Aviso legal: Esta guía está pensada como referencia y no constituye ningún tipo de asesoramiento legal. Consulta al asesor jurídico de tu marca para cumplir los requisitos en las regiones en las que trabajas.
Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
-
Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
-
Configuración de cuenta/grupo
- Descripción general de configuración
-
Configuración global
- Nueva experiencia de destinatario
- Flujos de trabajo de firma automática
- Enviar en bloque
- Formulario web
- Flujos de trabajo de Power Automate
- Documentos de la biblioteca
- Recopilar los datos de formularios con acuerdos
- Visibilidad limitada de los documentos
- Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
- Incluir un vínculo en el correo electrónico
- Incluir una imagen en el correo electrónico
- Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
- Adjuntar informe de auditoría a documentos
- Combinar varios documentos en uno solo
- Descargar documentos individuales
- Carga de un documento firmado
- Establecer la zona horaria predeterminada
- Usuarios en varios grupos (UMG)
- Permisos de administrador de grupos
- Reemplazar destinatario
- Informe de auditoría
- Pie de página de la transacción
- Cliente sanitario
- Configuración de cuenta
-
Preferencias de firma
- Firmas con el formato correcto
- Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
- Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
- Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
- Rechazo de la firma
- Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
- Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
- Solicitar la dirección IP de los firmantes
- Firmas digitales
- Sellos electrónicos
- Identidad digital
-
Configuración de informes
- Configuración de seguridad
-
Configuración de envío
- Requerir el nombre del destinatario al enviar
- Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
- Funciones de destinatarios permitidos
- Permitir testigos electrónicos
- Grupos de destinatarios
- CCs
- Acceso del destinatario al acuerdo
- Integración de campos
- Modificar acuerdos
- Mensajes privados
- Tipos de firma permitidos
- Recordatorios
- Enviar notificación de acuerdo a través de
- Opciones de identificación del firmante
- Protección de contenidos
- Orden de las firmas
- Liquid Mode
- Configuración biofarmacéutica
- Configuración de notarización
- Integración de pagos
- Configuración de SAML
- Gobernanza de datos
- Configuración de marca de tiempo
- Archivo externo
- Idiomas de la cuenta
-
Configuración de correo electrónico
- Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
- Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
- Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
- Personalizar los campos “Para” y “CC”
- Habilitar notificaciones sin enlaces
- Personalice plantillas de correo electrónico
- Migración de echosign.com a adobesign.com
- Configuración de las opciones para los destinatarios
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
-
Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
-
Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
-
Creación de campos en documentos
-
Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
-
Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
-
Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
-
Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
-
Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
-
Plantillas reutilizables
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
-
Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
- Eliminar flujos
-
Plantillas útiles
- Solo administrador
- Archivo de acuerdos
- Archivo de acuerdos del formulario web
- Extracción de datos del acuerdo
- Notificaciones del acuerdo
- Generación de acuerdos
- Flujos de trabajo de envío personalizado
- Compartir usuarios y acuerdos
Integrar con otros productos
- Acrobat Sign para Salesforce
- Acrobat Sign para Microsoft
- Otras integraciones
- Integraciones gestionadas por socios
- Cómo se crea una clave de integración
Acrobat Sign Desarrolladores
- API REST
- Webhooks
Soporte y solución de problemas
Según el requisito del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de obtener el consentimiento del usuario antes de almacenar datos en el dispositivo del usuario, algunos usuarios pueden experimentar una o más solicitudes para activar las cookies:
- Los usuarios que acceden a Adobe Acrobat Sign desde las configuraciones regionales que aplican el RGPD deben activar las cookies de servicio principal
- Las cookies de rendimiento y de publicidad personal se pueden activar o desactivar haciendo clic en el botón Personalizar
- Las cookies se pueden administrar en cualquier momento haciendo clic en el vínculo de Rendimiento de cookies situado en la parte inferior derecha de todas las páginas web de Acrobat Sign:
- Las cuentas que migran al dominio adobesign.com (desde echosign.com) deben configurar sus cookies dos veces, ya que cada dominio debe colocar cookies únicas.
Precaución:
|
¿Qué es el RGPD?
El Reglamento general de protección de datos (RGPD) es la nueva legislación de privacidad de la Unión Europea que armoniza y moderniza los requisitos de protección de datos. Aunque hay muchos requisitos nuevos o mejorados, los principios básicos subyacentes siguen siendo los mismos. Las nuevas reglas tienen una definición más general de los datos personales y un amplio alcance que afecta a cualquier compañía que recopile información personal de particulares en la UE. Parte del reglamento requiere que los particulares tengan derecho a comprender qué datos personales se han recopilado y a solicitar que eliminen dichos datos, previa solicitud, cuando proceda.
A efectos del presente artículo, el término Usuario hace referencia a un miembro de una compañía que envía acuerdos para firmar. El término “Firmante” se refiere a la persona que recibe y firma o rechaza el acuerdo. Un administrador de privacidad es un administrador de cuenta de Acrobat Sign con controles únicos para eliminar la información personal del servicio a petición de un remitente o firmante.
La exclusividad del usuario se distingue por la dirección de correo electrónico, que se utiliza para identificarlo. Una persona que tiene varias direcciones de correo electrónico podría tener diferentes ID de usuario en el sistema. Todos los controles del RGPD en Acrobat Sign utilizan la dirección de correo electrónico para buscar y administrar la información personal. No hay conexión entre las direcciones de correo electrónico únicas. Un administrador solo encuentra los datos de la dirección de correo electrónico proporcionada.
Funciones compatibles con el RGPD
Acrobat Sign ofrece funciones para ayudar a los clientes a cumplir el RGPD. Para obtener más información sobre cómo Adobe protege su privacidad, visite www.adobe.com/es/privacy.html.
