Información general
Se puede crear un formulario web que se pueda firmar para incrustarlo en el sitio web (o enviarlo como vínculo web), lo cual permite que varias personas accedan fácilmente al formulario o documento y creen un acuerdo.
Un formulario web se puede configurar para que tenga uno o más participantes, varios contrafirmantes y varias partes en CC. El flujo de firma de un formulario web es:
- Cuando el primer participante completa y verifica su firma/acción, se crea un acuerdo
- Si el formulario web permite que haya varios participantes, todos ellos completarán sus acciones en el orden secuencial en el que aparecen en la lista.
- Una vez que los participantes han completado sus acciones, se notifica a los contrafirmantes en el orden en que aparecen en la lista.
- Una vez completado el acuerdo, se notifica a todas las partes (incluidas las añadidas como CC) el acuerdo completado.
Los Formularios web están disponibles para los planes de licencia de equipo y empresa.
Ámbito de configuración:
Las cuentas empresariales pueden habilitar el acceso a formularios web y las opciones relacionadas en los niveles de cuenta y grupo.
Las cuentas de equipo tienen la capacidad de crear formularios web habilitada de forma predeterminada, pero no pueden configurar las opciones individuales. Las opciones están configuradas como:
- Permitir CC: Habilitado
- Permitir previsualización de PDF: Deshabilitado
- Dirección de correo electrónico requerida: Habilitado
- Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico: Habilitado
- Permitir participantes adicionales:
- Habilitado para cuentas VIP, VIPMP y ETLA de menos de 100 000 $
- Deshabilitado para todas las demás cuentas ETLA
- Permitir a los destinatarios guardar su progreso: Deshabilitado
Configuración
Los formularios web están sujetos a varias configuraciones generales que abarcan todos los acuerdos de un grupo específico. Sin embargo, el uso práctico de un formulario web a menudo es diferente del de un acuerdo enviado directamente a un destinatario conocido, y la configuración relacionada con la autenticación y las opciones de correo electrónico pueden entrar en conflicto.
Los clientes que hayan habilitado Usuarios en varios grupos pueden encontrar útil crear un nuevo grupo con una configuración personalizada para la experiencia de formularios web (p. ej., en los formularios web internos que requieran una autenticación menos estricta).
Para evaluar los controles de esta función, vaya a Configuración global > Formularios web
En cuanto a los controles que influyen directamente en los formularios web, hay varias opciones de configuración:
Al marcar esta opción, se muestra la opción Publicar un formulario web en la página Inicio, lo que permite a los usuarios crear formularios según sea necesario.
Las partes en CC se pueden añadir al formulario web cuando está habilitado. De lo contrario, la opción para añadir un destinatario en CC desaparecerá del proceso de creación.
Cuando está activado, aparece un vínculo de Descargar PDF en las Opciones del formulario web para que el destinatario pueda descargarlo en blanco como un PDF.
Los formularios web requieren que cada participante proporcione su dirección de correo electrónico para que la acción de firma se pueda asignar y validar explícitamente.
La configuración Exigir una dirección de correo electrónico en el bloque de firma dicta cuándo se recopila el correo electrónico, dentro de los campos del propio formulario web o en una superposición después del proceso de firma.
Cuando está activada, se requiere un campo Dirección de correo electrónico para cada firmante. Este campo puede ser un campo Correo electrónico colocado individualmente o el campo de correo electrónico integrado que se incluye con un Bloque de firma.
El sistema coloca automáticamente un campo de Bloque de firma en la parte inferior de la última página para cada destinatario que no tenga un campo de Correo electrónico en el documento.
Cuando la configuración está deshabilitada, el formulario web no requiere que un campo de correo electrónico esté presente dentro de los límites del formulario. Después de confirmar su firma, se solicita al destinatario que proporcione una dirección de correo electrónico mediante una interfaz de superposición.
En todos los casos, debe recopilarse una dirección de correo electrónico para cada participante.
Cuando la opción Solicitar a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico está activada, el destinatario debe verificar su firma antes de que la firma del participante se considere completada.
Se informa al participante del requisito de verificar su firma mediante un vínculo enviado por correo electrónico:
El informe de auditoría indica con claridad que el correo electrónico se ha verificado:
Cuando Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico está desactivado, el participante no necesita verificar su correo electrónico para completar el proceso de firma. El acuerdo asume el estado completado o avanza al siguiente participante.
