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Habilitar el envío de direcciones URL de acuerdo al teléfono del destinatario

 

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Habilita la opción para enviar a los destinatarios los vínculos del acuerdo directamente a sus teléfonos inteligentes.

Información general

La función de notificación de vínculos por SMS permite que las direcciones URL de un acuerdo se envíen directamente al teléfono inteligente de un destinatario sin que sea necesario que tenga acceso a su correo electrónico. Resulta especialmente útil cuando el tiempo apremia y es urgente entregar un documento firmable al destinatario.

Al habilitar la opción de vínculo por SMS para un destinatario, se garantiza que todos los vínculos relacionados con el firmante se envíen directamente al número de teléfono proporcionado, incluidos los vínculos de firma, recordatorio y acuerdo completado.

Los vínculos por SMS se pueden enviar además de, o en sustitución del formato de correo electrónico clásico.

Disponibilidad:

La notificación del vínculo por SMS solo está disponible para planes de licencia de empresa.

Ámbito de configuración:

La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.

Uso

Cuando la opción de vínculo por SMS está habilitada, los remitentes tienen la opción de seleccionar si desean enviar los vínculos de firma de acuerdos por correo electrónico, SMS o ambos. Si la opción SMS está seleccionada, el remitente debe incluir un número de teléfono.

  • Si solo está seleccionada la opción Correo electrónico, no cambia nada y se usa el correo electrónico del destinatario para enviar los vínculos por correo electrónico.
  • Si solo está seleccionada la opción SMS, el registro del destinatario se actualiza para aceptar un número de teléfono. El código de país se puede seleccionar en el menú desplegable situado a la izquierda del campo de número de teléfono.
  • Si se seleccionan ambas opciones, el registro del destinatario se actualiza para añadir un campo para el número de teléfono (que es obligatorio).
  • La configuración de registro predeterminada, cuando están disponibles tanto el correo electrónico como el SMS, implica tener habilitado el correo electrónico y deshabilitado el SMS. Los remitentes deben habilitar explícitamente el SMS cada vez.

Los vínculos de SMS se configuran en función del destinatario.
Se admiten grupos de destinatarios ad hoc. Cada miembro debe configurarse individualmente y se notifica a todos los miembros del grupo según su configuración.

La página Enviar muestra tres registros de destinatarios, uno con solo el correo electrónico seleccionado, otro con solo el SMS seleccionado y el tercero con ambos seleccionados

Los destinatarios reciben un breve mensaje identificando quién ha enviado el acuerdo, el nombre del acuerdo y el vínculo que envía al firmante directamente a la página de firma electrónica del acuerdo.
Si la autenticación está configurada, el destinatario deberá aprobarla para poder interactuar con el acuerdo.

Mensaje del acuerdo y URL mostrados en un smartphone.

Prácticas recomendadas

Habilita las notificaciones de vínculos SMS si tienes un motivo comercial identificado. Las notificaciones de vínculos por SMS consumen las mismas transacciones premium que las Autenticaciones telefónicas, y desearás presupuestar el consumo de estas transacciones premium.

Presta mucha atención a tu consumo si estás usando tanto notificaciones de enlaces por SMS como autenticaciones por teléfono. Una vez agotado el grupo de transacciones, la notificación del vínculo (y las autenticaciones telefónicas) fallan y el proceso del acuerdo se detiene hasta que las transacciones vuelven a estar disponibles.

Configuración

Para evaluar los controles de esta función, ve a Configuración de envío > Enviar notificaciones de acuerdos a través de

Menú de administración Configuración de envío resaltando los controles "Enviar notificación del acuerdo a través de"

Cuando la configuración está deshabilitada, el registro del destinatario muestra que Correo electrónico está seleccionado y la posibilidad de manipular la configuración se ha suprimido.

El registro del destinatario con las opciones de envío de vínculo expandidas muestra los ajustes suprimidos.

Cuando la configuración está habilitada, el remitente tiene el control sobre cómo se envían los vínculos.
De forma predeterminada, el correo electrónico y los SMS están deshabilitados.

