Обзор

Интеграция Adobe Sign с Microsoft SharePoint позволяет развернуть комплексное решение для создания, отправки, отслеживания документов и управления электронными подписями.

Данная документация предназначена для экземпляра Microsoft SharePoint Online (далее «SharePoint») и содержит инструкции по работе с надстройкой для конечных пользователей. Руководство по установке можно найти здесь.

Данное решение представляет собой надстройку для SharePoint и предоставляет следующие возможности:

  • Отправка соглашений на подпись из любой библиотеки документов или списка SharePoint
  • Отправка документов одному получателю или группе получателей из библиотеки документов или настраиваемых списков SharePoint
  • Перенос данных в документы из списков SharePoint или библиотеки документов путем объединения данных во время отправки документа на подпись
  • Перенос данных из полей формы подписанного документа в текстовые столбцы списков SharePoint или библиотеку документов. Данные сопоставляются, когда документ подписан и его статус вручную или автоматически обновлено на странице «Статус документа»
  • Архивирование всех подписанных соглашений в SharePoint
  • Возможность добавить страницу «Управление» Adobe Sign в качестве веб-части SharePoint, с помощью которой пользователи SharePoint могут отслеживать и обновлять соглашения


Поддерживаемые браузеры

Поддерживаются браузеры Chrome, Firefox и Safari.

Примечание.

Частные/инкогнито-сеансы браузера не поддерживаются.


Internet Explorer 11 и более поздние версии (включая Edge)

Чтобы надстройки для SharePoint функционировали правильно, необходимо настроить некоторые параметры надежных узлов в Internet Explorer или Edge.  Internet Explorer 10 и более ранние версии не поддерживаются.

Кроме того, пользователям IE 11 и Edge необходимо явно изменить параметры надежных узлов, включив в список надежных узлов следующие URL-адреса:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Изменение списка надежных узлов:

1. Откройте IE 11.

► Для пользователей Edge: нажмите сочетание клавиш Windows + S.

2. Нажмите значок Инструменты (в виде шестеренки) и выберите Свойства обозревателя в раскрывающемся меню.

► Для пользователей Edge: введите параметры обозревателя и нажмите клавишу Enter.

IE11 Options

3. Открывается меню Свойства обозревателя. Выберите вкладку Безопасность.

4. Нажмите значок Доверенные узлы.

5. Нажмите кнопку Сайты.

6. Введите один из перечисленных выше URL-адресов и нажмите Добавить.

7. Повторите указанные действия для каждого URL-адреса.

8. По завершении настройки закройте меню Свойства обозревателя.

Trusted Sites


Получение доступа к функциям Adobe Sign

Adobe Sign — это надстройка, устанавливаемая администратором SharePoint. Для пользователей доступна вкладка Adobe Sign в верхней части сайта SharePoint.

Если выбрать вкладку Adobe Sign, откроется лента со всеми доступными функциями Adobe Sign.

Чтобы значки в ленте стали активными, необходимо нажать в веб-части «Документ» или «Список» или выбрать документ.  После щелчка мышью в веб-части значки в ленте становятся активными.

ribbon

Примечание.

В современном пользовательском интерфейсе лента заменена строкой меню. В этой строке меню доступны те же функции:

MEnu

Лента/меню включает в себя 5 значков:

  • Отправка на подпись
  • Состояние соглашения
  • Шаблон библиотеки
  • Управление документами
  • Настройки

Первые 4 действия можно регулярно использовать при создании и отправке документов.

Последний значок Настройки открывает раздел для настройки личного шаблона документа. После настройки шаблона этот раздел используется только в случаях, когда необходимо изменить параметры шаблона.  Рассмотрим этот раздел в первую очередь.


Изменение личных настроек

В личных настройках можно задать имя документа по умолчанию и ввести текст сообщения для всех документов, которые будут отправляться из SharePoint с помощью приложения Adobe Sign.

Примечание.

На страницеЛичные настройки справа расположен раздел Обучение и поддержка с прямыми ссылками на темы руководства пользователя и ссылками на расширенный контент Adobe.

Личные настройки

В поле Имя документа можно ввести любое строковое значение (максимум 255 символов) для идентификации документа.  Эта строка подставляется в поле «Тема» в сообщении электронной почты, которое отправляется получателю (на иллюстрации это поле выделено желтым цветом). Это значение также отображается в поле «Имя» на странице «Управление». Рекомендуется указывать понятное и имеющее значение имя документа, чтобы получатели электронной почты быстрее обратили внимание на сообщение и вам было проще найти этот документ в дальнейшем.

