Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Installatiehandleiding

Beheertools

Veelgebruikte tools waarmee beheerders de waarde van de Adobe Acrobat Sign-service kunnen verhogen:

• Nieuwe gegevenstoewijzing maken - Hiermee opent u de interface Nieuwe gegevenstoewijzing
• Nieuwe overeenkomstsjabloon maken - Hiermee opent u de interface Nieuwe overeenkomstsjabloon
• Gebruikerstoegang wijzigen - Een snelkoppeling naar de configuratiehandleiding - De sectie Gebruikers beheren

Optionele configuraties

• Automatische gebruikerstoewijzing inschakelen - Als deze optie is ingeschakeld, kunnen nieuwe gebruikers die toegang hebben tot de Adobe Acrobat Sign-entiteit bij het eerste gebruik automatisch een gebruiker toewijzen aan het Adobe Acrobat Sign-systeem.  Deze toewijzing is gebaseerd op het primaire e-mailadres van de gebruiker, niet op de gebruikersnaam, en wordt uitgevoerd op de achtergrond zonder verdere actie van de gebruiker of accountbeheerder.  

• Ondertekende documenten toevoegen aan overeenkomsten entiteit - Met deze optie wordt een PDF-kopie van het voltooide document teruggestuurd naar Dynamics, gekoppeld aan de overeenkomstrecord (in de sectie Opmerkingen).  Dit is een kopie van het origineel, dat op de Adobe Acrobat Sign-servers blijft staan.
• Gecombineerd controlespoor koppelen met ondertekende overeenkomst - Als deze optie is ingeschakeld, wordt een PDF van het Adobe Acrobat Sign-controlespoor toegevoegd aan de overeenkomstrecord (in de sectie Opmerkingen) wanneer de overeenkomst is ondertekend/voltooid. De audittrail bevat een expliciete opsomming van de overeenkomstgebeurtenissen (bekeken, ondertekend, gedelegeerd, etc.), de tijdlijn van deze gebeurtenissen en het IP-adres waar de gebeurtenissen zijn uitgevoerd.
• Controlespoor bijvoegen - Indien dit is ingeschakeld, wordt het controlespoor als een afzonderlijk bestand bij de overeenkomstrecord gevoegd (onder de sectie Opmerkingen).
  
• Voorvertoningen van documentvoorbeelden weergeven - Met deze optie wordt een afbeelding van het ondertekende/voltooide document bij de record gevoegd, zodat het gemakkelijk kan worden bekeken zonder dat er een PDF gedownload en geopend moet worden. Deze afbeelding wordt onder aan de overeenkomstrecord geïnstalleerd.
• Activiteitenfeeds inschakelen bij Adobe-overeenkomstentiteit - Als deze optie is ingeschakeld, worden activiteitsfeeds ingeschakeld voor de overeenkomstentiteit.
  

Bronnen

Een overzicht van de meest gebruikelijke hulpbronnen:

• Configuratiehandleiding – Dit document
• Handboek– De handleiding waaruit gebruikers leren werken met de standaardworkflow voor het verzenden en beheren van overeenkomsten.
• Adobe Acrobat Sign in Dynamics-workflows - De handleiding voor Adobe Acrobat Sign-workflowassets
• Aanvullende informatie voor de huidige release - De opmerkingen voor de meest actuele versie van Adobe Acrobat Sign voor MS Dynamics

Door gegevenstoewijzing wordt het genereren van uw overeenkomsten aanzienlijk verbeterd en bent u er zeker van dat de velden in het document de juiste inhoud bevatten, zonder dat er een menselijke fout kan zijn gemaakt, omdat de veldwaarden rechtstreeks uit Dynamics CRM worden gehaald.

Bovendien kan gegevenstoewijzing nieuwe inhoud uit voltooide overeenkomsten terug naar Dynamics sturen, waardoor waardevolle updates van uw CRM mogelijk zijn zonder handmatig gegevens te moeten manipuleren.  

Een snelle opmerking met betrekking tot formulieren/tekstlabels

Voor een succesvolle toewijzing zijn vooraf gemaakte formulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het CRM-veld op logische wijze aan het Adobe Acrobat Sign-formulierveld kunt koppelen. 

