Das vollständige Installationshandbuch für die neue Version von Adobe Sign für SharePoint On-Premises.

Überblick

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften. Die Integration steht für Microsoft SharePoint 2013 und Microsoft SharePoint 2016 On-Premises zur Verfügung. Die Lösung wird als eine Farmlösung für Microsoft SharePoint entwickelt und bietet folgende Funktionen:

  • Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann
  • Senden beliebiger zu unterzeichnender Dokumente aus einer SharePoint-Dokumentbibliothek
  • Möglichkeit zum Senden von Dokumenten an einen einzelnen Empfänger oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen
  • Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden
  • Zuordnen von Daten aus Formularfeldern eines signierten Vertrags in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde
  • Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint

Anforderungen

Die Adobe Sign-Lösung kann nur von einem Microsoft SharePoint-Farm-Administrator installiert und konfiguriert werden. Sie müssen also auf dem SharePoint-Server über Adminrechte verfügen, um die Lösung zu installieren. Ziehen Sie die SharePoint-Dokumentation und den SharePoint-Administrator Ihrer Organisation für zusätzliche Systemberechtigungen zurate, die möglicherweise zum Installieren von SharePoint-Farm-Lösungen erforderlich sind. Um die Lösung zu konfigurieren, müssen Sie auch Kontoadministrator in Adobe Sign sein und auf den Integrationsschlüssel Ihres Adobe Sign-Kontos zugreifen können. Die unten stehenden Systemanforderungen zeigen, welche Server- und Clientkomponenten erforderlich sind, um Adobe Sign für SharePoint zu installieren und auszuführen.

  • Microsoft SharePoint 2013 On-Premises ODER SharePoint 2016 On-Premises

Bekannte Probleme

In SharePoint gelten Zeichenbeschränkungen, die Sie gerade bei der Benennung von Dateien beachten müssen:

  • URL-Pfade dürfen maximal 260 Zeichen betragen.
  • Dateinamen dürfen maximal 128 Zeichen betragen.

 

Administratoren, die sich unter dem „Systemkonto“ bei einer Sitesammlung anmelden, müssen ihre eigenen Daten in der AdobeSignUserInfo-Liste eingeben:

Systemkonto-Benutzer

 

Es kann eine Situation mit den vorherigen Lösungen auftreten, bei der normale SharePoint-Benutzer am Zugriff auf die Sitesammlung gehindert werden.

Das Problem tritt unter folgenden Bedingungen auf:

  • Die EchoSign-Lösung (vor Version 4) ist in der Sitesammlung installiert.
  • Der SharePoint-Administrator hat die Lösung als Webpart auf einer SharePoint-Seite eingebettet.
  • Der SharePoint-Benutzer ist Mitglied der Sitesammlungsgruppe „Inhaber“, „Besucher“ oder „Mitglied“.
  • Der SharePoint-Benutzer ist kein Mitglied der Gruppe von EchoSign-Administratoren oder -Benutzern.

Um das Problem zu beheben, entfernen Sie den Webpart von der SharePoint-Seite. 

 

Update vorheriger Versionen

Aufgrund der verbesserten API- und Codestruktur, die das neue Paket von Adobe Sign (ehemals EchoSign) für SharePoint verwendet, ist keine wirkliche Migration erforderlich.  Administratoren müssen nur das neue Paket neben dem vorhandenen installieren, es konfigurieren und die vorhandenen Vorlagenzuordnungen replizieren.

 

Entfernen der alten Lösung

1. Installieren Sie die neue Lösung und testen Sie die Funktionalität.

2. Entfernen Sie die eingebetteten Webparts von den SharePoint-Seiten, aber lassen Sie das Paket mit den vollständigen alten Vereinbarungen installiert.

○ Eingebettete Webparts bieten keine Vorteile für das normale Abschließen von Vereinbarungen.

○ Die alte Lösung dient als Failback bei Problemen mit dem neuen Paket.

3. Entfernen Sie alle Benutzer aus der EchoSign User-Liste.

○ So hindern Sie Benutzer daran, neue Vereinbarungen in der alten Anwendung zu erstellen.

