Adobe Sign para Salesforce: Administrar asignaciones de grupos

Gestión de asignaciones de grupos

Adobe Sign para Salesforce permite sincronizar fácilmente los usuarios de perfiles específicos de Salesforce con grupos de Adobe Sign. Las empresas suelen utilizar grupos para organizar en distintas áreas (p. ej., Ventas EE. UU., Ventas Europa, Ventas Asia Pacífico) a los usuarios de una cuenta de Adobe Sign. Estos grupos permiten crear distintas configuraciones en Adobe Sign o generar informes separadamente para cada uno. Si no dispone de grupos diferenciados, todos los usuarios pertenecerán al grupo Predeterminado.

En Salesforce puede configurar asignaciones entre los perfiles de Salesforce y estos grupos, empleando para ello la página Asignaciones de grupos. También puede crear nuevos grupos directamente desde Salesforce.

Traslado de usuarios a distintos grupos de Adobe Sign

Puede asignar varios perfiles de Salesforce a un solo grupo de Adobe Sign. Para configurar Asignaciones de grupos y mover a los usuarios a sus grupos respectivos, haga lo siguiente:

1. Cree una o más asignaciones entre un perfil de Salesforce y un grupo de Adobe Sign.
2. Habilite la opción Sincronizar selección para cualquier fila de asignación que desee sincronizar.

    3. Haga clic en el botón Guardar para guardar las asignaciones. O bien haga clic en Cancelar para descartar los cambios.

    4. Para mover a los usuarios a sus respectivos grupos, haga clic en el botón Sincronizar usuarios.

        Antes de que confirme la sincronización se le mostrará una vista previa de los usuarios trasladados.

    5. Tras la sincronización, verá la confirmación de que el traslado se ha efectuado correctamente.

Sincronización automática de usuarios cuando el perfil de Salesforce cambia

Es posible activar una configuración opcional que sincroniza automáticamente a los usuarios que cambian de uno a otro perfil de Salesforce. Al habilitar esta función, se traslada automáticamente a los usuarios cuando su perfil cambia (p. ej., del perfil Marketing al perfil Ventas). La sincronización mueve a los usuarios al grupo correcto de Adobe Sign en función de las asignaciones guardadas en la página Asignaciones de grupos.

1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada
   
2. Haga clic en la acción Gestionar de la Configuración de Adobe Sign.
3. En la parte superior de la página Configuración de Adobe Sign, haga clic en el botón Editar.
4. Busque y habilite la opción Asignaciones de grupo de sinc. autom. y, a continuación, haga clic en Guardar.

Sincronización manual de usuarios

Si no tiene habilitada la opción Asignaciones de grupo de sinc. autom. y desea sincronizar manualmente el grupo de un usuario desde el registro Usuario, puede añadir en el diseño de página de usuario un vínculo que le permite forzar manualmente la sincronización y así trasladar a un usuario individual al grupo correcto de Adobe Sign, en función de las asignaciones guardadas y seleccionadas en la página Asignaciones de grupos.

Para añadir este vínculo de sincronización en el diseño de página de usuario, haga lo siguiente:

1. Navega a Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Administrador de objetos

2. Haga clic en el enlace Usuario de la lista de objetos en el lado izquierdo de la ventana

3. Selecciona Diseños de página de Usuario de la lista en el carril izquierdo

4. Haz clic en el enlace Diseño de Usuario bajo Nombre de diseño de página

5. Con Vínculo personalizado resaltado, arrastra el objeto Sincronizar Usuario de Document Cloud desde la parte superior de la página a la sección Vínculo personalizado de la página.

6. Haga clic en el botón Guardar en la parte superior de la página.