Genehmigungsvorgänge

Benutzer der asiatischen Version von Acrobat (umfasst traditionelles Chinesisch, vereinfachtes Chinesisch, Japanisch und Koreanisch) können PDF-Dokumente als E-Mail-Anlage versenden, um sie von anderen Benutzern genehmigen zu lassen. Wenn Teilnehmer eine Aufforderung zur Genehmigung in Acrobat (einer beliebigen Sprachversion) öffnen, können sie das PDF-Dokument durch Hinzufügen eines digitalen Identitätsstempels genehmigen. Anschließend können Sie das PDF an andere Überprüfer senden oder an den Initiator und andere Teilnehmer zurückschicken. Der Initiator kann den Status eines Dokuments verfolgen, indem er bestimmt, nach jeder Genehmigung des PDF-Dokuments benachrichtigt zu werden. Der Vorgang endet mit der letzten Genehmigung des letzten Teilnehmers. Wenn eine PDF-Datei nicht genehmigt wird, muss der Genehmigungsvorgang erneut durchgeführt werden.

Hinweis:

Wenn Sie zum Einleiten eines Vorgangs Acrobat Pro verwenden, können Sie Benutzer von Reader 9 oder neuer zur Teilnahme einladen, indem Sie die Kommentarfunktion im PDF-Dokument aktivieren.


Der Assistent richtet Genehmigungsvorgänge ein (links); die Stempelpalette enthält Stempel zum Genehmigen von Dokumenten (rechts).

 

PDF zur Genehmigung senden

Wenn Sie ein PDF per E-Mail zur Genehmigung senden (nur traditionelles Chinesisch, vereinfachtes Chinesisch, Japanisch und Koreanisch), erhalten die Empfänger das PDF als Anlage zur E-Mail. Nach dem Öffnen der PDF-Dateianlage können die Empfänger einen digitalen Identitätsstempel aus der Stempelpalette anbringen und dann die entsprechende Auswahl in der Dokumentmeldungsleiste vornehmen.

Zum Versenden eines PDF-Dokuments für einen Genehmigungsvorgang verwenden Sie den Assistenten in Acrobat. Der Assistent bietet Anweisungen, die Sie beim Einladen von Genehmigern, beim Anpassen der Anweisungen und beim Senden des PDF-Dokuments unterstützen.

In Acrobat Pro aktiviert der Assistent die Kommentarfunktion, so dass Benutzer von Acrobat Reader am Genehmigungsvorgang teilnehmen können.

Bevor Sie einen Genehmigungsarbeitsablauf initiieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Anwendung für die Verwendung mit Acrobat konfiguriert ist.

  1. Zum Starten des Genehmigungsvorgangs wählen Sie „Kommentare“ > „Per E-Mail zur Genehmigung senden“.
  2. Geben Sie bei Aufforderung im Dialogfeld „Identitätseinrichtung“ Ihre E-Mail-Adresse ein.
  3. Geben Sie ein PDF-Dokument an und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des ersten Genehmigers in das Feld „An“ ein.
  5. (Acrobat Pro) Wenn Sie Reader-Anwendern die Teilnahme ermöglichen oder über den Genehmigungsstatus für jeden Teilnehmer informiert werden möchten, legen Sie die entsprechenden Optionen fest.
  6. (Acrobat Standard) Wenn Sie über den Genehmigungsstatus für jeden Teilnehmer informiert werden möchten, legen Sie die entsprechenden Optionen fest.
  7. (Optional) Geben Sie zusätzliche Anweisungen für den ersten Genehmiger oben in der E-Mail ein.

    Es werden nur die Standard-Textnachricht und die Anweisungen an die nachfolgenden Genehmiger weitergeleitet.

    Hinweis:

    Die Einladungs-E-Mail enthält Anweisungen, die die Teilnehmer beim Durchführen des Genehmigungsvorgangs unterstützen. Dieser Text sollte nicht verändert oder gelöscht werden.

  8. Klicken Sie auf „Einladung senden“.

An einem Genehmigungsvorgang teilnehmen

Wenn Sie zur Teilnahme an einem Genehmigungsvorgang eingeladen werden, erhalten Sie eine E-Mail mit schrittweisen Anweisungen zum Genehmigen des angehängten PDF-Dokuments. Wenn Sie das PDF-Dokument öffnen, wird auch die Stempelpalette angezeigt. Gleichzeitig erscheint die Dokumentmeldungsleiste oben im PDF-Dokument. Wenn Sie eine ältere Acrobat-Version als 7.0 haben, werden Sie aufgefordert, die neueste Version von Reader herunterzuladen.

Sie können einen der digitalen Identitätsstempel in der Stempel-Palette auswählen, um das Dokument zu genehmigen. Ein digitaler Identitätsstempel enthält persönliche Informationen wie Name, Titel, Organisation und E-Mail-Adresse. Sie können einen Identitätsstempel anstelle einer Signatur verwenden. Wenn Sie einen Stempel anwenden, wird dieser zu einem Bestandteil des Seiteninhalts im Dokument. Sie können Ihre eigenen Stempel während des Genehmigungsprozesses wieder löschen; ist der Genehmigungsprozess jedoch abgeschlossen, sind Ihre Stempel geschützt. Sie können keine Stempel anderer Teilnehmer verschieben oder löschen.

