Обзор

Интеграция Adobe Sign с Microsoft SharePoint позволяет развернуть комплексное решение для создания, отправки, отслеживания документов и управления электронными подписями.

Данная документация предназначена для экземпляра Microsoft SharePoint Online (далее «SharePoint») и содержит инструкции по работе с надстройкой для конечных пользователей. Руководство по установке можно найти здесь.

Данное решение представляет собой надстройку для SharePoint и предоставляет следующие возможности:

  • Отправка документов на подпись из любой библиотеки документов или списка SharePoint
  • Отправка документов одному получателю или группе получателей из библиотеки документов или настраиваемых списков SharePoint
  • Перенос данных в документы из списков SharePoint или библиотеки документов путем объединения данных во время отправки документа на подпись
  • Перенос данных из полей формы подписанного документа в текстовые столбцы списков SharePoint или библиотеку документов. Данные сопоставляются, когда документ подписан и его состояние вручную или автоматически обновлено на странице «Состояние документа»
  • Архивирование всех подписанных документов в SharePoint
  • Возможность добавить страницу «Управление» Adobe Sign в качестве веб-части SharePoint, с помощью которой пользователи SharePoint могут отслеживать и обновлять документы


Поддерживаемые браузеры

Поддерживаются браузеры Chrome, Firefox и Safari.


Internet Explorer 11 и более поздние версии (включая Edge)

Чтобы надстройки для SharePoint функционировали правильно, необходимо настроить некоторые параметры надежных узлов в Internet Explorer или Edge.  Internet Explorer 10 и более ранние версии не поддерживаются.

Кроме того, пользователям IE 11 и Edge необходимо явно изменить параметры надежных узлов, включив в список надежных узлов следующие URL-адреса:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Изменение списка надежных узлов:

1. Откройте IE 11.

► Для пользователей Edge: нажмите сочетание клавиш Windows + S.

2. Нажмите значок Инструменты (в виде шестеренки) и выберите Свойства обозревателя в раскрывающемся меню.

► Для пользователей Edge: введите параметры обозревателя и нажмите клавишу Enter.

IE11 Options

3. Открывается меню Свойства обозревателя. Выберите вкладку Безопасность.

4. Нажмите значок Доверенные узлы.

5. Нажмите кнопку Сайты.

6. Введите один из перечисленных выше URL-адресов и нажмите Добавить.

7. Повторите указанные действия для каждого URL-адреса.

8. По завершении настройки закройте меню Свойства обозревателя.

Trusted Sites


Получение доступа к функциям Adobe Sign

Adobe Sign — это надстройка, устанавливаемая администратором SharePoint. Для пользователей доступна вкладка Adobe Sign в верхней части сайта SharePoint.

Если выбрать вкладку Adobe Sign, откроется лента со всеми доступными функциями Adobe Sign.

Чтобы значки в ленте стали активными, необходимо нажать в веб-части «Документ» или «Список» или выбрать документ.  После щелчка мышью в веб-части значки в ленте становятся активными.

ribbon

Примечание.

В современном пользовательском интерфейсе лента заменена строкой меню. В этой строке меню доступны те же функции:

MEnu

Лента/меню включает в себя 5 значков:

  • Отправка на подпись
  • Состояние документа
  • Шаблон библиотеки
  • Управление документами
  • Настройки

Первые 4 действия можно регулярно использовать при создании и отправке документов.

Последний значок Настройки открывает раздел для настройки личного шаблона документа. После настройки шаблона этот раздел используется только в случаях, когда необходимо изменить параметры шаблона.  Рассмотрим этот раздел в первую очередь.


Изменение личных настроек

В личных настройках можно задать имя документа по умолчанию и ввести текст сообщения для всех документов, которые будут отправляться из SharePoint с помощью приложения Adobe Sign.

personal_settings

В поле Имя документа можно ввести любое строковое значение (максимум 255 символов) для идентификации документа.  Эта строка подставляется в поле «Тема» в сообщении электронной почты, которое отправляется получателю (на иллюстрации это поле выделено желтым цветом). Это значение также отображается в поле «Имя» на странице «Управление». Рекомендуется указывать понятное и имеющее значение имя документа, чтобы получатели электронной почты быстрее обратили внимание на сообщение и вам было проще найти этот документ в дальнейшем.

