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Visão geral e configuração de fluxos de trabalho de envio personalizados

 

Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

  1. Notas de pré-lançamento
  2. Notas de versão
  3. Notificações importantes

Introdução

  1. Guia de início rápido para admins
  2. Guia de início rápido para usuários
  3. Para desenvolvedores(as)
  4. Biblioteca de tutoriais em vídeo
  5. Perguntas frequentes

Administrar

  1. Visão geral do Admin Console
  2. Gerenciamento de usuários
    1. Adicionar um usuário
    2. Adicionar usuários em massa
    3. Adicionar usuários do diretório
    4. Adicionar usuários do MS Azure Active Directory
    5. Criar usuários focados em funções
      1. Contas técnicas - Orientadas por API
      2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
    6. Verificar usuários com erros de provisionamento
    7. Alterar nome/endereço de email
    8. Editar a associação de grupo de um usuário
    9. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
    10. Promover um usuário a uma função de admin
    11. Tipos de identidade de usuário e logon único
    12. Alternar identidade de usuário
    13. Autenticar usuários com o MS Azure
    14. Autenticar usuários com a federação do Google
    15. Perfis de produto
    16. Experiência de logon 
  3. Configurações de conta/grupo
    1. Visão geral das configurações
    2. Configurações globais
      1. Nível de conta e ID
      2. Fluxos de trabalho de autoassinatura
      3. Envio em massa
      4. Formulários web
      5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
      6. Fluxos de trabalho do Power Automate
      7. Documentos da biblioteca
      8. Coletar dados de formulário com contratos
      9. Visibilidade de documento limitada
      10. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado 
      11. Incluir um link no email
      12. Incluir uma imagem no email
      13. Arquivos anexados a emails receberão o nome
      14. Anexar relatórios de auditoria a documentos
      15. Mesclar vários documentos em um
      16. Fazer upload de um documento assinado
      17. Delegação para usuários da minha conta
      18. Permitir que destinatários externos deleguem
      19. Autoridade para assinar
      20. Autoridade para enviar
      21. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
      22. Definir um fuso horário padrão
      23. Definir um formato de data padrão
      24. Usuários em vários grupos (UMG)
        1. Atualizar para usar o UMG
      25. Permissões de admin de grupo
      26. Substituir destinatário
      27. Relatório de auditoria
        1. Visão geral
        2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
        3. Incluir lembretes
        4. Incluir eventos de exibição
        5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
      28. Mensagens e orientações nos produtos
      29. PDFs acessíveis
      30. Nova experiência de criação
      31. Cliente do setor de saúde
    3. Configuração da conta
      1. Adicionar logotipo
      2. Personalizar nome do host e URL da empresa    
      3. Adicionar nome da empresa
      4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
    4. Preferências de assinatura
      1. Assinaturas bem formatadas
      2. Permitir que destinatários assinem por
      3. Permitir que signatários alterem seus nomes
      4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
      5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
      6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
      7. Recusar-se a assinar
      8. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
      9. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
      10. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
      11. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
      12. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
      13. Solicitar endereço IP dos signatários
      14. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
    5. Assinaturas digitais
      1. Visão geral
      2. Baixar e assinar com o Acrobat
      3. Assinar com assinaturas em nuvem
      4. Incluir metadados para provedores de identidade
      5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
    6. Selos eletrônicos
    7. Identidade digital
      1. Gateway de identidade digital
      2. Política de verificação de identidade
    8. Configurações de relatório
      1. Nova experiência de relatório
      2. Configurações clássicas de relatório
    9. Configurações de segurança
      1. Configurações de logon único
      2. Configurações de lembrete pessoal
      3. Política de senha de logon
      4. Nível de segurança da senha de logon
      5. Duração da sessão da Web
      6. Tipo de criptografia PDF
      7. API
      8. Acesso às informações de usuários e grupos
      9. Intervalos de IP permitidos
      10. Compartilhamento de conta
      11. Permissões de compartilhamento da conta
      12. Controles de compartilhamento de contrato
      13. Verificação de identidade de signatário
      14. Senha de assinatura do contrato
      15. Nível de segurança da senha do documento
      16. Bloquear signatários por geolocalização
      17. Autenticação por telefone
      18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
      19. Permitir extração de página
      20. Validade do link do documento
      21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
      22. Carimbo de data e hora
    10. Configurações de envio
      1. Mostrar a página Enviar após o logon
      2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
      3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
      4. Funções de destinatário permitidas
      5. Grupos de destinatários
      6. Campos obrigatórios
      7. Anexar documentos
      8. Compactar campo
      9. Modificar contratos
      10. Nome do contrato
      11. Idiomas
      12. Mensagens privadas
      13. Tipos de assinatura permitidos
      14. Lembretes
      15. Proteção com senha de documentos assinados
      16. Opções de identificação do signatário
        1. Visão geral
        2. Senha de assinatura
        3. Senha de uso único por email
        4. Autenticação do Acrobat Sign
        5. Autenticação por telefone
        6. Assinatura digital baseada na nuvem
        7. Autenticação baseada em conhecimento
        8. Documento de identidade
        9. Relatórios de identidade do signatário
      17. Proteção de conteúdo
      18. Habilitar transações da Notarize
      19. Expiração do documento
      20. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
      21. Ordem de assinatura
      22. Liquid Mode
      23. Controles de fluxo de trabalho personalizados
      24. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
      25. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
    11. Modelos de mensagem
    12. Configurações de Bio-Pharma
      1. Visão geral
      2. Autenticação de identidade aplicada
      3. Motivos para assinar
    13. Integração de fluxo de trabalho
    14. Configurações de autenticação
    15. Integração de pagamento
    16. Mensagens para signatários
    17. Configurações de SAML
      1. Configuração de SAML
      2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar a federação de identidade da Oracle
    18. Governança de dados
    19. Configurações de carimbo de data e hora
    20. Arquivo externo
    21. Idiomas da conta
    22. Configurações de email
      1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
      2. Permitir rodapés de email de usuário individual
      3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
      4. Personalizar os campos Para e CC
      5. Habilitar notificações sem link
      6. Personalizar modelos de email
    23. Migração de echosign.com para adobesign.com
    24. Opções de configuração para destinatários
  4. Orientações com respeito aos requisitos normativos
    1. Acessibilidade
      1. Conformidade de acessibilidade
      2. Criar formulários acessíveis com o Acrobat para desktop
      3. Criar Acroforms acessíveis
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Visão geral do GDPR
      2. Redigir um usuário
      3. Redigir contratos de um usuário    
    4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
      1. Pacote de validação do 21 CRF parte 11
      2. Manual EudraLex, anexo 11 e 21 CFR
      3. Análise das responsabilidades compartilhadas
    5. Clientes do setor de saúde
    6. Suporte a IVES
    7. “Armazenamento” de contratos
    8. Considerações para a UE e Reino Unido
      1. Transações transfronteiriças da UE/Reino Unido e eIDAS
      2. Requisitos HMLR para escrituras assinadas eletronicamente
      3. O impacto do Brexit nas leis de assinatura eletrônica do Reino Unido
  5. Baixar contratos em massa
  6. Reivindicar um domínio 
  7. Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

