Genel bakış

Microsoft SharePoint için Adobe Sign entegrasyonu, elektronik imzalar oluşturmak, göndermek, takip etmek ve yönetmek için entegre bir çözüm sunar.

SharePoint için Microsoft Online örneği (bu kılavuzda genel olarak "SharePoint" şeklinde anılır) esasına göre geliştirilen bu belge, eklentinin son kullanıcı perspektifinden kullanımına yönelik bir kılavuz olarak tasarlanmıştır. Yükleme kılavuzuna buradan ulaşılabilir.

SharePoint için bir eklenti uygulama olarak geliştirilen bu çözüm şu işlemlerin yapılmasını sağlar:

  • Bir sözleşmeyi herhangi bir SharePoint belge kitaplığına veya listesine gönderme veya imza için gönderme
  • Bir belge kitaplığı ya da özel SharePoint listelerinde bulunan belgeleri tek bir alıcıya veya bir alıcı grubuna gönderme
  • SharePoint listelerindeki ve bir belge kitaplığındaki verileri, belgeler imza için gönderildiğinde birleştirerek eşleme yoluyla belgelere eşleme
  • İmzalanan sözleşmenin form alanlarındaki verileri, belge imzalandığında ve durumu Sözleşme Durumu sayfasından otomatik ya da manuel olarak yenilendiğinde veri eşleme yoluyla SharePoint listelerindeki metin sütunlarına ve bir belge kitaplığına eşleme
  • İmzalanan tüm sözleşmeleri SharePoint içinde arşivleme
  • Adobe Sign Yönet sayfasını, SharePoint kullanıcıları tarafından Sözleşmeleri takip etmek ve güncellemek için kullanılabilen SharePoint web bölümü olarak ekleme


Desteklenen tarayıcılar

Chrome, Firefox ve Safari tarayıcılarının hepsi desteklenir


Internet Explorer 11 ve sonraki sürümleri (Edge dahil)

SharePoint eklentilerinin çalışabilmesi için Internet Explorer / Edge'de bazı Güvenilir Sitelerin yapılandırılması gerekir.  Internet Explorer 10 ve önceki sürümleri desteklenmemektedir.

Ayrıca, IE 11 / Edge kullanıcılarının, Güvenilir Sitelerini aşağıdaki URL'leri ekleyerek açıkça düzenlemeleri de gereklidir:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Güvenilir Sitelerinizi düzenlemek için:

1. IE 11'i açın

► Edge kullanıcıları Windows + S tuşlarına basmalıdır

2. Araçlar (dişli çark) simgesini tıklatıp açılır menüden İnternet seçenekleri seçeneğini işaretleyin

► Edge kullanıcıları İnternet Seçenekleri yazıp Enter tuşuna basmalıdır

IE11 Options

3. İnternet Seçenekleri menüsü açılır. Güvenlik sekmesini seçin

4. Güvenilir Siteler simgesini tıklatın

5. Siteler düğmesini tıklatın

6. Yukarıda belirtilen URL'lerden birini girip Ekle'yi tıklatın

7. Yukarıdaki URL'lerden her biri için aynı işlemi tekrarlayın

8. İşlem tamamlandığında İnternet Seçenekleri menüsünü kapatın

Trusted Sites


Adobe Sign özelliklerine erişme

Adobe Sign, SharePoint Yöneticisi tarafından yüklenen bir eklenti uygulamasıdır. Kullanıcı olarak Adobe Sign sekmesini SharePoint sitenizin üst kısmında görebilirsiniz.

Adobe Sign sekmesi tıklatıldığında, mevcut tüm Adobe Sign özelliklerinin bulunduğu şerit görüntülenir.

Bir Belge veya Liste web bölümünün içini tıklatana veya bir belge seçene kadar şeritteki simgelere erişilemez.  Web bölümünü tıklattıktan sonra, şerit etkinleşir.

ribbon

Not:

Modern kullanıcı arabiriminde, şeridin yerine bir menü çubuğu vardır. Menü çubuğunda aynı işlevler yer alır:

MEnu

Şerit/menü beş simgeden oluşur:

  • İmza için Gönder
  • Sözleşme Durumu
  • Kitaplık Şablonu
  • Sözleşmeleri Yönet
  • Ayarlar

Bunların arasındaki ilk dört simge, sözleşme oluşturmak ve göndermek için düzenli olarak kullanabileceğiniz eylemleri gösterir.

Son simge olan Ayarlar, kişisel Sözleşme şablonunuzu tanımlayabileceğiniz alandır. Şablon tanımlandıktan sonra, şablonu düzeltmek istemediğiniz sürece sayfaya geri dönmeniz mümkün değildir.  Şimdi bu konuyla başlayalım.


Kişisel Ayarları Tanımlama

Kişisel ayarlarınız, Adobe Sign uygulamasını kullanarak SharePoint'ten gönderdiğiniz tüm sözleşmeler için varsayılan bir sözleşme adı ve bir mesaj tanımlamanızı sağlar.

