Configurar el enrutamiento híbrido de destinatarios

Genere flujos de firma flexibles que mantengan los acuerdos complejos en movimiento sin obligar a todos los destinatarios a seguir el mismo patrón de enrutamiento.

Adobe Acrobat Sign permite a los administradores habilitar el enrutamiento híbrido de destinatarios para que los remitentes puedan combinar la participación ordenada y paralela en un acuerdo. El enrutamiento híbrido es útil cuando una parte de un proceso debe ocurrir en secuencia, pero varios destinatarios o grupos de destinatarios necesitan actuar durante el mismo paso antes de que el acuerdo avance. Habilitar esta configuración proporciona a los remitentes más flexibilidad para flujos de firma complejos sin requerir un flujo de trabajo personalizado para cada variación de enrutamiento.

Antes de empezar

• Confirmar que los remitentes comprenden la diferencia entre el enrutamiento secuencial, paralelo e híbrido.
• Considerar usar la configuración a nivel de grupo si solo equipos específicos necesitan crear flujos de trabajo híbridos.
• Para obtener el mejor rendimiento y capacidad de administración, planifique flujos de trabajo híbridos con menos de 50 participantes en total.

Configuración

Disponibilidad

• Acrobat Sign Solutions: Compatible
• Acrobat Sign para la administración pública: compatible
• Acrobat Standard y Acrobat Pro: No compatible

Ámbito de configuración

El enrutamiento híbrido de destinatarios se puede configurar a nivel de cuenta y grupo.

• La configuración a nivel de grupo anula la configuración a nivel de cuenta.
• Valor predeterminado: Deshabilitado

Cambiar esta configuración no afectará los acuerdos existentes que están en curso.

Para acceder a esta función, ve al menú de configuración del administrador en Configuración de envío > Orden de firma

Controles

• Permitir a los remitentes especificar el orden de enrutamiento híbrido: Permite a los remitentes crear flujos de destinatarios que combinen la participación ordenada y paralela. Los flujos de trabajo híbridos pueden incluir destinatarios individuales y grupos de destinatarios dentro de la secuencia de enrutamiento.

Cómo funciona la configuración

Cuando el enrutamiento híbrido está habilitado, los remitentes pueden crear flujos de destinatarios que combinen participación ordenada y paralela. Un flujo híbrido comienza desde una estructura de enrutamiento secuencial, luego permite que uno o más pasos de enrutamiento incluyan múltiples destinatarios o grupos de destinatarios que actúan en paralelo.

Por ejemplo, un acuerdo podría usar este patrón de enrutamiento:

• El destinatario 1 firma primero.
• El destinatario 2 firma segundo.
• Los destinatarios 3, 4 y 5 reciben el acuerdo al mismo tiempo y todos deben completar sus acciones.
• El destinatario 6 recibe el acuerdo después de que se complete el paso paralelo.

Todos los pasos de destinatario en un paso de enrutamiento paralelo deben completarse antes de que el acuerdo pase al siguiente paso de enrutamiento. Si un paso paralelo incluye un grupo de destinatarios, el grupo se completa según la configuración del grupo de destinatarios.

Los flujos de trabajo híbridos pueden incluir grupos de destinatarios. Un grupo de destinatarios define quién puede actuar dentro de un solo paso de destinatario, mientras que el enrutamiento híbrido define cómo los pasos de destinatario avanzan a través de la secuencia del acuerdo.

Cuando la configuración está deshabilitada, los remitentes no pueden crear enrutamiento híbrido en experiencias regidas por esta configuración. Aún pueden usar las opciones de enrutamiento permitidas por la configuración de la cuenta o el grupo.

El enrutamiento híbrido afecta cómo se crean los nuevos acuerdos. Cambiar la configuración no modifica los acuerdos que ya están en curso.