Сообщение документа — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии (на иллюстрации это поле выделено зеленым цветом). Добавленное сообщение отображается в электронном письме с темой Требуется подпись, которое направляется всем получателям. Это поле не следует использовать для добавления личных заметок: заметки можно прикрепить в виде вложения для каждого получателя.

email pair-rebranded


Шаблоны документов для настраиваемых списков

Под полями «Имя документа по умолчанию» и «Сообщение» находятся две настройки, позволяющие выбрать способ прикрепления материалов при отправке документа из списка.

По умолчанию отправитель может выбрать документ из SharePoint.

Пользователь может изменить поведение по умолчанию с помощью двух настроек:

► Настраиваемые списки: использовать шаблон документа не из SharePoint. Когда включена эта функция, отправителю не обязательно прикреплять документ из SharePoint. Вместо этого отправитель может выбрать один из вариантов прикрепления файла, настроенных в системе Adobe Sign.  Могут быть доступны следующие параметры:

o Вложение с локального компьютера

Вложение из библиотеки шаблонов Adobe Sign

Attach Files in AS

► Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа. Когда включена эта функция, SharePoint запоминает прикрепленный файл и автоматически прикрепляет его к последующим документам, созданным на основе списка. Этап выбора файла при этом пропускается.  Эта функция удобна, когда один и тот же документ используется многократно.


Отправка документа

Начало работы с документом

Отправка документов и получение подписей — основные функции Adobe Sign. В среде SharePoint этот процесс можно начать одним из четырех способов:

  • Отправка из ленты или меню
  • Отправка правой кнопкой мыши
  • Отправка из списков через ленту или меню
  • Отправка из списков правой кнопкой мыши

Независимо от выбранного способа открывается страница настройки, где можно указать получателей и порядок подписания, если требуется несколько подписей.

Примечание.

Размер документов, отправляемых из SharePoint, не должен превышать 5 МБ. 

Если требуется отправить документ, размер которого больше 5 МБ, можно загрузить этот документ в библиотеку Adobe Sign (вне интеграции SharePoint), затем прикрепить его.

Отправка из ленты или меню

Отправка из ленты используется, когда необходимо прикрепить несколько документов SharePoint:

1. Выберите документы для отправки, установив флажки рядом с именами нужных документов.

2. Выберите верхнюю вкладку в ленте.

3. Нажмите значок Отправить на подпись.

○ Все выбранные документы будут прикреплены автоматически.

New List - MEnu
Современный интерфейс

SEnd from Ribbon
Классический интерфейс

Отправка правой кнопкой мыши

Нажмите правую кнопку мыши, чтобы быстро отправить любой документ из списка документов. В этом случае к документу прикрепляется только один выбранный файл:

1. Нажмите правой кнопкой мыши документ, который необходимо отправить на подпись.

2. Выберите Дополнительно в контекстном меню.

3. Выберите Отправить на подпись во вложенном меню.

New Library - Right Click
Современный интерфейс

 

В классическом интерфейсе структура меню немного отличается:

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужный элемент списка.

2. Выберите пункт меню Дополнительно, затем выберите Отправить на подпись во вложенном меню.

Send via rightClick
Классический интерфейс

Отправка из списков

Для отправки из списка можно использовать ленту или контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши.


Отправка из списков через ленту или меню

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужную запись в списке.

2. Нажмите Adobe Sign в ленте или в меню.

3. Выберите Отправить на подпись в раскрывающемся меню.

Send From list using Ribbon
Современный интерфейс

Classic List - Ribbon
Классический интерфейс

Отправка из списков через контекстное меню

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужный элемент списка.

2. Выберите Отправить на подпись в меню.

List select
Современный интерфейс

 

В классическом интерфейсе структура меню немного отличается:

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужный элемент списка.

2. Выберите пункт меню Дополнительно, затем выберите Отправить на подпись во вложенном меню.

Classic List - Right Click
Классический интерфейс

 

Страница обновляется, и отображается вид для выбора файлов:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Выберите файл.

