Príručka používateľa Zrušiť

Vyžiadajte si podpisy hromadne

Skôr než začnete

Zavádzame nové, intuitívnejšie prostredie produktu. Ak sa zobrazená obrazovka nezhoduje s rozhraním vášho produktu, vyberte pomocníka pre vaše aktuálne prostredie.

V novom prostredí sa nástroje zobrazujú na ľavej strane obrazovky.

Možnosť Hromadné odosielanie umožňuje nahrať formulár a použiť ho ako šablónu na vytvorenie a odoslanie mnohých (až stoviek) jedinečných zmlúv, pričom bude každá vyhradená jednému externému podpisovateľovi. Každá zmluva je izolovaná od ostatných a obsahuje vlastnú správu o audite. Žiadny príjemca nepozná všetkých ostatných príjemcov.

Odosielateľ má prístup k zmluvám prostredníctvom svojej karty Domov alebo Dokumenty alebo prostredníctvom šablóny Hromadné odosielanie, ktorá obsahuje správu o zmluvách sledujúcu celkový stav podradených zmlúv vytvorených zo šablóny. Okrem toho môže odosielateľ exportovať údaje na úrovni poľa všetkých dokončených zmlúv vo formáte CSV pomocou akcie Stiahnuť údaje z polí formulára.

Ak chcete získať prístup k funkcii Hromadné odosielanie, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

  • V aplikácii Acrobat na pracovnej ploche prejdite na položku Centrum nástrojov, prejdite nadol do časti E-podpis a potom vyberte možnosť Hromadné odosielanie.
Možnosti nástroja Hromadné odosielanie

Postup hromadného odosielania

  1. Vyberte nástroj Hromadné odosielanie podľa uvedeného postupu. Zobrazí sa stránka nahrávania súborov pre funkciu Hromadné odosielanie.

  2. Pridajte súbor:

    Načítajte (vyhľadaním alebo presunutím myšou) primárny súbor, ktorý používate na vytvorenie šablóny zmluvy.

    Možnosť výberu v pravej časti pomocou tlačidla Vyberte súbor vám umožňuje vybrať si zo zdroja, v ktorom sa súbor nachádza. Predvolený je váš miestny systém.

    Pridanie súborov

    Po výbere súboru sa načíta stránka s konfiguráciou.

  3. Pridať účastníkov:

    1. Uveďte požadovaných účastníkov.

    • Predvolene je priradená akcia Podpísať.
    • Akcia Podpísať umožňuje účastníkovi zadať údaje do poľa a podpísať zmluvu.
    • Podporovaných je až 50 účastníkov.
    • Každý uvedený účastník dostane svoju vlastnú zmluvu.    

    2. Zadajte e-mailové adresy príjemcov oddelené čiarkami alebo skopírujte a prilepte zoznam e-mailových adries do poľa E-mail.

    3. Nakonfigurujte overenie totožnosti účastníka kliknutím na ikonu kľúča vpravo od účastníka.

    • E-mail je predvolený spôsob overenia totožnosti každého účastníka a vo väčšine prípadov je dostatočný na získanie právne záväzného podpisu.
    • Na zvýšenie úrovne zabezpečenia možno pridať overenie heslom. Ak je táto možnosť nakonfigurovaná, účastník musí zadať heslo, aby mohol pracovať so zmluvou.
    • Toto heslo musíte zdieľať s účastníkmi oddelene.

    3. (Voliteľné) Pridajte seba a/alebo subjekty v kópii (CC)

    • Kliknutím na položku Pridať mňa pridáte seba ako podpisovateľa.
    • Kliknutím na položku Pridať osoby v kópii pridáte osoby, ktoré chcete pridať do kópie po odoslaní a dokončení zmluvy.
    Nakonfigurovaní účastníci

  4. (Voliteľné) V prípade potreby pridajte ďalšie súbory.

    Počiatočný súbor vybratý na spustenie šablóny zmluvy je už pripojený.

    Nahrajte všetky požadované ďalšie súbory.