Сообщение документа — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии (на иллюстрации это поле выделено зеленым цветом). Добавленное сообщение отображается в электронном письме с темой Просмотреть и подписать, которое направляется всем получателям. Это поле не следует использовать для добавления личных заметок: заметки можно прикрепить в виде вложения для каждого получателя.

Адрес электронной почты подписывающей стороны


Шаблоны документов для настраиваемых списков

Под полями «Имя документа по умолчанию» и «Сообщение» находятся две настройки, позволяющие выбрать способ прикрепления материалов при отправке документа из списка.

По умолчанию отправитель может выбрать документ из SharePoint.

Пользователь может изменить поведение по умолчанию с помощью двух настроек:

► Настраиваемые списки: использовать шаблон документа не из SharePoint. Когда включена эта функция, отправителю не обязательно прикреплять документ из SharePoint. Вместо этого отправитель может выбрать один из вариантов прикрепления файла, настроенных в системе Adobe Sign.  Могут быть доступны следующие параметры:

o Вложение с локального компьютера

Вложение из библиотеки шаблонов Adobe Sign

Attach Files in AS

► Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа. Когда включена эта функция, SharePoint запоминает прикрепленный файл и автоматически прикрепляет его к последующим документам, созданным на основе списка. Этап выбора файла при этом пропускается.  Эта функция удобна, когда один и тот же документ используется многократно.


Отправка документа

Начало работы с документом

Отправка документов и получение подписей — основные функции Adobe Sign. В среде SharePoint этот процесс можно начать одним из четырех способов:

  • Отправка из ленты или меню
  • Отправка правой кнопкой мыши
  • Отправка из списков через ленту или меню
  • Отправка из списков правой кнопкой мыши

Независимо от выбранного способа открывается страница настройки, где можно указать получателей и порядок подписания, если требуется несколько подписей.

Примечание.

Размер документов, отправляемых из SharePoint, не должен превышать 10 МБ. 

Если требуется отправить документ, размер которого больше 10 МБ, можно загрузить этот документ в библиотеку Adobe Sign (вне интеграции SharePoint), затем прикрепить его.

Отправка из ленты или меню

Отправка из ленты используется, когда необходимо прикрепить несколько документов SharePoint:

1. Выберите документы для отправки, установив флажки рядом с именами нужных документов.

2. Выберите верхнюю вкладку в ленте.

3. Нажмите значок Отправить на подпись.

○ Все выбранные документы будут прикреплены автоматически.

New List - MEnu
Современный интерфейс

SEnd from Ribbon
Классический интерфейс

Отправка правой кнопкой мыши

Отправка по щелчку правой кнопкой мыши можно быстро отправить любой документ из списка документов, но в этом случае к соглашению прикрепляется только один выбранный файл:

1. Нажмите правой кнопкой мыши документ, который необходимо отправить на подпись.

2. Выберите Дополнительно в контекстном меню.

3. Выберите Отправить на подпись во вложенном меню.

New Library - Right Click
Современный интерфейс

 

В классическом интерфейсе структура меню немного отличается:

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужный элемент списка.

2. Выберите пункт меню Дополнительно, затем выберите Отправить на подпись во вложенном меню.

Send via rightClick
Классический интерфейс

Отправка из списков

Для отправки из списка можно использовать ленту или контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши.


Отправка из списков через ленту или меню

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужную запись в списке.

2. Нажмите Adobe Sign в ленте или в меню.

3. Выберите Отправить на подпись в раскрывающемся меню.

Send From list using Ribbon
Современный интерфейс

Classic List - Ribbon
Классический интерфейс

Отправка из списков через контекстное меню

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужный элемент списка.

2. Выберите Отправить на подпись в меню.

List select
Современный интерфейс

 

В классическом интерфейсе структура меню немного отличается:

1. Нажмите правой кнопкой мыши нужный элемент списка.

2. Выберите пункт меню Дополнительно, затем выберите Отправить на подпись во вложенном меню.

Classic List - Right Click
Классический интерфейс

 

Страница обновляется, и отображается вид для выбора файлов:

Выберите файл в SharePoint

 

3. Выберите файл.

4. Нажмите Прикрепить.