4. Нажмите Прикрепить.

 

Если включена функция Настраиваемые списки: использовать шаблон документа не из SharePoint, окно выбора фалов в SharePoint будет пропущено, и вы будете перенаправлены непосредственно на страницу настройки документа.  В этом случае для добавления документов используется кнопка Выбор файлов.

 

Обратите внимание на две важные функции:

► Если включена функция Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа, автоматически прикрепляется последний файл, выбранный для этого списка.

o Если нужно прикрепить другой файл, отключите функцию Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа.

► Возвращаемая подписанная копия в формате PDF (иногда вместе с журналом аудита) прикрепляется к элементу списка в качестве вложения, а не отправляется в новую папку.

o Если администратор SharePoint Admin указал папку для хранения документов, то документ PDF будет отправлен в эту папку.


Настройка документа

Когда открыт новый документ, отображается страница настройки, которая содержит четыре специальных раздела:

A. Получатели: пользователи, работающие с документом

Б. Сообщение: имя документа и общее сообщение для документа

В. Параметры: дополнительные функции, связанные с документом

Г. Файл: фактические документы или файлы, которые необходимо подписать или утвердить

o Обратите внимание на то, что документ, с которого начался процесс отправки, автоматически прикрепляется к документу.

send page


Раздел «Получатели»

Каждый получатель создается с 5 элементами:

Recipients

A. Индекс подписания: это число обозначает относительную позицию получателя в цикле подписания, когда выбран последовательный процесс.

B. Роль: определяет, как получатель может взаимодействовать с документом. Роли назначаются администратором учетной записи, поэтому некоторые функции могут быть недоступны.

○ Подписанты (по умолчанию): получатели, которые должны поставить хотя бы одну подпись.

○ Утверждающие: получатели, которые просматривают и утверждают документ, но не ставят законную подпись.

○ Принимающие: фактически эти получатели выполняют те же функции, что и утверждающие стороны. Основное различие заключается в том, что в отчете об аудите они обозначаются как «Принимающие документ», а не как «Утверждающие документ».

○ Получатели: сертифицированным получателям могут быть не назначены поля формы. В процессе подписания им предлагается передать, отклонить или подтвердить документ.

○ Заполняющие: эта роль предназначена специально для пользователей, которым требуется заполнить форму в процессе подписания, но у которых нет необходимых программных средств для создания пользовательских документов или загрузки содержимого полей из базы данных в форму.

○ Передающие: роль передающего предназначена для процессов, в которых пользователь должен принять окончательное решение и определить, кто будет следующим подписывающим или утверждающим для документа. Дополнительная роль передающей стороны предусмотрена для каждой из других ролей.

C. Адрес электронной почты: адрес получателя. Это должен быть личный адрес электронной почты.

○ Добавить меня: отправитель может включить самого себя в цикл подписания, нажав ссылку Добавить меня в правой верхней части раздела Получатели.

○ Добавить группу получателей: иногда в цикле подписания участвует несколько людей. Например, может потребоваться подпись любого из пяти сотрудников юридического отдела. Группа получателей позволяет отправителю перечислить все пять возможных подписывающих сторон и потребовать подпись только одной из них (обратите внимание на получателя 3 на приведенной выше иллюстрации).

D. Процесс проверки: метод проверки получателя.

○ Электронная почта (по умолчанию): аутентификация основана на доступе к электронной почте.

○ Пароль: отправитель создает буквенно-числовой пароль, который сообщается внешнему получателю.

○ Социальная сеть: аутентификация с помощью сторонней социальной сети, например Facebook или LinkedIn.

○ Контрольные вопросы KBA (только для США): аутентификация на основе имеющихся данных, когда получателю необходимо ввести свой СНИЛС и ответить на несколько специальных вопросов, основанных на общедоступных базах данных.

○ Телефон: отправитель должен указать номер телефона получателя, которому будет отправлено SMS с кодом для подтверждения подписи.

E. Личное сообщение (необязательно): получатель может добавить индивидуальные инструкции для каждого получателя, которые будут отображаться во время просмотра документа. Эта функция доступна, если администратор учетной записи включил ее в пользовательском интерфейсе Adobe Sign.