Personal Settings

Sözleşme Adı alanına (en fazla 255 karakter) sözleşmeyi tanımlayan herhangi bir dize girebilirsiniz.  Bu dize, alıcı e-postalarının Konu satırına yerleştirilir (aşağıda sarı renkle vurgulanmıştır) ve Yönet sayfasında ad değeri olarak yer alır. Benzersiz ve anlamlı bir sözleşme adı kullanmak, alıcıların e-postanızı hemen tanımasına olanak verir ve gerektiğinde sözleşmeyi kolaylıkla aramanızı sağlar

Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır (aşağıda yeşil renkle vurgulanmıştır). Tüm alıcılara gönderilen Lütfen İmzalayın başlıklı e-postada görüntülenen mesaj, her alıcı için ekleyebileceğiniz kişisel notlar olarak kullanılmamalıdır.

email pair-rebranded


Özel Listeler Belge Şablonları

Varsayılan sözleşme adı ve mesajı alanlarının hemen altında, Listedeki bir sözleşme gönderilirken belgelerin nasıl eklenebileceğini belirleyen iki ayar vardır.

Varsayılan davranış, gönderenin SharePoint'in içinden bir belge seçmesine olanak sağlamaktır.

Kullanıcıya varsayılan deneyimi değiştirmek için iki seçenek sunulur:

► Özel listeler için SharePoint'in dışından bir belge şablonu kullan – Bu seçenek etkinleştirildiğinde, gönderen SharePoint'in içinden belge ekleme seçeneğini atlar. Bunun yerine kullanıcıya Adobe Sign sisteminde yapılandırılmış dosya ekleme seçenekleri sunulur.  Bu seçenekler arasında aşağıdakilerden biri veya birkaçı bulunabilir:

o Yerel sistemden ekleme

Adobe Sign şablon kitaplığından ekleme

Attach Files in AS

► Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan – Bu seçenek etkinleştirildiğinde, SharePoint eklediğiniz dosyayı hatırlar ve bir listeden oluşturduğunuz bir sonraki sözleşmede dosya seçimi adımını atlayarak otomatik olarak bu dosyayı ekler.  Aynı belgeyi birçok kez kullandığınız durumlar için ideal bir seçenektir.


Sözleşme Gönderme

Sözleşme Başlatma

Sözleşme göndermek ve imza almak Adobe Sign'ın konusudur ve SharePoint ortamında bu süreci başlatmanın dört yöntemi bulunur:

  • Şerit veya menüden gönderme
  • Sağ tıklatarak gönderme
  • Şerit veya menü aracılığıyla Listelerden gönderme
  • Sağ tıklatarak Listelerden gönderme

Bu dört seçeneğin tümü, birden çok imza gereken durumlarda Alıcılar listesini ve imza sırasını tanımlamanızı sağlayan yapılandırma sayfasını açar.

Not:

SharePoint'ten gönderilen belgelerin boyutu en fazla 5 MB olmalıdır. 

5 MB'den daha büyük bir belge göndermeniz gerekirse bu belgeyi Adobe Sign kitaplığınıza (SharePoint entegrasyonu dışından) yükleyebilir ve buradan ekleyebilirsiniz.

Şerit/menüden gönderme

Şeritten gönderme, birkaç SharePoint belgesi eklemeniz gerektiğinde kullanabileceğiniz bir yöntemdir:

1. Belge adının sol tarafındaki onay işaretini tıklatarak gönderilecek belgeleri seçin

2. Sayfanın üst kısmındaki şeritte yer alan sekmeyi tıklatın

3 İmza için Gönder simgesini tıklatın

○ Seçilen tüm belgeler otomatik olarak eklenir

New List - MEnu
Modern Arabirim

SEnd from Ribbon
Klasik Arabirim

Sağ tıklatarak gönderme

Sağ tıklatarak gönderme, bir belge listesindeki herhangi bir belgeyi hızla göndermenizi sağlar ancak Sözleşmeye yalnızca o dosyayı ekler:

1. İmza için göndermek istediğiniz belgeyi sağ tıklatın

2. Açılır menüden Gelişmiş'i seçin

3. Alt menüden İmza için Gönder'i seçin

New Library - Right Click
Modern Arabirim

 

Klasik menü yapısı biraz daha farklıdır:

1. İstediğiniz liste kaydını sağ tıklatın

2. Menüden Gelişmiş'i, alt menüden İmza için Gönder'i tıklatın

Send via rightClick
Klasik Arabirim

Listelerden Gönderme

Bir Listeden belge göndermek için şerit veya sağ tıklatılarak erişilen bağlam menüsü kullanılabilir


Şerit veya menü aracılığıyla Listelerden gönderme

1. İstediğiniz liste kaydını tıklatın

2. Şerit veya menüden Adobe Sign'ı tıklatın

3. Açılır menüden İmza için Gönder'i seçin

Send From list using Ribbon
Modern Arabirim

Classic List - Ribbon
Klasik Arabirim

Sağ tıklatılarak erişilen bağlam menüsü yoluyla Listelerden gönderme

1. İstediğiniz liste kaydını sağ tıklatın

2. Menüden İmza için Gönder'i seçin

List select
Modern Arabirim

 