 

Если включена функция Настраиваемые списки: использовать шаблон документа не из SharePoint, окно выбора фалов в SharePoint будет пропущено, и вы будете перенаправлены непосредственно на страницу настройки документа.  В этом случае для добавления документов используется кнопка Выбор файлов.

 

Обратите внимание на две важные функции:

► Если включена функция Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа, автоматически прикрепляется последний файл, выбранный для этого списка.

o Если нужно прикрепить другой файл, отключите функцию Настраиваемые списки: всегда использовать назначенный шаблон документа.

► Возвращаемая подписанная копия в формате PDF (иногда вместе с журналом аудита) прикрепляется к элементу списка в качестве вложения, а не отправляется в новую папку.

o Если администратор SharePoint Admin указал папку для хранения документов, то документ PDF будет отправлен в эту папку.


Настройка документа

Когда открыт новый документ, отображается страница настройки, которая содержит четыре специальных раздела:

A. Получатели: пользователи, работающие с документом

Б. Сообщение: имя документа и общее сообщение для документа

В. Параметры: дополнительные функции, связанные с документом

Г. Файл: фактические документы или файлы, которые необходимо подписать или утвердить

o Обратите внимание на то, что документ, с которого начался процесс отправки, автоматически прикрепляется к документу.

send page


Раздел «Получатели»

Каждый получатель создается с 5 элементами:

Recipients

A. Индекс подписания: это число обозначает относительную позицию получателя в цикле подписания, когда выбран последовательный процесс.

B. Роль: определяет, как получатель может взаимодействовать с документом. Роли назначаются администратором учетной записи, поэтому некоторые функции могут быть недоступны.

○ Подписанты (по умолчанию): получатели, которые должны поставить хотя бы одну подпись.

○ Утверждающие: получатели, которые просматривают и утверждают документ, но не ставят законную подпись.

○ Принимающие: фактически эти получатели выполняют те же функции, что и утверждающие стороны. Основное различие заключается в том, что в отчете об аудите они обозначаются как «Принимающие документ», а не как «Утверждающие документ».

○ Получатели: сертифицированным получателям могут быть не назначены поля формы. В процессе подписания им предлагается передать, отклонить или подтвердить документ.

○ Заполняющие: эта роль предназначена специально для пользователей, которым требуется заполнить форму в процессе подписания, но у которых нет необходимых программных средств для создания пользовательских документов или загрузки содержимого полей из базы данных в форму.

○ Передающие: роль передающего предназначена для процессов, в которых пользователь должен принять окончательное решение и определить, кто будет следующим подписывающим или утверждающим для документа. Дополнительная роль передающей стороны предусмотрена для каждой из других ролей.

C. Адрес электронной почты: адрес получателя. Это должен быть личный адрес электронной почты.

○ Добавить меня: отправитель может включить самого себя в цикл подписания, нажав ссылку Добавить меня в правой верхней части раздела Получатели.

○ Добавить группу получателей: иногда в цикле подписания участвует несколько людей. Например, может потребоваться подпись любого из пяти сотрудников юридического отдела. Группа получателей позволяет отправителю перечислить все пять возможных подписывающих сторон и потребовать подпись только одной из них (обратите внимание на получателя 3 на приведенной выше иллюстрации).

D. Процесс проверки: метод проверки получателя.

○ Электронная почта (по умолчанию): аутентификация основана на доступе к электронной почте.

○ Пароль: отправитель создает буквенно-числовой пароль, который сообщается внешнему получателю.

○ Социальная сеть: аутентификация с помощью сторонней социальной сети, например Facebook или LinkedIn.

○ Контрольные вопросы KBA (только для США): аутентификация на основе имеющихся данных, когда получателю необходимо ввести свой СНИЛС и ответить на несколько специальных вопросов, основанных на общедоступных базах данных.

○ Телефон: отправитель должен указать номер телефона получателя, которому будет отправлено SMS с кодом для подтверждения подписи.

E. Личное сообщение (необязательно): получатель может добавить индивидуальные инструкции для каждого получателя, которые будут отображаться во время просмотра документа. Эта функция доступна, если администратор учетной записи включил ее в пользовательском интерфейсе Adobe Sign.

 

Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать документ, но не сможет выполнять никакие другие действия.

Примечание.

Чтобы изменить порядок получателей, выберите их и перетащите на нужную позицию в списке. Порядковые номера будут изменены автоматически.