 

Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать документ, но не сможет выполнять никакие другие действия.

Примечание.

Чтобы изменить порядок получателей, выберите их и перетащите на нужную позицию в списке. Порядковые номера будут изменены автоматически.

Непосредственно над списком получателей находится переключатель, с помощью которого можно выбрать порядок процесса подписания:

○ Когда выбран параметр Выполнить в указанном порядке (см. рис. выше), получатели индексируются, и процесс подписания проходит последовательно, от одного этапа к другому.

○ Если выбран параметр Выполнить в любом порядке, получатели не нумеруются, и процесс подписания проходит параллельно.

Complete in any order


Раздел «Сообщение»

Раздел «Сообщение» содержит два поля, которые могут значительно повысить эффективность работы. Если настроен личный шаблон, в эти поля автоматически подставляются заданные значения.

В поле Имя документа можно ввести любое строковое значение для идентификации документа. 

Сообщение документа — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии.

Примечание.

Эти значения можно изменить до отправки документа.


Раздел «Параметры»

В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки документа после его отправки.

► Защитить паролем: получателям потребуется ввести пароль, чтобы открыть и просмотреть подписанный файл PDF.  Этот пароль создается отправителем и передается внешним пользователям. Adobe Sign не сохраняет этот пароль, поэтому его необходимо запомнить.

PDF password

► Срок выполнения: нажмите поле Дата выполнения, чтобы открыть календарь. Укажите дату окончания срока действия документа, по истечении которого его больше нельзя будет изменять. Администратор учетной записи должен включить эту функцию, чтобы она была доступна пользователям.

NEw Complete date- Marked

► Настроить напоминание: укажите периодичность напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над документом (ежедневно или еженедельно). Уведомления отправляются только текущим получателям.

Set Reminder

►Типы подписи: этот параметр определяет предполагаемый процесс подписания.

Электронная: если включен этот параметр, осуществляется сбор подписей у всех подписывающих сторон документа.

Рукописная: когда требуются физические подписи, подписывающим сторонам предлагается распечатать документ, поставить рукописную подпись и загрузить документ обратно в систему Adobe Sign (инструкции для подписывающей стороны, отображаемые при открытии документа). Процесс добавления рукописной подписи должен быть включен администратором учетной записи, чтобы эта функция была доступна пользователям.

Sig Type

► Язык получателя: выберите язык для подписания документов и сообщений электронной почты, которые отправляются получателям.

o Этот параметр также определяет доступные шаблоны сообщений, если они настроены для вашей учетной записи.

Recip Language


Раздел «Файлы»

Если ваша учетная запись SharePoint настроена для работы с внешними документами, в разделе «Файл» можно прикрепить документы к операции. Если процесс начался с документа SharePoint, этот файл уже должен быть прикреплен.

Adobe Sign объединяет все документы в один файл PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.

Файлы можно прикрепить из библиотеки Adobe Sign или загрузить с локального компьютера с помощью функции поиска или перетаскивания.

Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Поля предварительного просмотра и добавления подписи

Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи.  Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм. 

Если не используются специально созданные шаблоны, необходимо разместить хотя бы поля подписи. При необходимости можно создавать сложные формы, используя многие другие поля.

Примечание.

Если поля подписи не размещены, Adobe Sign автоматически добавляет в документ страницу и размещает на этой странице блок подписей для каждой подписывающей стороны.


Отслеживание документов

Примечание.

  • Если работа с документом завершена (документ подписано или утверждено), имя этого документа превращается в ссылку, при нажатии на которую отображается готовый документ.
  • Если документ находится в конечном состоянии (подписано, отменено, отклонено или истек срок действия), действие «Обновить» недоступно.
  • Если документ не находится в конечном состоянии, значок «Удалить» неактивен.


Состояние документа

Процесс обработки отправленного документа удобнее всего отслеживать на странице «Состояние документа». Чтобы открыть эту страницу, нажмите значок Состояние документа в ленте Adobe Sign..

Ribbon - Agreement Status

 

Можно легко найти все документы, отправленные с помощью документа или списка SharePoint:

1. Найдите и выберите документ или элемент списка, по которому будет выполняться поиск.

