Remover destinatários de contratos em andamento - Nova versão

Remova destinatários de contratos que já estão em andamento sem cancelar ou recriar o contrato, economizando tempo e evitando transações duplicadas.

Contratos que já estão “em andamento” podem ter um ou mais destinatários removidos completamente do ciclo de assinatura.

• Qualquer destinatário que ainda não tenha participado do contrato pode ser removido.
• Destinatários individuais em grupos de destinatários podem ser removidos, mantendo os outros membros do grupo intactos.
• Se o destinatário for um dos vários que ainda não concluíram sua ação, ele será removido silenciosamente, e seus campos atribuídos (se houver) serão removidos.
• Se o destinatário removido for a última parte que o contrato está aguardando, o contrato será atualizado para o status “Concluído”, e qualquer automação pós-conclusão será acionada normalmente.

A opção de permitir que remetentes removam um usuário faz parte dos controles de Modificar contratos e é habilitada separadamente da opção de modificar os arquivos do contrato.

Benefícios

• Evite cancelar e recriar contratos para fazer alterações nos destinatários.
• Mantenha a integridade da auditoria ao remover destinatários que não são mais necessários.
• Melhore a eficiência do remetente e reduza o uso de transações.
• Mantenha as informações do destinatário e as atribuições de campos de formulário consistentes entre as revisões.

Configuração

Disponibilidade:

• Acrobat Standard e Acrobat Pro: incompatíveis
• Acrobat Sign Solutions: compatível
• Acrobat Sign para governos: não compatível

Escopo da configuração:

Este recurso pode ser configurado na camada do grupo ou da conta. Saiba mais sobre os controles de acesso do administrador.

Para acessar este recurso, navegue pelo menu de configurações do administrador até Configurações de envio > Modificar contratos

Como funciona

Quando você seleciona Modificar contrato na página Gerenciar, o contrato entra no estado Em revisão.
Durante esse estado:

• O remetente pode excluir destinatários na página Compor, selecionando o ícone de excluir.
  • Os destinatários que já assinaram permanecem bloqueados e não podem ser removidos.
  • Os destinatários que não tiverem assinado poderão ser excluídos, desde que a alteração não modifique o fluxo de trabalho principal (sequencial, paralelo ou híbrido).
• Os destinatários removidos perdem acesso ao contrato imediatamente.
• Todos os campos atribuídos ao destinatário removido são removidos do contrato.
• Os destinatários atualizados podem retomar o contrato assim que a revisão é concluída.

O contrato retorna ao estado Em andamento depois que a revisão é salva.

Comportamento do contrato

• Status “Em revisão”: indica que o remetente está modificando ativamente um contrato em andamento.
• Restrições do fluxo de trabalho principal: Alterações que modificam o tipo de fluxo de trabalho (por exemplo, de sequencial para paralelo) são bloqueadas por motivos legais e técnicos.
• Notificações:
  • Destinatários que já assinaram não recebem novas notificações.
  • Os destinatários que tiverem recebido o email de “Assine” e sido removidos em seguida receberão uma notificação por email de que seu acesso ao contrato foi encerrado.
  • Os destinatários receberão notificações se a ordem de assinatura mudar e eles forem os “próximos a assinar”.
  • Se o destinatário final for removido e o contrato passar para o estado de concluído, uma notificação de conclusão será enviada ao remetente.

Log de auditoria e notificações

Para garantir a transparência e a conformidade, cada ação de gerenciamento de destinatários é registrada no Relatório de auditoria do contrato e fica visível na lista de Atividades.

Entradas da trilha de auditoria

Quando os destinatários são removidos, o log de auditoria registra quem fez a alteração, quando ocorreu e quais destinatários foram afetados (por exemplo, O destinatário John Doe (john.doe@example.com) foi removido por Jane Smith.)

O log de auditoria preserva o histórico inteiro de todos os participantes, incluindo os removidos, para manter um registro completo das atividades do contrato.

Visibilidade da lista de atividades

A seção Atividades nos detalhes do contrato mostra os mesmos eventos de gerenciamento de destinatários em tempo real, fornecendo aos remetentes e administradores uma confirmação imediata de que as alterações foram aplicadas com sucesso.

Restrições

O gerenciamento de destinatários para contratos ativos aplica-se apenas aos fluxos de trabalho de Solicitar assinatura. Os seguintes não são suportados:

• Contratos com dois ou menos destinatários
• Contrato que utilizam Assinantes notariais.
• Contratos criados por meio dos processos de Envio em massa e Fluxo de trabalho personalizado.
• Fluxos de trabalho de Preencher e assinar, Autoassinatura estruturada, Formulários da web e Assinatura à mão.
• Contratos com Visibilidade do documento limitada.
• Os seguintes tipos de campo não são compatíveis: caixas de seleção, grupos de caixas de seleção, botões de opção, menus suspensos e blocos de assinatura.
  •  Essa limitação aplica-se apenas quando esses campos são atribuídos a um destinatário que ainda não concluiu sua ação. Depois que o destinatário conclui sua ação, os campos são achatados e não contam mais como objetos de campo incompatíveis.   
• Versões do cliente do Salesforce anteriores à v25.5 não são compatíveis. Integrações que usam versões do Salesforce anteriores à 25.5 não serão interrompidas, mas não poderão usar o recurso.
  • Os clientes são incentivados a atualizar para a versão mais recente.

Problemas conhecidos e solução de problemas

Erro de alteração do fluxo de trabalho principal
Ao remover destinatários, o Acrobat Sign verifica se a alteração modificaria o fluxo de trabalho do contrato (por exemplo, reduzindo um fluxo sequencial para um destinatário). Nesse caso, a operação é bloqueada e uma mensagem informativa é exibida. Para prosseguir, cancele o contrato e crie um novo contrato com o roteamento correto.

Visibilidade em revisão
Enquanto um contrato estiver sendo revisado:

• Remetentes e destinatários anteriores o veem sob o filtro Em Andamento na página Gerenciar com o status Em revisão.
• Destinatários aguardando para assinar o veem em Aguardando Minha Ação com o mesmo status.
• Destinatários removidos não poderão mais acessar nem baixar o contrato.

Conflitos de visibilidade do documento
Contratos com Visibilidade limitada de documentos (LDV, na sigla em inglês) ou restrições por destinatário podem falhar quando os destinatários são removidos. Se a remoção falhar, revise as configurações de visibilidade do documento ou desative o LDV antes de tentar novamente.

Travado no estado Em revisão
Se o navegador fechar durante a modificação, o contrato pode permanecer Em revisão. Para retomá-lo, localize o contrato em Rascunhos ou Em andamento, e selecione Modificar contrato para continuar editando ou finalizar a atualização.