Adobe Sign voor SAP SuccessFactors: werving

Werving en sollicitatie vormen een eenvoudig proces dat uit twee fasen bestaat:

• De medewerker configureren in SAP SuccessFactors
• De arbeidsdocumenten ondertekenen

De eerste fase wordt bepaald door uw interne processen en aangepaste configuratie van SuccessFactors. Dit gedeelte van het document kan in uw werkelijke interne proces verschillen.

Het ondertekeningsgedeelte van het proces wordt bepaald door Adobe Sign en is in de SuccessFactors-omgeving minder aanpasbaar.

1. Meld u aan bij de SAP SuccessFactors-instantie

2. Ga naar het tabblad Werving:

3. Klik op Nieuwe maken om een nieuwe vacatureaanvraag te maken:

4. Selecteer een van de drie opties om een nieuwe vacatureaanvraag te maken:

• Bestaande vacatureaanvraag kopiëren
• Door Families en functies bladeren
• Nieuwe vacatureaanvraag maken op basis van een blanco sjabloon

Voor dit voorbeeld wordt de nieuwe vacatureaanvraag gemaakt op basis van een blanco sjabloon. 

5. Voer de Functietitel in

• Klik op Volgende wanneer u klaar bent

6. Voer de functiegegevens in op het Vacarureaanvraagformulier

• Als u klaar bent, klikt u op Verzenden naar de volgende stap

Er verschijnt een verificatiepagina

7. Klik op Verzenden naar de volgende stap

8. Klik op Vacatureplaatsing om toegang te krijgen tot de plaatsing van de vacature

9. Voer de plaatsingsgegevens in voor elke beoogde doelgroep.

• Voer de start- en (optioneel) einddatums van de plaatsing in voor elk publicatietype (intranet, bedrijf en bureau)
  • Bij Intranetplaatsingen vacatures op de interne loopbaansite vermeld
  • Bij Bedrijfsplaatsingen worden vacatures op de externe loopbaansite vermeld
  • Bureauplaatsingen vermelden vacatures op geconfigureerde borden zoals gedefinieerd in de lijst van het bureau
• Klik op Vacature plaatsen voor elk publicatietype dat u configureert

Zodra de vacature is geplaatst, kunt u de publicatie bekijken door op het koppelingpictogram rechts van het publicatietype te klikken.

10. Op dit punt wordt de vacature aan uw kandidaten getoond via het publicatietype dat u hebt ingeschakeld.

In dit voorbeeld volgt u het proces voor een kandidaat met behulp van de bedrijfsplaatsing (externe loopbaanportal):

• Ga naar de loopbaanportal en klik op de knop Zoeken naar vacatures

• Als u een interessante vacature hebt gevonden, klikt u op de vervolgkeuzelijst Actie selecteren  en selecteert u Toepassen in het menu

• Nadat een vacature is geselecteerd, moet de kandidaat zich aanmelden of een nieuw account maken

• Vul de velden in het kandidaatprofiel in en klik op Volgende onder aan de pagina als u klaar bent

• Controleer de sollicitatie en klik op Toepassen onder aan de pagina als u klaar bent

• De kandidaat ontvangt een bevestiging

11. Als u de sollicitaties van de kandidaat wilt bekijken, gaat u naar: Startpagina > Werving

Op de pagina Werving wordt het aantal solliciterende kandidaten aangegeven aan de rechterkant van de functietitel.

• Klik op de koppeling Functietitel om de vacatureaanvraag te openen

12. Klik op de koppeling Kandidaten boven aan het gedeelte Gegevens vacatureaanvraag

13.  Wanneer u een acceptabele kandidaat vindt (nadat het wervingsproces is voltooid en de sollicitatiegesprekken zijn afgehandeld):

• Schakel het vakje naast de naam van de kandidaat in
• Klik op de knop Actie boven aan de kolom Naam van de kandidaat
• Selecteer Kandidaat verplaatsen

• Selecteer Aanbieding in de vervolgkeuzelijst en klik op Updates toepassen

14. De aanbiedingsbrief verzenden:

• Klik op de kandidaat om de kandidaatgegevens te openen
• Klik op de koppeling Actie uitvoeren rechtsboven in het venster
• Selecteer Aanbieding > Aanbiedingsbrief in het menu

De selectiepagina voor de sjabloon Aanbiedingsbrief wordt geopend:

15. Kies het juiste land, de juiste taal en de juiste sjabloon voor de aabiedingsbrief

• Selecteer Volgende als u klaar bent

• Selecteer op de volgende pagina Aanbiedingsbrief opslaan

De definitieve opgemaakte aanbiedingsbrief wordt weergegeven.

16. Klik op de knop Verzenden met Adobe Sign rechtsboven in de brief

Het interactieve venster van Adobe Sign wordt geopend, waarin de kandidaat is ingevuld in de eerste ontvangersrecord en de aanbiedingsbrief als bijlage is bijgevoegd.

17. Voer alle verdere gegevens in die door uw interne beleid worden voorgeschreven (medeondertekenaars, herinneringen, PDF-beveiliging, enz.)

• Klik op Verzenden als u klaar bent

De bevestigingspagina wordt weergegeven.

18. Druk op de knop SAP SuccessFactors linksonder op de pagina om terug te keren naar de SuccessFactors-omgeving

19. De kandidaat ontvangt de aanbiedingsbrief via e-mail

• Als u op de koppeling klikt, wordt het ondertekenbare document geopend

Nadat de kandidaat de aanbiedingsbrief heeft ondertekend:

• Het veld Kandidaatstatus van de Sollicitatie wordt gewijzigd in Aanbieding geaccepteerd
• De ondertekende aanbiedingsbrief zit in de bijlage onder het veld Adobe-aanbieding ondertekend