Exportar datos de formulario web

Última actualización el 13/11/2024

Información general de la exportación de datos de formularios web

Los clientes que usan formularios web pueden utilizar Exportación de datos de formularios web para extraer rápido datos de una o varias plantillas de formularios web. Cada plantilla de formulario web seleccionada devuelve todos los acuerdos secundarios generados a través de la plantilla principal, incluyendo todos los datos relacionados (información de campo) retenidos en esos acuerdos secundarios. Además de los filtros básicos y las columnas de datos, el tipo de exportación Formulario web incluye algunas opciones únicas:

Se han añadido dos filtros centrados en los formularios web: uno para seleccionar plantillas de formularios web individuales y otro para filtrar en función del estado de la plantilla (cuando se incluyen varios formularios web).
Un nuevo estado de acuerdo (Formulario web pendiente de verificación del primer firmante) para identificar los formularios web que podrían quedar huérfanos y que aún no han verificado al primer firmante.
Se han añadido columnas de datos específicas de los formularios web para ayudar a aislar los conjuntos de datos y, en general, gestionar los formularios web a un nivel superior.

Página Exportación de datos que destaca el mosaico Formulario web

Filtros del formulario web

Al utilizar la exportación de datos del formulario web, hay dos nuevos filtros que ayudan a limitar la cantidad de datos devueltos:

Estado del formulario web: este filtro limita los datos devueltos en función del estado de la plantilla padre (Activo o Desactivado).
Si utilizas el mismo nombre para varios formularios web en varios eventos, filtrar los formularios web inactivos puede ayudarte a asegurarte de que trabajas con los datos más actuales.

Si solo se aplica el filtro Estado del formulario web, el conjunto de datos incluirá datos de todos los acuerdos generados a partir de todas las plantillas principales que coincidan con el estado seleccionado.

Cuando se utiliza este filtro, no se tiene en cuenta el estado de los acuerdos secundarios; solo se tiene en cuenta el estado de la plantilla web principal.

El filtro Estado del formulario web muestra una lista de los posibles estados.

Nombre del formulario web: este filtro proporciona una lista de todos los formularios web disponibles para el usuario que ejecuta el informe.
Al seleccionar un nombre de plantilla (o más), todos los acuerdos generados por esa plantilla principal se incluirán en el ámbito de la exportación de datos.

Si solo se aplica el filtro Nombre del formulario web , el conjunto de datos devuelto incluirá todos los datos de los acuerdos secundarios generados a partir de la(s) plantilla(s) principal(es) seleccionada(s).

El filtro de nombres de formularios web muestra una lista de los formularios web disponibles

Sugerencia

Varios formularios web pueden tener el mismo nombre. El nombre de un formulario web no está diseñado para ser un valor único.
Acrobat Sign entiende la diferencia entre estos objetos a través de números de ID únicos, que están ocultos a la vista del usuario.

El uso de una convención de nomenclatura sólida que emplee características únicas (fechas, ubicaciones, etc.) resulta muy útil a la hora de seleccionar el formulario web adecuado para tus necesidades de elaboración de informes.

Además, hay un nuevo valor Estado del acuerdo específico para formularios web añadido al filtro Estado del acuerdo:

Estado del acuerdo > Formulario web pendiente de verificación del primer firmante: si se selecciona, este filtro devolverá solo los registros de un acuerdo de formulario web que aún no haya verificado el primer firmante. Los acuerdos no verificados no son visibles en la página Administrar, por lo que este filtro resulta útil si deseas realizar un seguimiento del volumen de contactos que inician un proceso de formulario web, pero no superan el paso de verificación por un motivo u otro.

El filtro Estado del acuerdo resalta el estado “Formulario web pendiente de verificación del primer firmante”

Columnas de datos del formulario web

Se han añadido columnas adicionales a la base de datos de informes para permitir una segmentación de datos útil en el nivel de formulario web:

Las “Columnas disponibles” añadidas a través de la exportación de datos de formularios web

ID del formulario web: este es el identificador único de la plantilla de formulario web principal dentro de Acrobat Sign. Si exportas datos de varios formularios web, incluye este valor para poder filtrar más tarde por versión del formulario web. Resulta sobre todo útil si tienes nombres de formularios web recurrentes.
Nombre del formulario web: el nombre de la plantilla principal tal y como aparece en el filtro Nombre del formulario web y en la página Administrar. El nombre del formulario web no se puede editar después de su creación.
Fecha de creación del formulario web: fecha y hora de creación de la plantilla principal.
Última modificación del formulario web: la fecha y hora que marca la última vez que la plantilla principal se editó y guardó con éxito.
Propietario de grupo de formulario web: el ID único de Acrobat Sign del grupo que “posee” la plantilla desde una perspectiva de herencia de propiedades.
Estado del formulario web: el estado actual de una plantilla principal.

Hoja de cálculo de ejemplo que muestra las seis columnas del formulario web con datos de ejemplo.

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