    • Je možné nahrať viacero súborov.
    • Všetky nahraté súbory sú začlenené do jedného súboru pre konečnú verziu zmluvy.
    • Poradie, v ktorom sú súbory uvedené, určuje, ako bude vyzerať záverečná zmluva.
      • Súbory môžete zoradiť kliknutím a presunutím.
    Podľa potreby pridajte súbory

  5. Pridanie podrobností o zmluve:

    • Pomenujte zmluvu. Všetky zmluvy vytvorené zo šablóny Hromadné odosielanie budú mať rovnaký názov zmluvy.
    • Podľa potreby zmeňte predvolený text v poli Správa.
  6. Úprava nastavení zmluvy (voliteľné):

    V predvolenom nastavení zmluvy nevyžadujú heslo na zobrazenie dokončenej zmluvy a ani nemajú nastavené pripomenutia pre účastníkov

    • Vyberte možnosť Pridať prístupové heslo, ak vyžadujete, aby príjemcovia zadali heslo na otvorenie a zobrazenie podpísaného súboru PDF.
    • Vyberte možnosť Nastaviť pripomenutie a nastavte frekvenciu pripomenutí, ktoré sa budú odosielať až do dokončenia zmluvy.
    Hromadné odosielanie

  7. Kliknite na možnosť Ďalej v pravom hornom rohu okna.

    Teraz je dokument pripravený na pridanie polí, ktoré chcete, aby podpisujúce osoby vyplnili alebo podpísali.

    Dokončená konfigurácia transakcie Hromadné odosielanie

    Poznámka:

    Ak ste pridali viacero súborov, súbory sa prevedú na súbory PDF a skombinujú sa do jedného dokumentu. Skombinovaný dokument sa otvorí, aby ste mohli pridať polia.

  8. Príprava zmluvy a pridanie polí:

    Teraz môžete do zmluvy pridať všetky potrebné polia. Nezabudnite, že pole Podpis musí mať k dispozícii každý podpisovateľ (vrátane interných podpisovateľov).

    Na použitie polí sú k dispozícii dve metódy:

    1. Jednoduché vytváranie sa predvolene načíta vo väčšine prípadov. Jednoduché vytváranie:

    • Je obmedzené na najbežnejšie typy polí:
    • Zadávanie textu (všetky textové polia sú podľa potreby označené)
    • Podpis
    • Meno podpisovateľa (tlačenými písmenami)
    • E-mail podpisovateľa
    • Dátum podpísania (iba na čítanie; doplnené systémom)
    • Začiarkavacie pole
    • Umiestni polia na miesto, kam kliknete v dokumente.
    • Umožňuje zmenu veľkosti polí kliknutím na pravý dolný roh poľa (modrý trojuholník) a potiahnutím poľa na požadovanú veľkosť.
    Jednoduché vytváranie

      

    2. Rozšírené vytváranie možno aktivovať výberom prepínača v pravom hornom rohu. Pokročilé vytváranie:

    Rozšírené vytváranie

    Poznámka:

    Medzi jednoduchým a rozšíreným režimom môžete prepínať výberom prepínača Rozšírené úpravy (zap.||vyp.) v pravom hornom rohu.

  9. Po umiestnení všetkých polí vyberte položku Ďalej (v pravom hornom rohu).

  10. Skontrolovať a odoslať

    Skontrolujte údaje v zmluve a odošlite ju, ak sú správne.

    Skontrolovať a odoslať

  11. Potvrdenie

    Zobrazí sa hlásenie s potvrdením, že došlo k úspešnému odoslaniu zmluvy.   

    Zo stránky zobrazenej po odoslaní môžete postupovať tromi spôsobmi:

    • Možnosť Správa zmlúv – otvorí stránku Hromadné odosielanie so všetkými vašimi zmluvami: stav sledovania, prístup k záznamom auditu, odosielanie pripomienok
    • Hromadné odoslanie ďalšieho dokumentu– pripravte si iný dokument, ktorý bude posielať viacerým ľuďom
    • Kliknutím na tlačidlo Zavrieť sa vrátite na domovskú stránku aplikácie Acrobat online
    Hromadné odosielanie

Správa hromadného odosielania

Hromadné odosielanie možno spravovať z karty Dokumenty.

