Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Word-PowerPoint-invoegtoepassing: Handboek

Klik hier om de invoegtoepassing te installeren vanuit de Microsoft Store.

Met de Adobe Acrobat Sign for Microsoft Word- en PowerPoint-invoegtoepassing kan een gebruiker elk Word- of PowerPoint-bestand (5 MB of minder) gebruiken als basis voor een nieuwe overeenkomst.

Invoegtoepassing Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Word en PowerPoint: in het handboek wordt het volgende uitgelegd:

• De invoegtoepassing in uw Office-account installeren/inschakelen - Een eenmalig proces voor het inschakelen van de invoegtoepassing vanuit de 365-winkel. Alle gebruikers kunnen dit doen, daar zijn geen bijzondere machtigingen voor nodig.
• De geverifieerde verbinding tussen Office en Adobe Acrobat Sign tot stand brengen - Nadat de invoegtoepassing is ingeschakeld, moet een vertrouwensrelatie tussen Microsoft en Adobe Acrobat Sign tot stand worden gebracht. Dit wordt gedaan door u bij beide omgevingen te verifiëren en hoeft slechts één keer te worden uitgevoerd.
• De invoegtoepassing gebruiken - In deze sectie worden de eigenschappen van de invoegtoepassing besproken en hoe u deze kunt gebruiken om rechtstreeks vanuit uw Word- of PowerPoint-client te profiteren van de voordelen van Adobe Acrobat Sign.

365-beheerders kunnen de invoegtoepassing centraal installeren op tenantniveau en desgewenst de toegang op gebruikersniveau controleren. Alle gebruikers in de tenant krijgen dan toegang tot zowel Word als PowerPoint.

Afzonderlijke gebruikers die de invoegtoepassing zelf installeren, dienen deze apart te installeren naar Word en/of PowerPoint.

Opmerking: tijdens de verificatie en het gebruik van de invoegtoepassing, geeft Office 365 een verificatievenster weer als u probeert een nieuw venster te openen. Als dit gebeurt, klikt u op Toestaan.

Vereisten

Zorg ervoor dat uw systeem aan de volgende vereisten voldoet:

• Windows-besturingssysteem: 
  • Bij een oudere Windows 10-versie dan 1903 moet u Microsoft Webview installeren
  • Windows 10 versie 1903+
  • Windows 11
• Door Microsoft Office ondersteunde versies:
  • Voor Windows: 
    • Office 2016 (build 16.0.4390.1000+)
    • Office 2019 (build 16.0.12527.20720+) 
    • Office 2021 (build 16.0.14326.204454+) 
    • Office voor Windows, lidmaatschap (versie 1602, Build 6741.0000+)
  • Voor Mac: 
    • Office voor Mac (v15.34+) 
  • Voor web: 
    • Office Online (365), met de actuele versies van Chrome, Firefox, Safari of Edge
    • Office Online Server (versie 1608, Build 7601.6800+)
• Microsoft-basisvereisten voor het gebruik van Office

Edge-browsers

De invoegtoepassing functioneert naadloos in Internet Explorer en Edge als u de onderstaande sites als vertrouwd markeert in de beveiligingsinstellingen van uw browser:

• https://*.echocdn.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com/
• https://*.microsoftonline.com
• https://*.office.com
• https://*.office365.com
• https://*.live.com (als u een Live-account gebruikt)
• https://*.sharepoint.com
• Als u gebruikmaakt van een extern systeem voor Identity Management, dient u die URL ook toe te voegen

Mac High Sierra OS

High Sierra-gebruikers kunnen een probleem tegenkomen tijdens het starten van de invoegtoepassing vanuit de Word-/PowerPoint-bureaubladapp (versie 16.11 en hoger). Er kan een algemeen foutbericht van Adobe Acrobat Sign verschijnen met de mededeling dat cookies niet zijn ingeschakeld. 

Als dit gebeurt:

• Open de Instellingen van de invoegtoepassing en kies Afmelden
• Verifieer u opnieuw bij de service door op Aan de slag te klikken

Als het probleem niet is verholpen na hernieuwde verificatie, neemt u contact op met de klantenondersteuning.

De invoegtoepassing installeren

1. Meld u aan bij uw 365-account en selecteer de optie Word of PowerPoint.

2. Open een Word- of PowerPoint-bestand.

3. Navigeer naar het tabblad Invoegen op het lint en selecteer de optie Office-invoegtoepassingen in de sectie Invoegtoepassingen op het lint.

4. De pagina Office-invoegtoepassingen wordt geopend. Selecteer de optie Store.

5. Type Adobe in het zoekveld en klik op het zoekpictogram.

6. Zodra u de invoegtoepassing Adobe Acrobat Sign for Word/PowerPoint ziet, klikt u op de knop Toevoegen rechts van de lijst.

7. Wanneer de invoegtoepassing is geïnstalleerd, worden de Adobe Acrobat Sign-pictogrammen toegevoegd aan het lint op het tabblad Start. Er zijn drie opties beschikbaar:

• Invullen en ondertekenen - voor documenten die u alleen maar hoeft in te vullen en te ondertekenen
• Verzenden ter ondertekening - documenten die door ten minste nog één andere persoon moeten worden ondertekend
• Overeenkomststatus - een lijst met de tien documenten die u het laatst hebt bijgewerkt.

De geverifieerde relatie tot stand brengen

Als de invoegtoepassing is ingeschakeld, moet u een relatie tot stand brengen tussen uw Microsoft-account en uw Adobe Acrobat Sign-account. Hierdoor kunt u alleen overeenkomsten verzenden via uw Adobe Acrobat Sign-gebruiker.

Het configuratieproces is snel en u hoeft alleen maar te weten hoe u zich moet verifiëren bij de twee systemen.

• Als u nog geen Adobe Acrobat Sign-account hebt, kunt u een gratis proefversie proberen. (Zie stap 3 verderop)
  • Accounts in de Acrobat Sign voor de overheids-omgeving hebben geen toegang tot gratis proefversies.

Als u deze relatie tot stand hebt gebracht, hoeft u zich niet nogmaals te verifiëren bij Adobe Acrobat Sign. De geverifieerde relatie blijft bestaan, tenzij deze expliciet wordt verwijderd door afmelding bij de invoegtoepassing.

Opmerking: Office vraagt de gebruiker zich opnieuw te verifiëren na één of 24 uur inactiviteit

De vertrouwensrelatie tot stand brengen:

1. Open een willekeurig bestand in Word of PowerPoint (in welke toepassing de invoegtoepassing is ingeschakeld)

2. Zoek de Adobe Acrobat Sign-pictogrammen op het lint en klik op Verzenden ter ondertekening.

• Het deelvenster van de invoegtoepassing wordt rechts van het venster geopend

3. Klik op de knop Aan de slag in het deelvenster van de invoegtoepassing

• De koppeling Gratis proefversie gaat naar een nieuw venster met de registratiepagina voor de gratis proefversie van 30 dagen van Adobe Acrobat Sign. Als u nog geen Adobe Acrobat Sign-account hebt, meld u dan aan voor de gratis proefversie voordat u doorgaat.
  
  • Accounts in de Acrobat Sign voor de overheids-omgeving hebben geen toegang tot gratis proefversies.
    

4. Als u wordt gevraagd zich te verifiëren in een Microsoft 365-omgeving, selecteert u de gebruiker die u wilt gebruiken. De gebruiker als wie u al bent geverifieerd, staat boven aan de lijst.

5. Wanneer u wordt gevraagd om toegang te verlenen tot de invoegtoepassing, selecteert u Accepteren.

Er wordt een nieuw venster geopend om de verificatie voor Adobe Acrobat Sign vast te leggen.

6. Gebruik uw Adobe Acrobat Sign-referenties om u te verifiëren. 

7. Na verificatie bij Adobe Acrobat Sign wordt u gevraagd om de toegang te bevestigen.  Klik op Toegang verlenen

Als de verificatie bij Adobe Acrobat Sign is gelukt, verandert het deelvenster rechts in de welkomstpagina van de invoegtoepassing.  Klik op OK om het configuratievenster te openen.

De invoegtoepassing gebruiken

Nu de invoegtoepassing ingeschakeld is, kunt u een willekeurig Word- of PowerPoint-bestand openen en een handtekeningproces beginnen, net zoals u zou doen door u aan te melden bij Adobe Acrobat Sign en het bestand te uploaden.

In het geval van de twee handtekeningfuncties wordt het op dat moment geopende document in Word of PowerPoint automatisch bijgevoegd. U kunt desgewenst meer bestanden toevoegen.

De functie Overeenkomststatus toont de meest recente overeenkomsten en nuttige koppelingen voor het werken met deze overeenkomsten op basis van hun huidige status.

Twee opmerkingen:

• Bij het gebruik van de bureaubladtoepassing (in plaats van de online toepassing), dient een bestand ten minste één keer te zijn opgeslagen voordat het kan worden getekend of verzonden
• De gebruiker wordt gevraagd zich opnieuw te verifiëren na een uur inactiviteit of na 24 uur doorlopend gebruik

Invullen en ondertekenen

Met de functie Invullen en ondertekenen kunt u een document invullen en een handtekening toepassen. Andere ontvangers kunnen niet deel uitmaken van de transactie.

Nadat u uw handtekening hebt toegepast, wordt het document opgeslagen in uw Adobe Acrobat Sign-account en kan het worden bekeken, opgeslagen als een PDF of worden gedeeld.

Een document invullen en ondertekenen:

1. Selecteer Invullen en ondertekenen in het venster Adobe Acrobat Sign onder het tabblad Start.
2. In het venster Invullen en ondertekenen dat wordt geopend, kunt u het bijgevoegde document verwijderen of meer bestanden toevoegen door + Bestand toevoegen te selecteren.
3. Zodra u zeker bent van de geselecteerde bestanden, selecteert u Doorgaan.
4. Selecteer in de ondertekeningsinterface die wordt geopend Ab om de tekstvelden in te vullen zoals vereist. U kunt de grootte van de tekst wijzigen met de werkbalk die wordt weergegeven.
5. Om de optievelden in te vullen selecteert u het gewenste juiste opsommingsteken in het bovenste menu.
6. Pas uw handtekening en initialen toe zoals vereist en selecteer Gereed.
   U moet ten minste één handtekening toepassen.

Zie Een document invullen en ondertekenen voor meer informatie.

Zodra u het document hebt ingevuld en ondertekend, toont het Adobe Acrobat Sign-venster in de Word- of PowerPoint-interface dat het ondertekeningsproces met succes is voltooid.

Het succesvenster bevat de volgende drie opties:

• Ondertekende PDF weergeven - er wordt een nieuw tabblad met het ondertekende document geopend
• Een kopie opslaan - de ondertekende PDF wordt geopend op uw lokale systeem en u kunt een kopie opslaan
• Adobe Acrobat Sign-menu - het deelvenster van de invoegtoepassing wordt vernieuwd en de drie functies wordn weergegeven 

Verzenden ter ondertekening

De functie Verzenden ter ondertekening impliceert (en vereist) dat de overeenkomst naar minimaal één andere ontvanger dan de afzender wordt verzonden.

Open uw bestand en klik op het pictogram Verzenden ter ondertekening in het lint om het invoegtoepassingsvenster rechts van het venster te openen

De overeenkomst configureren

Als u een overeenkomst maakt op basis van een geopend bestand, ziet u boven aan het deelvenster de lijst met momenteel bijgevoegde Document bestanden.

1. Standaard wordt het bestand dat is geopend als u op de knop Verzenden ter ondertekening klikt automatisch bijgevoegd. Maar u kunt dit standaardbestand verwijderen.

Pal rechts van de documentkop ziet u de koppeling + Bestanden toevoegen waarmee u meer bestanden aan de overeenkomst kunt toevoegen. Het verzenden van overeenkomsten werkt net als in de webtoepassing. Ontvangers krijgen de documenten te zien in de volgorde waarin ze worden vermeld in het deelvenster van de invoegtoepassing

2. Vlak onder de sectie Documenten worden de Ontvangers vermeld.

Klik in het witte veld onder de kop Ontvangers en begin een naam of e-mailadres te typen. De invoegtoepassing toont contactpersonen uit uw 365-lijst met contactpersonen die overeenkomen met wat u typt, zodat u de juiste ontvanger kunt vinden.

De volgorde waarin de ontvangers worden ingevoerd, bepaalt de ondertekeningsvolgorde van de overeenkomst (in een opeenvolgend ondertekeningsproces).