Hieronder ziet u ter illustratie een eenvoudig formulier. De velden worden gedefinieerd door de accoladeparen aan weerszijden (die de breedte van het veld bepalen) en de veldnaam (de reeks tekens tussen de accolades). 

Tekstlabels kunnen aanvullende argumenten bevatten naast de naam, zoals validaties, berekeningen en normale expressies. Een gedetailleerde uitleg over de opbouw van een formulier vindt u hier. Zo kunt u de kwaliteit van de tijdens het ondertekeningsproces verzamelde gegevens drastisch verbeteren.

Het is ook mogelijk om formulieren in PDF-indeling te maken.

Een gegevenstoewijzingssjabloon definiëren

U kunt gegevenstoewijzingen op twee manieren configureren.

De eerste optie is om naar Adobe Acrobat Sign > Gegevenstoewijzing te gaan

Dan wordt de pagina Gegevenstoewijzingen geladen met een lijst met alle bestaande gegevenstoewijzingen die u kunt bekijken, bewerken of verwijderen.

• Klik op +Nieuw in de linkerbovenhoek om de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing te openen

De tweede optie is om te klikken op de koppeling Nieuwe gegevenstoewijzing maken op de pagina Beheerinstellingen.

Met deze koppeling slaat u de lijst met alle gegevenstoewijzingen over en wordt de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing meteen geopend.

Het laden van de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing kan een paar minuten duren. Wanneer het veld Entiteit uitgevouwen wordt, is de pagina helemaal geladen.

1. Geef een intuïtieve naam voor de gegevenstoewijzing op.

2. Stel deze gegevenstoewijzing desgewenst in als de standaardtoewijzing die voor deze entiteit moet worden gebruikt.

3. Selecteer de CRM-entiteit in de vervolgkeuzelijst.

• Zo beperkt u de beschikbare toewijzingsvelden tot uitsluitend de gedefinieerde entiteit.
• Een entiteit kan meerdere gegevenstoewijzingen hebben.
• Zodra de entiteitswaarde is ingesteld, kan deze niet worden gewijzigd.

Zodra de waarde van Entiteit is ingesteld, wordt het tabblad Gegevenstoewijzing weergegeven. Klik op dat tabblad om toegang te krijgen tot de tools voor de veldtoewijzing:

De Dynamics CRM-velden aan de Adobe Acrobat Sign-veldnamen koppelen

U kunt nu beginnen met het maken van relaties tussen Dynamics CRM-veldnamen en de door u gedefinieerde formulierveldnamen van Adobe Acrobat Sign. Gegevenstoewijzingen worden geconfigureerd op basis van de manier waarop de gegevens stromen:

• CRM-GEGEVENS TOEWIJZEN AAN ADOBE ACROBAT SIGN-OVEREENKOMST - Velden op uw formulier worden vooraf ingevuld op basis van veldwaarden die aan de gedefinieerde Dynamics-entiteit zijn gekoppeld.
  • Er kan een 'hunt-groep' met alternatieve CRM-veldwaarden worden gemaakt waarmee het formulierveld in Adobe Acrobat Sign kan worden ingevuld. Elk lid van de groep wordt achtereenvolgens geprobeerd totdat een waarde die niet gelijk is aan nul wordt gevonden en ingevoegd. (Zie verderop)
• ADOBE ACROBAT SIGN-OVEREENKOMST TOEWIJZEN AAN CRM-GEGEVENS - De lege velden van de Dynamics-entiteit worden ingevuld op basis van formulierveldwaarden die zijn verkregen door middel van het ondertekeningsproces (na voltooiing van de overeenkomst).
  • Adobe Acrobat Sign vult standaard geen nieuwe waarde in een CRM-veld met content in.
  • De relatie kan op de gegevenstoewijzing worden gedefinieerd om de contentbeveiliging te overschrijven en bestaande veldwaarden te vervangen door nieuwe inhoud uit het ondertekende formulier.