○ Можно выбрать несколько документов.

2. Выберите параметр Состояние документа в ленте или в контекстном меню.

Agreement Status List-rebranded

Если для поиска не выбраны определенные документы или элементы списка, SharePoint возвращает все инициированные пользователем документа для всех документов и элементов в библиотеке или для списка.

Если выбрать значок «Состояние документа» в ленте на главной странице, SharePoint возвращает все документы, инициированные данным пользователем во всем семействе сайтов.

Примечание.

На странице Состояние документа могут отображаться не более 5000 записей. Если количество результатов поиска превышает 5000 записей, воспользуйтесь опцией Управление документами.


Фильтрация

Чтобы отфильтровать отображаемые документы, воспользуйтесь полем «Поиск» в правом верхнем углу страницы.  В этом поле поиска можно ввести любое строковое значение. В результате будут найдены все совпадения в полях:

Status one line


Обновление состояния документа

Крайний правый столбец в таблице «Состояние документа» содержит действие «Обновить», которое активно запрашивает обновление состояния документа у Adobe Sign.  

Примечание.

SharePoint автоматически обновляет все документы в обычном цикле. Действие «Обновить» позволяет обновить отдельный документ вне этого цикла.


Удаление записи документа

У правого края страницы «Состояние документа» находится значок «Удалить».  Это действие позволяет удалить запись документа в SharePoint, но не приводит к отмене или удалению документа в Adobe Sign.  Это действие следует использовать с осторожностью, так как его невозможно отменить.


Подписанные документы

В зависимости от того, как администратор SharePoint настроил хранилище подписанных документов, подписанные документы (иногда вместе с журналами аудита) возвращаются в одно из следующих расположений:

► Глобальная папка: в этой папке хранятся все завершенные документы (если настроен соответствующий параметр).

► Новая папка «Подписанные документы» в исходной библиотеке: если не указана глобальная папка, то в библиотеке документов, где было создано или откуда был отправлен документ, создается новая папка «Подписанные документы». Для всех завершенных документов, отправленных из той же библиотеки, возвращаются готовые файлы PDF и сохраняются в той же папке «Подписанные документы».

► Прикрепление к элементу списка: если документ был отправлен из элемента списка, в этот список добавляются вложения.


Управление документами

Значок Управление документами открывает другой, более функциональный вид для документов, связанных с пользователем.  На странице «Состояние документа» отображаются все документы, и вы можете обновить их состояние. Вид «Управление документами» позволяет просматривать более подробные сведения о документах и содержит дополнительные параметры для изменения свойств документа.

Ribbon - Manage Agreements


Структура страницы «Управление»

На странице «Управление» доступно множество встроенных функций. Для удобства их можно разделить на 4 функциональные области:

A. Фильтры документов

B. Список документов

C. Метаданные документов

D. Инструменты документов

Manage page Whole

Фильтры документов

В верхней части страницы находятся 4 инструмента, с помощью которых можно отфильтровать расположенные ниже списки и найти определенные документы. Эти раскрывающиеся списки динамически заполняются данными из загруженных документов в списках. Доступные инструменты:

► Фильтровать по имени или организации: этот список содержит все имена и названия организаций, введенные в поле «Подписант» в документах. Выберите любой элемент из списка, чтобы отфильтровать все остальные документы.

► Фильтровать по состоянию документа: этот фильтр сворачивает все разделы списка, кроме выбранного.

► Фильтровать по владельцу документа: этот фильтр удобно применять во время просмотра документов других пользователей Adobe Sign. Этот параметр ограничивает списки, чтобы отображались только документы с выбранным владельцем (или отправителем).

В текстовом поле у правого края страницы можно ввести любое строковое значение для поиска (например, имя получателя, название компании, электронная почта получателя или имя документа).

 

Списки документов

В основной части страницы отображаются списки документов, связанных с вами.  Каждый относящийся к вам документ (с указанием адреса электронной почты, с которым выполняется вход в Adobe Sign), присутствует в этом списке. Здесь отображаются не только созданные вами документы, но и документы, отправленные вам на подпись или утверждение, а также документы, отправленные вам как получателю копии.