Klasik menü yapısı biraz daha farklıdır:

1. İstediğiniz liste kaydını sağ tıklatın

2. Menüden Gelişmiş'i, alt menüden İmza için Gönder'i tıklatın

Classic List - Right Click
Klasik Arabirim

 

Sayfa yenilenir ve Dosya seçimi görünümü açılır:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Bir dosya seçin

4. Ekle'yi tıklatın

 

Özel listeler için SharePoint'in dışından bir belge şablonu kullan seçeneğini etkinleştirdiyseniz SharePoint dosya ekleme penceresi atlanır ve yapılandırma için doğrudan Sözleşme sayfasına yönlendirilirsiniz.  Bu durumda, imzalanacak belgeleri eklemek için Dosya Seçimi'ni kullanmanız gerekir.

 

Unutulmaması gereken iki önemli özellik vardır:

Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan seçeneğini etkinleştirdiyseniz bu liste için en son kullanılan dosya otomatik olarak eklenir.

o Farklı bir dosya eklemeniz gerekiyorsa Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan seçeneğini devre dışı bırakmanız gerekir.

► Geri gönderilen imzalı kopya (ve olasılıkla Denetim Kaydı) PDF'si, yeni bir klasöre yerleştirilmek yerine eklenti olarak liste öğesine eklenir.

o SharePoint Yöneticisi tarafından bir Belge Saklama klasörü tanımlanmışsa PDF bu klasöre gönderilir.


Sözleşmeyi Yapılandırma

Yeni bir Sözleşme açıldığında, göreve özel dört bölüm halinde görüntülenebilen yapılandırma sayfası görünür:

A. Alıcılar – Sözleşmeyle etkileşim kuran kişiler

B. Mesaj – Sözleşmenin adı ve genel mesajı

C. Seçenekler – Sözleşmeyle ilgili isteğe bağlı özellikler

D. Dosyalar – İmzalamanız veya onaylamanız gereken güncel belgeler ya da dosyalar

o Gönderme sürecini başlatmak için kullandığınız Belge otomatik olarak Sözleşmeye eklenir.

send page


Alıcılar Bölümü

Her alıcı beş öğe ile oluşturulur:

Recipients

A. İmzalama Dizini – Bu numara, sıralı bir iş akışı seçildiğinde, imza döngüsündeki alıcının ilgili konumunu belirtir.

B. Rol – Alıcının belgeyle nasıl etkileşim kuracağını tanımlar. Roller hesap yöneticisi tarafından etkinleştirildiği için listedeki tüm seçenekleri göremeyebilirsiniz:

○ İmzalayanlar (varsayılan) – En az bir imza uygulaması beklenen alıcılar

○ Onaylayanlar – Belgeyi inceleyip onaylayan ancak yasal olarak imzalaması gerekmeyen alıcılar

○ Kabul Edenler – Kabul Edenler işlevi, mekanik olarak Onaylayanlarla aynıdır. Aralarındaki temel fark, Denetim Raporunda sözleşmeyi Onaylayan yerine Kabul Eden olarak belirtilmesidir.

○ Onaylı Alıcılar – Onaylı Alıcıların kendilerine atanmış tek bir form alanı bile olmayabilir (sıfır form alanı). "İmza" sürecinde, bu kişilerden sözleşmeyi delege etmesi, reddetmesi veya teyit etmesi istenir.

○ Form Dolduranlar – İmza sürecinde form içeriğini doldurması gereken ancak programlı olarak özel şablonlar oluşturacak veya veritabanındaki alan içeriğini forma uygulayacak sistemleri bulunmayan müşteriler için özel olarak tasarlanmıştır.

○ Delege Edenler – Delege eden rolü, belgeyi imzalayacak veya onaylayacak bir sonraki kişinin kim olacağına dair son kararı verecek kişinin gerektiği iş akışları için tasarlanmıştır. Diğer tüm rollerin her biri için bir Delege Eden versiyonu vardır.

C. E-posta adresi – Alıcının kim olduğunu belirtir. Bu adres, kişisel bir e-posta adresi olmalıdır

○ Beni Ekle – Gönderen, Alıcılar bölümünün sağ üst kısmındaki Beni Ekle bağlantısını tıklatarak kendisini imza döngüsüne ekleyebilir

○ Alıcı Grubu Ekle – Kimi zaman imza döngüsündeki bir alıcı, çeşitli kişilerden biri olabilir. Örneğin, hukuk ekibindeki beş kişiden birinin sözleşmeyi imzalamasını isteyebilirsiniz. Alıcı grupları, Gönderenin olası beş imzalayanı listelemesini ama içlerinden yalnızca bir kişinin imzasını istemesini sağlar. (Yukarıdaki görüntüde 3. alıcıya bakın)

