Adobe Sign vous permet d’utiliser des formulaires interactifs pour recueillir les données de vos signataires, placer la signature et les champs initiaux dans vos documents, recueillir les informations bipartites de l’expéditeur et du signataire, et bien plus encore.

Vous pouvez créer votre propre bibliothèque de modèles Adobe Sign en stockant les formulaires et modèles Adobe Sign dans votre onglet Documents Salesforce.

Les balises de texte Adobe Sign permettent d’effectuer les opérations suivantes :

• définir des emplacements spécifiques pour les documents initiaux et la signature des clients ;
• recueillir les données des signataires et les renvoyer vers votre compte Salesforce ultérieurement (voir Mappages de données) ;
• fusionner les données de Salesforce dans les champs de document avant de les envoyer pour signature (voir Mappages de fusion).

Vous pouvez créer des formulaires Adobe Sign en ajoutant des balises de texte spéciales dans un document que vous envoyez via Adobe Sign (Word, PDF, TXT, etc.). Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les balises de texte.

Petit rappel concernant les formulaires/balises de texte

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ d’objet SFDC à un champ de formulaire Adobe Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). 

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Mappages de fusion - Génération de documents avec les données Salesforce

Les mappages de fusion d’Adobe Sign vous permettent de fusionner les données des champs de Salesforce dans les champs de vos documents avant de les envoyer pour signature.

Par exemple, vous pouvez renseigner automatiquement l’adresse et le numéro de téléphone d’une piste issus d’un enregistrement Salesforce dans l’accord avant que ce dernier ne soit envoyé à la piste pour signature. Vous pouvez également modifier l’état d’une opportunité une fois que l’accord est entièrement signé et exécuté. Les champs de données fusionnées peuvent être mis à jour par les signataires si vous choisissez de rétablir les correspondances des mises à jour du signataire dans Salesforce.

Vous pouvez également utiliser les mappages de fusion pour ajouter automatiquement les listes de produits liées à une opportunité. Vous pouvez définir les attributs de produit (par exemple, la quantité et le prix) inclus dans vos accords et spécifier le mode de tri et de filtrage des produits associés. 

À propos des mappages de fusion

Le type de source de données pour un mappage de fusion peut être une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Adobe Sign. La cible pour chaque élément de mappage de fusion est un champ désigné d’un accord Adobe Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour les champs de document Adobe Sign pour « Prénom » et « Nom » avec les données du champ Destinataire (Contact) de Salesforce. Il remplit également le champ Société du document avec le nom du compte.

Création d’un mappage de fusion

Pour créer un nouveau mappage de fusion :

Pour créer une ligne de mappage des champs de fusion, procédez comme suit :

Dans la section Associer les champs d’articles de gamme de produits Salesforce aux champs du document Adobe, vous pouvez ajouter les listes de produits liées à une opportunité.

Pour créer une ligne de mappage des champs de fusion, procédez comme suit :

Utilisation de plusieurs mappages de fusion et du mappage de fusion par défaut

Vous pouvez créer autant de mappages de fusion que nécessaire et définir l’un de ces mappages en tant que mappage par défaut. Celui-ci sera exécuté chaque fois qu’un document est envoyé pour signature. Un seul mappage peut être défini en tant que mappage par défaut.

Vous pouvez également spécifier explicitement le mappage de fusion à utiliser pour un accord en le référençant dans le champ Mappage de fusion (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) de l’accord. Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le modèle à utiliser. Notez que vous ne devez pas définir ce champ pour renvoyer vers le mappage par défaut ; si ce champ reste vide, le mappage par défaut est exécuté.

Pièces jointes

La gestion des pièces jointes est définie par les paramètres de mappage de fusion. Par défaut, le document joint d’origine (par exemple, un modèle d’accord de confidentialité) est supprimé et le document fusionné est joint à l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.

• Joindre le document fusionné : lorsqu’un mappage de fusion est utilisé pour un accord, cette option joint le document aux données fusionnées dans l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.
• Supprimer le document d’origine : lorsqu’un mappage de fusion est utilisé pour un accord, cette option supprime le document du modèle d’origine de l’enregistrement de l’accord une fois l’accord envoyé.

Pour modifier ces paramètres, procédez comme suit :

Dépannage des mappages de fusion

Les champs Salesforce comportent des règles de validation susceptibles de provoquer l’échec d’un mappage. Par exemple, si vous mappez le champ d’adresse électronique Salesforce à un champ de texte Adobe Sign, le mappage peut échouer si le contenu du champ n’est pas une adresse électronique valide.

