Contractprocessen automatiseren

Contractprocessen automatiseren

Een zakelijk contractproces is een systeem van onderling verbonden stappen met verschillende fasen, van het initiëren van een overeenkomst tot de laatste stappen van het sluiten van een deal. De taken tijdens de verschillende fasen van een contract zijn essentieel voor contractbeheer, maar in plaats van elke taak handmatig bij te houden, kunt u deze taken automatiseren door Flows te configureren in Adobe Acrobat Sign for Salesforce.

Processen zijn opgebouwd rond logische flows en bevatten één Trigger-gebeurtenis, ten minste één Voorwaarde en ten minste één Actie die kunnen plaatsvinden in real time en/of als een gepland evenement.

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce ondersteunt de volgende twee actietypes: Records bijwerken en Apex-actie.

Zie voor procedures:

• Configureer flows met Records bijwerken als actietype.
• Configureer flows met Apex Action als het actietype.

Flows configureren met updaterecords

U kunt het actietype Records bijwerken in de Salesforce-flows gebruiken om het keuzelijstveld Achtergrondactie op de overeenkomstrecord in te stellen om een actie aan te roepen.

Met Adobe Acrobat Sign kunt u een nieuw proces maken dat wordt geactiveerd op basis van recordwijzigingsgebeurtenissen en vervolgens een actie oproept voor de gerelateerde Adobe Acrobat Sign-overeenkomst. U kunt bepalen wanneer de actie moet plaatsvinden (d.w.z. na welke veldupdate op de hoofdrecord) en welke gerelateerde overeenkomst(en) voor de actie worden geselecteerd.

Het actietype Records bijwerken ondersteunt de volgende acties: Verzenden, Annuleren, Verwijderen, Herinneren en Bijwerken.

U kunt actieflows met Records bijwerken maken voor Adobe Acrobat Sign-overeenkomsten, zoals hieronder weergegeven.

Het Start-element van de Update Records-flow definieert wanneer de geautomatiseerde flow wordt getriggerd om te starten. Zorg ervoor dat u in het dialoogvenster Start configureren het Salesforce-object specificeert waarvan de records de flow moeten activeren, stel in wanneer de flow moet worden geactiveerd en stel invoervoorwaarden in voor een of meer velden.

De achtergrondactie Records bijwerken stelt een achtergrondactie in om de geselecteerde records bij te werken die aan de voorwaarde voldoen.Om een Records bijwerken-achtergrondactie te wijzigen kunt u de actie Records bijwerken selecteren en vervolgens Element bewerken.

In het dialoogvenster Records bijwerken bewerken:

1. U kunt kiezen hoe u records wilt zoeken in de flow. Als u bijvoorbeeld alle records wilt bijwerken die zijn gerelateerd aan de record Kans, selecteert u Records bijwerken die zijn gerelateerd aan de opportunityrecord die de flow heeft geactiveerd, en geeft u vervolgens onder Gerelateerde records selecteren de record-ID op.
   
   Opmerking: de record-ID moet de naamruimte 'echosign_dev1' bevatten. Het object echosign_dev1 is gekoppeld aan de algemene Salesforce-objecten, zoals Account of Opportunity. Als de overeenkomsten zijn gerelateerd aan een aangepast object, is deze naam uniek voor de organisatie
2. Stel filtervoorwaarden in indien vereist.
3. Geef de achtergrondactie op door een waarde toe te wijzen aan het veld echosign_dev1_Background_Action_c.
4. Selecteer Gereed.

Flows configureren met Apex-actie

U kunt het Apex-actietype in de Salesforce-flows gebruiken om een aanroepbare methode aan te roepen die is opgenomen in het beheerde pakket om de corresponderende actie uit te voeren.

U kunt een nieuw proces maken dat wordt geactiveerd op basis van recordwijzigingsgebeurtenissen en vervolgens een actie aanroept op een gerelateerde Adobe Acrobat Sign-overeenkomst.

Apex-actie ondersteunt de volgende acties: Verzenden, Annuleren, Verwijderen, Herinneren, Bijwerken en Laden (sjabloon).

Adobe Acrobat Sign biedt de volgende aanroepbare acties die zijn geconfigureerd voor Apex-actieflows:

• Overeenkomst annuleren [AgreementCancelInvocableAction]
• Overeenkomst verwijderen [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Overeenkomstsjabloon laden [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Overeenkomst verzenden [AgreementSendInvocableAction]
• Herinnering overeenkomst verzenden [AgreementRemindInvocableAction]
• Overeenkomst bijwerken [AgreementUpdateInvocableAction]

U kunt Apex-actieflows maken voor Adobe Acrobat Sign-overeenkomsten, zoals hieronder wordt weergegeven.