D. Doğrulama süreci – Alıcının nasıl inceleneceğini belirtir.

○ E-posta (varsayılan) – Kimlik doğrulama, e-posta kutusuna erişime dayalıdır

○ Parola – Alıcıya harici olarak gönderilmesi gereken, gönderen tarafından oluşturulmuş alfasayısal paroladır

○ Sosyal – Facebook veya LinkedIn gibi üçüncü taraf bir sosyal ağ üzerinde kimlik doğrulama

○ KBA (yalnızca ABD) – Bilgi Tabanlı Kimlik Doğrulama, alıcının Sosyal Güvenlik Numarasını girmesini ve genel veritabanlarına göre klasik olmayan birkaç soru oluşturmasını gerektirir

○ Telefon – Alıcının imzası gerektiğinde SMS ile kod gönderilebilmesi için gönderenin alıcıya ait telefon numarasını sağlamasını gerektirir

E. Özel Mesaj (isteğe bağlı) – Gönderen, her alıcıya sözleşmeyi görüntülediğinde görebileceği kişisel yönergeler verebilir. Bu seçenek, Adobe Sign Kullanıcı Arabiriminde Hesap Yöneticisi tarafından etkinleştirilmelidir.

 

Alıcı listesinin hemen altında bulunan Bilgi Alanını Göster bağlantısı, etkileşimli erişim sağlamadan sözleşmeyi görmesini istediğiniz tüm e-posta adreslerini girmenizi (CC) sağlar.

Not:

Alıcıların sırasını değiştirmek için alıcıları tıklatıp doğru yığın sırasına sürüklediğinizde dizin numaraları da buna göre düzenlenir.

Alıcı listesinin hemen üstünde temel imza sırası iş akışını seçmenizi belirten bir düğme bulunur:

Sırayla Tamamlanan seçeneği etkinleştirildiğinde (yukarıda görüldüğü gibi), alıcılar dizine yerleştirilir ve sırayla bir imzalama adımından diğerine geçilen imza süreci uygulanır

Herhangi Bir Sırada Tamamlanan seçeneği etkinleştirildiğinde, alıcılara numara atanmaz ve paralel imzalama süreci uygulanır.

Complete in any order


Mesaj Bölümü

Mesaj bölümü, başarınızı büyük ölçüde artırabilecek iki alandan oluşur. Ayrıca, kişisel şablonunuzu yapılandırdıysanız bu alanlar tanımladığınız değerlerle otomatik olarak doldurulur.

Sözleşme Adı alanı, sözleşmeyi tanımlayan her türlü dizeyi girmenizi sağlar.

Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır.

Not:

Bu değerler, sözleşme gönderilene kadar düzenlenebilir.


Seçenekler Bölümü

Seçenekler bölümü, belge gönderildikten sonra daha iyi denetlemenizi sağlar:

► Parolayla Koruma - Alıcıların imzalanmış PDF dosyasını açabilmeleri ve görüntüleyebilmeleri için parola gerektirir.  Bu parola, gönderen tarafından tanımlanır ve harici olarak iletilebilir. Adobe Sign bu parolayı kaydetmediği için parolayı unutmamanız gerekir!

PDF password

► Son Tamamlanma Tarihi - Tamamlanma Tarihi alanını tıklattığınızda açılır bir takvim arabirimi görüntülenir. Sözleşmenin süresinin sona ereceği ve artık tamamlanamayacağı tarihi seçebilirsiniz. Bu özelliğin kullanılabilmesi için hesap yöneticisi tarafından Belge Sona Erme Tarihinin etkinleştirilmesi gerekir.

NEw Complete date- Marked

► Hatırlatıcı Ayarla – Sözleşme tamamlanana kadar hatırlatıcıların gönderim sıklığını (günlük veya haftalık) ayarlamanızı sağlar. Yalnızca geçerli alıcılara bildirim gönderilir

Set Reminder

►İmza Türleri – Bu seçenek, beklenen imza sürecini tanımlar:

Elektronik Bu seçenek, Sözleşmenin tüm imzalayanlarından elektronik imza almaya çalışır.

Yazılı – Fiziksel bir imza almanız gerektiğinde, bu seçenek imzalayanların belgeyi yazdırmalarını, fiziksel olarak imzaladıktan sonra tekrar Adobe Sign sistemine yüklemelerini belirtir. (Yönergeler imzalayan sözleşmeyi açtığında verilir) Yazılı imza iş akışının kullanılabilmesi için hesap yöneticisi tarafından etkinleştirilmesi gereklidir.

Sig Type

► Alıcı Dili – Alıcılara gönderilen e-postalarda ve imzalama deneyimi sırasında kullanılacak dili seçmenizi sağlar.

o Bu ayar aynı zamanda hesabınız Mesaj Şablonlarını kullanabileceğiniz şekilde yapılandırılmışsa görülebilir Mesaj Şablonlarını da tanımlar.

Recip Language


Dosyalar Bölümü

SharePoint hesabınız harici belgelere izin verecek şekilde yapılandırılmışsa Dosya bölümünden işleme belge ekleyebilirsiniz. Süreci bir SharePoint belgesiyle başlattıysanız ilgili dosya zaten eklenmiş olur.