Gegevenstypen

Adobe Acrobat Sign-gegevenstoewijzing ondersteunt de volgende gegevenstypen:

• Tekst – Tekstformuliervelden worden ondersteund als één tekstregel in CRM.
• Booleaans (twee opties) – Selectievakjes worden ondersteund voor booleaanse CRM-velden. 

○ Als formuliervelden van het type vervolgkeuzelijst of keuzerondje voor booleaanse CRM-velden worden gebruikt, bestaat het risico dat de toewijzing van CRM aan Adobe Acrobat Sign mislukt.  Toewijzing van Adobe Acrobat Sign aan CRM werkt nog wel

• Optieset – Formuliervelden met vervolgkeuzelijsten en keuzerondjes worden ondersteund voor CRM-optiesetvelden

Velden koppelen (CRM-gegevens aan Adobe Acrobat Sign-overeenkomst):

• Selecteer het CRM-veld in het keuzemenu Kenmerk
• Typ de naam van een Adobe Acrobat Sign-formulierveld in het invoervak van het Overeenkomstveld
• (Optioneel) Schakel het selectievakje Toewijzing in omgekeerde richting toevoegen in als u deze velden ook wilt koppelen als ze door Adobe Acrobat Sign worden toegewezen aan CRM
• (Optioneel) Schakel het selectievakje Overschrijven in als u wilt dat de bestaande inhoud in het CRM-veld genegeerd wordt en er verplicht nieuwe inhoud uit het Adobe Acrobat Sign-veld in het veld wordt ingevuld.
• Klik op Toevoegen

De nieuwe veldrelatie wordt gedurende enkele seconden verwerkt, daarna verschijnt de relatie onder de configuratie-instellingen. 

Als u ervoor hebt gekozen om de omgekeerde richting toe te voegen, verschijnt de nieuwe relatie ook in de Adobe Acrobat Sign naar CRM-configuratievelden. 

Als u ervoor hebt gekozen om de inhoudsbeveiliging te Overschrijven, ziet u dat in de relatierecord.

Velden koppelen (Adobe Acrobat Sign-overeenkomst aan CRM-gegevens):

Het proces voor discrete toewijzing van Adobe naar CRM is hetzelfde als het zojuist beschreven proces, maar er is geen optie om toewijzing in omgekeerde richting toe te voegen.

Toegewezen relaties verwijderen

U kunt een of meer toegewezen relaties als volgt verwijderen:

• Selecteer de records die u wilt verwijderen door ze links van de record aan te vinken
• Klik op het pictogram Meer opdrachten rechtsboven in de lijst en selecteer Verwijderen

Alternatieve veldtoewijzingsrelaties (hunt-groep)

Als u een veld in een Adobe Acrobat Sign-formulier definieert dat ingevuld kan worden door verschillende CRM-velden, kunt u een gerangschikte lijst (hunt-groep) maken met CRM-kenmerken waarmee wordt geprobeerd het Adobe Acrobat Sign-formulier in te vullen.

Bijvoorbeeld: u hebt het CRM-veld Voornaam toegewezen aan een formulierveld VNaam, en daarna ook het CRM-veld Yomi Voornaam aan diezelfde formulierveldnaam.  De applicatie probeert eerst inhoud in te vullen uit het veld Voornaam, en als er geen inhoud wordt gevonden, wordt geprobeerd inhoud uit het veld Yomi Voornaam te gebruiken. Als er in geen enkel element van de hunt-groep inhoud gevonden wordt, dan wordt het veld leeg gelaten.

De hunt-groep definiëren:

• Maak een relatie van CRM naar Adobe Acrobat Sign op basis van uw primaire CRM-kenmerk en de veldnaam in het Adobe Acrobat Sign-formulier.
• Zodra de eerste record geïmplementeerd is, wijzigt u het CRM-kenmerk in het secundaire CRM-kenmerk en voegt u die relatie toe. 

• Klik op OK bij de vraag of u de alternatieve toewijzing wilt maken

Nadat de record in het systeem is bijgewerkt, ziet u dat de records gewijzigd zijn en er een voorvoegsel vóór het entiteitskenmerk is toegevoegd:

• # verschijnt vóór het primaire kenmerk/standaardkenmerk. Dit veld wordt altijd als eerste gecontroleerd op inhoud
• Opeenvolgende relaties krijgen het nummer 1-N. De eerste alternatieve veldrelatie wordt aangegeven door (1) en zal altijd als eerste alternatieve veld worden gecontroleerd.  (2) is het tweede alternatieve veld, enzovoort. 