  1. Opções do destinatário
    1. Cancelar um lembrete de email
    2. Opções na página de assinatura eletrônica
      1. Visão geral da página de assinatura eletrônica
      2. Abrir para ler o contrato sem campos
      3. Recusar-se a assinar um contrato
      4. Delegar autoridade de assinatura
      5. Reiniciar o contrato
      6. Baixar um PDF do contrato
      7. Exibir o histórico do contrato
      8. Exibir as mensagens do contrato
      9. Converter de uma assinatura eletrônica para uma assinatura manuscrita
      10. Converter de uma assinatura manuscrita para uma assinatura eletrônica 
      11. Navegar pelos campos do formulário
      12. Limpar os dados dos campos de formulário
      13. Ampliação e navegação da página de assinatura eletrônica
      14. Alterar o idioma usado nas ferramentas e informações do contrato
      15. Revisar os Avisos legais
      16. Ajustar as preferências de cookies do Acrobat Sign
  2. Enviar contratos  
    1. Visão geral da página Enviar
    2. Enviar um contrato somente para você
    3. Enviar um contrato para outras pessoas
    4. Assinaturas manuscritas
    5. Ordem de assinatura dos destinatários
    6. Envio em massa
      1. Visão geral do recurso de Envio em massa
      2. Envio em massa - Destinatários manuais
      3. Envio em massa - Upload de CSV
      4. Cancelar uma transação de Envio em massa
      5. Adicionar lembretes de Envio em massa
      6. Relatórios de Envio em massa
  3. Criar campos em documentos
    1. Ambiente de criação no aplicativo
      1. Detecção automática de campo
      2. Arrastar e soltar campos usando o ambiente de criação
      3. Atribuir campos de formulário aos destinatários
      4. Função de preenchimento prévio
      5. Aplicar campos com um modelo de campo reutilizável
      6. Transferir campos para um novo modelo de biblioteca
      7. Ambiente de criação atualizado ao enviar contratos
    2. Criar formulários e tags de texto
    3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
      1. Criação do Acroform
      2. Criar PDFs acessíveis
    4. Campos
      1. Tipos de campos
        1. Tipos de campo comuns
        2. Imagens incorporadas
        3. Imagens do carimbo
      2. Aparência do conteúdo do campo
      3. Validações de campo
      4. Valores de campos ocultos
      5. Definir condições para mostrar e ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Perguntas frequentes sobre criação
  4. Assinar contratos
    1. Assinar contratos enviados a você
    2. Preencher e assinar
    3. Autoassinatura
  5. Gerenciar contratos
    1. Visão geral da página Gerenciar
    2. Delegar contratos
    3. Substituir destinatários
    4. Limitar a visibilidade do documento 
    5. Cancelar um contrato 
    6. Criar novos lembretes
    7. Revisar lembretes
    8. Cancelar um lembrete
    9. Mais ações...
      1. Como a pesquisa funciona
      2. Visualizar um contrato
      3. Criação de um modelo a partir de um contrato
      4. Ocultar ou reexibir contratos
      5. Fazer upload de um contrato assinado
      6. Modificar os arquivos e campos de um contrato enviado
      7. Editar o método de autenticação de um destinatário
      8. Adicionar ou modificar uma data de expiração
      9. Adicionar uma nota ao contrato
      10. Compartilhar um contrato individual
      11. Deixar de compartilhar um contrato
      12. Baixar um contrato individual
      13. Baixar os arquivos individuais de um contrato
      14. Baixar o relatório de auditoria de um contrato
      15. Baixar o conteúdo dos campos de um contrato
  6. Relatório de auditoria
  7. Relatórios e exportações de dados
    1. Visão geral
    2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
    3. Gráficos de relatório
      1. Criar novo relatório
      2. Relatórios de contrato
      3. Relatórios de transação
      4. Relatório de atividades de configuração
      5. Editar um relatório
    4. Exportações de dados 
      1. Criar uma nova exportação de dados
      2. Editar uma exportação de dados
      3. Atualizar o conteúdo da exportação de dados
      4. Baixar a exportação de dados
    5. Renomear um relatório ou exportação
    6. Duplicar um relatório ou exportação
    7. Agendar um relatório ou exportação
    8. Excluir um relatório ou exportação
    9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

