Casos de uso de flujos de trabajo de firma electrónica

La creación de flujos de trabajo de firma electrónica con Adobe Sign para Zapier te permite agilizar tus procesos de firma con facilidad y flexibilidad. Puedes generar flujos de trabajo automatizados para diversos escenarios, como aprobaciones internas, acuerdos de contrato y aprobaciones de varios pasos, todo mientras garantizas firmas seguras y legalmente vinculantes.

Para configurar cada flujo de trabajo, necesitas:

1. Seleccionar un evento de acción: Elige el evento de acción deseado de la lista.
2. Conectar a Adobe Acrobat Sign: Vincula el flujo de trabajo a la cuenta de Adobe Acrobat Sign que quieras usar.
3. Configurar el flujo de trabajo: Rellena los campos requeridos para configurar el flujo de trabajo de acción.
4. Probar el flujo de trabajo: Opcionalmente, puedes probar el flujo de trabajo realizando una ejecución de prueba para asegurar que todo funcione correctamente.

Este proceso asegura que tus flujos de trabajo estén configurados correctamente y listos para usar.

Por ejemplo, configurar un flujo de trabajo para crear un documento a partir de un acuerdo requiere que completes los siguientes campos: Agreement ID y Document ID

Flujos de trabajo de firma electrónica compatibles

Puedes crear fácilmente flujos de trabajo de firma electrónica automatizados en Acrobat Sign para Zapier para cualquiera de los siguientes casos de uso:

Automatización basada en activadores

Acrobat Sign proporciona varios activadores nativos, como cuando se crea un acuerdo, se envía para firma, se completa, se cancela o se actualiza. Estos activadores pueden ayudarte a generar flujos de trabajo inteligentes que reaccionen instantáneamente a hitos importantes en el proceso de firma electrónica. Estas automatizaciones basadas en eventos ayudan a asegurar seguimientos oportunos y una eficiencia operativa mejorada sin intervención manual.

Cuando se completa un acuerdo en Acrobat Sign, un Zap puede cargar automáticamente el PDF firmado a una carpeta específica de Google Drive y actualizar una hoja de Google con el estado y la URL de firma.

Automatizar la creación de acuerdos

Puedes crear los acuerdos basándote en cualquiera de los siguientes activadores y notificar a los firmantes. Los flujos de trabajo de creación de acuerdos en Acrobat Sign te permiten seleccionar métodos de autenticación, agregar usuarios y definir sus funciones. Puedes notificar a los firmantes enviando URL de firma a través de WhatsApp, SMS o Slack.

Acciones:

• Crear un acuerdo a partir de una plantilla de biblioteca y enviar para firmar
• Crear un acuerdo a partir de un documento cargado y enviar para firmar

Administrar documentos

Puedes simplificar tu proceso de administración de documentos con los siguientes flujos de trabajo automatizados en Acrobat Sign para Zapier:

• Crear PDFs de acuerdos firmados: Automatiza la conversión de acuerdos completados en PDFs para garantizar un almacenamiento fácil y una referencia futura. Una vez que se firma un acuerdo, el sistema puede generar automáticamente un PDF de alta calidad del documento, almacenándolo de forma segura y haciéndolo fácilmente accesible.

• Obtener ID del documento: Puedes cargar cualquier documento para recuperar su ID de documento único. Esto proporciona una referencia rápida para el seguimiento, la organización y la recuperación de documentos dentro de la base de datos. 

• Verificar estado del acuerdo: Puedes proporcionar el ID del documento o la URL de firma electrónica y verificar instantáneamente si un acuerdo está pendiente, firmado o completado. Te ayuda a mantenerte informado sobre el progreso de un acuerdo en todo momento sin necesidad de contactar a otras partes.

• Encontrar la URL de firma de un acuerdo: Puedes localizar rápidamente la URL de firma de un acuerdo específico y reenviarla al firmante si es necesario. Acrobat Sign genera y almacena una URL al crear el documento, permitiéndote tener acceso fácil para compartir de nuevo sin problemas y hacer seguimientos.

Acciones:

• Crear un PDF de acuerdo firmado
• Cargar un documento para obtener el ID del documento
• Buscar el estado del acuerdo
• Buscar la URL de firma

Importar y sincronizar registros de auditoría de acuerdos

Después de completar la ceremonia de firma, puedes descargar la pista de auditoría del acuerdo firmado y cargarla en la ubicación deseada, como Google Drive o OneDrive.

Acción:

• Crear un PDF de la pista de auditoría del acuerdo

Importar y asignar campos de formulario

Puedes descargar una lista de campos de formulario de acuerdos firmados y usarlos para asignar datos a otras fuentes. Por ejemplo, si un acuerdo contiene un campo de texto "Nombre", el firmante ingresará su nombre y firmará el documento. Una vez completado el proceso de firma, el solicitante puede descargar los datos del campo de formulario, y el nombre se puede guardar en una columna de Excel u otra fuente de datos.

Acción:

• Buscar datos de campo de formulario del acuerdo en formato JSON

Recuperar documentos

Puedes recuperar listas de todos los acuerdos y sus ID de documento.

Acciones:

• Buscar una lista de todos los acuerdos
• Buscar una lista de todos los ID de documento del acuerdo