Crie coleções focadas e úteis escolhendo o conteúdo de origem certo, mantendo-o ao longo do tempo e gerenciando como as pessoas acessam e usam.
Use estas práticas para criar e manter coleções na Knowledge Base no Acrobat. Elas podem ajudar você a organizar o conteúdo de origem, facilitar a localização de arquivos, gerenciar o acesso e fornecer aos usuários uma base clara de conhecimento para trabalhar.
Use conteúdo de origem atual e confiável
Trate os documentos de uma coleção como material de origem que os usuários podem consultar por meio do Assistente de IA.
Prefira conteúdo que seja:
- Atual e aprovado para uso.
- Relevante para o objetivo da coleção.
- Completo o suficiente para fornecer contexto útil.
- Livre de versões obsoletas ou duplicadas desnecessárias.
Quando um documento de origem é alterado, atualize o conteúdo na coleção para que os usuários não dependam de uma versão mais antiga.
Usar nomes de arquivo descritivos
Escolha nomes de arquivo que facilitem a identificação do assunto do documento.
A pesquisa em Collections pesquisa apenas os nomes dos arquivos, não o conteúdo dos documentos. Nomes descritivos facilitam a localização e o gerenciamento de arquivos conforme a coleção cresce.
Evite nomes genéricos como document.pdf, final.pdf, ou updated-version.pdf quando o nome não identifica o que o arquivo contém.
Mantenha as coleções ao longo do tempo
Revise as coleções periodicamente em vez de tratar a ingestão como uma tarefa única.
Remova conteúdo que não seja mais útil, atualize documentos que foram alterados e procure por material duplicado ou desatualizado. Manter a coleção alinhada com seu objetivo pretendido facilita para os proprietários gerenciarem e para os usuários entenderem que informações ela contém.
Compartilhar coleções deliberadamente
Compartilhe uma coleção com as pessoas que precisam de acesso ao seu conteúdo.
Antes de ampliar o acesso, considere as informações contidas na coleção, quem deve poder usá-la e onde a coleção pode ser acessada. As configurações organizacionais também podem afetar o acesso por meio de experiências como chatbots e PDF Spaces.
Para requisitos de configuração e direitos, consulte a documentação relacionada de acesso e compartilhamento em vez de gerenciar esses requisitos da própria coleção.
Usar anexos de chat para conteúdo específico da conversa
Use arquivos e imagens anexados a um chat do Assistente de IA quando o conteúdo for principalmente relevante para essa conversa.
Quando as informações devem fazer parte de um domínio de conhecimento reutilizável, adicione-as e gerencie-as como conteúdo da coleção. Isso mantém o contexto conversacional temporário separado do material de origem mantido na coleção.
Verifique as citações quando a origem for importante
Use as citações fornecidas com as respostas do Assistente de IA para inspecionar o material de origem de apoio.
Verificar a origem é especialmente útil quando a resposta afeta uma decisão importante, quando a redação exata importa ou quando você precisa de contexto adicional além da resposta gerada.
As citações ajudam a verificar quais informações apoiam uma resposta; elas não substituem a revisão do documento de origem quando a precisão é crítica.
Planejar integrações e consumo de crédito
Considere como as pessoas usarão uma coleção antes de expandir o público-alvo ou conectá-la a outras experiências.
Integrações de chatbot, ingestão de documentos, atividade de API e consultas podem ter diferentes requisitos de acesso e crédito. Revise as informações de configuração e consumo de crédito aplicáveis antes de grandes projetos de ingestão ou implantações mais amplas.
Isso é particularmente útil quando uma coleção apoiará usuários fora do grupo que originalmente a criou e mantém.
Revisar antes de expandir uma coleção
Antes de adicionar mais conteúdo ou disponibilizar uma coleção para um público mais amplo, confirme que:
- A coleção ainda tem um propósito claro.
- Seus documentos de origem são atuais e relevantes.
- Os nomes dos arquivos identificam claramente seus conteúdos.
- Conteúdo obsoleto e duplicado foi removido.
- O público-alvo deve ter acesso às informações.
- Todas as integrações e direitos necessários estão configurados.
- O uso esperado está alinhado com o modelo de crédito da sua organização.
