Use Todos os arquivos para visualizar e gerenciar cada arquivo disponível no Analyzer em um só lugar.
Todos os arquivos é o inventário completo de arquivos da sua conta. Inclui arquivos enviados diretamente para o Analyzer e arquivos disponíveis através de coleções que você pode acessar (arquivos compartilhados não são representados). Um arquivo pode aparecer em Todos os arquivos e em várias coleções ao mesmo tempo.
Diferente de uma coleção, Todos os arquivos não é um contêiner organizacional separado. Remover um arquivo de uma coleção deixa o arquivo disponível em Todos os arquivos. Excluir um arquivo enviado de Todos os arquivos o remove permanentemente do Analyzer e de todas as coleções que o contêm.
Abrir todos os arquivos
Selecione Todos os arquivos na navegação principal.
A página exibe o número total de arquivos disponíveis e uma tabela contendo os arquivos em Todos os arquivos.
Entender a tabela de arquivos
A tabela sempre exibe Nome do arquivo como a primeira coluna. Você não pode ocultar esta coluna.
Por padrão, a tabela também exibe:
- Data de adição — A data em que o arquivo foi adicionado ao Analyzer.
- Origem — De onde o arquivo veio. Arquivos enviados diretamente mostram Desktop. Arquivos vinculados identificam sua origem externa, como SharePoint.
Você pode exibir até sete colunas, incluindo Nome do arquivo.
Quando você passa o mouse sobre um arquivo, o Analyzer exibe controles para abrir ou marcar o arquivo.
Fazer upload de arquivos diretamente para Todos os arquivos
Selecione Fazer upload de arquivos para adicionar arquivos sem primeiro criar ou abrir uma coleção.
- Selecione Fazer upload de arquivos.
- Arraste arquivos para o painel de upload ou selecione Procurar arquivos para localizá-los no seu sistema local.
- Adicione os arquivos.
O Analyzer processa os arquivos e os adiciona a Todos os arquivos. Arquivos enviados diretamente mostram Desktop na coluna Origem.
É possível adicionar esses arquivos posteriormente a qualquer coleção que você possa gerenciar.
Localizar arquivos por nome
Selecione Pesquisa para encontrar arquivos no inventário completo.
Selecione a opção para pesquisar correspondências por nomes de arquivos ou conteúdo do arquivo.
Atualizar atributos
Selecionar Atualizar atributos para atualizar atributos dos documentos em Todos os arquivos.
A mensagem de confirmação indica que alguns atributos podem ter sido adicionados ou atualizados e que a atualização pode levar tempo, dependendo do número de documentos envolvidos.
Escolha:
- Atualizar todos para iniciar a atualização.
- Pular por enquanto para fechar a mensagem e atualizar depois.
A atualização se aplica ao conjunto completo de atributos.
Personalizar a tabela de arquivos
Selecionar Ajustar visualização de atributos para escolher quais metadados e atributos extraídos aparecem como colunas.
Nome do arquivo sempre permanece visível. É possível adicionar até seis outras colunas de:
- Origem
- Data de adição
- Atributos disponíveis para você
Também é possível arrastar valores selecionados para alterar sua ordem. Itens mais acima na lista aparecem mais à esquerda na tabela.
Selecione Aplicar para salvar a configuração ou Cancelar para descartar suas alterações.
A seleção da coluna e a ordem ficam guardadas quando você sai de Todos os arquivos e volta mais tarde.
Filtrar o inventário de arquivos
Selecione Filtrar dados para restringir os arquivos exibidos usando valores de atributos extraídos e condições.
A filtragem de Todos os arquivos usa o mesmo modelo de filtragem disponível nas coleções.
Trabalhar com arquivos individuais
Passe o mouse sobre um arquivo para exibir ações para:
- Abrir arquivo — Abrir o documento para revisar o conteúdo, valores extraídos e citações.
- Marcar documento — Aplique ou remova a tag do arquivo.
Uma tag pertence ao próprio arquivo, por isso o estado de marcação segue o arquivo quando ele aparece nas coleções.
Trabalhar com arquivos selecionados
Marque a caixa de seleção de um ou mais arquivos para exibir ações que se aplicam à seleção.
O contador muda para mostrar o número selecionado e o número total de arquivos disponíveis. Por exemplo, 3 de 2.000 documentos selecionados indica que três arquivos estão selecionados de um inventário de 2.000.
As ações disponíveis são:
- Adicionar à coleção — Adicione os arquivos selecionados a uma coleção nova ou existente sem fazer upload novamente.
- Baixar — Faça download de cópias dos arquivos selecionados para o sistema local.
- Exportar dados extraídos — Exporte valores de atributos selecionados para um arquivo CSV.
- Excluir — Exclua permanentemente arquivos qualificados do Analyzer.
Entenda a exclusão de Todos os arquivos
Excluir um arquivo de Todos os arquivos é diferente de removê-lo de uma coleção.
Excluir um arquivo enviado de Todos os arquivos:
- Remove permanentemente o arquivo do Analyzer.
- Remove o arquivo de todas as coleções que o contêm.
- Não pode ser desfeito.
Arquivos vinculados de uma origem externa, como SharePoint, não podem ser excluídos de Todos os arquivos. O Analyzer bloqueia a exclusão porque o sistema externo continua sendo a origem do arquivo.
Compartilhar Todos os arquivos
Abra o menu de reticências e selecione Compartilhar para dar a outro usuário acesso à coleção Todos os arquivos.
O compartilhamento usa o mesmo modelo de acesso do compartilhamento de uma coleção. O destinatário obtém acesso ao inventário ativo, então as alterações nos arquivos disponíveis em Todos os arquivos são refletidas automaticamente.
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