Handboek Annuleren

In bulk om handtekeningen vragen

Zoeken

Laatst bijgewerkt op 6 mei 2024

Voordat u begint

We brengen een nieuwe, meer intuïtieve productervaring uit. Als het scherm dat hier wordt weergegeven, niet overeenkomt met uw productinterface, selecteert u Help voor uw huidige ervaring.

In de nieuwe interface staan de tools aan de linkerkant van het scherm.

Met In bulk verzenden kunt u een formulier uploaden en als sjabloon gebruiken om vele (honderden!) unieke overeenkomsten te maken en te verzenden, elk bestemd voor één externe ondertekenaar. Elke overeenkomst staat los van de andere en bevat een eigen auditrapport. Ontvangers weten niet wie de andere ontvangers zijn.

De verzender heeft toegang tot de overeenkomsten via het tabblad Startpagina of Documenten of via de sjabloon In bulk verzenden , die een rapport Overeenkomsten bevat waarin de algemene status wordt bijgehouden van de onderliggende overeenkomsten die op basis van de sjabloon zijn gemaakt. Daarnaast kan de verzender de veldgegevens van alle ingevulde overeenkomsten met de actie Formulierveldgegevens downloaden naar CSV-indeling exporteren.

Om de functie In bulk verzenden te openen voert u een van de volgende handelingen uit:

Ga in de Acrobat-desktopapplicatie naar het gedeelte Tools, scrol omlaag naar het gedeelte Elektronisch ondertekenen en selecteer vervolgens In bulk verzenden.

Stappen om in bulk te verzenden

Selecteer de tool In bulk verzenden zoals eerder uitgelegd. De pagina In bulk verzenden wordt weergegeven.
Een bestand toevoegen:

Upload (via zoeken of slepen en neerzetten) het primaire bestand dat u gebruikt om de overeenkomstsjabloon te maken.

Met de selectieknop rechts van de knop Bestand selecteren kunt u kiezen in de bron waar het bestand zich bevindt. De standaardinstelling is het uw lokale systeem.

Zodra een bestand is geselecteerd, wordt de configuratiepagina geladen.
Deelnemers toevoegen:

1. Maak een lijst van de vereiste deelnemers.
- De actie Ondertekenen wordt standaard toegewezen.
- Met de actie Ondertekenen kan de deelnemer veldgegevens invoeren en de overeenkomst ondertekenen.
- Maximaal 50 deelnemers worden ondersteund.
- Elke vermelde deelnemer krijgt een eigen overeenkomst.
2. Voer e-mailadressen van ontvangers in gevolgd door komma's, of kopieer en plak een lijst met e-mailadressen in het veld E-mail.

3. Configureer de deelnemersverificatie door op het sleutelpictogram rechts van de deelnemer te klikken.
- E-mail is de standaard verificatiemethode om de identiteit van elke deelnemer te bevestigen en is in de meeste gevallen voldoende om een wettelijke handtekening te verkrijgen.
- U kunt Wachtwoord verificatie toevoegen om de beveiliging te verhogen. Als dit is geconfigureerd, moet de deelnemer het wachtwoord invoeren voordat deze met de overeenkomst kan communiceren.
- U moet dit wachtwoord delen met de deelnemers buiten het primaire communicatienetwerk.
3. (Optioneel) Uzelf en/of andere partijen in CC toevoegen
- Klik op Mij toevoegen om uzelf toe te voegen als medeondertekenaar.
- Klik op CC toevoegen om mensen toe te voegen die u wilt kopiëren wanneer de overeenkomst is verzonden en voltooid.
(Optioneel) Voeg zo nodig extra bestanden toe.

Het oorspronkelijke bestand dat is geselecteerd om de overeenkomstsjabloon te starten, is al bijgevoegd.

Upload eventuele extra bestanden die u nodig hebt.
- U kunt meerdere bestanden uploaden.
- Alle geüploade bestanden worden samengevoegd tot één bestand voor de uiteindelijke overeenkomst.
- De volgorde van de bestanden bepaalt hoe de uiteindelijke overeenkomst eruit zal zien.
  