Adobe Sign imza süreci için tüm belgeleri kapsayan tek bir PDF dosyası hazırlar ve bu PDF'yi belgelerin listelendikleri sıraya göre oluşturur. Belgeler, tek tek tıklatılıp yeni bir liste konumuna sürüklenerek yeniden sıralanabilir.

Dosyalar Adobe Sign kitaplığından eklenebileceği gibi, dosya arama veya sürükleyip bırakma yöntemlerinden biriyle yerel sisteminizden de yüklenebilir.

İzin verilen dosya türleri şunlardır: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Attach Files in AS - Copy


İmza Alanlarını Önizleme ve Ekleme

Dosyalar listesinin hemen altında İmza Alanlarını Önizleme ve Ekleme onay kutusu bulunur.  Bu seçenek, yüklediğiniz belgeleri açmanızı ve form alanlarını gereken şekilde belgeye yerleştirmenizi sağlar.

Tasarlanan şablonları kullanmıyorsanız en azından imza alanlarını yerleştirmeniz gerekir. Dilerseniz karmaşık formlar oluşturmak için kullanabileceğiniz daha pek çok alan vardır.

Not:

Hiç imza alanı yerleştirilmediğinde, Adobe Sign sözleşmeye otomatik olarak bir sayfa ekler ve sayfaya her imzalayan için bir imza bloğu yerleştirir.


Sözleşmeleri Takip Etme

Not:

  • Sözleşme tamamlanmışsa (İmzalanmış veya Onaylanmış) Sözleşme adının bağlantısı etkinleşir ve bağlantı tıklatıldığında tamamlanan belge görüntülenir.
  • Sözleşme son halini almışsa (İmzalanmış, İptal Edilmiş / Reddedilmiş, Süresi Dolmuş) Yenile eylemi devre dışı bırakılır
  • Sözleşme son halini almamışsa Sil simgesi devre dışıdır


Sözleşme Durumu

Gönderilen bir Sözleşmenin ilerleme durumunu takip etmenin en iyi yolu, Adobe Sign şeridinde bulunan Sözleşme Durumu simgesinden erişilen Sözleşme Durumu sayfasını kullanmaktır.

Ribbon - Agreement Status

 

Bir SharePoint belgesi veya listesi kullanarak gönderilen tüm Sözleşmeleri kolayca aratabilirsiniz:

1. Arama yapmak istediğiniz belge/liste öğesini bulup seçin

○ Birden çok belge seçilebilir

2. Sözleşme Durumu seçeneğini (şeritten veya sağ tıklatılarak erişilen bağlam menüsünden) tıklatın

Agreement Status List-rebranded

Aranacak belirli belge veya liste öğelerini seçmediğinizde SharePoint arama sonucu olarak kitaplıkta ya da kullanıcı tarafından başlatılan listede bulunan tüm belge/öğelerdeki tüm sözleşmeleri gösterir.

Kullanıcı, Ana sayfadaki şeritte bulunan Sözleşme Durumu simgesini tıklattığında SharePoint arama sonucu olarak tüm site koleksiyonu içindeki kullanıcı tarafından başlatılan tüm belgeleri gösterir.

Not:

Sözleşme Durumu sayfası, sayfaya yönlendirilebilen 5000 kayıt ile sınırlıdır. Aramanızın sonuçları 5000 kaydı aşarsa Sözleşmeleri Yönet seçeneğini kullanın.


Filtreleme

Görünümünüzdeki sözleşmeleri filtrelemek için sayfanın sağ üst köşesindeki Arama alanını kullanabilirsiniz.  Bu arama alanı kullanılarak alanlardaki tüm dize grupları aranabilir ve eşleşen tüm sonuçlar gösterilir:

Status one line


Sözleşme Durumunu Yenileme

Sözleşme Durumu tablosunun en sağındaki sütun, Adobe Sign'da sözleşme durumu güncellemesi için aktif sorgulama yapılan "Yenile" eylemine ayrılmıştır.  

Not:

SharePoint, tüm Sözleşmeleri düzenli aralıklarla otomatik olarak günceller. Yenile eylemi, bu döngünün dışında bir sözleşmeyi güncellemenizi sağlar.


Sözleşme Kaydını Silme

Sözleşme Durumu sayfasının en sağındaki son simge Sil simgesidir.  Bu eylemle SharePoint'teki Sözleşme kaydı silinir ancak Sözleşme Adobe Sign'da iptal edilmez veya silinmez.  Bu eylem geri alınamayacağı için dikkatli kullanılmalıdır.