  1. Prejdite na kartu Dokumenty.
  2. Vyberte položku Hromadné odosielanie v zozname Vaše dokumenty na ľavej strane okna.
  3. Jedným kliknutím na položku Hromadné odosielanie, do ktorej chcete získať prístup, otvoríte kontextovú ponuku na pravej strane okna. Kontextová ponuka na pravej strane obsahuje päť odlišných častí:
  • Metaúdaje (červený štvorec): V hornej časti ponuky sa nachádzajú metaúdaje pre šablónu hromadného odosielania:
  • Obrázok úvodnej stránky Hromadné odosielanie
  • Názov hromadného odosielania
  • Dátum, v ktorý bolo Hromadné odosielanie odoslané účastníkom
  • E-mailová hodnota ID používateľa, ktorý vytvoril hromadné odosielanie
  • Súčasný stav celého hromadného odosielania
  • Správa uvedená v počiatočnom e-maile
  • Všetky subjekty v kópii (CC) (uvedené podľa hodnoty e-mailu)
Kontextová ponuka Hromadné odosielanie

  • Ponuka Akcie (modrý štvorec) – táto časť obsahuje všetky akcie, ktoré môžete vykonať v súvislosti s hromadným odosielaním (nadradená šablóna). Kliknite na odkaz Zobraziť viac v pravom dolnom rohu sekcie na zobrazenie všetkých hodnôt:
  • Otvoriť Hromadné odosielanie – slúži na otvorenie dokumentu šablóny hromadného odosielania len na zobrazenie. K dispozícii nie sú žiadne polia
  • Pripomienky – pridajte pripomienku pre seba alebo všetkých ostatných, ktorí sa ešte musia podpísať.
  • Zrušiť: Zrušenie hromadného odosielania.
  • Stiahnuť PDF – slúži na stiahnutie celého (prázdneho) PDF.
  • Stiahnuť údaje poľa formulára – slúži na stiahnutie súboru CSV s obsahom na úrovni poľa pre všetky podradené zmluvy, ktoré sa skompletizovali prostredníctvom tohto nadradeného hromadného odosielania.
  • Stiahnuť jednotlivé súbory – poskytuje možnosť stiahnuť jednotlivé súbory PDF, ak sa na vytvorenie webového formulára použilo viacero súborov.
  • Skryt/odkryť hromadné odosielanie – skrytie/odkrytie hromadného odosielania jednoducho odstráni (alebo pridá) hromadné odoslanie z bežného zobrazenia stránky správy.
  • Zdieľať– zdieľa hromadné odoslanie spolu s jeho stavom a e-mailom používateľa, ktorý poskytnete. Zdieľané webové formuláre možno zobraziť na stránke správy, neumožňujú sa však ich úpravy.
  • Kópia PDF hromadne odosielaného nadradeného dokumentu (bez pridaných polí) sa odošle osobám, s ktorými ho zdieľate.
  • Zobraziť správu o činnosti
  • Pozrite si aktuálny stav všetkých podradených zmlúv vytvorených na základe hromadného odosielania nadradenej šablóny.
  • Pridať poznámky – umožňuje používateľovi robiť osobné poznámky k hromadnému odosielaniu.
  • Zhrnutie/filtrovanie zmlúv (zelený štvorec) – V časti Zmluvy sa uvádza až päť hodnôt, ktoré odrážajú počet podradených zmlúv v každom stave. Ak sa v danom stave nenachádzajú žiadne podradené zmluvy, stav sa nebude zobrazovať, preto sa vám môže zobrazovať menej než päť riadkových položiek. Po kliknutí na akýkoľvek stav sa vytvorí zoznam filtrov týchto podradených zmlúv:
  • Všetky – zobrazuje všetky (podradené) zmluvy, ktoré sa vytvorili z hromadného odosielania (nadriadená šablóna).
  • Prebiehajúce – označuje, že podradená zmluva čaká na to, aby účastník vyplnil svoj podpis.
  • Zrušené – označuje, že odosielateľ buď výslovne zrušil podradenú zmluvu, alebo odmietol zmluvu podpísať.
  • Dokončené – dokončené zmluvy úspešne získali všetky podpisy od všetkých účastníkov zmluvy.
  • Čakanie na vás – označuje, že sa v prípade zmluvy čaká na to, aby zmluvu podpísal odosielateľ.
  • Aktivita pre hromadne odosielanú nadradenú šablónu (oranžový štvorec) – odkaz Aktivita > v dolnej časti kontextového panela otvorí chronologicky usporiadaný zoznam opatrení na sprístupnenie v porovnaní s (nadradenou) šablónou hromadného odosielania (napr. udalosti Vytvorenie, Dokončené).

Získajte pomoc rýchlejšie a ľahšie

Nový užívateľ?