Guia do Usuário Cancelar

Visão geral do Envio em massa

 

Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

Introdução

Administrar

Enviar, assinar e gerenciar contratos

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

Integrar a outros produtos

Acrobat Sign Developer

Suporte e solução de problemas

Visão geral do Envio em massa 

O recurso de Envio em massa (SiB) permite que usuários criem um modelo “principal” de uso único de um contrato e forneçam uma lista de destinatários. Um contrato “secundário” é gerado para cada registro de recipient quando a transação Envio em massa é enviada. Até 1.000 transações secundárias podem ser efetuadas e todos os acordos secundários são acordos discretos e autônomos, na medida em que os outros acordos sejam gerados.

No entanto, como os contratos secundários são criados todos a partir do mesmo modelo principal, os usuários podem revisar a transação secundária Envio em massa na página Gerenciar e revisar o status geral dos contratos secundários.

Existem dois métodos para adicionar a lista de registros de recipients ao modelo:

  • Manualmente : neste caso de uso, o remetente digita (ou cola) manualmente os endereços de email do usuário. 
    • Essa opção limita o número de recipients a um recipient externo,
    • O remetente pode ser incluído como um recipient opcional após o recipient externo assinar. 
  • Upload de arquivo CSV (valores separados por vírgula): o CSV é uma planilha em que cada linha é um registro de recipient e as várias colunas definem as propriedades do contrato, cada uma podendo ser personalizada para os recipients do contrato. Isso fornece ao remetente um controle muito maior sobre como o contrato pode ser personalizado para os recipients. As vantagens do método de arquivo CSV são:
    • Você pode ter vários recipients. (Até 100 por contrato.)
    • Personalização por recipient:
      • Nome do destinatário
      • Função
      • Método de autenticação
      • Mensagem privada do recipient
    • Personalizações no nível do contrato:
      • Nome do contrato
      • Localização
      • Mensagem de contrato global
      • Prazo de validade
      • Fluxo de assinatura
    • Campos de mesclagem personalizados em que o CSV insere um valor em um campo do contrato, permitindo que detalhes específicos do recipient sejam adicionados ao contrato, como endereço, lista de mercadorias ou serviços, preços e descontos.

Disponibilidade:

Enviar em massa está disponível para os planos de licença do Acrobat Pro e do Acrobat Sign Solutions.

Escopo da configuração:

Os controles para Envio em massa podem ser ativados nos níveis de conta e grupo.

Relatórios de Envio em massa

Há várias opções para gerar dados de relatório para os contratos incluídos em um Envio em massa. A opção usada dependerá do tipo de informação que deseja coletar.

Para acessar todos os relatórios explicitamente ligados ao objeto principal do Envio em massa, vá para a página Gerenciar, selecione o filtro Envios em massa e então, abra o modelo principal de Envio em massa que deseja analisar.

Para analisar apenas a taxa de conclusão de base ou fazer uma busca detalhada para localizar um contrato individual, acesse a tabela de resumo de contratos na lista Ações.

Uma tabela imprimível de todos os contratos secundários pode ser gerada usando a ação Exibir relatório de atividades.

Uma definição do contrato baseada em CSV, que inclui todas as entradas de nível de campo de cada destinatário, pode ser acessada por meio da ação Baixar dados de campo de formulário.

O ambiente de relatórios padrão é capaz de produzir gráficos e tabelas imprimíveis, bem como fornecer dados de nível de campo no formato CSV.

Baixar todos os contratos secundários concluídos da página Gerenciar

Após uma transação de Envio em massa ser enviada e os destinatários começarem a preencher os contratos secundários, o remetente poderá baixar todos os contratos concluídos relacionados à transação principal na página Gerenciar.

Quando o download é acionado, apenas contratos com um status Concluído são baixados. Contratos cancelados, recusados, expirados e em andamento não são.
É possível baixar até 1,5 GB de dados por solicitação.

A página Gerenciar exibindo uma transação de Envio em massa com a ação “Baixar contratos concluídos” realçada.

O download enviará um arquivo zip para o sistema local do usuário solicitante. O nome do arquivo baseia-se no nome da transação de Envio em massa, e um número de transação é adicionado no fim.

Os contratos concluídos estarão dentro do arquivo zip. Cada arquivo é nomeado com base na ID de transação do contrato secundário individual. Os relatórios de auditoria não são anexados quando baixados na página Gerenciar, mas podem ser solicitados se o download for iniciado por meio da API.

Um exemplo do arquivo zip, destacando o nome e uma inserção dos PDFs dentro do arquivo zip.

Observação:
  • Não navegue para fora da tela nem execute outras ações durante o processo de download, pois isso o cancelará.
  • Downloads que demorarem mais de seis minutos serão cancelados automaticamente. Tente reiniciar o download pelo menos uma vez. Se o erro persistir, a solução será baixar cada item individualmente.
  • Atualmente, não há relatórios para os contratos baixados. Se você descobrir que alguns contratos não foram baixados, tente realizar o processo de download novamente.

Práticas recomendadas

Use modelos bem testados para seus documentos básicos. Isso é especialmente importante se você tiver vários recipients. Algumas rodadas de testes em nível de campo para garantir que os campos sejam atribuídos corretamente e a captura do conteúdo correto com validações úteis leva bem menos tempo do que o cancelamento de centenas de contratos individuais.

Ao criar seus modelos, use nomes de campo significativos para que a emissão de relatórios retorne cabeçalhos de coluna relevantes. 

Considerações sobre a configuração da governança de dados

O Envio em massa tem uma propriedade chamada “totalização” que determina quantas notificações o(a) remetente recebe em relação ao número de contratos secundários criados pelo modelo de envio em massa. O valor padrão é três, o que significa que o(a) remetente recebe uma notificação somente quando um máximo de três contratos secundários são gerados. A configuração de totalização não aparece para clientes e só pode ser alterada pela equipe de suporte do Acrobat Sign.

A governança de dados determina quanto tempo leva para um contrato ser excluído do sistema do Acrobat Sign depois de atingir um status terminal (Concluído, Cancelado ou Expirado).

Clientes que precisam interagir com contratos concluídos e enviados por meio de um processo de Envio em massa podem estender o número total (com a possibilidade de utilizar um valor “ilimitado”) para garantir que recebam as notificações de conclusão dos contratos secundários antes que sejam excluídos automaticamente do sistema pela governança de dados.

Dica:

Examine a integração do Power Automate para automatizar quaisquer atividades pós-conclusão, o que pode reduzir o trabalho manual de usuários e prevenir lacunas, no caso de um contrato se perder devido a regras de governança de dados.

Informações importantes

  • A nova interface do Envio em massa ainda está em desenvolvimento, e mais opções estão previstas em versões futuras (por exemplo, métodos de autenticação adicionais, partes CC definidas por contrato, lembretes definidos por contrato).
  • A opção O remetente assina primeiro encontrada na versão clássica do Envio em massa atualmente não está na nova versão, mas é esperada em uma versão futura para o processo manual. Os clientes que estão usando o método de upload de CSV devem adicionar o remetente ao CSV como um recipient em cada registro em que o remetente deve assinar.
  • Alterar o seletor de grupo não altera o logotipo na página do remetente. Os emails subsequentes e a experiência de assinatura usam o logotipo correto para o grupo do qual o contrato é enviado.
  • O cancelamento de todos os contratos secundários de uma transação Envio em massa no nível do modelo (principal) só será possível se nenhum contrato secundário tiver sido assinado. Se algum contrato secundário for assinado, a atividade Cancelar será removida da interface do modelo, e os contratos existentes deverão ser cancelados no nível do contrato. 
  • A opção de arquivo CSV tem muitos campos opcionais, mas apenas um email é necessário. Familiarizar-se com o processo CSV tornará as opções de campo mais avançadas (como mesclar campos), menos complicadas e abrirá as possibilidades mais valiosas que o CSV oferece.

Receba ajuda com mais rapidez e facilidade

Novo usuário?