  1. Formulários web 
    1. Criar um formulário web
    2. Editar um formulário web
    3. Desabilitar ou habilitar um formulário web
    4. Ocultar ou reexibir um formulário web
    5. Localizar o URL ou o código de script 
    6. Preencher campos de formulário web com parâmetros de URL
    7. Salvar um formulário web para concluir mais tarde
    8. Redimensionar um formulário web
  2. Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca) 
    1. Formulários do governo dos EUA na biblioteca do Acrobat Sign
    2. Criar um modelo de biblioteca
    3. Alterar o nome de um modelo de biblioteca
    4. Alterar o tipo de um modelo de biblioteca
    5. Alterar o nível de permissão de um modelo de biblioteca
    6. Copiar, editar e salvar um modelo compartilhado
    7. Baixar os dados de campo agregado de um modelo de biblioteca
  3. Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
  4. Fluxos de trabalho do Power Automate 
    1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
    2. Habilitar a integração do Power Automate
    3. Acompanhamento do uso do Power Automate
    4. Criar um novo fluxo (exemplos)
    5. Acionadores usados para fluxos
    6. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
    7. Gerenciar fluxos
    8. Editar fluxos
    9. Compartilhar fluxos
    10. Desabilitar ou habilitar fluxos
    11. Excluir fluxos
    12. Modelos úteis
      1. Somente admins
        1. Salvar todos os documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar todos os documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar todos os documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar todos os documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar todos os documentos concluídos no Box
      2. Arquivar o contrato
        1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar seus documentos concluídos no Box
      3. Arquivar o contrato de formulário web
        1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
        2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
      4. Extração de dados do contrato
        1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
      5. Notificações de contrato
        1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
        2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
        3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
        4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
      6. Geração de contrato
        1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
        2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
        3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
  5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
    1. Visão geral do fluxo de trabalho de envio personalizado
    2. Criar um novo fluxo de trabalho de envio
    3. Editar um fluxo de trabalho de envio
    4. Ativar ou desativar um fluxo de trabalho de envio
    5. Enviar um contrato com um fluxo de trabalho de envio
  6. Compartilhar usuários e contratos
    1. Compartilhar um usuário
    2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