Bijlagen toevoegen aan verwante entiteiten

Wanneer een overeenkomst volledig is ondertekend en uitgevoerd, maakt Adobe Acrobat Sign een PDF-kopie van het document en een controlespoor van het ondertekeningsproces. Deze documenten kunnen als PDF-bestand worden toegevoegd aan elke andere CRM-entiteit die is gekoppeld aan de hoofdentiteit van de sjabloon.

In de sectie ONDERTEKENDE OVEREENKOMST EN AUDITTRAIL TOEWIJZEN AAN CRM-ENTITEIT van de sjabloonpagina zijn in de vervolgkeuzelijst drie Documenttypen beschikbaar:

• Ondertekende PDF – De volledige tekst van het ondertekende document. Dit is een kopie van het origineel dat blijft staan op de servers van Adobe Acrobat Sign.
• Audittrail – Een volledig overzicht van alle belangrijkste gebeurtenissen (ondertekening, delegering, etc.) en de bijbehorende metagegevens (tijd/datum, IP-adres, etc.)
• Gecombineerde PDF - Beide documenten worden gecombineerd in één PDF en als bijlage bijgevoegd

U kunt een of meer bestanden aan elke gerelateerde entiteit toevoegen, maar u moet ze expliciet en apart toewijzen.

Een bijlage toewijzen:

• Selecteer het gewenste Documenttype in de keuzelijst
• Selecteer de entiteit waarnaar u het document wilt sturen in de keuzelijst Aan CRM-record koppelen.
  • Alleen entiteiten waarvoor een relatie tot de hoofdentiteit is gedefinieerd, verschijnen in de lijst
• Klik op Toevoegen 

De relaties van de bijlagen verschijnen onder de configuratie-instellingen.

Een bijlage verwijderen

Een bijlagerecord verwijderen:

• Selecteer de records die u wilt verwijderen door ze links van de record aan te vinken
• Klik op het pictogram Meer opdrachten en selecteer de optie Verwijderen

Als Adobe Acrobat Sign-beheerder in de Dynamics-omgeving hebt u de bevoegdheid om overeenkomstsjablonen te maken waardoor de meeste overeenkomstvelden vooraf worden geconfigureerd, bestandsbijlagen worden toegevoegd en de betreffende overeenkomst aan de relevante gegevenstoewijzing wordt gekoppeld.

De sjablonen zijn aan een Dynamics-entiteit gekoppeld en worden beschikbaar voor overeenkomsten die vanuit die entiteit worden verzonden wanneer ze als Actief zijn gemarkeerd.

Net als bij Gegevenstoewijzing zijn er twee manieren om een nieuwe overeenkomstsjabloon te configureren:

De eerste optie is om te navigeren  naar: Adobe Acrobat Sign > Overeenkomstsjablonen

De pagina Overeenkomstsjablonen wordt geladen met alle bestaande sjablonen die u kunt weergeven, bewerken of verwijderen.

• Klik op +Nieuw in de linkerbovenhoek van het scherm om een nieuwe sjabloon te beginnen.

De tweede optie is om te klikken op de koppeling Nieuwe overeenkomstsjabloon maken op de pagina Beheerinstellingen.

Met deze koppeling slaat u de lijst met alle overeenkomstsjablonen over en wordt de pagina Nieuwe overeenkomstsjabloon meteen geopend.