Непосредственно над списком получателей находится переключатель, с помощью которого можно выбрать порядок процесса подписания:

○ Когда выбран параметр Выполнить в указанном порядке (см. рис. выше), получатели индексируются, и процесс подписания проходит последовательно, от одного этапа к другому.

○ Если выбран параметр Выполнить в любом порядке, получатели не нумеруются, и процесс подписания проходит параллельно.

Complete in any order


Раздел «Сообщение»

Раздел «Сообщение» содержит два поля, которые могут значительно повысить эффективность работы. Если настроен личный шаблон, в эти поля автоматически подставляются заданные значения.

В поле Имя документа можно ввести любое строковое значение для идентификации документа.

Сообщение соглашения — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии.

Примечание.

Эти значения можно изменить до отправки документа.


Раздел «Параметры»

В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки документа после его отправки.

► Защитить паролем: получателям потребуется ввести пароль, чтобы открыть и просмотреть подписанный файл PDF.  Этот пароль создается отправителем и передается внешним пользователям. Adobe Sign не сохраняет этот пароль, поэтому его необходимо запомнить.

PDF password

► Срок выполнения: нажмите поле Дата выполнения, чтобы открыть календарь. Укажите дату окончания срока действия документа, по истечении которого его больше нельзя будет изменять. Администратор учетной записи должен включить эту функцию, чтобы она была доступна пользователям.

NEw Complete date- Marked

► Настроить напоминание: укажите периодичность напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над документом (ежедневно или еженедельно). Уведомления отправляются только текущим получателям.

Set Reminder

►Типы подписи: этот параметр определяет предполагаемый процесс подписания.

Электронная: если включен этот параметр, осуществляется сбор подписей у всех подписывающих сторон документа.

Рукописная: когда требуются физические подписи, подписывающим сторонам предлагается распечатать документ, поставить рукописную подпись и загрузить документ обратно в систему Adobe Sign (инструкции для подписывающей стороны, отображаемые при открытии документа). Процесс добавления рукописной подписи должен быть включен администратором учетной записи, чтобы эта функция была доступна пользователям.

Sig Type

► Язык получателя: выберите язык для подписания документов и сообщений электронной почты, которые отправляются получателям.

o Этот параметр также определяет доступные шаблоны сообщений, если они настроены для вашей учетной записи.

Recip Language


Раздел «Файлы»

Если ваша учетная запись SharePoint настроена для работы с внешними документами, в разделе «Файл» можно прикрепить документы к операции. Если процесс начался с документа SharePoint, этот файл уже должен быть прикреплен.

Adobe Sign объединяет все документы в один файл PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.

Файлы можно прикрепить из библиотеки Adobe Sign или загрузить с локального компьютера с помощью функции поиска или перетаскивания.

Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Поля предварительного просмотра и добавления подписи

Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи.  Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм.

Если не используются специально созданные шаблоны, необходимо разместить хотя бы поля подписи. При необходимости можно создавать сложные формы, используя многие другие поля.

Примечание.

Если поля подписи не размещены, Adobe Sign автоматически добавляет в документ страницу и размещает на этой странице блок подписей для каждой подписывающей стороны.


Отслеживание документов

Примечание.

  • Если работа с документом завершена (документ подписано или утверждено), имя этого документа превращается в ссылку, при нажатии на которую отображается готовый документ.
  • Если документ находится в конечном состоянии (подписано, отменено, отклонено или истек срок действия), действие «Обновить» недоступно.
  • Если документ не находится в конечном состоянии, значок «Удалить» неактивен.


Статус документа

Процесс обработки отправленного соглашения удобнее всего отслеживать на странице «Состояние соглашения». Чтобы открыть эту страницу, нажмите значок Состояние соглашения в ленте Adobe Sign..

Ribbon - Agreement Status

 

Можно легко найти все документы, отправленные с помощью документа или списка SharePoint:

1. Найдите и выберите документ или элемент списка, по которому будет выполняться поиск.

○ Можно выбрать несколько документов.

2. Выберите параметр Статус документа в ленте или в контекстном меню.

Список статусов документов

Если для поиска не выбраны определенные документы или элементы списка, SharePoint возвращает все инициированные пользователем документа для всех документов и элементов в библиотеке или для списка.