El registro del destinatario con las opciones de envío de vínculo expandidas muestra las opciones configurables.

Consumo de notificaciones de vínculos por SMS

Una transacción de SMS se consume cuando se notifica por primera vez a un destinatario sobre su participación en el acuerdo. Esta transacción consumida del grupo de SMS incluye hasta tres notificaciones al destinatario:

  1. El mensaje inicial Firmar con un vínculo.
  2. Un mensaje de recordatorio con un vínculo.
    • Se envía una única notificación de Recordatorio por SMS. Si el destinatario se ha configurado para recibir varios recordatorios (p. ej., Diario), se enviará un recordatorio, tras el cual, el recordatorio se cancelará.
  3. Un mensaje de Acuerdo completado o Delegado con un vínculo (en función de cómo el destinatario complete su acción).

Todos los miembros del grupo de destinatarios reciben una notificación al mismo tiempo. Si un grupo de destinatarios tiene cinco miembros y tres están configurados para recibir notificaciones por SMS, se consumen tres transacciones por SMS.

Si la caducidad del vínculo está activa y se solicita un nuevo vínculo, el nuevo vínculo se envía sin consumir otra transacción de SMS.

Para cada recordatorio configurado después del primer recordatorio se cobrará una transacción de SMS y se enviará un solo vínculo de SMS. (Es decir, si configuras un recordatorio semanal, se cobrará un vínculo de SMS, se enviará un vínculo SMS y, después, finalizará el recordatorio). 

Sugerencia:

Si la entrega por correo electrónico está configurada además de SMS, el ciclo de recordatorio de correo electrónico no se trunca y se enviarán notificaciones por correo electrónico según la programación configurada.

Nota:

Es importante recordar que las notificaciones de vínculos por SMS consumen transacciones del mismo grupo que la autenticación por teléfono.

Delegación

La delegación de la firma a través de cualquier método no se admite y hará que el destinatario delegado obtenga los vínculos enviados en forma de correo electrónico.

 Seguimiento del volumen disponible

Para supervisar el volumen de transacciones de SMS disponibles para la cuenta, haz lo siguiente:

  • Ve a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Enviar notificaciones de acuerdos a través de
  • Pasa el puntero del ratón por encima del vínculo Seguimiento del uso:
Página Configuración de envío resaltando el vínculo Seguimiento del uso y mostrando la ventana emergente de información
El uso de las transacciones se desglosa en el globo emergente para mostrar el volumen consumido por las transacciones de envío por SMS y autenticación telefónica.

Registros en la página Administrar

Cuando se visualiza el acuerdo en la página Administrar , la dirección de correo electrónico (o el nombre del destinatario) se muestra en la columna Destinatarios si el acuerdo se envía con el correo electrónico habilitado.

Si solo se habilita el SMS, el número de teléfono parcialmente enmascarado en forma de dirección de correo electrónico se muestra en la columna Destinatarios. (por ejemplo, XXXXXX1212@sms.adobesign.com)

La página Administrar muestra dos registros de acuerdos, un ejemplo de cuándo se utiliza un correo electrónico y el otro que muestra el formato cuando solo se utiliza SMS.

Al ver los registros de destinatarios individuales (al reemplazar al destinatario o editar el tipo de autenticación), el número de teléfono se muestra sin máscara:

El registro del destinatario que destaca el método de envío por SMS y el número de teléfono al que se envía

Nota:

Los acuerdos enviados solo con la opción vínculo de SMS (sin notificaciones por correo electrónico) no se enumerarán en la página Gestionar del destinatario.

Informe de auditoría y registro de actividad

El informe de auditoría y el registro de actividad identifican claramente cuándo se utiliza un SMS para la solicitud inicial de que un destinatario firme el documento.
El informe de auditoría también registra eventos de recordatorio si el grupo está configurado para ello.

  • Solo se muestran los cuatro últimos dígitos del número de teléfono.
El informe de auditoría que destaca el registro del vínculo SMS que se envía

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