Con el RGPD, han mejorado los derechos de las personas a solicitar el acceso, la corrección y la eliminación de su información personal.
- Acceso: un usuario o firmante puede acceder directamente a su información personal a través de la IU de Acrobat Sign. Actualmente no se puede acceder directamente a una pequeña cantidad de información sobre la actividad.El titular de la cuenta individual deberá ponerse en contacto con la oficina de privacidad de Adobe en Adobe.com/es/privacy para solicitar acceso a esta información.El ejemplo del informe se incluye más adelante en este artículo.
- Corrección: toda la información personal recopilada, tanto de usuarios como de firmantes, está disponible en la interfaz de usuario.Si se necesita llevar a cabo algún cambio, el usuario o el firmante pueden realizar modificaciones directamente sin contactar a Adobe o al administrador.
- Eliminación: se pueden llevar a cabo diferentes acciones según la función desempeñada en el proceso de firma. El usuario que envía acuerdos debe hacer la solicitud a la compañía que les contrata.Adobe no puede participar en esta interacción y no controla los datos que el empleador ha recopilado mientras hacía negocios.El proceso de firma recopila la cantidad mínima de información sobre un firmante durante la ceremonia.Esto incluye el nombre, la dirección de correo electrónico, la dirección IP y, de forma opcional, el número de teléfono y el código OTP. Esta información se almacena con el acuerdo con su firma y queda bajo el control de la empresa que distribuyó el acuerdo. Si un firmante necesita la información relacionada con la información personal recopilada en ese acuerdo, tienen que ponerse en contacto con el emisor del mismo.Como procesador de datos, Adobe no puede proporcionar ninguna información al firmante sobre el acuerdo o la compañía que le envió el acuerdo. Dado que la única información guardada sobre el firmante está en el acuerdo, eliminar dicho acuerdo también borrará la información personal del firmante.Si el remitente se compromete a eliminar la información del firmante, deberá utilizar el menú de privacidad para buscar y eliminar los acuerdos en los que participó el firmante.
En cuanto a las herramientas de Acrobat Sign, hay tres funcionalidades:
- Registros de nivel de usuario: un registro de los distintos eventos (que incluye información personal) en el entorno de Acrobat Sign
- Eliminación del acuerdo: los administradores de privacidad tienen autorización para ver y eliminar cualquier acuerdo creado por usuarios dentro de su cuenta.
- Eliminación de usuario: los administradores de privacidad pueden eliminar a cualquier usuario en su cuenta.
Los administradores de privacidad pueden administrar la información y los acuerdos de los usuarios iniciando sesión en Admin Console y editando el perfil del usuario.
Registros de nivel de usuario
Cualquier usuario puede hacer una solicitud al Centro de privacidad de Adobe para que se le proporcione un registro de sus actividades en el sistema de Acrobat Sign que incluya su información privada.
Dicha información se enviará como un CSV que contendrá lo siguiente:
- La fecha del evento
- El tipo de evento
- La dirección IP desde la que se activó el evento
Eliminación del acuerdo
Solo se aplica a los acuerdos enviados por los usuarios bajo la autoridad del administrador de privacidad.
Cuando un firmante solicita la eliminación de la información del sistema de Acrobat Sign, el administrador de privacidad de la cuenta puede realizar una búsqueda con la dirección de correo electrónico del usuario y devolver todos los acuerdos en los que participó con esa dirección de correo electrónico y que se crearon en la organización del administrador.
Si el administrador de privacidad determina que el acuerdo ya no es necesario, puede eliminarlo del servicio de forma completa e irrevocable.
A los destinatarios que se contacten con Acrobat Sign se les indicará que revisen la pestaña Administrar y se pongan en contacto con la compañía que creó originalmente la transacción, con el fin de eliminar el acuerdo.
Acrobat Sign, como procesador de datos del cliente, nunca eliminará un acuerdo a petición de un destinatario.
Eliminación de un usuario
Solo se aplica a los usuarios con la autoridad del administrador de privacidad
Cuando un empleado solicita que su información se elimine de los sistemas, esta herramienta elimina toda la información del usuario de los servidores de Acrobat Sign.
Los usuarios deben realizar esta solicitud al administrador de privacidad de cuentas directamente. Solo el administrador de privacidad tiene autorización para eliminar usuarios.
El equipo de asistencia de Acrobat Sign no puede eliminar usuarios de una cuenta y, en el caso de que se le solicite, tendrá que ponerse en contacto con el administrador de la cuenta.
Cuentas individuales y gratuitas
Los usuarios que existen como la única persona en una cuenta o que solo tengan una cuenta gratuita no pueden eliminarse a sí mismos. En este caso, el usuario deberá ponerse en contacto con el Centro de privacidad de Adobe.
El usuario debe proporcionar su dirección de correo electrónico y una instrucción explícita de eliminar al usuario asociado a la dirección de correo electrónico de los sistemas de Acrobat Sign. El Centro de privacidad de Adobe seguirá los pasos necesarios para asegurarse de que se elimina el usuario.
¿Cómo pueden los usuarios solicitar la eliminación de sus datos de Acrobat Sign?
Conseguir que se elimine información personal del sistema de Acrobat Sign requiere que los recursos del usuario se resuelvan correctamente.Este proceso varía en función del tipo de usuario o cuenta involucrados, que puede agruparse en tres categorías:
Centro de privacidad de Adobe
Para cualquier solicitud de acción que no sea compatible con las herramientas dentro de la interfaz de usuario, o si tienes dudas con respecto al cumplimiento de RGPD, contacta con el Centro de privacidad de Adobe.
Los agentes de soporte y de éxito no tienen acceso a las herramientas que eliminan el contenido de los servidores.