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Cumplimiento de los requisitos del RGPD

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

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Nota:

Según el requisito del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de obtener el consentimiento del usuario antes de almacenar datos en el dispositivo del usuario, algunos usuarios pueden experimentar una o más solicitudes para activar las cookies:

  • Los usuarios que acceden a Adobe Acrobat Sign desde las configuraciones regionales que aplican el RGPD deben activar las cookies de servicio principal
    • Las cookies de rendimiento y de publicidad personal se pueden activar o desactivar haciendo clic en el botón Personalizar
    • Las cookies se pueden administrar en cualquier momento haciendo clic en el vínculo de Rendimiento de cookies situado en la parte inferior derecha de todas las páginas web de Acrobat Sign:

  • Las cuentas que migran al dominio adobesign.com (desde echosign.com) deben configurar sus cookies dos veces, ya que cada dominio debe colocar cookies únicas.
Precaución:

Aviso legal: Esta guía está pensada como referencia y no constituye ningún tipo de asesoramiento legal. Consulta al asesor jurídico de tu marca para cumplir los requisitos en las regiones en las que trabajas.

¿Qué es el RGPD?

El Reglamento general de protección de datos (RGPD) es la nueva legislación de privacidad de la Unión Europea que armoniza y moderniza los requisitos de protección de datos. Aunque hay muchos requisitos nuevos o mejorados, los principios básicos subyacentes siguen siendo los mismos. Las nuevas reglas tienen una definición más general de los datos personales y un amplio alcance que afecta a cualquier compañía que recopile información personal de particulares en la UE. Parte del reglamento requiere que los particulares tengan derecho a comprender qué datos personales se han recopilado y a solicitar que eliminen dichos datos, previa solicitud, cuando proceda.

A efectos del presente artículo, el término Usuario hace referencia a un miembro de una compañía que envía acuerdos para firmar. El término “Firmante” se refiere a la persona que recibe y firma o rechaza el acuerdo. Un administrador de privacidad es un administrador de cuenta de Acrobat Sign con controles únicos para eliminar la información personal del servicio a petición de un remitente o firmante.

La exclusividad del usuario se distingue por la dirección de correo electrónico, que se utiliza para identificarlo. Una persona que tiene varias direcciones de correo electrónico podría tener diferentes ID de usuario en el sistema. Todos los controles del RGPD en Acrobat Sign utilizan la dirección de correo electrónico para buscar y administrar la información personal. No hay conexión entre las direcciones de correo electrónico únicas. Un administrador solo encuentra los datos de la dirección de correo electrónico proporcionada.

Funciones compatibles con el RGPD

Acrobat Sign ofrece funciones para ayudar a los clientes a cumplir el RGPD. Para obtener más información sobre cómo Adobe protege su privacidad, visite www.adobe.com/es/privacy.html.

Con el RGPD, han mejorado los derechos de las personas a solicitar el acceso, la corrección y la eliminación de su información personal.

  • Acceso: un usuario o firmante puede acceder directamente a su información personal a través de la IU de Acrobat Sign.  Actualmente no se puede acceder directamente a una pequeña cantidad de información sobre la actividad.El titular de la cuenta individual deberá ponerse en contacto con la oficina de privacidad de Adobe en Adobe.com/es/privacy para solicitar acceso a esta información.El ejemplo del informe se incluye más adelante en este artículo.
  • Corrección: toda la información personal recopilada, tanto de usuarios como de firmantes, está disponible en la interfaz de usuario.Si se necesita llevar a cabo algún cambio, el usuario o el firmante pueden realizar modificaciones directamente sin contactar a Adobe o al administrador.
  • Eliminación: se pueden llevar a cabo diferentes acciones según la función desempeñada en el proceso de firma.  El usuario que envía acuerdos debe hacer la solicitud a la compañía que les contrata.Adobe no puede participar en esta interacción y no controla los datos que el empleador ha recopilado mientras hacía negocios.El proceso de firma recopila la cantidad mínima de información sobre un firmante durante la ceremonia.Esto incluye el nombre, la dirección de correo electrónico, la dirección IP y, de forma opcional, el número de teléfono y el código OTP.  Esta información se almacena con el acuerdo con su firma y queda bajo el control de la empresa que distribuyó el acuerdo.  Si un firmante necesita la información relacionada con la información personal recopilada en ese acuerdo, tienen que ponerse en contacto con el emisor del mismo.Como procesador de datos, Adobe no puede proporcionar ninguna información al firmante sobre el acuerdo o la compañía que le envió el acuerdo. Dado que la única información guardada sobre el firmante está en el acuerdo, eliminar dicho acuerdo también borrará la información personal del firmante.Si el remitente se compromete a eliminar la información del firmante, deberá utilizar el menú de privacidad para buscar y eliminar los acuerdos en los que participó el firmante.