Opmerking: als u gewend bent ontvangersrollen in te stellen, dient u er rekening mee te houden dat alle ontvangers als Ondertekenaars worden beschouwd als dit is geconfigureerd in de invoegtoepassing. Als andere rollen zijn vereist, klikt u op de koppeling Meer opties onder de knop Verzenden / Doorgaan.

Bovendien vindt alle verificatie uitsluitend op e-mailbasis plaats. Als een tweede verificatiefactor nodig is, klikt u op Meer opties.

3. Onder de lijst Ontvangers ziet u de sectie Bericht met twee velden.

Het bovenste veld is de naam van de overeenkomst. Standaard staat in dit veld de bestandsnaam van het geopende document. Dit kan handmatig in elke gewenste waarde worden gewijzigd.

Het tweede veld bevat het Bericht dat in de hoofdtekst wordt weergegeven als de ontvanger wordt gevraagd de overeenkomst te ondertekenen. Hier wordt een algemene waarde ingevoegd die u naar wens kunt bewerken.

Voor het veld Bericht geldt een limiet van 1000 tekens.

Rechtsboven in de sectie Bericht ziet u de koppeling Bericht wissen waarmee u alle inhoud uit het venster Bericht kunt verwijderen.

U kunt berichtsjablonen of privéberichten opnemen door op Meer opties te klikken.

4. Vlak onder het veld Bericht ziet u het optionele aankruisvakje Voorvertonen en verzenden. Schakel dit vakje in om de ontwerppagina in een eigen venster te openen, met alle standaardvelden en -gereedschappen voor het maken van formulieren.

De ontwerppagina wordt pas geopend als u op de knop Doorgaan klikt.

5. Klik op de knop Verzenden/Doorgaan om de overeenkomst in de actuele configuratie te verzenden.  Als het selectievakje Voorvertonen en verzenden is ingeschakeld, wordt de ontwerppagina geopend, zodat u velden in het document kunt plaatsen.  Zodra alle velden zijn geplaatst, klikt u op de knop Verzenden rechtsonder op de ontwerppagina.

6. Onder de knop Verzenden/Doorgaan ziet u de koppeling Meer opties. Klik op deze koppeling om de pagina Verzenden in een eigen venster te openen in de webtoepassing, met alle standaardopties van de toepassing. Eventuele instellingen die u hebt geconfigureerd in het venster van de invoegtoepassing zijn doorgevoerd in het venster Verzenden en zijn volledig bewerkbaar.

Alle velden en opties zijn beschikbaar net als de pagina Verzenden in de webtoepassing en eventuele wijzigingen in de ontvangers- of bestandenlijst worden opgenomen in de overeenkomst.

Blader naar de onderkant van het venster en klik op Volgende voor de ontwerpfuncties of schakel het veld Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen uit en klik op Verzenden

De overeenkomst wordt verzonden en in het invoegtoepassingsvenster ziet u een succesbericht.

Er zijn twee opties beschikbaar in deelvenster dat u ziet na het verzenden van de overeenkomst:

• Overeenkomst weergeven - hiermee opent u een weergave van de overeenkomst die zojuist is verzonden
• Menu Adobe Acrobat Sign - hiermee verandert het deelvenster en worden de opties van de invoegtoepassing weergegeven (Verzenden ter ondertekening)

Overeenkomststatus

De optie Overeenkomststatus geeft de laatste tien overeenkomsten weer (op basis van de datum van de laatste bewerking) die nog open staan en op een handeling wachten. Dit omvat concepten die wachten op verdere ontwerpinstellingen, overeenkomsten die op uw handtekening wachten en overeenkomsten die op een andere ontvanger wachten.

Elke vermelde overeenkomst kan worden uitgevouwen om de meest recente gebeurtenis voor de overeenkomst te tonen, zodat u kunt zien hoe ver het ondertekeningsproces is gevorderd.

• De drie meest recente gebeurtenissen die zijn geregistreerd voor de overeenkomst worden weergegeven (Gemaakt, Weergegeven, Ondertekend, enzovoort), waarbij de meest recente gebeurtenis bovenaan staat
• Klik op de koppeling Overeenkomst weergeven in de overeenkomstinformatie om een nieuw venster met het document in de huidige toestand te openen
• Voor de documenten die op uw handtekening wachten, wordt de koppeling Overeenkomst tekenen weergegeven. Klik erop om een nieuw venster te openen waarin u het document kunt ondertekenen

Onder aan de lijst met gebeurtenissen ziet u de koppeling Alle overeenkomsten volgen waarmee u de pagina Beheren vanuit de toepassing opent. Op de pagina Beheren is de volledige historie van het account beschikbaar.

