Adobe Sign позволяет отправлять регулярные напоминания по электронной почте пользователям, от которых в настоящее время ожидаются определенные действия с вашими документами. Кроме того, можно установить крайний срок для документа.


Настройка срока во время процесса отправки

  1. Установите флажок Срок выполнения в разделе Параметры.

  2. Введите количество дней, в течение которых подписывающие стороны смогут подписать документ.

    • Убедитесь, что отображаемая дата указана правильно.
    expire_date_set
  3. Завершите процесс отправки в обычном режиме.


Добавление, изменение или удаление срока

  1. Если вы являетесь отправителем документа, перейдите на страницу Управление.

  2. Выберите документ, который требуется изменить, одним щелчком мыши.

  3. Нажмите Срок действия.

    Срок действия
  4. Установите новый срок действия или удалите срок действия.

  5. Нажмите Сохранить.


Включение/отключение сроков и напоминаний

Пользователи всех уровней обслуживания имеют доступ к следующим возможностям:

  • Создание циклических напоминаний
    • Во время процесса отправки
    • Со страницы «Управление»
  • Создание циклических и специальных напоминаний со страницы «Управление»

Уровни обслуживания «Индивидуальные пользователи» и «Рабочие группы» не имеют возможности автоматизировать или отключать функцию напоминания.

 

Возможности уровней «Бизнес» и «Организация»

Пользователи уровней обслуживания «Бизнес» и «Организация» могут избирательно отображать опцию Напоминание и Срок действия документа во время процесса отправки или активировать автоматизацию напоминаний для учетной записи или всей группы.

Эти две опции можно включить или отключить следующим способом:

  • Войдите в Adobe Sign как администратор.
  • Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки.
nav_to_settings

Примечание.

Включение напоминаний и срока действия по умолчанию не позволяет настраивать эти параметры на странице Отправка (если не включен параметр «Разрешить отправителям настраивать или изменять»).

Настройка напоминаний во время процесса отправки

Пользователи, у которых не настроено напоминание для группы или учетной записи, могут установить напоминание во время процесса отправки.

Эти напоминания всегда циклические и отправляются всем получателям документа. Отправитель должен указать только периодичность, с которой запускается напоминание. Предусмотрено шесть вариантов:

  • Каждый день
  • Каждую неделю
  • Каждый рабочий день
  • Через день
  • Каждый третий день
  • Каждый пятый день
reminder_frequency

При первоначальной отправке документа с напоминанием первому получателю будет выслано сообщение электронной почты с темой Подпишите. Это событие запускает таймер для первого напоминания.

Например, при настройке напоминания для отправки каждый третий день, первое напоминание будет запущено точно через 72 часа после доставки сообщения электронной почты Подпишите.

Когда получатель выполнит требуемое действие с документом, таймер напоминания для этого получателя удаляется.

Если получателей несколько, следующий получатель в потоке получит сообщение электронной почты Подпишите сразу после того, как предыдущий получатель выполнит свое действие. Таймер напоминания для нового получателя запускается на основе времени доставки ему сообщения электронной почты Подпишитене начальной временной отметки).

Этот процесс циклически повторяется для всех получателей документа до тех пор, пока работа над ним не будет полностью выполнена.

Примечание.

Все циклические напоминания имеют жизненный цикл (или срок действия), по окончании которого напоминания самостоятельно удаляются.

Напоминания, которые запускаются каждый день, имеют срок действия 10 дней.

Все прочие напоминания имеют срок действия 60 дней.


Настройка напоминания со страницы «Управление»

Напоминания, созданные после отправки, настраиваются на странице «Управление».

  1. Откройте страницу Управление.

  2. Нажмите один раз документ, который требуется просмотреть.

  3. Нажмите ссылку Напомнить на панели параметров справа.

    Напоминания
  4. Установите напоминание для соответствующего пользователя и периодичность. 

  5. Нажмите Создать для установки напоминания.

