Configurar reglas de retención en Adobe Acrobat Sign

Define cuánto tiempo se conservan los acuerdos y los datos relacionados antes de eliminarse automáticamente.

Las reglas de retención permiten a los administradores controlar cuánto tiempo se almacenan los acuerdos y los datos asociados en Adobe Acrobat Sign después de que alcancen un estado terminal.Esto ayuda a las organizaciones a automatizar la limpieza de datos y alinear el ciclo de vida de los documentos con las directivas de cumplimiento internas.

Antes de empezar

• Debe ser un administrador a nivel de cuenta o de grupo para configurar reglas de retención.

Configuración

Disponibilidad

• Acrobat Standard y Acrobat Pro: No compatible.
• Acrobat Sign Solutions: Compatible.
• Acrobat Sign for Government: Compatible.

Ámbito de configuración

Las reglas de retención se pueden configurar a nivel de cuenta y de grupo.

La configuración a nivel de grupo anula la configuración a nivel de cuenta.

• Comportamiento predeterminado: si no se configura ninguna regla de retención, los acuerdos se conservan hasta que se eliminan manualmente o se quitan mediante otros procesos.
• Impacto en los acuerdos en curso: las reglas de retención se aplican cuando un acuerdo se registra en un estado terminal.Los acuerdos que ya están en curso no se ven afectados hasta que alcanzan un estado terminal.

Para acceder a esta configuración

Nivel de cuenta:

• Navegue a Configuración de la cuenta > Gobernanza de datos.

Nivel de grupo:

1. Navegue a Administración > Grupos.
2. Seleccione un grupo.
3. Seleccione Configuración del grupo > Gobernanza de datos.

Crear una regla de retención

Cuando se crea una nueva regla, se convierte en la regla activa.Las reglas principales anteriores permanecen en la lista con una fecha de finalización y continúan rigiendo los acuerdos que ya se les habían asignado.

Configurar anulaciones a nivel de grupo

Las reglas a nivel de grupo anulan las reglas a nivel de cuenta para los usuarios del grupo.Si no se define ninguna regla a nivel de grupo, se aplica la regla a nivel de cuenta.

• Cree una regla siguiendo los mismos pasos que la configuración a nivel de Cuenta.
• (Opcional) Habilite Retener todos los acuerdos para este grupo para evitar la eliminación automática.
  • Use esta opción para escapar de la configuración a nivel de Cuenta cuando se deben retener los acuerdos del grupo.

Si un Usuario se mueve entre grupos, la regla de retención aplicada se basa en el grupo al que pertenece el Usuario cuando el acuerdo se registra en un estado terminal.

Cómo funciona la configuración

Cuando un acuerdo entra en estado de finalización:

• Se aplica la regla de retención principal y se asocia con el acuerdo.
  • La regla de retención aplicada se asocia con el acuerdo para garantizar que se aplique la regla correcta en el momento de la eliminación.
• El sistema calcula la fecha de eliminación basándose en el período de retención definido.
• El acuerdo se elimina cuando vence el período de retención, siempre que la regla permanezca habilitada.

El procesamiento del estado terminal puede retrasarse hasta 12 horas durante las horas pico, lo que puede retrasar el momento en que comienza el período de retención.

Para entender cómo el tiempo afecta la retención, consulte la página de información general de gobernanza de datos.

Prácticas recomendadas

• Definir reglas de retención antes de enviar acuerdos para garantizar una aplicación consistente de la directiva.
• Utilice reglas a nivel de grupo para admitir diferentes requisitos de retención entre equipos.
• Revisar las reglas periódicamente para confirmar que se alinean con los requisitos de cumplimiento actuales. 

Cosas que debes saber

• Las reglas de retención se aplican cuando un acuerdo se registra en un estado terminal.
• Solo una regla de retención está activa a la vez para acuerdos recién terminados.Cuando se crea una nueva regla, se convierte en la regla activa y se aplica a todos los acuerdos que se registran en un estado terminal en adelante.Las reglas activas anteriores continúan aplicándose a los acuerdos que ya se les habían asignado y no necesitan ser deshabilitadas.
• La regla aplicada se basa en el grupo al que pertenece el Usuario remitente en el momento en que el acuerdo alcanza su estado terminal.
• El procesar del estado terminal puede retrasarse hasta 12 horas durante las horas pico, lo que retrasa el inicio de las directivas de retención de datos.
• Si no se define ninguna regla, los acuerdos se conservan indefinidamente.
• Deshabilitar una regla evita la eliminación de todos los acuerdos que han adoptado esa regla y que aún no se han eliminado.

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