Het element Start is geconfigureerd voor een Salesforce-object waarvan de records de flow moeten activeren wanneer overeenkomsten worden gemaakt, bijgewerkt of verwijderd. U kunt de flowtrigger configureren en invoervoorwaarden instellen. De onderstaande Apex-actieflow is bijvoorbeeld geconfigureerd om te worden geactiveerd wanneer een record wordt bijgewerkt, op voorwaarde dat de overeenkomstfase Onderhandeling/Beoordeling is.

Het element Toewijzing definieert de runtimevariabelen van de overeenkomstsjabloon. U moet een nieuwe Variabele-resource maken waarin waarden worden opgeslagen die tijdens de flow moeten worden gebruikt. In het element Assignment kunt u de variabele selecteren en waarden instellen met behulp van een geschikte operator.

U kunt meerdere waarden voor een variabele instellen. Stel bijvoorbeeld uw variabele in om de waarden voor ontvanger-ID en bijlage-ID te kiezen met behulp van de operator Add:

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Om ervoor te zorgen dat een variabele meerdere waarden accepteert, moet u Meerdere waarden toestaan (verzameling) inschakelen in de instellingen voor uw Variable-resource. De Variabele-instellingen controleren of wijzigen:

1. Selecteer om de Toolbox te openen.
2. Selecteer onder Verzamelingsvariabelen de variabele die u wilt verifiëren of bewerken.
3. Controleer de instellingen in het dialoogvenster Variabele bewerken.
4. Om de instellingen van de variabelen te wijzigen selecteert u
5. Wijzig in het dialoogvenster Variabele bewerken de gewenste instellingen en selecteer vervolgens Gereed.

Het element Apex-actie definieert de invoerwaarden voor uw overeenkomstflow, zoals hieronder weergegeven.

• In het veld Overeenkomstsjabloon-ID moet u de sjabloon-ID opgeven voor de overeenkomstsjabloon waarvoor u de flow wilt instellen. 
• In Runtimevariabelen voor overeenkomstsjabloon moet u de variabele invoeren die u hebt gedefinieerd met behulp van het element Assignment hierboven.

Opmerking: het veld Runtimevariabelen voor overeenkomstsjabloon accepteert niet meerdere waarden. Een poging om meerdere waarden in een door komma's gescheiden indeling in te voeren kan leiden tot een fout in de flow.

• In het veld Async-verwerking kunt u de waarde instellen op waar of onwaar.
• In het veld Hoofdrecord-ID moet u de hoofdrecord-ID invoeren.

Apex-actieflows bieden de volgende functies:

• Deze ondersteunt geplande acties.
• Deze functie ondersteunt automatisch verzenden voor overeenkomstsjablonen, dat wil zeggen dat overeenkomsten automatisch kunnen worden gegenereerd en verzonden.
• Alle acties kunnen meerdere aanvragen in één aanroep accepteren.
• Alle uitzonderingen worden vastgelegd en opgeslagen in de resultatenrecord en als fout vastgelegd in het Apex-foutopsporingslogboek. Zo wordt voorkomen dat het proces wordt geblokkeerd.
• De parameter van de functie Sjabloon laden (Asynchrone verwerking) bepaalt of de sjabloonverwerking in synchrone of asynchrone modus plaatsvindt. De aanroeper moet opgeven of de sjabloonlading synchroon of asynchroon moet worden uitgevoerd.
  • Het standaardproces wordt uitgevoerd in de synchrone modus. De meeste processen moeten synchroon worden uitgevoerd.
  • Als Automatisch verzenden is ingeschakeld, moet het proces in synchrone modus zijn.
  • Een bekend asynchroon proces kan het laden van een Adobe Acrobat Sign-bibliotheekdocument zijn.

Apex-actieflows hebben de volgende beperkingen:

• De combinatie van automatisch verzonden sjablonen en Adobe Acrobat Sign-bibliotheekdocumenten wordt niet ondersteund vanwege een beperking in Salesforce waarbij een thread geen andere thread kan starten.
  
• Voor alle parameters die worden doorgegeven aan de oproepbare actie, kunt u alleen verwijzen naar bovenliggende velden. U kunt geen actie ondernemen op onderliggende overeenkomsten onder een hoofdrecord.
• Dit ondersteunt geen acties die een waarde retourneren, zoals het ophalen van documentinformatie of het ophalen van een ondertekenings-URL.