Si un mappage échoue pour une raison quelconque, le message d’erreur est enregistré dans le champ Erreur de mappage de fusion (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) de l’objet Accord Adobe Sign, et un courrier électronique est envoyé au propriétaire du mappage de fusion pour signaler l’erreur.  

La notification par courrier électronique est activée par défaut mais peut être désactivée en modifiant le paramètre comme suit :

Mappages de données - Transfert des données et fichiers des signataires vers les enregistrements Salesforce

Les mappages de données de champs de formulaire d’Adobe Sign vous permettent de définir la façon dont Adobe Sign met à jour les objets Salesforce.com avec les données capturées auprès des signataires. Par exemple, vous pouvez mettre à jour l’enregistrement des coordonnées du signataire dans Salesforce.com avec l’adresse et le numéro de téléphone fournis lors du remplissage et de la signature de votre document. Par ailleurs, vous pouvez également renvoyer l’accord signé Adobe Sign, la piste de vérification et tous les documents d’accompagnement téléchargés émanant des destinataires dans les objets Salesforce, en configurant des mappages de fichiers. 

À propos des mappages de données de champs de formulaire

Les mappages de données Adobe Sign mettent à jour les objets Salesforce lorsqu’un accord Adobe Sign est signé ou à une étape spécifique du flux de tâches de l’accord. Chaque mappage de données est configuré à l’avance et inclut des règles de mappage de données. Chaque règle de mappage de données définit la source des données et le champ Salesforce cible à mettre à jour.

La source des données pour un mappage peut être un champ de formulaire Adobe Sign, une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’accord Adobe Sign. La cible pour chaque élément de mappage de données peut être n’importe quel champ de n’importe quel objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Adobe Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour le prénom et le nom du signataire (tel qu’il a été saisi par le signataire) dans l’objet Contact. Il met également à jour l’étape d’opportunité et ajoute l’accord signé et une piste de vérification à l’opportunité une fois l’accord signé. 

Autres exemples d’utilisation des mappages de données pour mettre à jour Salesforce :

• mise à jour des coordonnées du destinataire ;
• ajout d’un numéro de bon de commande à l’opportunité ;
• mise à jour des informations de paiement dans le compte ;
• changement de l’étape d’opportunité une fois le contrat signé ;
• ajout du PDF signé et de la piste de vérification au contact. 

Création d’un mappage de données de champs de formulaire

Pour créer un nouveau mappage de données Adobe Sign, procédez comme suit :

Définition des mappages entre champs

La section Mappage de champs vous permet de définir les relations entre les champs de l’environnement Salesforce et les champs du formulaire de l’accord.

• Les règles de mappage peuvent être créées pour n’importe quel champ dans Salesforce, y compris les champs personnalisés.
  

Le mappage de champs consiste à :

1. Sélectionner le champ object.field Salesforce cible devant recevoir les données.
2. Définir la source des données.
3. Déterminer l’événement d’état qui doit déclencher le contenu du champ source à placer dans le champ cible
   .

Il est généralement recommandé aux administrateurs de charger leurs champs de formulaire dans Salesforce afin de pouvoir ensuite importer les noms de champ de l’accord signé et activer la sélection des noms de champ dans une liste déroulante (par opposition à la saisie manuelle) :

Pour définir les relations de champs :

Au niveau de l’enregistrement, vous pouvez choisir de contrôler l’envoi de contenu de mise à jour de contenu. Sous Actions, cliquez sur l’icône Paramètres (engrenage).

Dans la boîte de dialogue Paramètres des valeurs de mappage des champs, vous pouvez sélectionner les options suivantes :

• Ne pas écraser les éléments existants : lorsque cette case est cochée, si une valeur existe déjà dans le champ Salesforce cible, ne remplacez pas la valeur en suivant de cette règle de mappage.
• Ne pas écrire d’éléments vides : si la valeur source de l’accord Adobe Sign est vide, n’inscrivez pas la valeur vide dans le champ Salesforce cible en suivant cette règle de mappage.

Vous pouvez également désactiver une ligne de mappage pour qu’elle ne s’exécute pas en cochant l’option Désactiver.

Définition d’un mappage de fichiers

Vous pouvez mapper l’accord Adobe Sign finalisé ou le journal d’audit à l’objet Salesforce cible sélectionné comme suit :

Utilisation de plusieurs mappages de données et du mappage de données par défaut

Vous pouvez créer autant de mappages de données que nécessaire et définir l’un de ces mappages en tant que mappage par défaut. Celui-ci sera exécuté chaque fois que l’état d’un accord change. Un seul mappage peut être défini en tant que mappage par défaut.

