自动化合同流程

自动化您的合同流程

商业合同流程是一个由相互关联的步骤组成的系统，包含从发起协议到最终成交步骤的各个阶段。合同不同阶段涉及的任务对合同管理至关重要，但您可以通过在适用于 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 上配置各个流程来自动执行这些任务，而无需手动跟踪每项任务。

进程是围绕逻辑流而构建的，进程包含一个触发事件、至少一个条件，以及至少一个可能实时发生和/或作为预定事件发生的操作。

适用于 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 支持以下两种操作类型：更新记录和 Apex 操作。

了解如何：

• 使用“更新记录”作为操作类型来配置流程。
• 使用“Apex 操作”作为操作类型来配置流程。

使用“更新记录”配置流程

您可以使用 Salesforce 流程中的更新记录操作类型来设置协议记录上的“后台操作”选择列表字段，以调用某个操作。

Adobe Acrobat Sign 允许您创建一个新的流程，该流程可基于记录更改事件触发，然后针对相关 Adobe Acrobat Sign 协议调用操作。您可以控制触发操作的具体时间（例如，在主记录上的哪个字段更新后）和选定执行该操作的相关协议。

“更新记录”操作类型支持以下操作：发送、取消、删除、提醒和更新。

您可以为 Adobe Acrobat Sign 协议创建更新记录操作流程，如下所示。

“更新记录”流程的“启动”元素定义何时触发启动自动化流程。在配置启动对话框中，确保您指定其记录应触发流程的 Salesforce 对象，然后设置何时必须触发流程，并为一个或多个字段设置输入条件。

更新记录后台操作设置一个后台操作，以更新满足条件的选定记录。 要修改 更新记录 后台操作，您可以选择“更新记录”操作，然后选择 编辑元素的

在“编辑更新记录”对话框中：

1. 您可以选择流程查找记录的方式。例如，如果您想要更新所有与业务机会记录相关的记录，请选择更新与触发流程的业务机会记录相关的记录，然后，在选择相关记录下，提供记录 ID。
   
   注意：记录 ID 必须包含“echosign_dev1”命名空间。echosign_dev1 对象与常用 Salesforce 对象相关联，如“帐户”或“业务机会”。如果协议与某个自定义对象相关，则该名称在组织中是唯一的。
2. 根据需要设置筛选条件。
3. 通过为“echosign_dev1_Background_Action_c”字段分配值来指定后台操作。
4. 选择完成。

使用 Apex 操作配置流程

您可以使用 Salesforce 流程中的 Apex 操作类型，调用与托管软件包随附在一起的可调用方法，以执行相应的操作。

您可以创建一个新流程，该流程可基于记录更改事件触发，然后针对相关 Adobe Acrobat Sign 协议调用操作。

Apex 操作支持以下操作：发送、取消、删除、提醒、更新和加载（模板）。

Adobe Acrobat Sign 提供了以下为 Apex 操作流程配置的可调用操作：

• 取消协议 [AgreementCancelInvocableAction]
• 删除协议 [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• 加载协议模板 [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• 发送协议 [AgreementSendInvocableAction]
• 发送协议提醒 [AgreementRemindInvocableAction]
• 更新协议 [AgreementUpdateInvocableAction]

您可以为 Adobe Acrobat Sign 协议创建 Apex 操作流程，如下所示。

为 Salesforce 对象配置启动元素，该对象的记录应在创建、更新或删除协议时触发流程。您可以配置流程触发器和设置登录条件。例如，以下 Apex 操作流程配置为在协议阶段为“协商”/“审阅”的条件下更新记录时触发。

任务元素定义协议模板运行时变量。您必须创建一个新“变量”资源，该资源可存储要在流程中使用的值。在任务元素中，您可以使用适当的运算符选择变量和设置值。

您可以为一个变量设置多个值。例如，将变量设置为使用“添加”运算符选取收件人 ID 和附件 ID 的值：

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

要使变量接受多个值，请确保您在“变量”资源设置中启用“允许多个值（集合）”。要验证或更改变量设置，请执行以下操作：

1. 选择以打开工具箱。
2. 在“集合”变量下，选择您想要验证或编辑的变量。
3. 在编辑变量对话框中，验证设置。
4. 要更改变量设置，请选择
5. 在编辑变量对话框中，根据需要更改设置，然后选择完成。

Apex 操作元素为您的协议流程定义输入值，如下所示。

• 在“协议模板 ID”字段中，您必须为您想要为其设置流程的协议模板提供模板 ID。 
• 在协议模板运行时变量中，您必须输入您使用上述任务元素定义的变量。

注意：协议模板运行时变量字段不接受多个值。尝试以逗号分隔的格式输入多个值可能会导致流程出错。

• 在“异步处理”字段中，您可以将值设置为 true 或 false。
• 在“主记录 ID”字段中，您必须输入主记录 ID。

Apex 操作流程提供以下功能：

• 它支持计划操作。
• 它支持自动发送协议模板，即，可自动生成并发送协议。
• 在一次调用中，所有操作可接受多个请求。
• 可以捕获任何异常情况，并存储在结果记录中，然后在 Apex 调试日志中记录为错误，以避免阻止进程执行。
• 模板加载函数（异步处理）的参数可用来控制是在同步模式还是异步模式下处理模板。调用者需要指定模板加载应该在同步模式还是异步模式下运行。
  • 默认情况下，进程在同步模式下运行。如果是批量进程，则应当同步运行。
  • 如果启用自动-发送，则进程必须使用同步模式。
  • 一个显著的异步进程可以加载 Adobe Acrobat Sign 库文档。

Apex 操作流程具有以下限制：

• 由于 Salesforce 中存在的限制，即一个线程无法启动另一线程，因此不支持组合使用“自动-发送”模板和“Adobe Acrobat Sign 库文档”。
  
• 对于任何传递到可调用操作的参数，您可以仅参考父项字段。不能对主记录下的子协议执行操作。
• 它不支持返回值的操作，如获取文档信息或签名 URL。