Sie haben auch die Möglichkeit, Dokumente zurückzuweisen, die Ihren Anforderungen nicht entsprechen.

Außer digitalen Stempeln können Sie einem PDF auch andere Kommentartypen hinzufügen, wie Notizkommentare, Textbearbeitungen, benutzerdefinierte Stempel und Dateianlagen.

PDF genehmigen

  1. Öffnen Sie die PDF-Anlage in der E-Mail mit der Einladung zum Genehmigungsvorgang.

    Hinweis:

    Wenn Sie Ihre persönlichen Informationen für den Stempel noch nicht eingegeben haben, werden Sie dazu aufgefordert.

  2. Wählen Sie in der Stempelpalette einen Stempel aus. (Zum Anzeigen aller Stempel blättern Sie oder ziehen Sie an einer Ecke, um die Fenstergröße anzupassen.)
  3. Klicken Sie in das Dokument, um Ihren Genehmigungsstempel anzuwenden.

    Hinweis:

    Zum Löschen eines von Ihnen angewendeten digitalen Identitätsstempels klicken Sie darauf und drücken Sie die Entf-Taste. Wenn Sie während des Genehmigungsvorgangs den Befehl zum Drucken, Speichern einer Kopie oder zum E-Mail-Versand wählen, können Sie Ihren Stempel nicht löschen.

  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Um das Dokument an den nächsten Genehmiger zu senden, klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Genehmigen-Schaltfläche. Geben Sie im Dialogfeld „An nächsten Genehmiger senden“ im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des nächsten Genehmigers ein, geben Sie nach Bedarf Adressen weiterer Empfänger ein, und klicken Sie auf „Senden“.

    • Zum Abschließen des Genehmigungsvorgangs klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche „Letzte Genehmigung“. Geben Sie im Dialogfeld „Letzte Genehmigung abschließen“ im Menü Methode für letzte Genehmigung an, ob eine Genehmigungsbenachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie eine Benachrichtigung senden, geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse ein, geben bei Bedarf weitere Empfänger ein und klicken auf „Senden“. Wenn Sie keine Benachrichtigung senden, klicken Sie auf „Fertig“.

      Wenn die Option „Initiator per E-Mail über Genehmigungsstatus informieren“ ausgewählt ist, wird eine separate E-Mail-Benachrichtigung angezeigt, die an den Initiator gerichtet ist. Klicken Sie auf „Senden“, um diese Benachrichtigung zu senden.

  5. Speichern Sie die PDF-Datei.

    Hinweis:

    Wenn Sie auf der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „E-Mail“  klicken, um das PDF-Dokument zu senden, gehört das PDF-Dokument nicht mehr zum Genehmigungsvorgang; die Genehmigungsoptionen stehen dem Empfänger der E-Mail nicht zur Verfügung.

PDF zurückweisen

Falls das zu genehmigende PDF-Dokument die Anforderungen für eine Genehmigung nicht erfüllt, verwenden Sie die Optionen in der Dokumentmeldungsleiste, um das Dokument abzulehnen und an den Initiator zurückzusenden. Wenn eine PDF-Datei abgelehnt wird, muss der Genehmigungsvorgang erneut durchgeführt werden.

  1. Öffnen Sie die PDF-Anlage in der E-Mail mit der Einladung zum Genehmigungsvorgang.
  2. Klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche „Ablehnen“.
  3. Geben Sie im Dialogfeld Ablehnen und Benachrichtigung senden die E-Mail-Adresse des Initiators in das Feld „An“ ein. Wenn die Option „Initiator per E-Mail über Genehmigungsstatus informieren“ ausgewählt ist, wird eine separate E-Mail-Benachrichtigung an den Genehmigungsinitiator gesendet. Klicken Sie auf „Senden“.
  4. Klicken Sie in der angezeigten E-Mail-Nachricht auf „Senden“.

Persönliche Informationen für einen digitalen Stempel hinzufügen oder ändern

  1. Wählen Sie unter „Anmerkungen“ im Stempel-Menü den Befehl Stempelpalette einblenden.
  2. Wählen Sie in der Stempelpalette „Digitale Identitätsstempel“, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stempel und wählen Sie „Identität bearbeiten“.
  3. Geben Sie im Dialogfeld „Identitätseinrichtung“ Ihren Namen, Titel, Firmennamen, Ihre Abteilung und E-Mail-Adresse ein bzw. bearbeiten Sie diese und klicken Sie auf „Fertig“.

Hinweis:

Sie können Ihre persönlichen Informationen auch im Dialogfeld „Voreinstellungen“ ändern. Klicken Sie unter „Kategorien“ auf „Identität“.

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