4. Beginnen Sie mit der Verwendung der neuen Adobe Sign-Lösung.

○ Die alte Lösung sollte installiert bleiben, bis alle alten Vereinbarungen abgeschlossen sind.

5. Deinstallieren Sie das alte Paket, sobald alle alten Vereinbarungen signiert oder abgebrochen wurden.

○ Sobald alle Vereinbarungen abgeschlossen sind, kann das Paket deinstalliert werden, ohne dass hierbei Inhalte verloren gehen.

Installation

So installieren Sie das Paket von Adobe Sign für SharePoint On-Premises:

  1. Laden Sie die neueste Datei Adobe Sign for SharePoint.zip herunter.
  2. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Server als Administrator an.
  3. Laden sie die Datei Adobe Sign for SharePoint.zip auf den Server hoch.
  4. Entpacken Sie die in der Datei enthaltene Programmdatei.
  5. Öffnen Sie die Datei Adobe Sign for SharePoint.exe.
  6. Hierdurch wird der Einrichtungsassistent angezeigt.  Klicken Sie auf Weiter.
Installationsfortschritt – Assistent

  7. Das Skript führt eine Systemprüfung durch. Wenn keine Probleme gefunden werden, klicken Sie auf Weiter.

Installationsfortschritt – Systemprüfung

  8. Die Endbenutzer-Lizenzvereinbarung wird angezeigt.

○ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich akzeptiere die Bedingungen der Lizenzvereinbarung.

○ Klicken Sie auf Weiter.

Installationsfortschritt – Endbenutzer-Lizenzvereinbarung

  9. Die Webanwendungs-/Sitesammlungsseite wird geladen.  Wählen Sie die Sitesammlung aus, in der Sie die Lösung installieren möchten.

Installationsfortschritt – Siteauswahl

  10. Klicken Sie nach Abschluss der Einrichtung auf Weiter.

Installationsfortschritt – Abgeschlossen

  11. Wenn die Detailseite für die Implementierung angezeigt wird, können Sie auf Schließen klicken.

Installationsfortschritt – Schließen

Hinweis:

  • Durch Aktivierung der Anwendung werden zwei Benutzergruppen erstellt (Website-Einstellungen > Benutzer und Berechtigungen > Personen und Gruppen).
  • Wenn Sie die „Adobe Sign für SharePoint“-Funktion deaktivieren, werden alle relationalen Tabellen gelöscht, die die Suche und Anpassung von Vereinbarungsstatus ermöglichen.  Deaktivieren Sie die Funktion NICHT, sofern nicht absolut notwendig.  Alle Vereinbarungen bleiben in Adobe Sign enthalten, aber die Möglichkeit, sie über SharePoint anzuzeigen, ist nicht mehr verfügbar.


Reparatur-/Entfernungsoptionen

Wenn Sie das Einrichtungsskript erneut ausführen, wird der Assistent erneut gestartet und die Systemprüfung wiederholt. 

Nach der Systemprüfung werden statt der Endbenutzer-Lizenzvereinbarung folgende Optionen angezeigt:

○ Reparieren: Bei einer Reparatur wird die Lösung unter Beibehaltung aller Einstellungen entfernt und erneut implementiert.

Vereinbarungen in Bearbeitung können wie gewohnt abgeschlossen und an SharePoint zurückgesendet werden.

○ Entfernen: Mit dieser Option wir die Lösung vollständig aus der Sitesammlung entfernt. Abgeschlossene Dokumente bleiben in SharePoint erhalten.

Vereinbarungen in Bearbeitung sind weiterhin in Adobe Sign aktiv und können normal abgeschlossen werden. Die abgeschlossenen Dokumente werden nicht mehr an SharePoint zurückgesendet.

Installationsassistent mit Reparatur-/Entfernungsoptionen

Konfiguration nach der Installation

Wenn das Paket installiert wurde, müssen Sie vier Konfigurationsschritte durchführen:

  • Installieren des Integrationsschlüssels.
  • Entscheiden, wie Sie Benutzer hinzufügen.
  • Entscheiden, ob Audit-Protokolle an signierte Dokumente angehängt werden sollen.
  • Entscheiden, wo signierte Vereinbarungen gespeichert werden.

