Este artículo contiene información de la versión preliminar. Las fechas de lanzamiento, las funciones y otra información están sujetas a cambios sin previo aviso.
La nueva versión de esta experiencia incluye las funciones más utilizadas, pero aún no corresponde a la funcionalidad completa de la versión clásica. Consulta la página Elementos compatibles para obtener una lista de las funciones disponibles actualmente y las que aún están en desarrollo. Se añadirán funciones adicionales en versiones futuras.
Configura el acceso para que los usuarios creen plantillas de biblioteca reutilizables y las compartan con su grupo o cuenta.
Si envía acuerdos estándar con regularidad, la creación de una plantilla puede acelerar significativamente el proceso y garantizar la coherencia entre los documentos firmados.
Las plantillas permiten predefinir campos y colocar firmas, lo que reduce o elimina la necesidad de ajustes manuales para cada acuerdo.
Invertir tiempo en configurar una plantilla bien estructurada con campos claros y validados ofrece ventajas adicionales, especialmente si analizas los datos exportados para realizar un seguimiento de las tendencias en tus formularios.
Configuración
Disponibilidad:
- Acrobat Standard y Acrobat Pro: habilitados de forma predeterminada. No configurables.
- Acrobat Sign Solutions: compatible; deshabilitado de forma predeterminada.
- Acrobat Sign para la administración pública: compatible; habilitado de forma predeterminada.
Ámbito de configuración:
Los administradores pueden habilitar esta función en los niveles de cuenta y grupo.
Para acceder a esta función, navega por el menú de configuración del administrador hasta Configuración global > Documentos de biblioteca
Utilización
Cuando un usuario tenga acceso para crear plantillas de biblioteca, habrá un mosaico Crear una plantilla reutilizable en tu pestaña Inicio.
Este mosaico inicia el proceso de configuración proporcionando acceso a la interfaz que acepta los archivos principales en los que se va a crear la plantilla.
Prácticas recomendadas
Si su cuenta admite Usuarios en varios grupos, considere crear un grupo dedicado para crear plantillas. Asigne un número limitado de usuarios a este grupo para diseñar y administrar documentos de biblioteca para todos los demás grupos.
Permitir que todos los usuarios creen sus propias plantillas puede dar lugar a incoherencias en los documentos reutilizables y a una falta de control de las versiones. Un número demasiado elevado de usuarios que administran plantillas también puede dar lugar a versiones duplicadas y a una biblioteca abarrotada.
Un grupo más pequeño y dedicado garantiza la coherencia en la estructura de plantillas, especialmente en la configuración de campos. Esta coherencia mejora la exactitud de los datos y la creación de informes.
La capacidad de compartir con varios grupos aún no está disponible en la nueva experiencia, pero está prevista para una versión futura.
Si la opción Permitir al administrador compartir documentos de la biblioteca con varios grupos está activada, la creación de plantillas adoptará el valor predeterminado de la experiencia clásica.
Estas son las opciones configurables:
Cuando esta opción está activada para un grupo, la opción para Crear una plantilla reutilizable se muestra en la página Inicio del usuario.
Si la opción está desactivada, el mosaico Crear una plantilla reutilizable está oculto. Esto no afecta a las plantillas existentes, solo bloquea la creación de nuevas plantillas.
Al permitir que los usuarios compartan sus plantillas con la cuenta, puedes aprovechar los esfuerzos infatigables del usuario para crear sus propias plantillas para toda tu organización.
Cuando esta opción está desactivada, los usuarios que no son administradores solo pueden crear acuerdos para sí mismos, su grupo principal o la organización.
La opción para permitir el uso para Cualquier usuario de mi organización se conserva en el menú de selección, pero activará un error de permiso cuando se envíe la plantilla al entorno de ubicación del campo.
La opción de compartir con varios grupos no se admite actualmente en la nueva experiencia, pero se espera que se incluya en una versión futura.
Si la opción Permitir al administrador compartir documentos de biblioteca con varios grupos está habilitada, el proceso de creación de plantillas se establecerá como predeterminado en la experiencia clásica.
La opción de compartir con varios grupos no se admite actualmente en la nueva experiencia, pero se espera que se incluya en una versión futura.
Si la opción Permitir al administrador compartir documentos de biblioteca con varios grupos está habilitada, el proceso de creación de plantillas se establecerá como predeterminado en la experiencia clásica.
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