İmzalanan Belgeler

SharePoint Yöneticisinin İmzalanan Sözleşmeler saklama alanını nasıl yapılandırdığına bağlı olarak imzalanan belgeler (ve olasılıkla Denetim Kayıtları) tekrar şu konumlara gönderilir:

► Genel klasörü – Tamamlanan tüm belgeler, bu şekilde yapılandırılmışsa bu klasöre yerleştirilir

► Kaynak kitaplığında bulunan yeni bir "İmzalanan Sözleşmeler" klasörü – Genel klasörü tanımlanmamışsa Sözleşmenin oluşturulduğu/gönderildiği Belge kitaplığında "İmzalanan Sözleşmeler" adında yeni bir klasör oluşturulur. Aynı kitaplıktan gönderilmiş tamamlanan tüm Sözleşmelerin PDF'leri aynı İmzalanan Sözleşmeler klasörüne gönderilir

► Liste öğesine eklenmiş – Sözleşmeyi bir liste öğesinden gönderdiyseniz eklentiler listede yer alır


Sözleşmeleri Yönetme

Sözleşmeleri Yönet simgesi, kullanıcınızla ilgili Sözleşmelerin farklı ve daha etkin bir görünümünü açar.  Sözleşme Durumu sayfasında tüm sözleşmelerin durumlarını güncelleme seçeneğiyle birlikte daha basit bir görünümü görüntülenirken Sözleşmeleri Yönet sayfasında Sözleşmelerin daha ayrıntılı bir görünümü ve Sözleşme özelliklerinin değiştirilebileceği ek seçenekler sunulur.

Ribbon - Manage Agreements


Yönet sayfasının yapısı

Yönet sayfasında keşfedilecek birçok yerleşik özellik bulunur. Sayfa, sadeleştirmek amacıyla dört işlevsel alana ayrılabilir:

A. Sözleşme filtreleri

B. Sözleşme listesi

C. Sözleşme meta verileri

D. Sözleşme araçları

Manage page Whole

Sözleşme Filtreleri

Sayfanın üst kısmında, belirli sözleşmeleri aşağıdaki listeleri filtreleyerek bulmanıza yardımcı olacak dört araç yer alır. Açılır listeler, listelere yüklenen sözleşmelerle dinamik olarak doldurulmuştur. Bu listeler şunlardır:

► Ada veya Şirkete Göre Filtrele – Bu listede, sözleşmelerinize imzalayan alanı olarak girilen her Ad ve Şirket Adı yer alır. Seçim listesindeki herhangi bir öğe seçildiğinde, diğer tüm sözleşmeler filtrelenir.

► Belge Durumuna Göre Filtrele – Bu listede, seçtiğinizin dışındaki tüm liste bölümleri etkin şekilde daraltılır.

► Belge Sahibine Göre Filtrele – Diğer Adobe Sign kullanıcılarının sözleşmelerini görüntülerken kullanışlı olan bu seçenek, listeleri yalnızca seçtiğiniz sözleşme sahibinin (gönderen) sözleşmelerini görüntüleyecek şekilde kısıtlar

En sağdaki metin alanı, alıcı adı, şirket adı, alıcı e-posta adresi veya belge adı gibi bir dizeyi aratmanızı sağlar.

 

Sözleşme listeleri

Sayfanın ana gövdesinde, bağlantı kurduğunuz sözleşmelerin listeleri bulunur.  Sizinle ilgisi olan her sözleşme (yani Adobe Sign'da oturum açmak için kullandığınız e-posta adresi) listenin bir yerinde gösterilir. Yalnızca sizin düzenlemiş olduğunuz sözleşmeler değil, imzalamanız veya onaylamanız için gönderilmiş olan ve bilgi (CC) alanında adınız bulunan sözleşmeler de bu listelere dahildir.

Liste, sözleşmenin durumunu gösteren daraltılabilir bölümlere ayrılabilir. En baştan itibaren:

► Onaylamanız/imzalamanız bekleniyor – Bu sözleşmeler, sizin tarafınızdan yapılacak eylem için beklediklerinden dolayı listenin en üstünde yer alır

► Taslak – Bu sözleşmeler oluşturulmuş ve İçerik Oluşturma ortamına gönderilme aşamasına kadar gelmiş ancak kesinlikle imza için gönderilmemiş sözleşmelerdir

o Belgeyi İçerik Oluşturma ortamında açmak ve gönderim sürecini tamamlamak için düzenle bağlantısını tıklatın

► İmzaya Gönderildi – Bu sözleşmeler imza sürecinde olan ve diğer kişilerin imzalaması/onaylaması için bekleyen sözleşmelerdir

► İmzalandı – Bütün işlemleri tam olarak yapılmış/tamamlanmış sözleşmelerdir

► İptal Edildi/Reddedildi – Sizin tarafınızdan iptal edilmiş veya herhangi bir nedenle bir alıcı tarafından reddedilmiş sözleşmelerdir

► Arşivlendi – Saklanması için Adobe Sign sistemine yüklenen dosyalardır. Bu belgeler, Adobe Sign ile yönetilen yasal imza sürecinin bir parçası değildir.