Als de pagina Nieuwe overeenkomstsjabloon wordt geopend:

• Typt u een duidelijke naam voor de sjabloon, zodat gebruikers weten wanneer ze deze moeten gebruiken
• Geeft u op aan welke entiteit de sjabloon moet worden gekoppeld.
  • De entiteit kan later niet worden gewijzigd
  • Zodra de entiteit is geselecteerd, wordt de sjabloon opgeslagen en wordt de volledige overeenkomst geladen

De overeenkomstsjabloon heeft vier tabbladen met elk bewerkbare waarden die u kunt configureren:

• Sjabloondetails - Definieert de relatie tussen de belangrijkste objecten als de sjabloon actief is
• Ontvangers - Maakt een vooraf geconfigureerd ondertekeningspad voor de sjabloon mogelijk
• Overeenkomstdetails - Bevat de elementen van de individuele overeenkomst
  
• Verwant - Een lijst met gerelateerde objecten

Sjabloongegevens

Bij de sjabloondetails ziet u de relatie tussen de sjabloon, de entiteit en de gegevenstoewijzing voor deze sjabloon.

De naam van de sjabloon wordt in een groot lettertype bovenaan weergegeven

• Sjabloonnaam – De naam van de sjabloon. Dit is de naam die boven aan de pagina wordt weergegeven
• Primaire entiteit – Sjablonen zijn aan één entiteit in Dynamics gekoppeld. De gedeclareerde entiteit is de enige entiteit waardoor deze sjabloon wordt weergegeven
  • Deze waarde wordt vergrendeld wanneer de overeenkomst is gemaakt
• Gegevenstoewijzing – De naam van de gegevenstoewijzing die aan de sjabloon is gekoppeld.

• Actief – Dit selectievakje bepaalt of gebruikers de sjabloon kunnen selecteren bij verzending vanuit de primaire entiteit
• Verzenden met één klik – Als deze optie is ingeschakeld, wordt de overeenkomst automatisch verzonden wanneer de sjabloon wordt geselecteerd. 
  • Voor  :  u hebt een NDA-sjabloon (een sjabloon voor een geheimhoudingsovereenkomst), waarop Contactpersoon als de primaire entiteit is ingesteld, en de ontvangerssectie is geconfigureerd om het e-mailadres van de contactpersoon te importeren.
    • De afzender hoeft alleen de NDA-sjabloon te selecteren van de contactpersoon naar wie hij/zij de overeenkomst wil verzenden. De configuratiefase wordt overgeslagen en de overeenkomst wordt verzonden zonder verdere interactie.
    • Als er geen ontvanger is geconfigureerd, wordt Verzenden met één klik genegeerd en wordt de overeenkomst geopend voor handmatige configuratie

Ontvangers

De sectie Ontvangers bevat de lijst en de ondertekeningsvolgorde van ontvangers die u van tevoren wilt configureren voor de sjabloon.

Ontvangers - U kunt een ontvangerslijst in een sjabloon vastleggen door op het pictogram Nieuwe ontvanger te klikken, uiterst rechts in het venster. Er wordt een vervolgkeuzelijst met de configuratieopties geopend.

• Standaard wordt de ontvangerslijst leeg gelaten zodat de afzender deze handmatig kan invullen tijdens het configureren van de overeenkomst
• U moet een standaardontvanger expliciet toevoegen door op Nieuwe ontvanger te klikken en vervolgens de standaardwaarden op te slaan terwijl Maken op basis van primaire entiteit ingeschakeld is

• Met de optie Standaardverificatie overschrijven kunt u de standaardverificatiemethode (ingesteld in de sectie Beveiliging) omzeilen en voor alleen deze ontvanger een andere verificatiemethode toepassen.

• Als u extra ontvangers wilt toevoegen (bijvoorbeeld bij een intern proces voor medeondertekening), of ontvangers die niet betrokken zijn bij het ondertekeningsproces, hoeft u alleen het selectievakje Maken op basis van primaire entiteit uit te schakelen en vervolgens de ontvanger te definiëren. Dit is een uitstekende optie voor het verzenden van CC-berichten naar teams die alleen de uiteindelijke documenten hoeven te beheren

Overeenkomstdetails

De sectie Overeenkomstdetails bevat vier secties:

• Berichtdetails - De naam van de overeenkomst en het algemene bericht dat elke ontvanger kan lezen in de e-mail met het verzoek voor ondertekening
• Bijgevoegde bestanden - De bestanden die ter ondertekening worden verzonden
  