Если выбрать значок «Статус документа» в ленте на главной странице, SharePoint возвращает все документы, инициированные данным пользователем во всем семействе сайтов.

Примечание.

На странице Статус документа могут отображаться не более 5000 записей. Если количество результатов поиска превышает 5000 записей, воспользуйтесь опцией Управление документами.


Фильтрация

Чтобы отфильтровать отображаемые соглашения, воспользуйтесь полем «Поиск» в правом верхнем углу страницы.  В этом поле поиска можно ввести любое строковое значение. В результате будут найдены все совпадения в полях:

Status one line


Обновление статуса документа

Крайний правый столбец в таблице «Статус документа» содержит действие «Обновить», которое активно запрашивает обновление статуса документа у Adobe Sign.  

Примечание.

SharePoint автоматически обновляет все документы в обычном цикле. Действие «Обновить» позволяет обновить отдельный документ вне этого цикла.


Удаление записи документа

У правого края страницы «Состояние соглашения» находится значок «Удалить».  Это действие позволяет удалить запись документа в SharePoint, но не приводит к отмене или удалению документа в Adobe Sign.  Это действие следует использовать с осторожностью, так как его невозможно отменить.


Подписанные документы

В зависимости от того, как администратор SharePoint настроил хранилище подписанных документов, подписанные документы (иногда вместе с журналами аудита) возвращаются в одно из следующих расположений:

► Глобальная папка: в этой папке хранятся все завершенные документы (если настроен соответствующий параметр).

► Новая папка «Подписанные документы» в исходной библиотеке: если не указана глобальная папка, то в библиотеке документов, где было создано или откуда был отправлен документ, создается новая папка «Подписанные документы». Для всех завершенных документов, отправленных из той же библиотеки, возвращаются готовые файлы PDF и сохраняются в той же папке «Подписанные документы».

► Прикрепление к элементу списка: если документ был отправлен из элемента списка, в этот список добавляются вложения.


Управление документами

Значок Управление документами открывает другой, более функциональный вид для документов, связанных с пользователем.  На странице «Статус документа» отображаются все документы, и вы можете обновить их статус. Вид «Управление документами» позволяет просматривать более подробные сведения о документах и содержит дополнительные параметры для изменения свойств документа.

Ribbon - Manage Agreements


Структура страницы «Управление»

На странице Управление доступно множество встроенных функций. Для удобства их можно разделить на три функциональные области.

A. Содержимое и фильтры

B. Список документов

С. Инструменты документов

Страница «Управление» — с разнесенными частями

Фильтры содержимого

На странице Управление имеется четыре параметра/фильтра содержимого:

Ваши документы — это набор данных по умолчанию для содержимого страницы Управление:

  • При выборе Ваших документов содержимое страницы содержит только документы, к которым вы явно имеете отношение (в качестве отправителя, подписывающей стороны, получателя копии, либо же посредством явно определенного общего доступа к документу)
  • Для учетных записей, которые настраивают общий доступ к содержимому между пользователями, рядом с разделом Ваши документы отображается стрелка раскрывающегося списка, позволяющая открыть меню, содержащее всех пользователей и группы, к которым предоставлен общий доступ для учетной записи данного пользователя.
    • При выборе любого пользователя или группы страница Управление заполняется набором данных, к которому имеет явное отношение пользователь или группа

На страницу Управление можно загрузить только один набор данных пользователя/группы единовременно.

Управление фильтрами содержимого страниц

В левой части страницы находится список статусов документов, а также три типа шаблонов. 

Все содержимое вашей учетной записи можно отсортировать по одной из следующих категорий:

  • В работе — документы, с которыми вы связаны, все еще проходят цикл подписания
  • Ожидает ваших действий — документы, которые ожидают вашего действия
  • Завершено — документы, успешно прошедшие цикл подписания
  • Отменено — документы, которые были отменены. Отклонение документов происходит по четырем причинам:
    • Отправитель отменяет документ
    • Получатель отклоняет действия
    • Получатель не прошел аутентификацию
    • Система по какой-либо причине не может обработать документ
  • Срок действия истек — документы, которые не завершены к моменту окончания установленного времени таймера
  • Черновик — документы, частично настроенные, но еще не отправленные

Типы шаблонов:

  • Шаблоны — шаблоны в библиотеке документов
  • Веб-формы — веб-формы представляют собой интерактивные формы, которые можно отправлять как URL-ссылки или встраивать в веб-страницы. Когда подписывающие стороны получают доступ к форме, дочерние документы отправляются, чтобы зафиксировать только их подпись в собственном уникальном документе. (Например, регистрационная форма на веб-странице)
  • Mega Sign — шаблоны Mega Sign позволяют отправителю связать документ со списком получателей. Каждый получатель получает свою уникальную копию документа, подписываемого им (и только им). (Например, ежегодные затраты на обучение)

Примечание.

