Функции «История» и «Отчет об аудите» в Adobe Sign доступны для всех пользователей системы. Для каждого документа, связанного с пользователем, создается история и отчет об аудите.


Обзор

Каждый документ в Adobe Sign проходит через несколько «контрольных точек», определяющих ход выполнения транзакции.

Эти контрольные точки могут включать следующие события:

  • Создание документа
  • Внесение изменений в отправленную транзакцию
  • Отправка сообщений электронной почты получателям
  • Просмотр сообщений электронной почты получателями
  • Делегирование полномочий получателя
  • Подписи/утверждения, применяемые к документам
  • Состояние завершения/отклонения/отмены

 

Контрольные точки регистрируются в двух форматах с похожими данными, но эти форматы используются в разных целях:

В списке Действия в приложении Adobe Sign отображается краткая сводка, в том числе этап, на котором находится транзакция в общем процессе.

  • Список действий содержит минимальное количество информации. В нем отображается только само событие, пользователь/получатель, зарегистрировавший это событие (идентифицированный по адресу электронной почты), а также метка времени/даты события (настраивается в соответствии с часовым поясом и локальными настройками устройства).
  • Каждое событие, связанное с изменением документа (например, редактирование, действие получателя) содержит ссылку, при нажатии которой отображается документ в том состоянии, в котором он находился сразу после этого события.
  • События списка действий охватывают всю транзакцию. В результате можно увидеть информацию, не включенную в отчет об аудите (в отчете отображается более сжатая информация о действиях с документом).
    • Если транзакция еще выполняется, в нижней части списка действий отображается список предполагаемых получателей, оставшихся в процессе обработки документа.
    • События хранения и архивирования электронных копий, происходящие после завершения работы с документом.
  • Список действий является частью соглашения; он удаляется действиями по удалению соглашения (например, в соответствии с требованиями GDPR). Если документ удален из учетной записи пользователя, данные истории в этом объекте будут потеряны без возможности восстановления.
Список действий
Отчеты об аудите содержат те же контрольные точки документа, что и панель «История», с некоторыми дополнительными данными:
  • IP-адрес устройства, где было зарегистрировано событие
  • Идентификатор транзакции привилегированного документа на сервере Adobe Sign
audit_report

Отчеты об аудите считаются привилегированными документами, которые содержат информацию о действиях с документом с момента его создания до полного завершения обработки. Их можно сохранять в виде файлов PDF или распечатывать для внутреннего использования.

  • Основное различие заключается в том, что в отчетах об аудите все события отображаются в часовом поясе GMT, а на вкладке «История» отображается локальное время.  Это позволяет избежать ошибок при проверке транзакций, инициированных пользователями из разных часовых поясов.
  • Метка даты отображается в формате ГГГГ-ММ-ДД.
  • Отчеты об аудите хранятся независимо от объектов документа, просматриваемых на вкладке «Управление» в веб-приложении. Удаление объекта со страницы «Управление» не приводит к его удалению из отчета об аудите.

 

Отчет об аудите проходит два этапа:

  • «Промежуточный» отчет. Когда транзакция еще выполняется, отчет об аудите создается на основе событий, зарегистрированных для документа на момент запроса. Этот отчет по определению неполный и будет изменен, когда следующий получатель зафиксирует зарегистрированное событие.

В верхней части промежуточного отчета отображается специальная пометка, чтобы этот отчет не приняли за итоговый при сохранении или печати.

interim_report
  • «Итоговый» отчет. Когда документ переходит на завершающую стадию (подписано, отменено, отклонено или просрочено), создается и сохраняется итоговый отчет об аудите. В этот отчет нельзя добавить дополнительные события, связанные с транзакцией (например, хранение).  Это полный отчет о событиях, возникающих в процессе подписания документа, и никакие другие данные в него не включаются.
final_audit_report


Способ применения

Чтобы открыть список действий на странице Управление, нажмите ссылку Действия в нижней части панели параметров справа.

Действия

 

Отчет об аудите доступен на вкладке Управление.

Выберите соглашение и нажмите Загрузить отчет об аудите.

Загрузить отчет об аудите


Включение и отключение функции

Панель «История» и отчеты об аудите включены по умолчанию для всех пользователей, и их невозможно отключить.

 


Параметры конфигурации

Для отчетов об аудите предусмотрены три настройки в пользовательском интерфейсе, регулирующие доступ к отчетам, а также одна настройка API:

  • Прикрепление отчета об аудите к сообщению электронной почты Подписано и сохранено
  • Прикрепление отчета об аудите к документам, загруженным со страницы «Управление»
  • Предоставление доступа к отчету об аудите на странице проверки транзакции
  • Прикрепление отчета об аудите через API при вызове getLatestDocument


Прикрепление отчета об аудите к сообщению электронной почты «Подписано и сохранено»

Эта настройка находится на странице Глобальные настройки (Настройки группы для настройки на уровне группы)

По умолчанию для этого параметра задано значение «Все», и его можно настроить на уровне учетной записи или группы.

Необходимо определить, кто должен получать сообщения электронной почты «Подписано и сохранено» с отчетом об аудите.

Доступные варианты:

  • «Никогда»: никто не получает отчеты об аудите
  • «Только для отправителя»: отчет об аудите прикрепляется только для отправителя
  • «Все» (по умолчанию): все участники получают отчет об аудите

Если отчет об аудите включен, он объединяется с документом в прикрепленном файле PDF.


Прикрепление отчета об аудите к документам, загруженным со страницы «Управление»

По умолчанию этот параметр отключен, и его можно включить или отключить на уровне учетной записи или группы.

Эта настройка находится на странице Глобальные настройки (Настройки группы для настройки на уровне группы)

Если этот параметр включен, для всех документов, загруженных пользователем со страницы «Управление», создается отчет об аудите, который включается в документ в формате PDF.

Загрузка на странице «Управление»


Предоставление доступа к отчету об аудите на странице проверки транзакции

По умолчанию этот параметр отключен, и его можно включить или отключить на уровне учетной записи или группы.

Эта настройка находится на странице Глобальные настройки (Настройки группы для настройки на уровне группы)

Если этот параметр включен, отчет об аудите можно получить на странице средства проверки. Отчет доступен всем, у кого есть идентификатор транзакции документа.

viewable_audit_reportenabled


Прикрепление отчета об аудите через API при вызове getLatestDocument

Отчет об аудите можно автоматически прикрепить к любому документу, извлеченному с помощью вызова getLatestDocument.

Для этого параметра по умолчанию задано значение false.

Этот параметр включается менеджером по работе с клиентами и применяется ко всем экземплярам вызова.

Для документов, которые еще находятся в процессе обработки, создается промежуточный отчет.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет