Création de formulaires avec Acrobat

Les balises de texte d’Adobe Acrobat Sign peuvent être utilisées conjointement avec les champs de formulaire d’Acrobat pour définir les propriétés spécifiques d’un champ. Bien que les balises de texte soient directement ajoutées à un document en accord avec le contenu, les balises PDF sont utilisées attribuer un nom aux champs, en définissant les règles et les validations du champ physiquement placé. Les champs de formulaire Acrobat associent la simplicité d’utilisation de l’environnement de création à la polyvalence des balises de texte.

Lorsqu’un document est chargé dans la bibliothèque de documents Acrobat Sign ou envoyé pour signature, les champs de formulaire Acrobat sont traités par le système et convertis en champs de formulaire Acrobat Sign. Le système vérifie en particulier le nom donné au champ, en contrôlant si une balise Acrobat Sign a été définie. Il crée ensuite un champ de formulaire Acrobat Sign avec les propriétés que vous avez définies.

Les balises permettent de définir des propriétés spécifiques pour les champs. Les balises et les outils de placement des champs de formulaire d’Acrobat permettent de donner à votre document un aspect professionnel et entièrement fonctionnel.

Version des balises de texte

Ce document décrit la syntaxe 2.0 actuelle des balises de texte Acrobat Sign. Cette syntaxe doit être utilisée pour tous les nouveaux documents et les révisions des documents existants. Si vous ne maîtrisez pas les balises de texte dans Acrobat Sign, consultez la documentation relative aux balises de texte.

Création de formulaires pour Acrobat Sign

Acrobat vous permet de placer physiquement des champs de formulaire directement sur les pages d’un document. Cette section explique comment ajouter des champs de formulaire et présente les options permettant de donner un aspect plus homogène aux champs dans votre document.

Préparation du formulaire

Nettoyage du placement automatisé des champs

Lors de la création de champs, Acrobat recherche des points de repère comme des traits de soulignement, des zones et des cercles pouvant signaler des champs, des cases à cocher et des cases d’option. En outre, le texte environnant est évalué pour attribuer aux champs générés un nom significatif.  Toutefois, il y a de fortes chances que certains champs soient nommés ou placés incorrectement. Ils devront donc être modifiés manuellement.

 Examinez votre formulaire, supprimez tous les champs supplémentaires et déplacez les champs qui ne sont pas correctement placés.

Il est conseillé de prendre le temps d’attribuer des noms compréhensibles aux champs si vous souhaitez générer des rapports et devez évaluer des données de champ.

Pour renommer un champ, double-cliquez dessus (ou cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés dans le menu). Le nom du champ figure en haut de la fenêtre des propriétés. 

Placement manuel des champs de formulaire

Si le placement automatisé des champs ne trouve pas tous les champs, vous devez les ajouter manuellement. Il s’agit d’un processus par clic simple que vous effectuez à l’aide de la barre d’outils située dans la partie supérieure de la fenêtre Acrobat.

Alignement des champs et taille correspondante

Une fois qu’un champ a été approximativement placé dans le document, les outils d’Acrobat peuvent vous aider à appliquer des tailles et des alignements uniformes et donner ainsi un aspect professionnel au formulaire.

Utilisation de balises dans des champs de formulaire placés

Lorsque vous ajoutez des champs au formulaire, une liste des noms de champs apparaît dans le rail droit de la page d’Acrobat. Cette liste peut être utilisée pour rechercher ou accéder rapidement à n’importe quel champ de formulaire, sans être sur la page. Elle indique aussi immédiatement si un nom de champ existe à plusieurs endroits du formulaire en ajoutant un #1 à la suite du nom.

Si vous utilisez des champs automatiquement placés par Acrobat, leur nom correspondra à des chaînes descriptives simples. (S’ils ne sont pas explicites, il est recommandé de prendre le temps de les modifier maintenant.)

Les champs placés à partir de la barre d’outils peuvent avoir un plus grand nom, notamment des arguments identiques au format des balises de texte. 

Attribution d’un nom aux champs de formulaire

Remplacer le nom d’un champ de formulaire par une balise Acrobat Sign permet d’appliquer toutes les propriétés de champ identifiées par Acrobat Sign, sans perdre de place sur le document comme c’est le cas avec une balise de texte.

Pour accéder au menu des propriétés du champ de formulaire, double-cliquez sur le champ ou cliquez avec le bouton droit dessus et sélectionnez Propriétés dans le menu.

L’onglet Général de la fenêtre Propriétés affiche les propriétés Nom, Info-bulle, Type de champ, Rôle de participant et

Propriétés courantes du champ.

• Nom : emplacement où est ajoutée la balise du champ de formulaire.
• Info-bulle : informations qui s’affichent lorsque le pointeur est placé sur le champ.
• Type de champ : indique le type de champ comme champ de texte, de signature, de date, etc.
• Rôle de participant : détermine quelle partie signataire doit interagir avec ce champ tel que l’expéditeur, signataire, celui-ci, et ainsi de suite.
• Lecture seule : rend le champ inaccessible et non modifiable. Cette option est généralement utilisée lorsque le champ est renseigné par le biais d’une intégration ou d’un fichier CSV.
• Obligatoire : marque le champ comme étant obligatoire pour que le processus de signature ne puisse pas être terminé tant que des données n’ont pas été saisies dans ce champ.

Bien que l’environnement de création par glisser-déposer d’Acrobat Sign ne prenne pas en charge les champs multilignes, vous pouvez définir un champ de cette façon dans Acrobat et le faire fonctionner par le biais d’Acrobat Sign. Cette option est appelée « Champ multiligne » dans l’onglet « Options ».

Pour connaître les balises à utiliser dans les champs de formulaire sur votre document, reportez-vous à la documentation sur les balises de texte.

Placement d’autres objets

Outre les champs de texte standard, Acrobat propose des cases à cocher, des cases d’option et des menus déroulants qui fonctionnent via Acrobat Sign. Les options de ces objets peuvent être appliquées à l’aide des arguments dans la balise ou via les propriétés de l’objet dans Acrobat.

Si vous choisissez d’utiliser les propriétés de l’objet dans Acrobat, veillez à toujours saisir une balise de base pour le nom de l’objet. Par exemple, si vous disposez d’une case à cocher et que tous les paramètres ont été définis dans la fenêtre Propriétés, nommez-la CB1_es_:signer1, par exemple. Ainsi, l’objet possède un nom et est affecté au destinataire prévu.

Cases à cocher

Lorsque vous sélectionnez « Case à cocher » dans la barre « Sélectionner l’objet », le curseur se transforme pour vous permettre de placer la case à cocher. Pour plus d’informations, voir Placement manuel des champs de formulaire.

Pour accéder au menu des propriétés de la case à cocher, double-cliquez sur le champ ou cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Propriétés » dans le menu.

Sous Options, les paramètres disponibles sont les suivants : Style de case à cocher, Exporter la valeur et l’option Case à cocher qui est activée par défaut. Changer l’option « Style de case à cocher » n’a pas d’incidence sur la représentation visuelle de la case à cocher dans Acrobat Sign, mais le document PDF obtenu aura le style choisi.

Cases d’option

Lorsque vous sélectionnez « Case d’option » dans la barre d’outils « Sélectionnez l’objet », le curseur se transforme pour vous permettre de placer la case d’option. Pour plus d’informations, voir Placement manuel des champs de formulaire.

Lorsque vous placez la case d’option, la boîte de dialogue des propriétés affiche un avertissement indiquant que le groupe doit contenir au moins deux cases d’option car il s’agit d’un choix ou.

Il est possible d’ajouter une autre case d’option en cliquant sur le lien « Ajouter un autre bouton » ou en choisissant « Case d’option » dans la barre d’outils « Sélectionner l’objet », en plaçant l’objet et en le renommant avec le même nom de groupe.

Pour accéder au menu des propriétés pour la case d’option, double-cliquez sur le champ ou cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Propriétés » dans le menu.

Sous Options, les paramètres disponibles sont les suivants : Style de bouton, Choix de la case d’option et les deux options Le bouton est activé par défaut et Les boutons aux noms et choix identiques sont sélectionnés simultanément, qui associe les boutons portant le même nom. Le nom de la case d’option détermine à quel groupe il appartient. Si vous créez un ensemble de cases d’option, elles devront donc porter le même noms pour faire partie du même groupe.

Menus déroulants

Lorsque vous sélectionnez « Liste déroulante » dans la barre d’outils « Sélectionner l’objet », le curseur se transforme pour permettre de placer le menu déroulant. Pour plus d’informations, voir Placement manuel des champs de formulaire.

Pour accéder au menu des propriétés pour la liste déroulante, double-cliquez sur le champ ou cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Propriétés » dans le menu.

Sous Options, les paramètres disponibles sont les suivants : Élément, Exporter la valeur, Liste des éléments, Trier les éléments, Autoriser l’utilisateur à saisir du texte personnalisé, Vérifier l’orthographe et Valider la valeur sélectionnée immédiatement.

Saisissez le nom de l’option dans le champ « Élément ». En outre, une valeur d’exportation est recommandée. Par exemple, si l’élément est « Rouge », la valeur d’exportation peut être « R ». Cette valeur peut être ensuite exportée pendant le processus de signature.

Une fois que vous avez configuré le choix de la liste déroulante, cliquez sur le bouton Ajouter. Les options sont ainsi déplacées vers le bas dans la liste des éléments afin d’être triées et gérées.