Vous pouvez spécifier explicitement le mappage à utiliser pour un accord en le référençant dans le champ Mappage de données (echosign_dev1__Process_Template__c) de l’accord. Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le mappage de données à utiliser. Notez que vous ne devez pas nécessairement définir ce champ pour renvoyer vers le mappage par défaut ; si ce champ reste vide, le mappage par défaut est exécuté.

Vous pouvez également exécuter un mappage avant ou après la modification de l’état de l’accord en « Signé » (par exemple, après que le premier signataire a signé l’accord) en activant la case à cocher Déclencher le mappage des données (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Vous pouvez utiliser un flux de tâches ou un déclencheur Salesforce pour exécuter une logique métier personnalisée afin de déterminer le mappage de données à exécuter.

En outre, vous pouvez associer un mappage de données à un modèle d’accord. Pour plus d’informations, voir Modèles d’accord.

Dépannage des mappages de données

Les champs Salesforce comportent des règles de validation susceptibles de provoquer l’échec d’un mappage. Par exemple, si vous mappez un champ de texte Adobe Sign à un champ d’adresse électronique Salesforce, la validation peut échouer si le contenu du champ n’est pas une adresse électronique valide.

Lorsque cela est possible, veillez à utiliser des règles de validation des champs de formulaire Adobe Sign pour vous assurer que les données saisies par les signataires peuvent être placées dans Salesforce. Adobe Sign applique les règles de validation des champs de formulaire PDF standard dans les documents PDF et vous permet de créer des règles de validation lors de l’utilisation des balises de texte Adobe Sign. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur les balises de texte.

Si un mappage échoue pour une raison quelconque, le message d’erreur est enregistré dans le champ Erreur de mappage de données (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) de l’objet Accord Adobe Sign, et un courrier électronique est envoyé au propriétaire du mappage de données pour signaler l’erreur.  

La notification par courrier électronique est activée par défaut mais peut être désactivée en modifiant le paramètre comme suit :

1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
2. Cliquez sur le libellé Paramètres Adobe Sign.
3. Cliquez sur Gérer.
4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier).
5. Recherchez (Ctrl/Cmd + f) le paramètre Activer notification d’erreur du mappage.
6. Modifiez le paramètre selon vos besoins.
7. Cliquez sur Enregistrer

Processus et modèles d’accord

Les modèles d’accord Adobe Sign permettent de configurer facilement plusieurs valeurs et paramètres par défaut de vos accords à l’avance. Vous pouvez également lier un modèle d’accord à un bouton Envoyer pour signature.

À propos des modèles d’accord

Les modèles d’accord permettent de prédéfinir les champs de l’accord, notamment le nom, le message, la langue, les dates d’expiration et les options de sécurité. Vous pouvez également associer un mappage de données, un mappage de fusion ou un objet spécifique (par exemple, Opportunité, Compte, Contact, Piste, Contrat) au modèle d’accord. En outre, vous pouvez prédéfinir des définitions de destinataire, mapper des champs aux champs de l’accord et prédéfinir des pièces jointes.

Vous pouvez également configurer un bouton Envoyer pour signature qui s’affiche sur l’enregistrement d’un objet connexe (par ex. Opportunité) afin qu’il soit associé à un modèle d’accord par défaut. Un clic sur le bouton génère alors un accord basé sur ce modèle d’accord.

Création d’un modèle d’accord

Pour créer un nouveau modèle d’accord, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Adobe Sign dans le Lanceur d’application en haut à gauche de l’écran.
2. Cliquez sur l’onglet Modèles d’accord.
3. Dans la page d’accueil des modèles d’accord, cliquez sur le bouton Nouveau.

Un message incrusté vous invite à entrer le nom du nouveau modèle :

    4. Nommez le modèle, puis cliquez sur Enregistrer.

►Si les processus ont été activés, l’option permettant de sélectionner un processus pour le modèle est fournie, mais elle n’est pas indispensable. 

La page du nouveau Modèle de l’accord s’affiche, avec le nom du modèle dans la partie supérieure.

À droite du nom, une icône déroulante « afficher plus » ouvre un menu contenant les options ci-après :

• Modifier le nom : permet de modifier le nom du modèle actif.
• Modifier le propriétaire : permet de modifier le propriétaire du modèle actif. Le propriétaire doit être un utilisateur actif de l’organisation Salesforce.
• Cloner : permet de dupliquer le modèle actif avec un numéro d’identification Salesforce unique.
• Supprimer : permet de supprimer le modèle actif de Salesforce.