• Overeenkomstopties - Opties voor het configureren van de overeenkomst
  
• Beveiligingsopties - De optie om de PDF te beveiligen met een wachtwoord

Berichtdetails

• Overeenkomstnaam – De naam van de overeenkomst is belangrijk in het meldingsproces. U ziet deze in de onderwerpregel van de e-mail, in het vet in de e-mailtekst en in kleinere letters in de standaardbeschrijving (hieronder geel gemarkeerd)
• Bericht – Het berichtveld is een open tekstveld waarin u elk gewenst bericht of willekeurige instructies kunt invoeren voor de ondertekenaar (hieronder groen gemarkeerd)

Bestanden bijvoegen

In deze sectie kunt u vooraf een bestandsblijage voor de overeenkomst toevoegen. Als u bijvoorbeeld een sjabloon voor een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) maakt, kunt u het NDA-bestand van het bedrijf rechtstreeks aan de sjabloon toevoegen, zodat de afzender die niet hoeft te doen.

Overeenkomstopties:

• Voorvertoning en positie van handtekeningen vóór verzending – Als deze optie is ingeschakeld, wordt de ontwerpomgeving automatisch geopend, zodat de afzender formuliervelden kan plaatsen
• Overeenkomst verloopt – Als deze optie is ingeschakeld, wordt er een einddatum gedefinieerd waarna de overeenkomst verloopt
  • Dagen tot van overeenkomst – Hier wordt het aantal dagen gedefinieerd dat de overeenkomst ondertekend kan worden wanneer de functie Overeenkomst verloopt is ingeschakeld
• Openingspagina voor na ondertekening toevoegen – Als deze optie ingeschakeld is, kunt u bepalen naar welke URL de ontvanger wordt omgeleid wanneer hij/zij klaar is met de overeenkomst
  • Openingspagina voor na ondertekening – Dit veld bevat de URL van de pagina waarnaar u ontvangers wilt omleiden wanneer Openingspagina voor na ondertekening toevoegen is ingeschakeld
  • Vertraging in seconden voor omleiding - Bepaal hoeveel seconden wordt gewacht voordat de ontvanger naar uw landingspagina wordt geleid
    
• Persoonlijke ondertekening vereist – Als de ondertekenaar moet ondertekenen op het lokale systeem of de tablet van de afzender zonder gebruik te maken van e-mail, kunnen afzenders de handtekening hosten met deze optie
• Mijn handtekening vereisen – Deze instelling wordt gebruikt als de afzender deel uitmaakt van het ondertekeningsproces
  • De afzender moet als eerste of als laatste tekenen of de enige ondertekenaar zijn
  • De ondertekeningsvolgorde is Ingevoerde volgorde

• Ondertekeningsvolgorde – Kies tussen twee workflows voor het ondertekenen van uw document
  • Willekeurige volgorde verwittigt alle ondertekenaars tegelijk en laat ze ondertekenen zonder dat ze op elkaar moeten wachten
  • Ingevoerde volgorde zorgt voor een strikt sequentieel ondertekeningsproces gebaseerd op de volgorde waarin u de ondertekenaars voor de overeenkomst hebt gedefinieerd
• Handtekeningtype – Kies de indeling waarin het document ondertekend moet worden
  • ESIGN verstuurt uw elektronisch te ondertekenen overeenkomsten via e-mail, waarna de ontvanger elektronisch moet ondertekenen
  • SCHRIFTELIJK levert uw documenten via e-mail en vraagt de ondertekenaar deze uit te printen en fysiek te ondertekenen. Vervolgens moet u het document weer naar het Adobe Acrobat Sign-systeem uploaden via dezelfde e-mailkoppeling
• Herinneringen voor ontvangers plannen – Hier wordt een herinneringscyclus voor de transactie gedefinieerd. U kunt opgeven dat herinneringen dagelijks of wekelijks naar de huidige ontvanger moeten worden verzonden
• Ondertekeningstaal – Met deze instelling wordt de taal bepaald waarin de overeenkomst naar de ondertekenaar verzonden wordt. Alle e-mails en aanwijzingen/instructies op het scherm verschijnen in de gekozen taal

Beveiligingsopties

In deze sectie worden de standaardverificatiemethode voor de ontvangers en het optionele wachtwoord voor het uiteindelijke PDF-document gedefinieerd