► Kitaplık Şablonları – Sizin tarafınızdan oluşturulmuş ya da grubunuzdaki/hesabınızdaki başka bir kişi tarafından sizinle paylaşılmış şablonlardır

o Şablonu düzenleme olanağı, şablon sahibi (şablonu oluşturan) için ayrılmıştır

o Gönder bağlantısı tıklatıldığında, daha önce eklenmiş şablonla yeni bir Sözleşme başlatılır

► Widget – Sizin tarafınızdan oluşturulan tüm Widget'ların listesidir

o Kodu al bağlantısını kullanarak URL, HTML kodunu ya da JavaScript kodunu görebilirsiniz

Listelerin üst kısmındaki başlıklarda, bir kez tıklatılarak her bölümün içerikleri sıralanır. Bir kez daha tıklatıldığında sıralamanın düzeni değişir.

Her bir kayıtta şu bilgiler bulunur:

Manage page record

Ad – Ad değeri, gönderen rolünde olmayan ilk alıcının adı veya e-posta adresini gösterir

o Alıcı daha önce Adobe Sign sistemiyle hiç belge imzalamamışsa e-posta adresi kullanılır.

o İmza sürecinde bir ad değeri girildikten sonra e-posta adresinin yerine bu ad kullanılır

Şirket – İlk alıcı bir imza alanı aracılığıyla veya oturum açıp profilini güncelleyerek bir şirket adı girmişse bu ad değeri bu alanda gösterilir.

o Şirket Adı alanlarını sözleşmelerinize eklemediğiniz takdirde bu sütun tamamen boş kalır

Belge Başlığı – Sözleşmenize verdiğiniz addır

Simgesel göstergeler – Ek kontrollerin olduğunu belirten dört simge bulunur:

Notlar - Bir konuşma balonu simgesi, sözleşmeye araçlar bölümündeki Notlar sekmesi tıklatılarak görüntülenebilen notlar eklendiğini belirtir

Hatırlatıcılar - Zil simgesi, sözleşme için araçlar bölümündeki Hatırlatıcılar sekmesi tıklatılarak incelenebilen en az bir hatırlatıcı ayarlandığını belirtir

Parolayla Koruma - Asma kilit simgesi, belgenin görüntülenmeye karşı parolayla korunduğunu belirtir

Alan içeriği - Yalnızca İmzalanan sözleşmelerde bulunan bu simge, belgedeki toplanan tüm alan verilerini gösteren bir CSV dosyası açar

Tarih – Bu tarih, son değiştirilme tarihini, yani belgenin bir gönderim etkinliği veya imzalama/onaylama etkinliği olarak son güncellendiği tarihi gösterir

 

Sözleşme Meta Verileri

Listelerden bir sözleşme seçildiğinde, ilgili sözleşmenin meta verileri bu küçük panelde görüntülenir.  İlgili veriler şunlardır:

Manage MEtadata

► Sözleşme Adı – Sözleşme oluşturulduğunda verilen addır

Sözleşmeyi Değiştir - Sözleşme üzerinde değişiklik yapılabiliyorsa Sözleşme Adı'nın yanında Sözleşmeyi Değiştir seçeneği görüntülenir.

► Gönderen – Sözleşmeyi gönderen kişidir (ve biliniyorsa bu kişinin Şirket adıdır)

► Alıcı – Sözleşmeyi ilk imzalayacak olan kişidir (ve biliniyorsa bu kişinin Şirket adıdır)

► Tarih – Sözleşmenin son değiştirilme tarihine ilişkin Saat/Tarih damgasıdır

► Durum - Sözleşmenin geçerli işlevsel durumudur

İmzalayanı Değiştir bağlantısı – Gönderenin sözleşmede geçerli imzalayanı değiştirmesine izin veriliyorsa Durum alanının altında bir bağlantı görüntülenir. Bu bağlantı, sözleşmeyi yanlış e-posta adresine gönderdiğiniz veya geçerli imzalayanın uygun olmadığı durumlarda kullanışlıdır

İmzalı kopyayı yükle – Hesap ayarları izin veriyorsa Durum alanının altında İmzalanan belgeyi yükle seçeneği görüntülenir.  Bu seçenek, bir kişinin belgeyi yazdırıp imzaladıktan sonra tekrar size gönderdiği nadir oluşan durumlarda kullanışlıdır

► Mesaj – Mesaj alanına girilen orijinal mesajdır

► Sona Erme Tarihi – Bu alanda, sözleşmenin kendi kendini iptal edeceği tarih görüntülenir

Ekle/Düzenle - Hesabınız sona erme tarihlerine izin verecek şekilde yapılandırılmışsa sözleşmenin son erme tarihini ekleme veya düzenleme bağlantısı görüntülenir

 

Sözleşme Araçları

Sözleşme Araçları paneli, sözleşmelerinizi daha iyi yönetmek veya anlamak için birkaç kontrole erişmenizi sağlar.

Manage Tools Panel

► Görünüm – Sözleşmenin geçerli durumunun gösterildiği minik resimdir

► Paylaş – Bir belgeyi bu özelliği kullanarak paylaştığınızda, bir e-posta adresi ve mesaj girmeniz, ardından bu adrese geçerli durumdaki sözleşmenin bir kopyasını e-postayla göndermeniz ve belgeyi belirtilen e-posta adresinin Yönet sayfasına eklemeniz istenir

► Koru – Yalnızca belge henüz tamamlanmamışsa kullanılabilen bu sekme, sözleşme gönderildikten sonra belgenin görüntülenmesine karşı koruma oluşturmanızı sağlar.