Le numéro d’identification du modèle, ainsi que les métadonnées relatives à l’auteur, au propriétaire et à la dernière modification du modèle, sont présentés sous le bouton Enregistrer.

Le bouton bascule Actif/Désactivé permet de rendre le modèle disponible ou non (respectivement). Les modèles nouvellement créés ont l’état Actif.

Activation des processus Adobe Sign

Salesforce peut facilement être configuré pour importer des workflows depuis Adobe Sign, ce qui donne aux agents la possibilité de faire des envois à partir des deux environnements avec la même structure de destinataires, les mêmes méthodes d’authentification, la même liste de distribution, etc.

L’utilisation de workflows comme sources des modèles Salesforce permet également d’employer des modèles de documents universels qui peuvent, selon les besoins, inclure ou ignorer des destinataires.

La définition du modèle Salesforce est légèrement différente lorsqu’un processus est connecté, car ce processus modifie l’onglet Destinataires pour l’aligner sur le processus et intègre certains éléments configurés, que vous définiriez normalement dans le modèle Salesforce.

La liste ci-dessous pointe les différences dans le processus de configuration :

Activation du bouton Envoyer pour signature

Le bouton Envoyer pour signature est associé au modèle d’accord par défaut ou à tout modèle d’accord spécifique que vous configurez. Par défaut, l’intégration Adobe Sign pour Salesforce inclut un bouton Envoyer pour signature que vous pouvez ajouter à vos mises en page d’opportunité, de compte, de contact, de piste ou de contrat. Vous pouvez également créer plusieurs boutons Envoyer pour signature personnalisés, qui peuvent être ajoutés à d’autres objets et être associés à différents modèles d’accord.

Voici un exemple d’activation du bouton Envoyer pour signature pour l’objet Opportunité :

Activer les options de post-signature

Activez cette option pour rediriger les signataires vers une autre page. Les options URL de redirection post-signature et Délai de redirection post-signature sont alors disponibles dans la page d’envoi. Les signataires d’un accord sont redirigés vers l’URL spécifiée après la signature. Par exemple, vous pouvez les rediriger vers le site Web de votre entreprise ou vers une page d’enquête. Cette option peut être définie en lecture seule pour les expéditeurs à l’aide du paramètre Options de post-signature en lecture sle.

Pour activer les options de post-signature, procédez comme suit :

Activer la fonctionnalité Envoyer au nom de

Il peut être intéressant d’activer la fonctionnalité Envoyer au nom de s’il existe des cas où une personne de votre organisation Salesforce doit envoyer des accords au nom d’une autre personne. Cette fonctionnalité est disponible pour tout type d’envoi d’accord, y compris l’envoi en arrière-plan, qui est déclenché par une mise à jour des actions en arrière-plan du champ de l’accord ou via l’option Envoi automatique des modèles d’accord. Vous pouvez également définir une référence à un utilisateur au nom duquel envoyer l’accord dans un modèle d’accord, afin que cet utilisateur soit automatiquement renseigné une fois l’accord généré. 

Pour activer la fonctionnalité Envoyer au nom de :

Activer signatures expéditeur uniquement

Activez ce paramètre pour afficher et activer l’option Signatures expéditeur uniquement dans la section Destinataires de la page d’envoi. Lorsque l’option Signatures expéditeur uniquement est utilisée, l’accord ou le document est présenté pour signature à l’expéditeur. Cette fonctionnalité est similaire à l’option Remplir et signer des services Adobe. Cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.

Pour activer la fonction Signatures expéditeur uniquement, procédez comme suit :

onLoadActions

Salesforce peut déclencher des actions automatiquement via le paramètre d’URL onLoadAction pris en charge par Adobe Sign pour les actions de bouton d’accord : Envoyer, Rappeler, Supprimer, Annuler, Mettre à jour et Afficher. Le paramètre d’URL respecte les paramètres de barre d’outils (voir le Guide de personnalisation avancée) définis par l’administrateur de sorte que seuls les paramètres activés soient disponibles.

Exemple d’URL avec le paramètre onLoadAction :

• Envoyer : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Version préliminaire.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

• Rappeler : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

• Supprimer : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

• Annuler : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

• Mettre à jour : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

• Afficher : assurez-vous que votre compte contient un accord à l’état Émis pour signature, Signé ou Annulé.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view