  1.  Visão geral das integrações do Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Conector do Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Outras integrações
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. Acrobat Sign for NetSuite
    6. Acrobat Sign for VeevaVault
    7. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
  5. Integrações gerenciadas por parceiro
  6. Como obter uma chave de integração

Acrobat Sign Developer

  1. APIs REST 
    1. Documentação de métodos
    2. Guia do desenvolvedor e SDK
    3. Perguntas frequentes sobre API 
  2. Webhooks 
    1. Visão geral do webhook
    2. Configurar um novo webhook
    3. Exibir ou editar um webhook
    4. Desativar ou reativar um webhook
    5. Excluir um webhook
    6. Certificados SSL bidirecionais
    7. Webhooks na API

Suporte e solução de problemas

  1. Recursos de suporte ao cliente 
  2. Recursos de sucesso do cliente corporativo 

Visão geral dos fluxos de trabalho personalizados

O designer de fluxo de trabalho personalizado é usado para criar modelos de fluxo de trabalho que predefinem a composição do contrato e os processos de assinatura para atender aos seus requisitos comerciais específicos. Os usuários podem criar modelos de fluxo de trabalho usando uma interface intuitiva que facilita a especificação das características dos participantes, incluindo nomes, funções e roteamentos predefinidos, os documentos a serem incluídos em um acordo, campos de formulário a serem pré-preenchidos pelo remetente, distribuição de email para os participantes, opções de expiração do contrato ou senha e muito mais.

Os remetentes que usam um modelo de fluxo de trabalho são guiados pelo processo de criação do contrato com instruções e campos personalizados, tornando o processo de envio mais fácil de usar e menos suscetível a erros.

Dependendo das configurações da conta/grupo, todos os usuários podem ter acesso à criação de fluxos de trabalho para uso pessoal ou para compartilhar com seus grupos.

  • Os administradores podem criar e compartilhar modelos no nível de grupo.
    • Administradores de nível de conta podem compartilhar um fluxo de trabalho com toda a organização.
  • Os usuários não administrativos podem desenvolver seus próprios fluxos de trabalho e, opcionalmente, compartilhá-los com os grupos dos quais são membros.

O histórico e o relatório de auditoria do contrato criado pelo fluxo de trabalho podem ser acessados na página Gerenciar.

Enquanto o contrato está em andamento, é possível adicionar lembretes e executar outras tarefas relacionadas ao contrato.

 Depois de fazer logon, selecione Fluxos de trabalho no menu superior da tela inicial.

Assinar/aprovar e gerenciar um contrato gerado pelo fluxo de trabalho

O contrato gerado pelo processo de fluxo de trabalho é exatamente o mesmo que qualquer outro contrato enviado pelo mesmo grupo.

Os signatários e os aprovadores podem assinar usando o link no email Por favor, assine/Por favor, aprove ou em suas páginas Gerenciar, se forem usuários registrados no Acrobat Sign em contas confiáveis.

Os remetentes têm todas as mesmas opções disponíveis para gerenciar o contrato da sua página Gerenciar.

Os relatórios e as exportações de dados tratam o contrato da mesma forma que qualquer outro contrato criado manualmente.

Configuração

Disponibilidade:

O ambiente de fluxo de trabalho de envio personalizado está disponível apenas para os planos de licença corporativos.

Escopo da configuração:

Os controles que afetam fluxos de trabalho de envio personalizados podem ser acessados nos níveis de conta e grupo.

Habilitar a experiência de fluxo de trabalho mais recente aproxima os fluxos de trabalho da funcionalidade do processo de envio manual.

Recursos habilitados com esta opção:

  • Layout de página refluível
  • Usar assinaturas Digitais para um ou mais de seus destinatários
  • Configurar destinatários para usar a verificação de identidade premium
  • Configurar grupos de destinatários durante o processo de envio
  • Anexar documentos de todas as origens habilitadas durante o processo de envio

Para habilitar a experiência mais recente, navegue até: Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado

Configurar fluxos de trabalho para usar a nova experiência

Verificação de identidade premium

No designer de fluxo de trabalho, todos os métodos de autenticação permitidos são exibidos no objeto do destinatário.

Os métodos de autenticação aparecem como caixas de seleção, permitindo um design de fluxo de trabalho que ofereça opções ao remetente. 

Se várias opções forem marcadas no designer, essas mesmas opções estarão disponíveis para o remetente durante o processo de envio.

Guia “Destinatário” com as propriedades do signatário expostas e as opções de autenticação realçadas

Grupos de destinatários

Os objetos de destinatário no designer podem ser atribuídos a grupos de destinatários.  Isso permite que o(a) remetente use um grupo de destinatários reutilizável do catálogo de endereços ou um grupo de destinatários ad hoc para identificar uma matriz de endereços de email que podem atuar nessa etapa de assinatura.

Por exemplo, se você precisar da autenticação de um de três gerentes, poderá adicionar um grupo de destinatários que contenha os três emails. Quando o ciclo de assinatura chega ao grupo de destinatários, os(as) três gerentes recebem a notificação, mas apenas um(a) precisa concluir a ação. 

Ao usar um grupo de destinatários reutilizáveis em um fluxo de trabalho, o(a) destinatário(a) precisa ser criado primeiro e deve estar disponível para o(a) usuário(a) no escopo utilizável do fluxo de trabalho. Ou seja, se o fluxo de trabalho está disponível para toda a organização, o grupo de destinatários também deve estar disponível para toda a organização.

Para adicionar um grupo de destinatários reutilizável, clique no botão Adicionar grupo de destinatários para abrir o seletor de grupo.

  • Somente os grupos de destinatários que têm permissões de usuário compatíveis estão disponíveis:
    • Um fluxo de trabalho personalizado acessível a uma conta inteira só pode usar grupos de destinatários gerenciados por conta
    • Um fluxo de trabalho personalizado acessível a um grupo inteiro pode usar grupos de destinatários gerenciados por grupo e por conta
    • Um fluxo de trabalho personalizado acessível a um usuário individual pode usar grupos de destinatários gerenciados por conta, por grupo e por usuário
  • O nome do grupo de destinatários reutilizável é inserido automaticamente como o nome do grupo ao usar o modelo para enviar um contrato.
  • Se o destinatário estiver configurado como um grupo de destinatários, ele não será mais Editável ao usar o modelo para enviar um contrato.
  • Os membros do grupo de destinatários reutilizáveis não podem ser editados, excluídos ou terem adições.
  • O destinatário não pode ser removido do fluxo de assinatura quando um grupo de destinatários está configurado, mesmo que tal destinatário não esteja definido como necessário.
O painel de configuração de destinatário com o botão Adicionar grupo de destinatários realçado. Incluindo a janela do seletor de grupo de destinatários e a página Enviar resultante

Os grupos de destinatários ad hoc são criados na definição de destinatário do fluxo de trabalho personalizado, existente exclusivamente para descrever um destinatário em um fluxo de trabalho. Não há opção para salvá-los ou reutilizá-los em nenhum outro processo.

Para configurar um grupo de destinatários ad-hoc:

  • Insira os endereços de email dos membros do grupo de destinatários no campo Destinatário usando vírgulas para delimitá-los.
  • Marque a caixa de seleção Marcar como grupo de destinatários.
    • O sistema insere automaticamente um nome para o grupo quando um(a) remetente inicia um contrato usando o fluxo de trabalho. O nome do grupo contém um prefixo que o identifica como gerado automaticamente e, em seguida, a string “Grupo de destinatários X”, onde X é um número incremental que começa em 1 e aumenta dependendo do número de grupos de destinatários adicionados. 
    • Se o(a) destinatário(a) estiver configurado(a) para ser Editável, o(a) remetente pode editar o nome do grupo, excluir qualquer um/todos os membros pré-preenchidos e adicionar novos membros conforme necessário.
O designer de fluxo de trabalho com Marcar como grupo de destinatários selecionado e a página Enviar resultante com membros do grupo de destinatários listados

Arquivos anexos

Durante o processo de envio, os documentos podem ser anexados de qualquer uma das origens do Acrobat Sign habilitadas.

Adicionar um arquivo

Observação:

Ao anexar um modelo do Acrobat Sign a um fluxo de trabalho, os usuários verão apenas os modelos atribuídos ao mesmo grupo que o fluxo de trabalho e os modelos atribuídos à organização (modelos no nível de conta). Isso se deve ao relacionamento do fluxo de trabalho (um para um) com os grupos. (E ao fato de que os modelos no nível da conta são herdados por todos os grupos.)

Essa experiência é diferente de quando um usuário que é membro de vários grupos (um para muitos) visualiza sua biblioteca de modelos. Como o usuário tem acesso a vários grupos, ele(a) pode ver todos os modelos relacionados a todos os grupos.
Isso não funciona no caso de um fluxo de trabalho com escopo limitado a apenas um grupo.

A “nova” configuração da experiência do usuário foi atualizada com um design moderno e adaptável, como a página Enviar.

As instruções que estavam localizadas à direita da lista de destinatários na experiência herdada foram movidas para a parte superior da página em uma janela flexível.

Contrato configurado de fluxo de trabalho

Atribuição de campo definida por modelo

Atribuições de campo definidas por modelos relacionam fortemente a lista de destinatários definida no designer de fluxo de trabalho às atribuições de campo apropriadas nos formulários criados por você.

O exemplo usa o caso:

  • Um (cliente) signatário deve assinar primeiro
    • Opcionalmente, um co-signatário pode assinar em segundo
  • Uma contra-assinatura interna é aplicada por um representante de vendas

Tradicionalmente, isso exigiria dois formulários, devido a como os destinatários foram posicionados na página Enviar:

  • Um para o cenário de signatário único, atribuindo a contra-assinatura interna como o segundo índice de signatário
  • Um para o cenário de co-signatário, onde o co-signatário é o segundo índice de signatário, e a contra-assinatura é o terceiro

Na estrutura de regra “definida por modelo”, você cria um formulário totalmente habilitado com todos os campos de destinatário possíveis definidos.

O índice de signatário do destinatário (conforme definido no Designer de fluxo de trabalho) é aplicado com ênfase, ignorando todos os campos que são atribuídos a qualquer destinatário omitido (opcional) quando o contrato é enviado.

Portanto, no caso de uso acima, o co-signatário é sempre o índice de signatário 2, mas se o co-signatário não estiver incluído no momento que o contrato é enviado, esses campos de signatário2 são ignorados, e o autenticador (índice de signatário 3) continua tendo acesso somente aos campos de signatário3.

Para habilitar esse novo recurso, navegue até: Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado > Habilitar o posicionamento de assinatura definido por modelo

Configurar fluxos de trabalho para usar posicionamento de assinatura definido pelo modelo

Observação:

Habilitar o recurso de posicionamento de assinatura definido por modelo desabilitará a opção de criar contratos durante o processo de envio.

Mais detalhes sobre a relação entre destinatários e campos

Cada destinatário envolvido com um contrato é atribuído um número de índice de signatário. Esse número de índice é necessário para associar o destinatário ao respectivo campo que ele tem autoridade para adicionar conteúdo (como um campo de assinatura).

Os destinatários adquirem o número de índice com base na ordem da pilha na página de Envio. O destinatário na parte superior da pilha é 1, o destinatário seguinte é 2 e assim por diante. Esse número de índice pode ser encontrado quando o contrato é configurado como “Completar em ordem”, mas ainda é visível quando o fluxo de trabalho estiver configurado como “Completar em qualquer ordem”.

Pilha de destinatários

 

Ao criar um fluxo de destinatário no designer do fluxo de trabalho, o índice do signatário é atribuído de acordo com estas regras:

  • De cima para baixo
    • Da esquerda para a direita

No exemplo abaixo, o Signatário e o Co-signatário estão na parte superior da pilha.

  • O “Signatário” é o destinatário na extremidade esquerda na parte superior, portanto é atribuído o índice 1
  • O “Co-signatário” também está na parte superior, mas à direita do Signatário, portanto é atribuído o índice 2

Nesse caso de uso, não importa quem assina fisicamente primeiro, por isso são inseridos em um fluxo de trabalho de assinatura paralela. No entanto, o índice de assinatura é imposto rigidamente para garantir que o Signatário aplique seu conteúdo aos campos “Signatário” corretos, e o Co-signatário tem acesso somente aos seus respectivos campos “Co-signatário”.

O “Representante de vendas” assina em terceiro, depois que o Signatário e o Co-signatário concluem.

A “Aprovação executiva” é solicitada em quarto, depois que a contra-assinatura do Representante de vendas entra em vigor.

Observação:

Para os nomes de destinatário “Signatário”, “Co-signatário”, “Representante de vendas” etc., a atribuição de campo não se aplica. Esses são apenas rótulos definidos pelo administrador e usados para favorecer a clareza no modelo de fluxo de trabalho.

O fluxo de destinatário do designer acima produzirá um modelo de página Envio que tem a seguinte aparência.

(Na página Envio, a ordem da pilha é mais visível, embora os números de índice não são expostos.)

 

Ao criar um formulário com campos, cada campo é atribuído explicitamente a um índice de assinatura (ignorando campos “Qualquer pessoa” no momento).

No ambiente de criação do Acrobat Sign, isso é feito selecionando um Participante e inserindo campos para ele.

Cada participante é codificado por cores para manter uma distinção visual entre quais campos são atribuídos a cada participante.

 

Se você usar tags de texto, a própria tag fornece um argumento (por exemplo :signer1) que atribui o campo ao índice do assinante.

Até mesmo para ter a opção de configurar fluxos de trabalho, o recurso precisa estar habilitado.

Navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e habilite a opção Habilitar designer de fluxo de trabalho para administradores.

Uma vez habilitado, todos os administradores de nível de conta e de grupo terão acesso ao designer de fluxo de trabalho no menu de administrador.

  • Os administradores em nível de grupo podem criar fluxos de trabalho para os grupos sobre os quais têm autoridade administrativa.
  • Os administradores em nível de conta podem criar um fluxo de trabalho para qualquer grupo, bem como fluxos de trabalho que abrangem toda a organização.
Configurar os fluxos de trabalho que serão expostos para a conta

  • Quando a configuração estiver habilitada, a opção para Fluxos de trabalho personalizados estará disponível após selecionar a guia Fluxos de trabalho.
  • Quando a configuração estiver desabilitada, a opção Fluxos de trabalho personalizados não estará disponível.
Habilitar acesso vs. desabilitar

Para habilitar a opção de criação de fluxos de trabalho com um escopo de uso “Somente eu”, o designer de fluxo de trabalho deve estar habilitado para todos os usuários. Se todos os usuários não estiverem habilitados, os fluxos de trabalho só poderão ser associados a grupos ou a toda a organização.

Navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e habilite Habilitar o acesso ao designer de fluxo de trabalho para todos os usuários.

Habilitar todos os usuários

  • Ao habilitar esta configuração, a opção para Fluxos de trabalho personalizados será disponibilizada após selecionar a guia Fluxos de trabalho.
  • Quando a configuração estiver desabilitada, a opção de fluxos de trabalho personalizados não estará disponível.

 

Habilitar acesso vs. desabilitar

Por padrão, os usuários não administradores só podem criar fluxos de trabalho para eles mesmos. Eles não têm autoridade para compartilhar um fluxo de trabalho com seu grupo.

No entanto, a autoridade para que os usuários compartilhem seus fluxos de trabalho com seus grupos pode ser habilitada no nível de conta ou de grupo.

Navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e habilite Permitir o compartilhamento de fluxos de trabalho criados pelo usuário para qualquer um de seus grupos.

Permitir que os usuários compartilhem fluxos de trabalho com seus grupos

  • Quando a configuração estiver habilitada, os usuários verão a caixa suspensa do seletor de grupo como uma opção de quem pode usar o fluxo de trabalho.
  • Quando a configuração estiver desabilitada, a opção suspensa do seletor de grupo não será exposta na interface.
Permitir compartilhamento

As contas que desejam aplicar fluxos de trabalho específicos com segurança para todos os seus documentos e simplificar o processo de envio, de modo que o usuário precise apenas inserir o mínimo de informação possível, poderão definir totalmente todos os fluxos de trabalho de documentos e restringir totalmente o envio ad hoc aos usuários.

As contas que utilizam Usuários em vários grupos podem expandir as opções configuráveis nas configurações de nível de grupo, garantindo assim que as opções de assinatura e os processos de notificação corretos sejam rigidamente aplicados.

Para limitar os usuários a enviar apenas por meio de fluxos de trabalho aprovados, navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e marque a opção Habilitar o envio de contratos usando apenas fluxos de trabalho.   

Configurar fluxos de trabalho para serem o único método de envio de contratos

Relatório de erros sobre problemas comuns

Alguns elementos da experiência herdada de fluxo de trabalho produzirão erros na nova interface como resultado de controle e segurança aprimorados na experiência mais recente. A interceptação de erros adicional foi implementada para melhor expor e explicar esses erros quando encontrados.

Se a conta estiver configurada para usar a experiência Moderna de envio e um fluxo de trabalho problemático for iniciado, o usuário verá um banner vermelho que indica o erro:

Se a conta ainda estiver configurada para usar a experiência clássica por padrão, o fluxo de trabalho pode continuar a trabalhar com essas regras. 

A experiência moderna exibe os erros conforme são detectados. 

No caso em que mais de um problema for encontrado, todos os erros detectados serão listados.

Para tornar o fluxo de trabalho válido no conjunto de regras da nova interface, um administrador deve editar o fluxo de trabalho e corrigir os problemas detectados:

No conjunto de regras clássico, as sequências de caracteres de email podem ficar deformadas ou serem delimitadas incorretamente (com espaços em vez de vírgulas, por exemplo).

Quando esse erro é gerado, o administrador deve verificar:

  • Se os emails de CC estão delimitados corretamente

  • Qualquer sequência de caracteres de email de destinatário para garantir que tenha a estrutura correta
    • (por exemplo, name@domain.tld)
  •  
    • A experiência moderna aceita vírgulas ou ponto e vírgulas

A experiência moderna requer valores exclusivos para todos os títulos de documentos na página Documentos do Designer do fluxo de trabalho.

Detalhes adicionais referentes a esse erro podem ser encontrados aqui

Ao projetar um fluxo de trabalho, um Administrador tem a possibilidade de anexar um modelo de documento que tem um escopo de acesso limitado.

Quando um usuário que está fora desse escopo tenta carregar o fluxo de trabalho, o documento não pode ser anexado e uma violação de segurança é acionada.

Por exemplo, um Administrador pode criar um novo modelo de documento com propriedades que restringem o acesso somente ao proprietário.  O administrador pode anexar esse documento ao fluxo de trabalho, porque ele é o proprietário. 

Qualquer outro usuário do sistema não é o proprietário, portanto está fora do escopo do documento.

Quando esse erro é acionado, o administrador deve ajustar as propriedades do modelo de documento anexado.

Etapas para revisar e ajustar as propriedades do modelo podem ser encontradas aqui

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