Administrar Acrobat Studio para empresas

Acrobat Studio combina Acrobat Pro, herramientas PDF, Asistente de IA de Acrobat, PDF Spaces y nuevas capacidades de creación impulsadas por Adobe Express.

PDF Spaces ayuda a agilizar su trabajo manteniendo el contenido de PDF, archivos de Microsoft 365, diapositivas y enlaces en un espacio de trabajo impulsado por IA. Incorpora funciones de IA generativa a plataformas web, de escritorio y móviles, con administración centralizada de licencias y soporte a nivel empresarial. Con Asistentes de IA como Analyst, Instructor o los que usted personalice, los equipos obtienen información instantánea y puntos de partida inteligentes, como resúmenes, esquemas y borradores de informes, ayudándoles a avanzar más rápido y mantenerse alineados.

Las herramientas de diseño de Adobe Express permiten a los equipos crear fácilmente contenido coherente con la marca. Con plantillas, kits de marca y herramientas sencillas de edición de imágenes, es fácil mantener la coherencia, destacar y avanzar más rápido.

Los aspectos clave de la implementación incluyen:

• Implementar licencias para Acrobat Studio
• Administrar el acceso a Acrobat Studio
• Gestionar el acceso de los usuarios y las licencias
• Establecer tipos de identidad y autenticación
• Tratamiento de datos y seguridad

Implementar licencias para Acrobat Studio

Requisitos de licencia

El Asistente de IA requiere una licencia de usuario designada de Acrobat porque la función depende de servicios en la nube vinculados a la identidad de un usuario.Tanto la licencia de Acrobat como la licencia del Asistente de IA deben aparecer en el mismo Admin Console para asignarlas a los usuarios.Para organizaciones que compran a través del programa de compra VIP, ambas licencias deben estar asociadas con la misma cuenta VIP.

Utilice el Admin Console para implementar Acrobat Studio. Antes de la implementación, asegúrese de que Acrobat esté actualizado y establecido en uno de los idiomas compatibles.Consulte la configuración básica.

Añade usuarios a la Admin Console utilizando cualquier método admitido, incluido el método de carga masiva. Una vez que haya creado los perfiles de producto necesarios, puede asignar Acrobat Studio directamente a los usuarios. Para más detalles, consulta Empaquetar aplicaciones a través de la Admin Console.

Después de asignar Acrobat Studio, los usuarios deben reiniciar Acrobat para acceder a las funciones.

Administrar el acceso a Acrobat Studio

Los administradores de TI pueden administrar el acceso a Acrobat Studio utilizando reglas de asignación en el Adobe Admin Console, de manera similar a la asignación de licencias de Acrobat Premium, Pro o Standard. Cada licencia se asigna a un solo usuario.

Los administradores pueden personalizar los Perfiles de producto para Acrobat Premium para empresas, Acrobat Studio para empresas y Acrobat Reader Premium para empresas. Los servicios configurables para acrobat Premium son: Servicios pdf, Asistente de IA en acrobat y Historial de chat del Asistente de IA en la nube para acrobat Premium y reader Premium.

Para Acrobat Studio para empresas, los servicios configurables son PDF Services, Asistente de IA en Acrobat, Historial de chat del Asistente de IA en la nube y Adobe Express. Obtén más información sobre Asignaciones de productos.

Aprovisionamiento automático

Los administradores pueden asignar automáticamente licencias a usuarios elegibles usando reglas predefinidas. Para configurar esto, ve a Admin Console > Productos > Automatización de acceso a productos > Reglas de asignación automática.

Más información sobre la administración de reglas de asignación automática.

Gestión del acceso de los usuarios y de las licencias mediante perfiles de producto
Acerca de los perfiles de producto

• Los perfiles de producto vinculan las licencias a usuarios individuales y otorgan acceso a las funciones de Acrobat Studio y los servicios en la nube.
• Un Usuario puede pertenecer a varios perfiles de producto.
• Cada vez que se añade un Usuario a un perfil de producto, se consume una Licencia. Por ejemplo, si se agrega un usuario a dos perfiles que incluyen cada uno una licencia de Acrobat Pro, se usan dos licencias.

Para optimizar el uso de licencias, cree perfiles de producto basados en los roles de Usuario y asigne usuarios solo a los perfiles que necesiten.

Administrar servicios y acceso

• Puede habilitar o desactivar servicios específicos por usuario.
• El Asistente de IA no requiere que los servicios PDF estén activados.
• Para revocar el acceso al Asistente de IA, desactive el Asistente de IA y Adobe Express en el perfil de producto.
• Para revocar el acceso al almacenamiento en la nube para los usuarios de Acrobat Studio, desactive PDF Services y Adobe Express en el perfil de producto.

Asignación del Asistente de IA a Acrobat y Acrobat Reader

• Los administradores pueden configurar el inicio de sesión con credenciales de Acrobat Reader para empresas.
• Los usuarios inician sesión con su enterprise ID para acceder a su licencia asignada de AI Assistant.
• Los usuarios se deben añadir a Admin Console para habilitar las funciones de inicio de sesión.
• Los usuarios inician sesión con su enterprise ID para acceder a su licencia asignada de AI Assistant.
• Los usuarios se deben añadir a Admin Console para habilitar las funciones de inicio de sesión.
• Los administradores con una enterprise ID o federated ID pueden habilitar la creación automática de cuentas desde un directorio existente.
• Después de la asignación de la licencia, los usuarios reciben un correo electrónico con un enlace para iniciar Acrobat Reader en la web e iniciar sesión con su enterprise ID, federated ID o business ID.
• Los usuarios también pueden iniciar sesión en la versión de escritorio de Acrobat Reader. Aprende a descargar e instalar Acrobat Reader de escritorio.
• Para activar el Asistente de IA para usuarios que no han iniciado sesión, actualiza la clave de registro según sea necesario.

Atribución de AI Assistant a Acrobat Premium y Acrobat Reader Premium

• Los administradores deben asignar a los usuarios licencias de Acrobat Reader Premium en la Admin Console.
• Los usuarios de Reader gratuito pueden iniciar sesión y utilizar el Asistente de IA sin volver a implementar el Instalador unificado.
• Free Reader no requiere iniciar sesión de forma predeterminada. Los administradores pueden introducir una clave de registro para forzar el inicio de sesión de los usuarios asignados a las ofertas Premium de Reader.
• Si un usuario está en Reader 32 bits y tiene asignada una oferta Premium con los Servicios PDF y el Asistente de IA desactivados, el inicio de sesión no funcionará. En este caso, la asistencia para iniciar sesión solo está disponible con el Unified Installer.
• Para las compras de Reader Premium, las herramientas de Acrobat de pago aparecen ocultas en la interfaz de usuario.

Asignación de AI Assistant a Acrobat Studio

Crear un perfil de producto para Acrobat Studio que tenga el Asistente de IA activado.

• Los administradores deben asignar usuarios a las licencias de Acrobat Studio en el Admin Console.
• Los usuarios deben iniciar sesión para utilizar el AI Assistant sin volver a implementar el Unified Installer.

Asignación del Asistente de IA a través de Creative Cloud

• Los usuarios con Acrobat a través de Creative Cloud pueden acceder al Asistente de IA.
• El Asistente de IA no está disponible para las SKU de 0 GB o específicas de China.

Establecer tipos de identidad y autenticación

Adobe utiliza un sistema de gestión de identidades para autenticar y autorizar a usuarios para licencias y servicios. Los usuarios inician sesión con un ID basado en correo electrónico. Los tipos de identidad admitidos son:

• ID federado: gestionado por la organización. Vinculado al directorio de la empresa mediante el inicio de sesión único del proveedor de identidades (IdP) SAML2.
  
• Enterprise ID: administrado por la organización y alojado por Adobe, con la autenticación realizada por Adobe.
  
• Business ID: administrado por la organización. La organización conserva los derechos exclusivos para crear y administrar las cuentas de usuario.
• Adobe ID: administrado por el usuario final, con la autenticación realizada por Adobe.
  

Para las cuentas gestionadas por la organización, los usuarios necesitan una federated ID o una enterprise ID para acceder al AI Assistant. Obtén más información sobre la gestión de perfiles de Adobe.

Tratamiento de datos y seguridad

Adobe implementa sólidas medidas de gestión y seguridad de datos en Acrobat AI Assistant y Acrobat Studio. Todas las funciones, incluidas aquellas que utilizan LLM de terceros, siguen la normativa de ética responsable en materia de IA de Adobe, basada en la rendición de cuentas, la responsabilidad y la transparencia. Obtenga más información en el blog.

• Las solicitudes de eliminación temprana se pueden realizar a través de la Política de privacidad de Adobe.
• Las empresas que tienen habilitada la función de comentarios en la aplicación pueden utilizar los botones “Me gusta” o “No me gusta” para compartir comentarios sobre las respuestas de la IA.
• Para todos los flujos de trabajo de creación impulsados por Adobe Express, el archivo se guarda en el Almacenamiento en la nube de Adobe.

Adobe cifra todo el tráfico mediante HTTPS con TLS 1.2 o superior durante la transmisión. Para los datos almacenados, el servicio de IA generativa de Acrobat los cifra usando SHA-256.

Consulta nuestra Hoja informativa sobre seguridad para obtener información específica sobre la funcionalidad, el manejo, el almacenamiento, el procesamiento, el flujo y el cifrado de los datos.