Los grupos de destinatarios proporcionan un método para que un miembro de un grupo definido por el remitente responda a un acuerdo en nombre de todo el grupo. Esto permite que el ciclo de firma avance a través de las aprobaciones del equipo sin que una persona se convierta en el punto de estrangulamiento del proceso.

Por ejemplo, si tienes un equipo legal de cinco miembros que deben firmar un acuerdo, cualquiera de ese equipo puede firmar.

Se puede crear un grupo de destinatarios que contenga los cinco miembros.
Se notifica a los cinco miembros cuando el acuerdo está listo para el equipo.
El primer miembro que firme el acuerdo completa la obligación del equipo para ese acuerdo.
Todos los miembros del grupo reciben la notificación final por correo electrónico cuando se completa el acuerdo.

Hay dos tipos de grupos de destinatarios en Acrobat Sign:

Los grupos de destinatarios reutilizables son los siguientes:

Predefinido. El grupo debe crearse antes de que el usuario intente añadirlo a un acuerdo o flujo de trabajo.
Configurado por los usuarios en su perfil de usuario (en la pestaña Libreta de direcciones)
Ámbito de acceso a nivel individual, de grupo o de organización.
Disponible para los remitentes mediante el menú de autocompletar de la libreta de direcciones
Estático cuando está cargado. Los remitentes no pueden editar los nombres ni los valores de correo electrónico del grupo.

Nota:

El acceso a los grupos de destinatarios en general se controla mediante la configuración indicada en este documento, pero en realidad la configuración de un grupo reutilizable se realiza en el nivel de usuario en el menú Preferencias personales. Consulta el artículo grupo de destinatarios reutilizable para obtener más información.

Los grupos de destinatarios ad hocson los siguientes:

Completamente configurado por los remitentes en el momento de la configuración.
Resulta útil para definir grupos de destinatarios con firmantes externos que no estarían predefinidos.
Un solo uso. No se pueden guardar ni compartir para su uso en otra aplicación.

Disponibilidad:

Los grupos de destinatarios están disponibles para los planes de licencias de empresa y negocios.

Ámbito de configuración:

La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.

Cómo se usa

Los grupos de destinatarios están disponibles para los usuarios que crean acuerdos, formularios web y flujos de trabajo de envío personalizados.

Normalmente, los destinatarios ad hoc se utilizan para destinatarios externos y los grupos internos se predefinen como grupos reutilizables para garantizar que los miembros internos estén completos y controlados.

Cuando un usuario comienza a escribir el nombre del grupo, la libreta de direcciones presenta todos los grupos reutilizables que coinciden con la cadena escrita y que están disponibles para el remitente.

Página Enviar que muestra un grupo de destinatarios con un nombre de grupo escrito parcialmente y coincide con la libreta de direcciones proporcionada.

Si el remitente no utiliza un grupo de destinatarios reutilizable, define un grupo de destinatarios ad hoc añadiendo manualmente todos los miembros del grupo por la dirección de correo electrónico. La libreta de direcciones muestra todas las direcciones que coinciden con la cadena escrita y el usuario puede seleccionar cualquiera de la lista en cualquier momento.

Configuración

Los controles de esta funcionalidad se pueden evaluar accediendo a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Grupos de destinatarios

Cuando la funcionalidad está deshabilitada, las páginas de composición formulario web y Enviar no incluyen ningún método para añadir un grupo de destinatarios.

La página Enviar resalta el área en la que falta el vínculo Añadir grupos de destinatarios

Cuando la funcionalidad está deshabilitada, se crea un vínculo Añadir grupo de destinatarios encima de la lista de destinatarios.
El registro de destinatario se convierte en un cuadro de destinatario que permite al usuario añadir todos los miembros del destinatario que deben incluirse en el grupo.