El informe de auditoría para las direcciones de correo electrónico no verificadas indica que se ha renunciado a la verificación:
Las firmas no verificadas están sujetas al rechazo.
Si desactiva la verificación del correo electrónico del participante y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA).
Si el primer firmante incluye a participantes adicionales, la verificación por correo electrónico deberá completarse antes de notificárselo al segundo participante (independientemente de esta configuración).
Cuando Permitir participantes adicionales está activado, la interfaz del formulario web muestra un vínculo Añadir participante que inserta un registro de participante adicional por clic (hasta un máximo de 25).
Cuando Permitir participantes adicionales está desactivado, la interfaz no permite añadirlos y los formularios web solo admiten un firmante externo.
Cuando está activada, se pide al destinatario que valide su correo electrónico al abrir el formulario.
El firmante debe facilitar su dirección de correo electrónico, lo que crea una instancia del formulario web personalizada para él. En tiempo real, se envía al firmante un correo electrónico con un vínculo a la copia personalizada.
Una vez utilizado el vínculo de correo electrónico, la dirección de correo electrónico se valida, el formulario web se convierte en un acuerdo y el formulario se abre para que el firmante lo revise y firme.
Activar esta opción tiene varias ventajas:
- Exigir la validación del correo electrónico antes de crear el acuerdo filtra a los spambots o a las personas malintencionadas que puedan intentar dirigir el volumen de forma anónima contra el formulario web.
- Si tus formularios web son largos o complejos, el progreso del firmante se guarda automáticamente en tu versión del acuerdo a medida que introduces contenido.
- Permite configurar recordatorios una vez verificado el correo electrónico para avisar a los firmantes que se hayan distraído.
Al activar Permitir a los destinatarios guardar el progreso y continuar más tarde, se muestra una opción para que los destinatarios guarden el formulario web con todos los campos de entrada como si se tratara de un acuerdo que les envió el creador del formulario web. El destinatario puede guardar explícitamente su progreso mediante el menú Opciones. Además, el formulario web solicita automáticamente al usuario que guarde su progreso si intenta salir del formulario.
Después de guardar el acuerdo, se envía un correo electrónico al destinatario y se muestran instrucciones para que el firmante reanude la tarea de cumplimentar el formulario a través del vínculo del correo electrónico:
Tres controles subordinados permiten ajustar la experiencia del destinatario si el caso de uso lo permite:
- Deshabilitar reautenticación del firmante al acceder al formulario web desde el vínculo enviado por correo electrónico: cuando esta opción está activada, no es preciso que el destinatario se autentique al acceder al acuerdo guardado a través del vínculo enviado por correo electrónico. Contempla la posibilidad de activar esta opción si el proceso no requiere la autenticación cada vez que se accede al formulario autenticado.
- Permitir la edición del nombre del acuerdo: cuando esta opción está activada, el destinatario puede editar el nombre del acuerdo (tal y como se muestra en la página Administrar) y las referencias posteriores (creación de informes, informes de auditoría, etc.). Por lo general, se recomienda no permitir que el destinatario edite libremente el nombre del acuerdo, a menos que exista una necesidad empresarial imperiosa de hacerlo.
Puede encontrar más información sobre la opción para guardar formularios web aquí >
Configuración relacionada
Cuando se habilita la Verificación de la identidad del firmante en el caso de los formularios web, cualquier firmante interno (definido en la dirección de correo electrónico) de tu cuenta de Adobe Acrobat Sign debe autenticarse en Acrobat Sign. Esto debe hacerse antes de aplicar la firma a un formulario web que se haya creado en la misma cuenta de Acrobat Sign en la que se encuentra el usuario. El usuario debe responder al confirmar la dirección de correo electrónico o al acceder al documento una vez guardado.
El proceso de Verificación de la identidad del firmante se aplica además de cualquier método de autenticación configurado en el acuerdo o formulario web.
La funcionalidad Obligatoriedad de la autenticación de la identidad define los eventos desencadenantes que solicitan a un destinatario que vuelva a autenticarse al interactuar con un acuerdo, normalmente por motivos de cumplimiento, y que registre cada reautenticación en el informe de auditoría.
Cuando están habilitadas las reglas de Obligatoriedad de la autenticación de la identidad , se aplican a los formularios web creados en el mismo grupo, lo que permite que los formularios web se alineen con el cumplimiento de la firma, tal y como se diseñaron para los acuerdos del grupo.