Интерфейс страницы «Управление» имеет ряд дополнительных опций, которых нет на странице «Отправка»:

  • Можно выбрать получателей, которых необходимо включить в напоминание. Можно создать напоминание для одного, некоторых или всех получателей.
  • Можно выбрать циклические напоминания, как на странице «Отправка».
    • Если добавить получателя в процесс циклических напоминаний уже после того, как он выполнил свое действие с документом, он не будет получать напоминания.
  • Можно создать однократное (специальное) напоминание, которое будет отправлено либо «Сейчас», либо в «Определенный день».
    • Специальные напоминания можно настроить для участников, которые уже выполнили требуемые действия с документом.
    • Специальные напоминания можно настроить после того, как документ был подписан и закрыт или помещен в архив.
  • Необходимо ввести сообщение. Это обязательное поле при создании напоминания на странице «Управление».

 

Если для документа уже настроены другие напоминания, отображается список документов вместо интерфейса Создать напоминание.

Чтобы создать новое напоминание, нажмите Добавить напоминание.

existing_reminders


Просмотр существующих напоминаний

Можно просмотреть все напоминания, которые были настроены для документа, выполнив следующие действия:

  1. Откройте страницу Управление.

  2. Нажмите один раз документ, который требуется просмотреть.

  3. Нажмите ссылку Напомнить на панели параметров справа.

    Существующее напоминание

Примечание.

Напоминания отображаются в порядке их запуска.

Все отмененные напоминания и напоминания, у которых истек срок действия, указаны в области активных напоминаний.


Отмена напоминания

Чтобы отменить напоминание, выполните следующие действия:

  1. Войдите в систему с учетной записью, под которой вы создали документ.

  2. Откройте страницу Управление.

  3. Нажмите один раз нужный документ, чтобы его выбрать.

  4. Нажмите ссылку Напомнить на панели параметров справа.

  5. Найдите напоминание, которое нужно отменить, и нажмите его один раз.

  6. Нажмите значок «Удалить» (значок корзины).

    cancel_reminder

Примечание.

Получатели имеют право отказаться от получения напоминаний прямо из сообщения электронной почты с напоминанием. Эту функцию нельзя отключить.

 

Напоминания и REST API

Программный интерфейс REST v6 API обеспечивает прямой доступ к объектам напоминаний с помощью четырех операций:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders — создается напоминание для указанных участников работы над документом, которое идентифицируется с помощью указанного agreementId в пути.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders — извлекаются напоминания для документа, которое идентифицируется с помощью указанного agreementId в пути.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} — извлекается указанное напоминание, связанное с документом.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} — обновляется существующее напоминание для документа.

 

Список действий / Отчет об аудите

Напоминания не регистрируются в списке Действия и в Отчете об аудите для документа.

На вкладке «История» или в отчете об аудите в основном регистрируются ключевые события процесса подписания документов. К ним относится первое уведомление получателя («Подпишите»), но не повторные запросы на подписание тому же получателю (напоминания).

Историю напоминаний можно получить с помощью API, доступного клиентам уровня «Организация».


Создание пользовательских шаблонов сообщений электронной почты

Корпоративные клиенты могут создать пользовательский шаблон сообщений электронной почты для своих напоминаний. 

Дополнительные сведения о пользовательских шаблонах сообщений электронной почты можно найти в этом руководстве.


Что следует иметь в виду

  • Срок действия циклических напоминаний:
    • Срок действия ежедневных напоминаний — 30 дней
    • Срок действия всех остальных циклических напоминаний — 60 дней
  • Специальные напоминания
    • Запускаются только один раз
    • Можно настроить для отправки напоминания участникам, которые уже выполнили требуемые действия с документом.
    • Можно настроить после того, как работа с документом завершена или документ помещен в архив.
      • Напоминания невозможно настроить для документов, которые были отменены или отклонены, либо их срок действия истек.
  • Напоминания запускаются в то же время суток, когда было отправлено начальное сообщение электронной почты «Подпишите».
    • В рабочем процессе с несколькими получателями таймер напоминания переводится на время, когда получатель выполнит требуемое действие и будет выполнен переход на следующего получателя.
    • Замена текущей подписывающей стороны на странице «Управление» не приводит к сбросу времени напоминания.
  • Получатели имеют право отказаться от получения напоминания. Лишить их этого права невозможно.
  • Срок действия можно изменить на странице Управление после отправки документа.
  • Срок действия можно игнорировать для внутренних получателей.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет