Använd Alla filer för att visa och hantera alla filer som är tillgängliga för dig i Analyzer från en plats.
Alla filer är en fullständig översikt över dina filer i ditt konto. Det inkluderar filer som laddats upp direkt till Analyzer och filer som är tillgängliga genom samlingar du kan komma åt (delade filer visas inte). En fil kan visas i Alla filer och i flera samlingar samtidigt.
Till skillnad från en samling är Alla filer inte en separat organisatorisk behållare. Om du tar bort en fil från en samling är filen fortfarande tillgänglig i Alla filer. Att ta bort en uppladdad fil från Alla filer tar bort den permanent från Analyzer och från varje samling som innehåller den.
Öppna alla filer
Välj Alla filer i huvudnavigeringen.
Sidan visar det totala antalet filer som är tillgängliga för dig och en tabell som innehåller filerna i Alla filer.
Förstå filtabellen
Tabellen visar alltid Filnamn som första kolumn. Du kan inte dölja denna kolumn.
Som standard visar tabellen också:
- Datum tillagt — Datumet då filen lades till i Analyzer.
- Källa — Var filen ursprungligen kommer från. Filer som laddats upp direkt visar Desktop. Länkade filer identifierar sin externa källa, som SharePoint.
Du kan visa upp till sju kolumner, inklusive Filnamn.
När du hovrar över en fil visar Analyzer kontroller för att öppna eller tagga filen.
Ladda upp filer direkt till Alla filer
Välj Ladda upp filer för att lägga till filer utan att först skapa eller öppna en samling.
- Välj Ladda upp filer.
- Dra filer till uppladdningspanelen eller välj Bläddra bland filer för att hitta dem i ditt lokala system.
- Lägg till filerna.
Analyzer bearbetar filerna och lägger till dem i Alla filer. Direkt uppladdade filer visar Desktop i kolumnen Källa.
Du kan senare lägga till dessa filer i valfri samling som du kan hantera.
Hitta filer efter namn
Välj Sök för att hitta filer i hela inventeringen.
Välj alternativet att söka matchning efter filnamn eller filinnehåll.
Uppdatera attribut
Välj Uppdatera attribut för att uppdatera attribut för dokument i Alla resurser.
Bekräftelsemeddelandet visar att vissa attribut kan ha lagts till eller uppdaterats och att uppdateringen kan ta tid beroende på antalet dokument som berörs.
Välj:
- Uppdatera alla för att starta uppdateringen.
- Hoppa över nu för att stänga meddelandet och uppdatera senare.
Uppdateringen gäller hela uppsättningen attribut.
Anpassa filtabellen
Välj Justera attributvy för att välja vilka metadata och extraherade attribut som visas som kolumner.
Filnamn förblir alltid synligt. Du kan lägga till upp till sex andra kolumner från:
- Källa
- Tillagt den
- Attribut tillgängliga för dig
Du kan även dra de valda värdena för att ändra ordningen på dem. Objekt högre upp i listan visas längre till vänster i tabellen.
Välj Verkställ för att spara konfigurationen eller Avbryt för att förkasta ändringarna.
Ditt kolumnval och ordning finns kvar när du lämnar Alla filer och återvänder senare.
Filtrera fillagret
Välj Filter data för att begränsa de filer som visas genom att använda extraherade attributvärden och villkor.
Filtrering av Alla filer använder samma filtreringsmodell som finns tillgänglig inom samlingar.
Arbeta med enskilda filer
Håll muspekaren över en fil för att visa åtgärder för:
- Öppna fil — Öppna dokumentet för att granska dess innehåll, extraherade värden och citat.
- Tagga dokument — Lägg till eller ta bort filens tagg.
En tagg tillhör själva filen, så dess taggade tillstånd följer filen när den visas i samlingar.
Arbeta med valda filer
Markera kryssrutan för en eller flera filer för att visa åtgärder som gäller för valet.
Räknaren ändras för att visa antalet valda och det totala antalet tillgängliga filer. Till exempel indikerar 3 av 2 000 dokument valda att tre filer är valda från ett lager på 2 000.
Tillgängliga åtgärder är:
- Lägg till i samling — Lägg till de valda filerna i en ny eller befintlig samling utan att ladda upp dem igen.
- Hämta — Hämta kopior av de valda filerna till ditt lokala system.
- Exportera extraherade data — Exportera valda attributvärden till en CSV-fil.
- Ta bort — Ta bort berättigade resurser permanent från Analyzer.
Förstå borttagning från Alla resurser
Att ta bort en resurs från Alla resurser skiljer sig från att ta bort den från en samling.
Ta bort en uppladdad resurs från Alla resurser:
- Tar bort resursen permanent från Analyzer.
- Tar bort den från varje samling som innehåller den.
- Kan inte ångras.
Resurser länkade från en extern källa, som SharePoint, kan inte tas bort från Alla resurser. Analyzer blockerar borttagningen eftersom det externa systemet förblir källan för resursen.
Dela alla filer
Öppna ellipsmenyn och välj Dela för att ge en annan användare åtkomst till din Alla filer samling.
Delning använder samma åtkomstmodell som delning av en samling. Mottagaren får åtkomst till det aktuella lagret, så ändringar av de filer som finns i Alla filer återspeglas automatiskt.