Si este nivel de registro de informes de auditoría no es deseable, puede que se requiera un nuevo grupo para alojar los formularios web.
Este ajuste es el mismo que el anterior (Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico), pero se coloca en la página Preferencias de firma para los tipos de cuenta que no tienen acceso a la página Configuración global en su menú de administración.
Para activar esta opción, haz lo siguiente:
- Ve a Configuración de la cuenta > Preferencias de firma > Verificación de correo electrónico de formulario web.
- Selecciona la casilla de verificación Verificar la dirección de correo electrónico del firmante.
- Guarda la configuración de la página.
Cuando está habilitada la opción Verificar dirección de correo electrónico del firmante, el destinatario debe verificar su firma antes de que la firma del participante se considere completada.
Se informa al participante del requisito de verificar su firma mediante un vínculo enviado por correo electrónico:
El informe de auditoría indica con claridad que el correo electrónico se ha verificado:
Cuando está deshabilitada la opción Verificar dirección de correo electrónico del firmante, el participante no necesita verificar su correo electrónico para completar el proceso de firma. El acuerdo asume el estado completado o avanza al siguiente participante.
El informe de auditoría para las direcciones de correo electrónico no verificadas indica que se ha renunciado a la verificación:
Las firmas no verificadas están sujetas al rechazo.
Si desactiva la verificación del correo electrónico del participante y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA).
Preguntas frecuentes y problemas conocidos
Solo cuando el formulario web se encuentra en el estado Borrador.
Después de crear un formulario web, el nombre del formulario web no se puede modificar.
El creador del formulario web siempre recibe el acuerdo completado (a menos que se habilite una opción para eliminar las notificaciones).
Si se requiere que otra parte reciba una notificación cuando se firme el acuerdo de formulario web, el campo CC se puede utilizar para garantizar que dicha parte se incluya automáticamente.
Después de publicar el formulario web, los contrafirmantes solo se pueden editar en la página Administrar.
Solo se pueden editar las direcciones de correo electrónico. El número de contrafirmantes no puede modificarse.
Si el creador del formulario web se ha añadido a los contrafirmantes del formulario web, ese participante no se podrá editar
Sí.
Después de crear un formulario web, puede editar las partes en CC en la página Administrar.
Sí.
Las plantillas de la biblioteca de Acrobat Sign se pueden utilizar como base para un formulario web adjuntándolas mediante el vínculo Agregar archivos.
Los campos de Firma digital no se admiten actualmente en los formularios web.
Al intentar guardar un formulario web con una firma digital, se activará un mensaje de error que identifica los tipos de campo no compatibles.
Sí.
Las instrucciones para deshabilitar el proceso de verificación por correo electrónico se encuentran en la sección Configuración.
Al deshabilitar la verificación por correo electrónico no se elimina el requisito de que el firmante proporcione una dirección de correo electrónico.
Si deshabilitas la autenticación por correo electrónico de la firma y necesitas una firma legalmente vinculante, asegúrate de que estás utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA, contraseña, teléfono).
Sí.
La URL de un formulario web es simplemente una URL como cualquier otra.
La adición de la URL a un formulario web como hipervínculo no vincula de forma lógica ningún acuerdo generado por el formulario web al acuerdo de origen.
Los datos recopilados en un formulario web se incluyen en el ID de transacción del acuerdo. Los datos no se rellenan en ningún otro lugar del sistema de Acrobat Sign y, si el acuerdo se elimina por completo, también se eliminan.
La creación de informes de los formularios web extrae el contenido de los acuerdos para rellenar los informes, pero no guardan los datos en ninguna ubicación nueva.
Los formularios web que permanecen a la espera de una verificación por correo electrónico (haciendo clic en el vínculo enviado por correo electrónico Confirmar mi dirección de correo electrónico o Revisar y firmar) no se muestran en la página Administrar. Esto ocurre tanto para la lista de acuerdos En curso como para el informe de resumen:
Los formularios web que se han guardado, pero a cuyo vínculo Revisar y firmar no se ha accedido, se pueden observar exportando los datos del formulario para el formulario web.
Si la opción para Solicitar a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico está desactivada, se acepta cualquier intento de firma y el acuerdo se muestra en la página Administrar correspondiente.
La sección Actividad de la plantilla de formulario web principal registra los eventos principales como la creación, la habilitación o desactivación y la sustitución de participantes
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