En cuanto a las herramientas de Acrobat Sign, hay tres funcionalidades:

  • Registros de nivel de usuario: un registro de los distintos eventos (que incluye información personal) en el entorno de Acrobat Sign
  • Eliminación del acuerdo: los administradores de privacidad tienen autorización para ver y eliminar cualquier acuerdo creado por usuarios dentro de su cuenta.
  • Eliminación de usuario: los administradores de privacidad pueden eliminar a cualquier usuario en su cuenta.

 

Los administradores de privacidad pueden administrar la información y los acuerdos de los usuarios iniciando sesión en Admin Console y editando el perfil del usuario.

Registros de nivel de usuario

Cualquier usuario puede hacer una solicitud al Centro de privacidad de Adobe para que se le proporcione un registro de sus actividades en el sistema de Acrobat Sign que incluya su información privada.

Dicha información se enviará como un CSV que contendrá lo siguiente:

  • La fecha del evento
  • El tipo de evento
  • La dirección IP desde la que se activó el evento

Eliminación del acuerdo

Solo se aplica a los acuerdos enviados por los usuarios bajo la autoridad del administrador de privacidad.

Cuando un firmante solicita la eliminación de la información del sistema de Acrobat Sign, el administrador de privacidad de la cuenta puede realizar una búsqueda con la dirección de correo electrónico del usuario y devolver todos los acuerdos en los que participó con esa dirección de correo electrónico y que se crearon en la organización del administrador.

Si el administrador de privacidad determina que el acuerdo ya no es necesario, puede eliminarlo del servicio de forma completa e irrevocable.

A los destinatarios que se contacten con Acrobat Sign se les indicará que revisen la pestaña Administrar y se pongan en contacto con la compañía que creó originalmente la transacción, con el fin de eliminar el acuerdo.

Acrobat Sign, como procesador de datos del cliente, nunca eliminará un acuerdo a petición de un destinatario.

La ventana Privacidad con los acuerdos mostrados y el vínculo Descargar acuerdo resaltado

Eliminación de un usuario

Solo se aplica a los usuarios con la autoridad del administrador de privacidad

Cuando un empleado solicita que su información se elimine de los sistemas, esta herramienta elimina toda la información del usuario de los servidores de Acrobat Sign. 

Los usuarios deben realizar esta solicitud al administrador de privacidad de cuentas directamente. Solo el administrador de privacidad tiene autorización para eliminar usuarios.

El equipo de asistencia de Acrobat Sign no puede eliminar usuarios de una cuenta y, en el caso de que se le solicite, tendrá que ponerse en contacto con el administrador de la cuenta.

La pestaña Usuarios con las opciones de un usuario inactivo expuestas y el vínculo Eliminar información de usuario resaltado

Nota:

Cuentas individuales y gratuitas

Los usuarios que existen como la única persona en una cuenta o que solo tengan una cuenta gratuita no pueden eliminarse a sí mismos. En este caso, el usuario deberá ponerse en contacto con el Centro de privacidad de Adobe.

El usuario debe proporcionar su dirección de correo electrónico y una instrucción explícita de eliminar al usuario asociado a la dirección de correo electrónico de los sistemas de Acrobat Sign. El Centro de privacidad de Adobe seguirá los pasos necesarios para asegurarse de que se elimina el usuario.

¿Cómo pueden los usuarios solicitar la eliminación de sus datos de Acrobat Sign?

Conseguir que se elimine información personal del sistema de Acrobat Sign requiere que los recursos del usuario se resuelvan correctamente.Este proceso varía en función del tipo de usuario o cuenta involucrados, que puede agruparse en tres categorías:

Centro de privacidad de Adobe

Para cualquier solicitud de acción que no sea compatible con las herramientas dentro de la interfaz de usuario, o si tienes dudas con respecto al cumplimiento de RGPD, contacta con el Centro de privacidad de Adobe.

Los agentes de soporte y de éxito no tienen acceso a las herramientas que eliminan el contenido de los servidores.

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