Instellingen voor de invoegtoepassing

Helemaal onder aan het invoegtoepassingsvenster, rechts van Adobe Document Cloud, ziet u een tandwielpictogram waarmee u de instellingen voor de invoegtoepassing opent:

Upgrade - alleen proefaccounts

Met deze koppeling wordt een nieuw venster geopend naar het Adobe Acrobat Sign Upgrade-proces waar u toegang tot Adobe Acrobat Sign kunt kopen met een maandlidmaatschap.

Afmelden - hiermee verbreekt u de geverifieerde relatie

De relatie tussen uw Outlook- en Adobe Acrobat Sign-gebruikersaccounts wordt 'onthouden' door de invoegtoepassing en daarom hoeft u zich niet elke keer te verifiëren wanneer u de invoegtoepassing gebruikt.

Het is echter niet ongebruikelijk voor gebruikers om overeenkomsten vanuit meerdere Adobe Acrobat Sign-accounts te verzenden.  In dat geval moet de gebruiker de functie Afmelden gebruiken om de bestaande vertrouwensrelatie te verbreken en een nieuwe relatie met het nieuwe Adobe Acrobat Sign-gebruikersaccount tot stand te brengen.

U verbreekt de relatie door op het tandwielpictogram rechtsonder in het deelvenster van de invoegtoepassing te klikken. Er verschijnt een pop-upmenu en u ziet de optie Afmelden boven in dat menu.

Help

Een koppeling naar deze handleiding en eventuele extra inhoud met betrekking tot de invoegtoepassing

Info

Hiermee wordt een klein pop-upvenster getoond met informatie over de invoegtoepassing die u gebruikt.

Privacy Beleid

Dit is een koppeling naar het privacybeleid van Adobe

Beheer - gebruikers in staat stellen toestemming te geven aan toepassingen

De Office 365-beheerder moet gebruikers toestaan om toestemming te geven voor het gebruik van toepassingen.

Dat doet u als volgt:

    1. Meld u aan als Office 365-beheerder

    2. Klik op Beheerportal

    3. Klik op Beheercentrum > Azure AD

        ○ Het Azure Active Directory-beheercentrum wordt geopend

    4. Navigeer naar Gebruikers en groepen > Gebruikersinstellingen

    5. Zorg dat Gebruikers kunnen toestaan dat apps toegang tot bedrijfsgegevens hebben is ingesteld op Ja

Beheer - installeren op tenantniveau

Installeren op tenantniveau stelt de beheerder in staat om de invoegtoepassing standaard beschikbaar te stellen, zodat gebruikers geen installatie hoeven uit te voeren en alle gebruikers zonder problemen toegang hebben tot de invoegtoepassing.

Dit is een eenvoudig proces dat nog geen 5 minuten in beslag neemt:

1. Meld u aan als de tenantbeheerder en navigeer naar het deelvenster Beheer

2. Klik in het linkermenu op Services en invoegtoepassingen

3. Klik op + Invoegtoepassing uploaden

• Het deelvenster Nieuwe invoegtoepassing wordt geopend

4. Klik op Volgende

• Het deelvenster Nieuwe invoegtoepassing wordt vernieuwd en u ziet opties voor het uploaden van het invoegtoepassingsbestand

5. Selecteer Ik wil een invoegtoepassing uit de Office Store toevoegen

6. Zoek naar Adobe Acrobat Sign en selecteer deze optie

7. Klik in het venster van de Adobe Acrobat Sign-invoegtoepassing op Volgende

8. Het deelvenster Adobe Acrobat Sign wordt vernieuwd en de opties voor toegang tot de invoegtoepassing worden weergegeven:

• Iedereen - schakel de invoegtoepassing in voor iedereen in uw organisatie
• Specifieke gebruikers/groepen - selecteer voor welke groepen in uw organisatie u de invoegtoepassing wilt inschakelen
• Alleen ikzelf - schakel de invoegtoepassing in met u als enige gebruiker

9. Klik op Opslaan als u de gewenste optie hebt geselecteerd

10. Klik op Sluiten in het laatste deelvenster.

Veelgestelde vragen