  U kunt klikken en slepen om de bestanden te sorteren.
Overeenkomstdetails toevoegen:
- Geef de overeenkomst een naam. Alle overeenkomsten die worden gegenereerd op basis van de sjabloon In bulk verzenden, hebben dezelfde overeenkomstnaam.
- Wijzig zo nodig de standaardtekst in het veld Bericht .
Bewerk de overeenkomstinstellingen (Optioneel):

Standaard hoeven overeenkomsten geen wachtwoord te hebben om de ingevulde overeenkomst te bekijken, en zijn er geen herinneringen ingesteld voor deelnemers
- Selecteer Toegangswachtwoord toevoegen als u wilt dat ontvangers een wachtwoord moeten invoeren om het ondertekende PDF-bestand te openen en weer te geven.
- Selecteer Herinnering instellen om de frequentie in te stellen waarmee herinneringen moeten worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid.
Klik op Volgende in de rechterbovenhoek van het venster.

U kunt nu de velden die u door de ondertekenaars wilt laten invullen of ondertekenen, aan het document toevoegen.

Opmerking:

Als u meerdere bestanden hebt toegevoegd, worden de bestanden geconverteerd naar PDF's en tot één document gecombineerd. Het gecombineerde document wordt geopend zodat u velden kunt toevoegen.
Bereid de overeenkomst voor en voeg velden toe:

U kunt nu alle benodigde velden aan de overeenkomst toevoegen. Houd er rekening mee dat het veld Handtekening moet worden geplaatst voor elke ondertekenaar (inclusief interne medeondertekenaars).

Er zijn twee methoden om velden toe te passen:

1. Eenvoudige authoring wordt in de meeste gevallen standaard geladen. Eenvoudige authoring:
- Is beperkt tot de meest voorkomende veldtypen:
- Tekstinvoer (alle tekstvelden zijn gemarkeerd als Vereist)
- Handtekening
- Naam van ondertekenaar (gedrukt)
- E-mail van ondertekenaar
- Datum van handtekening (alleen-lezen; ingevuld door het systeem)
- Selectievakje
- Hiermee worden overal waar u op het document klikt, velden geplaatst.
- De veldgrootte kan worden aangepast door op de rechterbenedenhoek van het veld (blauwe driehoek) te klikken en het veld te slepen totdat het de gewenste grootte heeft.
2. Geavanceerde authoring kan worden ingeschakeld door de schakeloptie in de rechterbovenhoek te selecteren. Geavanceerde authoring:
- Geeft toegang tot alle veldtypen (geel gemarkeerd)
- Ondersteunt formuliervelddetectie (groen gemarkeerd)
- Ondersteunt vooraf ingevulde velden (roze gemarkeerd)
- Ondersteunt veldtoewijzing (paars en roze gemarkeerd)
- Ondersteunt veldvalidatie
- Ondersteunt berekende velden
- Ondersteunt voorwaardelijke velden
- Hiermee kunt u het lettertype/de weergave van de veldtekst bepalen
- Plaats velden door ze te slepen vanuit het menu aan de rechterkant van het document.
- De veldgrootte kan worden aangepast door op de rechterbenedenhoek van het veld (blauwe driehoek) te klikken en het veld te slepen totdat het de gewenste grootte heeft.
Opmerking:

U kunt schakelen tussen de eenvoudige en geavanceerde modus door de schakeloptie Geavanceerd bewerken (aan||uit) in de rechterbovenhoek te selecteren.
Selecteer Volgende (in de rechterbovenhoek) nadat alle velden zijn geplaatst.
Controleren en verzenden

Controleer de informatie in de overeenkomst en selecteer Verzenden als alles correct is.
Bevestiging

Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven waarin wordt bevestigd dat de overeenkomst is verzonden.

Er zijn drie opties om verder te gaan vanaf de pagina na het verzenden:
- Overeenkomsten beheren - Hiermee wordt de pagina Bulkverzendingen geopend met al uw overeenkomsten: status bijhouden, toegang tot controlesporen, herinnering verzenden
- Een ander document in bulk verzenden- Een ander document voorbereiden om naar veel mensen te sturen
- Klik op Sluiten om terug te keren naar de online startpagina van Acrobat

Uw bulkverzendingen beheren

Bulkverzendingen kunnen worden beheerd vanuit het tabblad Documenten.