Список состоит из нескольких разделов, которые показывают состояние документа. Эти разделы можно свернуть. Доступные разделы (сверху вниз):

► Ожидает вашего утверждения/подписи: эти документы находятся на верхних позициях списка, поскольку они требуют вашего внимания.

► Черновик: это документы, созданные и отправленные в среду «Авторинг», но не отправленные на подпись.

o Нажмите ссылку изменить, чтобы открыть документ в среде «Авторинг» и завершить процесс отправки.

► Отправлено на подпись: эти документы находятся в процессе подписания и ожидают подписей или утверждения других пользователей.

► Подписано: полностью обработанные, завершенные документы.

► Отменено/отклонено: это документы, по какой-либо причине отмененные вами или отклоненные получателем.

► Архивировано: файлы, загруженные в систему Adobe Sign для хранения. Эти документы не участвуют в законном процессе подписания, контролируемом с помощью Adobe Sign.

► Шаблоны библиотеки: все созданные вами шаблоны, а также шаблоны, к которым вам предоставили доступ другие пользователи вашей группы или учетной записи.

o Возможность редактирования шаблона зарезервирован для владельца (автора) этого шаблона.

o Если нажать ссылку отправить, будет создан новый документ с уже прикрепленным шаблоном.

► Виджет: список всех созданных вами виджетов.

o Воспользуйтесь ссылкой получить код, чтобы посмотреть URL-адрес, код HTML или JavaScript.

Заголовки в верхней части списков позволяют сортировать содержимое каждого раздела. Для этого достаточно нажать на заголовок. Если нажать на заголовок еще раз, содержимое будет отсортировано в обратном порядке.

Записи содержат следующую информацию:

Manage page record

Имя: это имя или электронный адрес первого получателя, который не является отправителем.

o Адрес электронной почты используется, если получатель еще не подписывал документы в системе Adobe Sign.

o Когда в процессе подписания будет указано имя, оно заменит этот адрес электронной почты.

Организация: если первый получатель указал название организации в поле подписи или в своем профиле, это название будет отображаться здесь.

o Если в документы не включаются поля «Название организации», соответствующий столбец остается пустым.

Название документа: это имя документа.

Значки-индикаторы: 4 значка, указывающие на доступность дополнительных элементов управления:

Заметки: значок «облачко», указывает на то, что к документу прикреплены заметки, которые можно посмотреть на вкладке «Заметки» в разделе инструментов.

Напоминания: значок «звоночек» показывает, что для документа настроено как минимум одно напоминание, которое можно посмотреть на вкладке «Напоминания» в разделе инструментов.

Защита паролем: значок «замок» указывает, что документ защищен паролем от несанкционированного просмотра.

Содержимое поля: этот значок доступен только для подписанных документов. Если выбрать этот значок, откроется файл CSV, содержащий все данные полей в документе.

Дата: отображается дата последнего изменения, то есть дата последнего обновления документа событием отправки, подписания или утверждения.

 

Метаданные документа

Когда документ выбран в списке, на этой небольшой панели отображаются его метаданные.  Сюда относятся следующие данные:

Manage MEtadata

► Имя документа: имя, указанное при создании документа.

Изменить документ: если документ доступен для редактирования, рядом с полем «Имя документа» отображается значок «Изменить документ».

► От кого: отправитель документа (и название его организации, если оно известно).

► Кому: первая подписывающая сторона документа (и название ее организации, если оно известно).

► Дата: метка даты/времени последнего изменения документа.

► Состояние: текущее функциональное состояние документа.

Ссылка «Заменить подписывающую сторону»: если отправитель может заменить текущую подписывающую сторону, под полем «Состояние» отображается соответствующая ссылка. Это удобно, если документ случайно отправлен на неверный адрес электронной почты или текущая подписывающая сторона недоступна.

Добавить подписанную копию: если это действие разрешено в настройках учетной записи, под полем «Состояние» отображается ссылка для добавления подписанного документа.  Это удобно, когда одна из сторон распечатала документ, подписала его и отправила обратно вам.

► Сообщение: исходное сообщение, введенное в поле «Сообщение».