После выполнения поиска в верхней части столбца Состояние появится новый параметр Все

При выборе параметра Все все содержимое отображается в одной таблице без учета состояния документа.

Управление фильтрами состояния страниц

Используйте текст и/или временные рамки для уменьшения набора данных на странице управления. 

Поиск по тексту позволяет отфильтровать документы, которые не соответствуют строке, по которой выполняется поиск, в большинстве полей метаданных. В параметры поиска включены следующие поля.

  • Имя участника
  • Адрес эл. почты
  • Должность участника
  • Компания участника
  • Название документа
  • Заметки к документу
  • Сообщение документа
  • Персональное сообщение для получателя

Значок фильтра открывает параметры для фильтрации набора данных путем выбора диапазона дат:

  • Все даты
  • Последние 24 часа
  • Последние 7 дней
  • Последние 30 дней
  • Последние 12 месяцев
  • Настраиваемый диапазон дат

Примечание.

Когда фильтр выбран, рядом со значком этого фильтра отображается тег.  После возврата набора данных можно удалить любой фильтр, нажав на него.

Фильтры поиска страницы «Управление»

Краткое примечание о принципе работы текстового поиска:

Если вы искали строку: "A simple fish"

  • Кавычки не указывают значение строкового литерала
  • Поиск Adobe Sign присваивает строкам маркеры, используя пробелы в качестве разделителей. Пример строки, разделенной на три маркера: A simple и fish
  • Разный регистр маркерами не учитывается
  • Затем выполняется поиск полного соответствия текста для любого маркера в любом из запрашиваемых полей
  • Возвращенный набор данных сортируется по дате последнего изменения, причем данные с последними изменениями располагаются вверху

Для доступа к дополнительному параметру Поиск скрытого содержимого нажмите значок фильтра.

  • Если выбран параметр Поиск скрытого содержимого, в возвращаемый набор данных включается только скрытое содержимое
Управление фильтрами скрытого содержимого страниц

Список документов

В списке документов отображаются отдельные документы, которые соответствуют выбранному содержимому и отфильтрованы с помощью имеющихся фильтров.

В каждом документе отображается:

Получатель — текущий получатель (если документ находится в процессе выполнения) или первый получатель (когда документ завершен, отменен или срок его действия истек).

  • Имя получателя отображается, если известно. Адрес электронной почты получателя отображается, если Имя неизвестно

Отправитель — отправитель документа.

Заголовок — название документа.

Состояние — текущий статус документа, связанный с циклом подписания. (В приведенном ниже примере используется параметр Все, поэтому отображается несколько состояний)

Изменено — дата последнего изменения документа.

Страница «Управление» — список документов

Порядок сортировки содержимого по умолчанию — Дата последнего изменения документов.

Однако для сортировки набора данных по этому значению можно нажать любой заголовок столбца.

Инструменты документа

Инструменты документа открываются одним нажатием кнопки мыши на любом документе или шаблоне:

Страница «Управление» — инструменты документа

Открывается правая панель, позволяющая открыть инструменты для доступа к документу или работы с ним (или документ из библиотеки/веб-форма/mega sign):

Просмотреть и подписать — доступно только для документов в состоянии Ожидает ваших действий

Открыть документ/шаблон/веб-форму/mega sign — открытие объекта для полного просмотра документа.

  • Документы показывают текущее состояние документа, когда он находится в цикле подписания.
  • Шаблоны показывают базовые документы, используемые для создания шаблона

Использовать шаблон — только шаблоны (документы из библиотеки).  Этот параметр запускает новый документ с использованием уже прикрепленного шаблона.

Получить код — только веб-формы. При выборе этого параметра открывается страница, на которой пользователь может скопировать HTML-код или код сценария для веб-формы

Изменить шаблон/веб-форму — позволяет пользователю редактировать шаблон

Напоминание — позволяет пользователю установить напоминание для текущего получателя

Отмена — отмена документа

Загрузка PDF — загрузка копии документа в текущем состоянии.