Ga naar het tabblad Documenten.
Selecteer Bulkverzendingen in de lijst met Uw documenten aan de linkerkant van het venster.
Klik één keer op de bulkverzending die u wilt openen en open het contextmenu aan de rechterkant van het venster. Het contextmenu aan de rechterkant bevat vijf verschillende secties:

Metadata (rood vierkant): boven aan het menu staan de metadata voor de sjabloon Bulkverzending:
Afbeelding van de eerste pagina van de bulkverzending
De titel van de bulkverzending
De datum waarop de bulkverzending naar de deelnemers is verzonden
De e-mailwaarde van de userID die de bulkverzending heeft gemaakt
De huidige status van de hele bulkverzending
Het bericht in de eerste e-mail
Eventuele partijen in CC (vermeld op e-mailwaarde)

Menu Acties (blauw vierkant) - Deze sectie bevat alle acties die u kunt uitvoeren met betrekking tot de bulkverzending (bovenliggende sjabloon). Klik op de koppeling Meer weergeven rechtsonder in de sectie om alle waarden te bekijken:
Bulkverzending openen - Hiermee wordt het sjabloondocument Bulkverzending alleen voor weergave geopend. Er zijn geen velden beschikbaar
Herinneringen - Voeg een herinnering toe voor uzelf of voor anderen die nog moeten tekenen.
Annuleren: annuleer de bulkverzending.
PDF downloaden - Hiermee wordt de hele (lege) PDF gedownload.
Formulierveldgegevens downloaden - Hiermee wordt een CSV-bestand met content op veldniveau gedownload voor alle onderliggende overeenkomsten die voortkomen uit deze bovenliggende bulkverzending en die zijn voltooid.
Afzonderlijke bestanden downloaden - Hiermee kunt u de afzonderlijke PDF-bestanden downloaden als er meerdere bestanden zijn gebruikt om het webformulier te maken.
Bulkverzending verbergen/tonen- Door het verbergen/tonen van de bulkverzending wordt de bulkverzending alleen verwijderd (of toegevoegd) op uw normale paginaweergave Beheren.
Delen - Hiermee wordt de bulkverzending samen met de status gedeeld met de door u opgegeven gebruikers-e-mail. Gedeelde webformulieren kunnen op de pagina Beheren worden bekeken, maar kunnen niet worden bewerkt.
Een PDF-kopie van het bovenliggende document voor bulkverzending (zonder toegevoegde velden) wordt per e-mail naar de gedeelde persoon verzonden.
Activiteitenrapport bekijken
Bekijk de huidige status van alle onderliggende overeenkomsten die zijn gemaakt met de bovenliggende sjabloon voor bulkverzending.
Opmerkingen toevoegen - Hiermee kan de gebruiker persoonlijke notities voor de bulkverzending maken.
Overzicht/filter van overeenkomsten (groen vierkant) - De sectie Overeenkomsten toont maximaal vijf waarden die het aantal onderliggende overeenkomsten in elke status weergeven. Als er geen onderliggende overeenkomsten met bepaalde status zijn, wordt deze status niet weergegeven, waardoor u mogelijk minder dan vijf regelitems ziet. Als u op een status klikt, wordt een filterlijst van deze onderliggende overeenkomsten gemaakt:
Alle - Hiermee worden alle (onderliggende) overeenkomsten getoond die uit de Bulkverzending zijn voortgekomen (bovenliggende sjabloon).
In uitvoering - Dit geeft aan dat de onderliggende overeenkomst wacht op de handtekening van de deelnemer.
Geannuleerd - Dit geeft aan dat de verzender de onderliggende overeenkomst expliciet heeft geannuleerd, of dat de deelnemer weigerde te tekenen.
Voltooid - Bij voltooide overeenkomsten zijn alle handtekeningen van alle deelnemers aan de overeenkomst verkregen.
Wachten op u - Dit geeft aan dat de overeenkomst wacht op een medeondertekening door de afzender.
Activiteit voor de bovenliggende sjabloon Bulkverzending (oranje vierkant) - De koppeling Activiteit > onder aan het contextdeelvenster gaat naar een chronologische lijst met de activeringsacties die zijn ondernomen tegen de (bovenliggend) sjabloon voor bulkverzending (bijvoorbeeld: Maken, Voltooide gebeurtenissen).