► Hatırlat – Bu panel kullanılarak sözleşme gönderildikten sonra hatırlatıcılar oluşturulabilir veya silinebilir. Ayrıca, gerçek zamanlı olarak ya da belirli bir tarihte de hatırlatıcı gönderebilirsiniz.

► Geçmiş – Bu sekmede, Gönderme etkinliğinden itibaren son imza etkinliğine kadar sözleşmenin günlüğe kaydedildiği tüm etkinliklerin kapsamlı listesi yer alır.

o Denetim Raporu – Bu bağlantı, sözleşme geçmişine ilişkin her etkinliğin IP adresi gibi kapsamlı parametreleri de içeren geniş bir PDF raporu oluşturur

► Notlar – Sözleşmelere kişisel bir not eklemek için kullanılır. Bu not, yalnızca size özeldir ve başka bir kullanıcı veya imzalayanla paylaşılmaz


Sık kullanılan görevler için hızlı bağlantılar

Aşağıda, yönetim sayfasına ve özelliklere ilişkin genel kapsamlı bir anket ile en sık kullanılan görevler için kullanabileceğiniz hızlı bir referans verilmiştir.


Kitaplık (Belge) Şablonları

Adobe Sign şeridinde bulunan Kitaplık Şablonları simgesi, bir SharePoint belgesini, form alanları yerleştirdikten sonra alan özellikli formu Adobe Sign kitaplığınıza kaydedebileceğiniz Adobe Sign İçerik Oluşturma ortamına göndermenizi sağlar.

Not:

SharePoint'teki orijinal belgede değişiklik olmaz.  Yeni belge şablonu yalnızca Adobe Sign tarafında bulunur ve sözleşmenin Dosyalar bölümündeki Belge Kitaplığı aracılığıyla eklenmesi gerekir.

Belge şablonu oluşturmak için:

1. Bir şablonunu oluşturmak istediğiniz belgeyi tıklatın

2. Şeritteki Kitaplık Şablonu simgesini tıklatın (veya sağ tıklatarak menüden seçin)

○ Adobe Sign İçerik Oluşturma ortamı açılır ve belgenin tamamı görüntülenir

3. Belgede gerekli olan alanları yerleştirin

○ İki kişiden giriş/imza alınması gereken bir şablon oluşturuyorsanız tüm alanları ilk alıcı için yerleştirin.  Ardından Alıcılar alanını Katılımcı 2 olarak değiştirin ve ikinci imzalayan/onaylayan için yerleştirin.

Not: Bir şablonu İçerik Oluşturma ortamını kullanarak oluştururken belgeyi 99 alıcıya kadar hazırlayabilirsiniz. Katılımcı 3 ve sonraki katılımcıları eklemek için katılımcılar listesinin üst kısmındaki Yeni Katılımcı Ekle seçeneğini tıklatın.

Select Recipient

4. Şablon tamamlandıktan sonra, sağ alt köşedeki Kaydet düğmesini tıklatın.

○ Bu şekilde şablon Adobe Sign kitaplığına kaydedilir.  

Bilinmesi gereken diğer özellikler

Adobe Sign eklentisinde SharePoint yöneticinizin yapılandırabileceği iki otomasyon özelliği de vardır. Aşağıdaki işlev süreciniz açısından önemliyse SharePoint yöneticinizle görüşerek bu işlevi en iyi nasıl kullanabileceğiniz hakkında konuşun.


İmzalanan sözleşmeler için site genelinde belge saklama

Yöneticiler, imzalanan tüm sözleşmelerin (ve isteğe bağlı olarak ilgili Denetim Kayıtlarının) saklanabileceği merkezi bir klasör yapılandırabilir. Bu klasörde Kitaplıklardaki ve Listelerdeki belgeler yer alır.

İmzalanan belgeler için merkezi bir klasör tanımlanmamışsa imzalanan tüm belgeler tekrardan gönderildikleri belge kitaplığına yerleştirilir.

Kitaplıkta "İmzalanan Sözleşmeler" adında yeni bir klasör oluşturulur.

Listelerden gönderilen sözleşmeler için, imzalanan Sözleşme PDF'leri (ve olasılıkla ilgili Denetim Kayıtları) Liste öğesine eklenir.


Alan şablonu birleştirme

Adobe Sign, SharePoint Listeleriyle doldurulabilecek alanları bulunan belgeler oluşturulmasını destekler. 

Bunun yanı sıra, Listelerin içeriğini imzalanan bir sözleşmeden alınan alan içeriğinden güncelleyen şablonlar da oluşturulabilir.

Bu çalışma Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License kapsamında lisanslanmıştır  Creative Commons şartları, Twitter™ ve Facebook sitelerinde paylaşılanları kapsamaz.

Yasal Uyarılar   |   Çevrimiçi Gizlilik İlkesi