  • Родительские шаблоны загрузят копию исходного документа в формате PDF, которая используется для создания шаблона

Загрузить отчет об аудите — загрузка отчета об аудите для документа

Загрузить данные поля формы — загрузка файла csv с содержимым поля для завершенного документа

  • Объекты родительского шаблона загружают файл csv с содержанием на уровне поля для всех завершенных дочерних документов

Изменить документ — позволяет пользователю редактировать документы документа и/или поля, размещенные в документе.

  • Этот параметр доступен только до тех пор, пока первый получатель не предпримет необходимые действия.

Удалить — только шаблоны (документы из библиотеки). Удаление шаблона из системы. Это действие невозможно отменить

Скрыть документ/веб-форму/mega sign — скрытие объекта в представлении пользователя.  При этом объект удаляется только из представления, другие действия не выполняются

Общий доступ — позволяет пользователю явно предоставлять общий доступ к объекту другому пользователю.  Это действие нельзя отменить

Примечания — позволяет пользователю применять к объекту личные примечания

Загрузить отдельные файлы — позволяет пользователю загружать отдельные файлы, то есть несколько файлов, которые использовались для создания документа/шаблона

Просмотреть отчет о действии — только mega sign. При выборе этого параметра отображается сводка о ходе выполнения Mega Sign, в которой список получателей разбивается на категории, соответствующие статусу подписи документа

Заменить текущего получателя — доступно только для документов, отправленных пользователем. Позволяет пользователю заменить текущего получателя документа

Действий — рабочий список действий, которые были предприняты в отношении документа. Начинается с события «Создание», вносятся в журнал действия каждого получателя и закрывается с состоянием «Завершено», «Отменено» или «Срок действия истек»


Ссылки для быстрого перехода к основным задачам

Ниже приведен краткий обзор основных задач, а также общие сведения о странице «Управление» и расположении функциональных элементов.


Шаблоны библиотеки (документов)

Значок шаблона библиотеки в ленте Adobe Sign позволяет отправлять документы SharePoint в среду «Авторинг» Adobe Sign, где можно разместить новые поля форм и сохранить форму с полями в своей библиотеке Adobe Sign.

Примечание.

Исходный документ в SharePoint остается без изменений.  Новый шаблон документа существует только на стороне Adobe Sign, и его необходимо прикрепить с помощью функции Библиотека документов в разделе Файлы для документа.

Создание шаблона документа:

1. Выберите документ в качестве основы для шаблона.

2. Нажмите значок Шаблон библиотеки в ленте (или нажмите правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт в меню).

○ Открывается среда «Авторинг» Adobe Sign, где отображается весь документ.

3. Разместите в документе необходимые поля.

○ Если создается шаблон, предполагающий ввод данных или сбор подписей от двух пользователей, разместите все поля для первого получателя.  Затем измените поле Получатель на Участник 2и разместите поля для второй подписывающей или утверждающей стороны.

Примечание. При создании шаблона в среде «Авторинг» можно создавать документ максимум для 99 получателей. Чтобы вставить участника 3 и остальных участников, выберите пункт Добавить нового участника в верхней части списка участников.

Select Recipient

4. Завершив создание шаблона, нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу.

○ Шаблон будет сохранен в библиотеке Adobe Sign.  


Надстройка Adobe Sign включает в себя 2 функции автоматизации, которые может настроить администратор SharePoint. Если перечисленные ниже функции важны для успешного выполнения процесса, обратитесь к администратору SharePoint и обсудите наилучший способ их применения.


Хранилище подписанных документов для всего сайта

Администратор может настроить одну центральную папку, в которой будут храниться все подписанные документы, а также связанные с ними журналы аудита (при наличии). Сюда относятся документы из библиотек и списков.

Если центральная папка для подписанных документов не указана, то все подписанные документы будут возвращаться в библиотеку документов, из которой они были отправлены.

В этой библиотеке будет создана новая папка «Подписанные документы».

Если документы отправляются из списков, подписанные документы в формате PDF (и журналы аудита) прикрепляются к элементу списка.


Объединение шаблонов полей

Adobe Sign поддерживает создание документов с полями, которые могут заполняться данными из списков SharePoint. 

Кроме того, можно создавать шаблоны, которые будут обновлять содержимое списков, подставляя в них данные из полей подписанного документа.