Prácticas recomendadas

• Habilite el enrutamiento híbrido solo para grupos que necesiten flujos de destinatarios mixtos secuenciales y paralelos.
• Mantenga los flujos de trabajo híbridos por debajo de 50 participantes totales para obtener el mejor rendimiento y una resolución de problemas más fácil.
• Usar flujos de trabajo de envío personalizados para procesos de empresa repetibles que requieran enrutamiento consistente, aprobaciones o funciones de destinatario.
• Evitar depender de que los remitentes reconstruyan manualmente el enrutamiento híbrido complejo para flujos de trabajo de alto valor o regulados.
• Pruebe el enrutamiento complejo con un pequeño grupo interno antes de hacer que la configuración esté ampliamente disponible.
• Documentar cuándo los remitentes deben usar enrutamiento híbrido en lugar de enrutamiento secuencial, enrutamiento paralelo, grupos de destinatarios o flujos de trabajo de envío personalizados.

Configuración relacionada

• Los destinatarios firmarán en el orden en que se ingresen — Establece el flujo de trabajo predeterminado para enrutamiento secuencial. El enrutamiento híbrido se basa en el enrutamiento de destinatarios ordenado al permitir que uno o más pasos de enrutamiento incluyan participación paralela.
• Permitir a los remitentes seleccionar el orden de firma — Permite a los remitentes cambiar un acuerdo entre enrutamiento secuencial y paralelo mientras redactan el acuerdo. Esta configuración proporciona flexibilidad de enrutamiento pero no reemplaza el control de enrutamiento híbrido.
• Grupos de destinatarios — Permite que múltiples personas participen en un solo paso de destinatario. Los grupos de destinatarios se pueden usar dentro de flujos de trabajo híbridos cuando múltiples personas necesitan actuar durante el mismo paso.
• Flujos de trabajo de envío personalizados — Permite a los administradores definir flujos de trabajo de acuerdo repetibles con enrutamiento, destinatarios, documentos y opciones de remitente predefinidos.

Aspectos importantes / Preguntas frecuentes

• ¿La recomendación de 50 participantes es un límite estricto del sistema?
  No. La recomendación es una sugerencia de mejores prácticas para rendimiento y capacidad de administración. Mantenga los flujos de trabajo híbridos por debajo de 50 participantes totales siempre que sea posible.
• ¿Cómo se deben contar los participantes?
  Cuente cada persona destinataria individual y cada abonado de un grupo de destinatarios. Por ejemplo, un acuerdo con 10 destinatarios individuales y un grupo de destinatarios con 15 miembros tiene 25 participantes en total.
• ¿Por qué se deben evitar los flujos de trabajo híbridos más grandes?
  Los flujos de trabajo más grandes son más difíciles de revisar, modificar y solucionar problemas. También pueden tardar más tiempo en procesar, especialmente si el acuerdo se modifica después de enviarse.
• ¿Esta configuración afecta a los acuerdos que ya se han enviado?
  No. Cambiar la configuración afecta a si los remitentes pueden crear enrutamiento híbrido para nuevos acuerdos. No cambia los acuerdos que ya están en curso.
• ¿Todos los participantes en un paso paralelo necesitan completar su acción?
  Todos los pasos de destinatarios en el paso de enrutamiento paralelo deben completarse antes de que el acuerdo avance. Si el paso contiene un grupo de destinatarios, la finalización depende de la configuración del grupo de destinatarios.
• ¿Los flujos de trabajo híbridos pueden incluir grupos de destinatarios?
  Sí. Los flujos de trabajo híbridos pueden incluir grupos de destinatarios. Los grupos de destinatarios definen quién puede actuar dentro de un solo paso de destinatario, mientras que el enrutamiento híbrido controla cómo se ordena ese paso con el resto del acuerdo.
• ¿Se admiten los sellos electrónicos en el enrutamiento híbrido?
  No. Los sellos electrónicos no se admiten en un flujo de trabajo de firma híbrido.
• ¿Cuándo deben los administradores usar flujos de trabajo de envío personalizados en su lugar?
  Use flujos de trabajo de envío personalizados cuando el patrón de enrutamiento sea repetible, crítico para la Empresa o necesite ser controlado por administradores en lugar de configurarse manualmente por los remitentes.