► Дата окончания срока действия: в этом поле отображается дата, когда документ будет автоматически отменен.

Добавить/изменить: если для учетной записи разрешены сроки действия документа, доступна ссылка для добавления или изменения даты окончания срока.

 

Инструменты документа

Панель «Инструменты документа» позволяет использовать некоторые инструменты для управления документами и получения дополнительных сведений.

Manage Tools Panel

► Просмотр: миниатюра документа в текущем состоянии.

► Общий доступ: с помощью этой функции можно предоставить доступ к документу. При этом предлагается ввести адрес электронной почты и сообщение и отправить на этот адрес копию документа в текущем состоянии. Документ также добавляется на вкладку «Управление» для соответствующего адреса электронной почты.

► Защита: эта функция доступна, только если работа с документом еще не завершена. На этой вкладке можно настроить параметры для защиты документа от просмотра после отправки документа.

► Напоминание: после отправки документа на этой панели можно создавать или удалять напоминания. Кроме того, напоминание можно отправить в реальном времени или при наступлении определенной даты.

► История: на этой вкладке отображается список всех событий, зарегистрированных для документа: начиная с отправки и заканчивая итоговой подписью.

o Отчет об аудите: если нажать эту ссылку, будет создан подробный отчет в формате PDF, который содержит всю историю документа, включая детальные сведения (например, IP-адрес для каждого события).

► Заметки: к документу можно добавить личную заметку. Эта заметка видна только вам, и не отправляется другим пользователям и подписывающим сторонам.


Ссылки для быстрого перехода к основным задачам

Ниже приведен краткий обзор основных задач, а также общие сведения о странице «Управление» и расположении функциональных элементов.


Шаблоны библиотеки (документов)

Значок шаблона библиотеки в ленте Adobe Sign позволяет отправлять документы SharePoint в среду «Авторинг» Adobe Sign, где можно разместить новые поля форм и сохранить форму с полями в своей библиотеке Adobe Sign.

Примечание.

Исходный документ в SharePoint остается без изменений.  Новый шаблон документа существует только на стороне Adobe Sign, и его необходимо прикрепить с помощью функции Библиотека документов в разделе Файлы для документа.

Создание шаблона документа:

1. Выберите документ в качестве основы для шаблона.

2. Нажмите значок Шаблон библиотеки в ленте (или нажмите правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт в меню).

○ Открывается среда «Авторинг» Adobe Sign, где отображается весь документ.

3. Разместите в документе необходимые поля.

○ Если создается шаблон, предполагающий ввод данных или сбор подписей от двух пользователей, разместите все поля для первого получателя.  Затем измените поле Получатель на Участник 2 и разместите поля для второй подписывающей или утверждающей стороны.

Примечание. При создании шаблона в среде «Авторинг» можно создавать документ максимум для 99 получателей. Чтобы вставить участника 3 и остальных участников, выберите пункт Добавить нового участника в верхней части списка участников.

Select Recipient

4. Завершив создание шаблона, нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу.

○ Шаблон будет сохранен в библиотеке Adobe Sign.  


Надстройка Adobe Sign включает в себя 2 функции автоматизации, которые может настроить администратор SharePoint. Если перечисленные ниже функции важны для успешного выполнения процесса, обратитесь к администратору SharePoint и обсудите наилучший способ их применения.


Хранилище подписанных документов для всего сайта

Администратор может настроить одну центральную папку, в которой будут храниться все подписанные документы, а также связанные с ними журналы аудита (при наличии). Сюда относятся документы из библиотек и списков.

Если центральная папка для подписанных документов не указана, то все подписанные документы будут возвращаться в библиотеку документов, из которой они были отправлены. 

В этой библиотеке будет создана новая папка «Подписанные документы».

Если документы отправляются из списков, подписанные документы в формате PDF (и журналы аудита) прикрепляются к элементу списка.


Объединение шаблонов полей

Adobe Sign поддерживает создание документов с полями, которые могут заполняться данными из списков SharePoint. 

Кроме того, можно создавать шаблоны, которые будут обновлять содержимое списков, подставляя в них данные из полей подписанного документа.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет