Novidades
Introdução
- Guia de início rápido para admins
- Guia de início rápido para usuários
- Biblioteca de tutoriais em vídeo
- Perguntas frequentes
Administrar
- Visão geral do Admin Console
-
Gerenciamento de usuários
- Adicionar usuários
- Criar usuários focados em funções
- Verificar usuários com erros de provisionamento
- Alterar nome/endereço de email
- Editar a associação de grupo de um usuário
- Promover um usuário a uma função de admin
- Tipos de identidade de usuário e logon único
- Alternar identidade de usuário
- Autenticar usuários com o MS Azure
- Autenticar usuários com a federação do Google
- Perfis de produto
- Experiência de logon
-
Configurações de conta/grupo
- Visão geral das configurações
-
Configurações globais
- Nova experiência para destinatários
- Fluxos de trabalho de autoassinatura
- Envio em massa
- Formulários web
- Fluxos de trabalho do Power Automate
- Documentos da biblioteca
- Coletar dados de formulário com contratos
- Visibilidade de documento limitada
- Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado
- Incluir um link no email
- Incluir uma imagem no email
- Arquivos anexados a emails receberão o nome
- Anexar relatórios de auditoria a documentos
- Mesclar vários documentos em um
- Baixar documentos individuais
- Fazer upload de um documento assinado
- Definir um fuso horário padrão
- Usuários em vários grupos (UMG)
- Permissões de admin de grupo
- Substituir destinatário
- Relatório de auditoria
- Rodapé da transação
- Cliente do setor de saúde
- Configuração da conta
-
Preferências de assinatura
- Assinaturas bem formatadas
- Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
- Navegar pelos destinatários em campos de formulário
- Reiniciar fluxo de trabalho do contrato
- Recusar-se a assinar
- Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
- Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
- Solicitar endereço IP dos signatários
- Assinaturas digitais
- Selos eletrônicos
- Identidade digital
-
Configurações de relatório
- Configurações de segurança
-
Configurações de envio
- Solicitar nome do destinatário ao enviar
- Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
- Funções de destinatário permitidas
- Permitir testemunhas eletrônicas
- Grupos de destinatários
- CCs
- Acesso ao contrato do destinatário
- Compactar campo
- Modificar contratos
- Mensagens privadas
- Tipos de assinatura permitidos
- Lembretes
- Enviar notificação de contrato por meio de
- Opções de identificação do signatário
- Proteção de conteúdo
- Ordem de assinatura
- Liquid Mode
- Configurações de Bio-Pharma
- Configurações de autenticação
- Integração de pagamento
- Configurações de SAML
- Governança de dados
- Configurações de carimbo de data e hora
- Arquivo externo
- Idiomas da conta
- Configurações de email
- Migração de echosign.com para adobesign.com
- Opções de configuração para destinatários
-
Orientações com respeito aos requisitos normativos
- Acessibilidade
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
- Clientes do setor de saúde
- Suporte a IVES
- “Armazenamento” de contratos
- Considerações para a UE e Reino Unido
- Reivindicar um domínio
- Links para denunciar abuso
Enviar, assinar e gerenciar contratos
-
Opções do destinatário
- Cancelar um lembrete de email
-
Opções na página de assinatura eletrônica
- Visão geral da página de assinatura eletrônica
- Abrir para ler o contrato sem campos
- Recusar-se a assinar um contrato
- Delegar autoridade de assinatura
- Baixar um PDF do contrato
- Exibir o histórico do contrato
- Exibir as mensagens do contrato
- Converter de uma assinatura eletrônica para uma assinatura manuscrita
- Converter de uma assinatura manuscrita para uma assinatura eletrônica
- Navegar pelos campos do formulário
- Limpar os dados dos campos de formulário
- Ampliação e navegação da página de assinatura eletrônica
- Alterar o idioma usado nas ferramentas e informações do contrato
- Revisar os Avisos legais
- Ajustar as preferências de cookies do Acrobat Sign
-
Criar campos em documentos
-
Ambiente de criação no aplicativo
- Detecção automática de campo
- Arrastar e soltar campos usando o ambiente de criação
- Atribuir campos de formulário aos destinatários
- Função de preenchimento prévio
- Aplicar campos com um modelo de campo reutilizável
- Transferir campos para um novo modelo de biblioteca
- Ambiente de criação atualizado ao enviar contratos
- Criar formulários e tags de texto
- Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
- Campos
- Perguntas frequentes sobre criação
-
Ambiente de criação no aplicativo
- Assinar contratos
-
Gerenciar contratos
- Visão geral da página Gerenciar
- Delegar contratos
- Substituir destinatários
- Limitar a visibilidade do documento
- Cancelar um contrato
- Criar novos lembretes
- Revisar lembretes
- Cancelar um lembrete
- Acessar fluxos do Power Automate
-
Mais ações...
- Como a pesquisa funciona
- Visualizar um contrato
- Criação de um modelo a partir de um contrato
- Ocultar ou reexibir contratos
- Fazer upload de um contrato assinado
- Modificar os arquivos e campos de um contrato enviado
- Editar o método de autenticação de um destinatário
- Adicionar ou modificar uma data de expiração
- Adicionar uma nota ao contrato
- Compartilhar um contrato individual
- Deixar de compartilhar um contrato
- Baixar um contrato individual
- Baixar os arquivos individuais de um contrato
- Baixar o relatório de auditoria de um contrato
- Baixar o conteúdo dos campos de um contrato
- Relatório de auditoria
-
Relatórios e exportações de dados
- Visão geral
- Conceder aos usuários acesso aos relatórios
- Gráficos de relatório
- Exportações de dados
- Renomear um relatório ou exportação
- Duplicar um relatório ou exportação
- Agendar um relatório ou exportação
- Excluir um relatório ou exportação
Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos
-
Formulários web
- Criar um formulário web
- Editar um formulário web
- Desabilitar ou habilitar um formulário web
- Ocultar ou reexibir um formulário web
- Localizar o URL ou o código de script
- Preencher campos de formulário web com parâmetros de URL
- Salvar um formulário web para concluir mais tarde
- Redimensionar um formulário web
-
Modelos reutilizáveis
- Formulários do governo dos EUA na biblioteca do Acrobat Sign
- Criar um modelo de biblioteca
- Alterar o nome de um modelo de biblioteca
- Alterar o tipo de um modelo de biblioteca
- Alterar o nível de permissão de um modelo de biblioteca
- Copiar, editar e salvar um modelo compartilhado
- Baixar os dados de campo agregado de um modelo de biblioteca
- Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
-
Fluxos de trabalho do Power Automate
- Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
- Habilitar a integração do Power Automate
- Ações no contexto da página Gerenciar
- Acompanhamento do uso do Power Automate
- Criar um novo fluxo (exemplos)
- Acionadores usados para fluxos
- Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
- Gerenciar fluxos
- Editar fluxos
- Compartilhar fluxos
- Desabilitar ou habilitar fluxos
- Excluir fluxos
-
Modelos úteis
- Somente admins
- Arquivar o contrato
- Arquivar o contrato de formulário web
- Extração de dados do contrato
- Notificações de contrato
- Geração de contrato
- Fluxos de trabalho de envio personalizados
- Compartilhar usuários e contratos
Integrar a outros produtos
- Acrobat Sign para Salesforce
- Acrobat Sign para Microsoft
- Outras integrações
- Integrações gerenciadas por parceiro
- Como obter uma chave de integração
Acrobat Sign Developer
- APIs REST
- Webhooks
Suporte e solução de problemas
Visão geral do Envio em massa
O recurso de Envio em massa (SiB) permite que usuários criem um modelo “principal” de uso único de um contrato e forneçam uma lista de destinatários. Um contrato “secundário” é gerado para cada registro de recipient quando a transação Envio em massa é enviada. Até 1.000 transações secundárias podem ser efetuadas e todos os acordos secundários são acordos discretos e autônomos, na medida em que os outros acordos sejam gerados.
No entanto, como os contratos secundários são criados todos a partir do mesmo modelo principal, os usuários podem revisar a transação secundária Envio em massa na página Gerenciar e revisar o status geral dos contratos secundários.
Existem dois métodos para adicionar a lista de registros de recipients ao modelo:
- Manualmente : neste caso de uso, o remetente digita (ou cola) manualmente os endereços de email do usuário.
- Essa opção limita o número de recipients a um recipient externo,
- O remetente pode ser incluído como um recipient opcional após o recipient externo assinar.
- Upload de arquivo CSV (valores separados por vírgula): o CSV é uma planilha em que cada linha é um registro de recipient e as várias colunas definem as propriedades do contrato, cada uma podendo ser personalizada para os recipients do contrato. Isso fornece ao remetente um controle muito maior sobre como o contrato pode ser personalizado para os recipients. As vantagens do método de arquivo CSV são:
- Você pode ter vários recipients. (Até 100 por contrato.)
- Personalização por recipient:
- Nome do destinatário
- Função
- Método de autenticação
- Mensagem privada do recipient
- Personalizações no nível do contrato:
- Nome do contrato
- Localização
- Mensagem de contrato global
- Prazo de validade
- Fluxo de assinatura
- Campos de mesclagem personalizados em que o CSV insere um valor em um campo do contrato, permitindo que detalhes específicos do recipient sejam adicionados ao contrato, como endereço, lista de mercadorias ou serviços, preços e descontos.
Disponibilidade:
Enviar em massa está disponível para os planos de licença do Acrobat Pro e do Acrobat Sign Solutions.
Escopo da configuração:
Os controles para Envio em massa podem ser ativados nos níveis de conta e grupo.
Relatórios de Envio em massa
Há várias opções para gerar dados de relatório para os contratos incluídos em um Envio em massa. A opção usada dependerá do tipo de informação que deseja coletar.
Para acessar todos os relatórios explicitamente ligados ao objeto principal do Envio em massa, vá para a página Gerenciar, selecione o filtro Envios em massa e então, abra o modelo principal de Envio em massa que deseja analisar.
Para analisar apenas a taxa de conclusão de base ou fazer uma busca detalhada para localizar um contrato individual, acesse a tabela de resumo de contratos na lista Ações.
Uma tabela imprimível de todos os contratos secundários pode ser gerada usando a ação Exibir relatório de atividades.
Uma definição do contrato baseada em CSV, que inclui todas as entradas de nível de campo de cada destinatário, pode ser acessada por meio da ação Baixar dados de campo de formulário.
O ambiente de relatórios padrão é capaz de produzir gráficos e tabelas imprimíveis, bem como fornecer dados de nível de campo no formato CSV.
O modelo principal inclui uma tabela de resumo na lista Ações para todos os contratos secundários. A tabela identifica o número de contratos em cada status.
Clicar na tabela de resumo abre uma visualização classificável dos contratos secundários individuais. Os registros na tabela de resumo são links ativos que levam aos contratos, permitindo a fácil manipulação de contratos individuais, conforme necessário.
Baixar todos os contratos secundários concluídos da página Gerenciar
Após uma transação de Envio em massa ser enviada e os destinatários começarem a preencher os contratos secundários, o remetente poderá baixar todos os contratos concluídos relacionados à transação principal na página Gerenciar.
Quando o download é acionado, apenas contratos com um status Concluído são baixados. Contratos cancelados, recusados, expirados e em andamento não são.
É possível baixar até 1,5 GB de dados por solicitação.
O download enviará um arquivo zip para o sistema local do usuário solicitante. O nome do arquivo baseia-se no nome da transação de Envio em massa, e um número de transação é adicionado no fim.
Os contratos concluídos estarão dentro do arquivo zip. Cada arquivo é nomeado com base na ID de transação do contrato secundário individual. Os relatórios de auditoria não são anexados quando baixados na página Gerenciar, mas podem ser solicitados se o download for iniciado por meio da API.
- Não navegue para fora da tela nem execute outras ações durante o processo de download, pois isso o cancelará.
- Downloads que demorarem mais de seis minutos serão cancelados automaticamente. Tente reiniciar o download pelo menos uma vez. Se o erro persistir, a solução será baixar cada item individualmente.
- Atualmente, não há relatórios para os contratos baixados. Se você descobrir que alguns contratos não foram baixados, tente realizar o processo de download novamente.
Práticas recomendadas
Use modelos bem testados para seus documentos básicos. Isso é especialmente importante se você tiver vários recipients. Algumas rodadas de testes em nível de campo para garantir que os campos sejam atribuídos corretamente e a captura do conteúdo correto com validações úteis leva bem menos tempo do que o cancelamento de centenas de contratos individuais.
Ao criar seus modelos, use nomes de campo significativos para que a emissão de relatórios retorne cabeçalhos de coluna relevantes.
Considerações sobre a configuração da governança de dados
O Envio em massa tem uma propriedade chamada “totalização” que determina quantas notificações o(a) remetente recebe em relação ao número de contratos secundários criados pelo modelo de envio em massa. O valor padrão é três, o que significa que o(a) remetente recebe uma notificação somente quando um máximo de três contratos secundários são gerados. A configuração de totalização não aparece para clientes e só pode ser alterada pela equipe de suporte do Acrobat Sign.
A governança de dados determina quanto tempo leva para um contrato ser excluído do sistema do Acrobat Sign depois de atingir um status terminal (Concluído, Cancelado ou Expirado).
Clientes que precisam interagir com contratos concluídos e enviados por meio de um processo de Envio em massa podem estender o número total (com a possibilidade de utilizar um valor “ilimitado”) para garantir que recebam as notificações de conclusão dos contratos secundários antes que sejam excluídos automaticamente do sistema pela governança de dados.
Examine a integração do Power Automate para automatizar quaisquer atividades pós-conclusão, o que pode reduzir o trabalho manual de usuários e prevenir lacunas, no caso de um contrato se perder devido a regras de governança de dados.
Informações importantes
- A nova interface do Envio em massa ainda está em desenvolvimento, e mais opções estão previstas em versões futuras (por exemplo, métodos de autenticação adicionais, partes CC definidas por contrato, lembretes definidos por contrato).
- A opção O remetente assina primeiro encontrada na versão clássica do Envio em massa atualmente não está na nova versão, mas é esperada em uma versão futura para o processo manual. Os clientes que estão usando o método de upload de CSV devem adicionar o remetente ao CSV como um recipient em cada registro em que o remetente deve assinar.
- Alterar o seletor de grupo não altera o logotipo na página do remetente. Os emails subsequentes e a experiência de assinatura usam o logotipo correto para o grupo do qual o contrato é enviado.
- O cancelamento de todos os contratos secundários de uma transação Envio em massa no nível do modelo (principal) só será possível se nenhum contrato secundário tiver sido assinado. Se algum contrato secundário for assinado, a atividade Cancelar será removida da interface do modelo, e os contratos existentes deverão ser cancelados no nível do contrato.
- A opção de arquivo CSV tem muitos campos opcionais, mas apenas um email é necessário. Familiarizar-se com o processo CSV tornará as opções de campo mais avançadas (como mesclar campos), menos complicadas e abrirá as possibilidades mais valiosas que o CSV oferece.