Ver informe de actividad resaltada y un informe de actividad de ejemplo expuesto
El informe de ejecución de documentos proporciona un resumen completo de toda la lista de acuerdos secundarios, con un resumen general en la parte superior.

La actividad Descargar datos del campo de formulario descarga los datos de campo de todos los acuerdos secundarios creados por la plantilla principal.

Cada fila del CSV representa un registro de destinatario. El registro está estructurado para proporcionar:

  • Primero toda la información del destinatario:
    • Nombre del destinatario (se captura cuando se aplica la firma)
    • Correo electrónico del destinatario
    • Función del destinatario
    • Método y valor de autenticación del destinatario
    • Mensaje privado del destinatario
  • La información del acuerdo después de la información del destinatario:
    • Correos electrónicos de fiestas en CC
    • Configuración regional
    • Información de recordatorio
    • Información de caducidad
    • Nombre del acuerdo
    • Mensaje global del acuerdo
    • Orden de firmas
  • Los datos de campos personalizados se muestran después de los campos del acuerdo. Esto incluye todos los campos incluidos en la plantilla del documento o creados en los documentos. 
    • Los campos personalizados se ordenan alfabéticamente en función de su nombre de campo.
  • El ID del acuerdo es el último campo.

 

La página Administrar muestra un ejemplo del CSV de campos de datos
Están representados todos los acuerdos secundarios. Los campos se rellenan a medida que se completan los acuerdos

La creación de informes de acuerdos estándar captura los acuerdos secundarios, pero solo los entiende como acuerdos regulares. No se entiende una relación más amplia en términos de algunos acuerdos relacionados a través de una plantilla de acuerdo principal.

El uso del filtro de nombre puede permitirle generar informes basados en ese valor si utiliza convenciones de nomenclatura únicas en sus campañas Enviar en bloque.

Los clientes que aprovechen en gran medida Enviar en bloque pueden optar por dedicar un grupo al objetivo. Esto permite un ajuste más preciso de la experiencia del destinatario y permite que los informes filtren los acuerdos según el grupo.

Vista de la interfaz Informes con el filtro Nombre del acuerdo expuesto y un informe de ejemplo mostrado
También se pueden aplicar todos los mismos filtros a las exportaciones de datos.

Prácticas recomendadas

Utiliza plantillas bien probadas para tus documentos base. Esto es especialmente importante si tienes varios destinatarios. Unas cuantas series de pruebas a nivel de campo para garantizar que los campos se asignen correctamente y que se capture el contenido correcto con validaciones útiles lleva mucho menos tiempo que cancelar cientos de acuerdos individuales.

Cuando crees tus plantillas, utiliza nombres de campo significativos para que tus informes devuelvan encabezados de columna significativos. 

Consideraciones de configuración relativas a Gobernanza de datos

Enviar en bloque tiene una propiedad denominada "acumulación" que dicta cuántas notificaciones recibe el remitente con respecto al número de acuerdos secundarios creados por la plantilla SiB. El valor predeterminado es tres, lo que significa que el remitente solo recibe una notificación cuando se generan tres o menos acuerdos secundarios. La configuración de acumulación no está expuesta a los clientes y solo puede modificarla el equipo de soporte de Acrobat Sign.

Gobernanza de datos indica el momento en el que se elimina un acuerdo del sistema de Acrobat Sign después de que alcance un estado de finalización (completado, cancelado o caducado).

Los clientes que necesitan interactuar con acuerdos completados enviados mediante un proceso Enviar en bloque pueden querer ampliar el número acumulativo (posiblemente a un valor "ilimitado") para asegurarse de que reciben las notificaciones "Completado" de acuerdos secundarios antes de que la Gobernanza de datos las eliminen automáticamente del sistema.

Sugerencia:

Puede que merezca la pena investigar la integración de Power Automate para automatizar cualquier actividad posterior a la finalización con el fin de reducir tanto el trabajo manual de los usuarios como de protegerse frente a las lagunas en las que un acuerdo podría perderse debido a las reglas de gobernanza de datos.

Cosas que debes saber

  • La nueva interfaz Enviar en lote aún está en desarrollo, y se prevén más opciones en futuras versiones (por ejemplo, métodos de autenticación adicionales, partes CC definidas por acuerdo, recordatorios definidos por acuerdo).
  • La opción para Remitente firma primero que se encuentra en la versión clásica de Enviar en lote no está actualmente en la nueva versión, pero se espera en una futura versión para el proceso manual. Los clientes que utilicen el método de carga de CSV deben añadir el remitente al CSV como destinatario en cada registro en el que el remitente deba firmar.
  • El cambio del selector de grupo no modifica el logotipo de la página del remitente. Los correos electrónicos posteriores y la experiencia de firma sí utilizan el logotipo correcto para el grupo desde el que se envía el acuerdo.
  • La cancelación de todos los acuerdos secundarios de una transacción Enviar en lote en el nivel de plantilla (principal) solo es posible si no se ha firmado ningún acuerdo secundario. Si se firma algún acuerdo secundario, la actividad Cancelar se elimina de la interfaz de la plantilla, y los acuerdos existentes deben cancelarse a nivel de acuerdo.
  • La opción de archivo CSV tiene muchos campos opcionales, pero solo se requiere un correo electrónico. Familiarizarse con el proceso de CSV hará que las opciones de campo más avanzadas (como los campos de fusión) sean menos complicadas y abrirá las posibilidades más valiosas que ofrece el CSV.

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