• Wachtwoord instellen om ondertekende PDF te openen – Schakel deze optie in als u een wachtwoord wilt instellen voor het uiteindelijke document om ongeoorloofde toegang te voorkomen
• Identiteits-verificatie – Bepaalt de tweede verificatiefactor om de ontvanger te verifiëren
  • Email – Er wordt geen tweede verificatiefactor gebruikt
  • Wachtwoord – Standaardveld voor alfanumeriek wachtwoord. Als dit gebruikt wordt, moet de verzender het wachtwoord meedelen aan de ondertekenaar buiten de band
  • Op basis van kennis  – Bij verificatie op basis van kennis wordt gebruik gemaakt van openbare databases om de ondertekenaar enkele vragen te stellen over zijn verleden om zijn identiteit te controleren
  • Webidentiteit – Er wordt gebruik gemaakt van sociale media voor een tweede verificatie

Het Hub-dashboard biedt een overzichtelijk grafisch rapport van de overeenkomsten die betrekking hebben op uw gebruiker.

Met de rapporten kunt u inzoomen op elk element en nieuwe grafieken produceren die specifiek gelden voor die onderliggende gegevens.

De pagina is opgesplitst in drie standaardsecties:

• Overeenkomsten op status
• Overeenkomststatussen per maand
• Overeenkomsten die de huidige week zijn verzonden 

De sectie Overeenkomsten bevat een complete lijst met uw overeenkomsten. Hier kunt u de overeenkomsten ook sorteren op basis van hun metagegevens (status, aanmaakdatum, ondertekeningsdatum, enzovoort).

U kunt desnoods ook een nieuwe overeenkomst maken.

Gebruikers met toegang tot de sectie Gegevenstoewijzing kunnen de bestaande gegevenstoewijzingen sorteren, controleren en bewerken.

Ook kunnen er nieuwe gegevenstoewijzingen worden gemaakt.

Gebruikers die door het systeem zijn gemachtigd voor toegang tot de sjablonen, kunnen de bestaande sjablonen bekijken, sorteren en bewerken.

Ook kunnen ze nieuwe overeenkomstsjablonen maken.

Dynamics-beheerders kunnen de instellingen voor de Adobe Acrobat Sign-integratie op beheerniveau openen en bewerken.

Het Adobe Acrobat Sign-pakket bevat verschillende ingebouwde CRM-entiteiten waaraan u uw overeenkomsten kunt koppelen:

• Contactpersonen
• Accounts
• Leads
• Opportunities
• Offertes
• Facturen
• Orders
• Contracten

U kunt uw aangepaste CRM-entiteit (of elke andere ingebouwde CRM-entiteit) op de volgende manier hieraan toevoegen.

Laten we in ons voorbeeld uitgaan van de aangepaste CRM-entiteit "Klant".

• Ga naar Instellingen > Aanpassing

De pagina Aanpassing wordt geladen

• Klik op de optie Het systeem aanpassen

De pagina Standaardoplossing wordt geopend in een apart venster

In de linkerbalk onder Componenten

• Open de lijst Entiteiten
• Zoek de standaardentiteit (in dit geval "Klant") en open deze
• Klik één keer op de naam van de entiteit om de velden en besturingselementen weer te geven

• Kopieer de waarde van het veld Naam (in dit voorbeeld is de waarde "new_customer"). 
  • Dit is de interne systeemnaam van uw aangepaste entiteit.
• Ga naar de optie 1:N-relaties onder uw aangepaste entiteit
  • Klik op de knop Nieuwe 1-veel-relatie.

Er wordt een nieuw venster Relatie geopend

De nieuwe relatie maken:

1. Kies Overeenkomst in het veld Gerelateerde entiteit
   • De naam van het veld verandert in {entityName}_adobe_agreement 

 2. Plak de naam van uw aangepaste entiteit ("new_customer" in ons voorbeeld) in het veld Weergavenaam.

• Het veld Naam verandert in de waarde "new_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

 3. Klik op Opslaan en sluiten

• Het venster Relatie wordt gesloten
• Klik op Alle aanpassingen publiceren boven aan de pagina 1:N-relaties