Installieren des Integrationsschlüssels

Für neue Installationen muss ein Integrationsschlüssel in Adobe Sign generiert und dann in SharePoint eingegeben werden. Dieser Schlüssel ist das Zugriffstoken, mit dessen Hilfe die Adobe Sign- und SharePoint-Umgebungen für gegenseitiges Vertrauen und die Freigabe von Inhalten authentifiziert werden.

So erstellen Sie in Adobe Sign einen Integrationsschlüssel:

  • Melden Sie sich als Administrator in Ihrem Adobe Sign-Konto an.
  • Navigieren Sie zu Konto > Adobe Sign-API > API-Informationen.
  • Klicken Sie auf den Link Integrationsschlüssel in der Mitte der Seite.
Zugriffstokens in Adobe Sign

Die Benutzeroberfläche Integrationsschlüssel erstellen wird geladen:

Geben Sie einen passenden Namen für den Schlüssel ein (z. B. SharePoint).

Für den Integrationsschlüssel müssen folgende Elemente aktiviert sein:

  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
Die Benutzeroberfläche „Integrationsschlüssel erstellen“ wird geladen.

Klicken Sie auf Speichern, sobald der Schlüssel konfiguriert wurde.

 

Die Seite Zugriffstokens mit den in Ihrem Konto definierten Schlüsseln wird angezeigt.

  • Klicken Sie auf die für SharePoint erstellte Schlüsseldefinition.

○ Der Link „Integrationsschlüssel“ wird am oberen Rand der Definition angezeigt.

  • Klicken Sie auf den Link Integrationsschlüssel.
Der Link „Integrationsschlüssel“

Der Integrationsschlüssel wird angezeigt:

  • Kopieren Sie diesen Schlüssel und speichern Sie ihn für den nächsten Schritt an einem sicheren Ort.
  • Klicken Sie auf OK.
Der Integrationsschlüssel

So installieren Sie den Integrationsschlüssel in SharePoint:

  • Melden Sie sich als Administrator für Ihre SharePoint-Site an.
  • Klicken Sie auf das Symbol der Adobe Sign-Einstellungen, um die Seite Einstellungen anzuzeigen.
Einstellungssymbol in der SharePoint-Leiste
  1. Klicken Sie auf der Einstellungsseite auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
  2. Fügen Sie den Integrationsschlüssel im entsprechenden Feld ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
Speichern des Integrationsschlüssels


Hinzufügen von Benutzern

Um Benutzer hinzuzufügen, müssen Sie ihnen zunächst Zugriff auf die Adobe Sign-Lösung gewähren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zu Website-Einstellungen > Benutzer und Berechtigungen > Personen und Gruppen.
  2. Bearbeiten Sie die Adobe Sign-Gruppen nach Bedarf:

○ Adobe Sign-Administrator: Diese Benutzer dürfen die Adobe Sign-Lösung konfigurieren (also Eingaben auf der Einstellungsseite vornehmen und die AdobeSignUserInfo-Liste bearbeiten). Nur Administratoren der entsprechenden Sitesammlung oder Webanwendung dürfen diese Gruppe konfigurieren. Benutzer dieser Gruppe können auf die Registerkarten Persönliche Einstellungen, Kontoeinstellungen, Vereinbarungsspeicher und Vorlagenzuordnungen auf der Seite Einstellungen zugreifen.

○ Adobe Sign-Benutzer: Diese Benutzer sollen die von den Administratoren der Sitesammlung konfigurierte Lösung verwenden. Benutzer, die zu dieser Gruppe gehören, können nur auf die Registerkarte Persönliche Einstellungen auf der Seite Einstellungen zugreifen.

Adobe Sign-Gruppen

Benutzer in Adobe Sign automatisch bereitstellen

In Adobe Sign müssen alle Benutzer, die Vereinbarungen senden, über eine Lizenz verfügen. Bei der ersten Verwendung wird der Benutzer automatisch in Adobe Sign bereitgestellt, sofern er nicht bereits vorhanden ist. Standardmäßig wird der Benutzer mit den im SharePoint-Profil des Benutzers gefundenen Informationen erstellt.

Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, verwendet SharePoint die Werte in der AdobeSignUserInfo-Liste, um neue Benutzer zu erstellen und bestehende Benutzersitzungen in Adobe Sign zu verstehen.

Wenn die Funktion nicht aktiviert ist, verwendet SharePoint die mit dem SharePointUser verknüpften Werte.

Hinweis: Sie können SharePoint-Benutzern, die nicht über eine öffentliche E-Mail-Adresse verfügen oder eine andere E-Mail-Adresse als ihren standardmäßigen SharePoint-E-Mail-Wert verwenden müssen, eine E-Mail-Adresse (und somit auch den Adobe Sign-Zugriff) zuordnen. Beispiel: Bob@MeineDomain.com ist ein SharePoint-Benutzer, muss aber Vereinbarungen mit der E-Mail HumanResources@MeineDomain.com senden.

Um die Werte für die automatische Bereitstellung aufzulisten, müssen Sie zwei Schritte durchführen:

  1. Aktualisieren Sie die AdobeSignUserInfo-Liste.
  2. Aktivieren Sie die Funktion Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen.

 

So aktualisieren Sie die AdobeSignUserInfo-Liste:

  1. Öffnen Sie Site-Content > AdobeSignUserInfo.
  2. Fügen Sie der Liste die gewünschten Benutzerwerte hinzu.
Aktualisieren der AdobeSignUserInfo-Liste

So aktivieren Sie die Benutzergenerierung mithilfe der AdobeSignUserInfo-Liste:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto als Administrator an.
  2. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
Option „Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen“

Audit-Protokolle für signierte Vereinbarungen abrufen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei Abschluss einer Vereinbarung zusammen mit dem fertigen Dokument eine Audit-Protokoll-PDF zurückgegeben. Beim Audit-Protokoll handelt es sich um ein zusammenfassendes Dokument aller wichtigen Ereignisse der Vereinbarung (gesendet, geöffnet, signiert), darunter auch mit diesen Ereignissen verknüpfte Benutzer-Metadaten (Uhrzeit/Datum, IP-Adresse).

Hinweis:

Das Audit-Protokoll ist immer direkt über die Adobe Sign-Website verfügbar. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, ermöglichen Sie die automatische Bereitstellung des Audits an Ihre SharePoint-Umgebung. Dieser Ansatz ist zwar etwas redundant, aber erhöht den Komfort. 

So aktivieren Sie die Bereitstellung des Audit-Protokolls:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto als Administrator an.
  2. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Audit-Protokoll für signierte Vereinbarungen abrufen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
Option „Audit-Protokoll für signierte Vereinbarungen abrufen“

Zielordner für signierte Vereinbarungen definieren

Sie können konfigurieren, dass abgeschlossene Dokumente für die gesamte (globale) Sitesammlung in einem bestimmten Ordner abgelegt werden.

Wenn kein globaler Ordner angegeben wird, werden die finalen signierten Dokumente im Unterordner Signierte Vereinbarungen abgelegt, der in der Dokumentbibliothek erstellt wurde, aus der das Dokument gesendet wurde.

Ordner „Signierte Vereinbarungen“

Hinweis:

Alle signierten Vereinbarungen sind jederzeit auf der Adobe Sign-Website sowie auf der Registerkarte „Vereinbarungen verwalten“ verfügbar.

So konfigurieren Sie den globalen Ordner für signierte Vereinbarungen:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto als Administrator an.
  2. Erstellen Sie den Zielordner an einem beliebigen Speicherort.
  3. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungsspeicher.
  5. Suchen Sie in der Liste verfügbarer Ordner nach dem Ordner und klicken Sie darauf, um ihn auszuwählen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
agreement_storage

Vorlagenzuordnungen

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint-Listen und den Formelfeldern der Vereinbarung miteinander zu verknüpfen.

Mithilfe von Arbeitsabläufen und durch das Zuordnen der Listenfelder zu den Formelfeldern können Sie Dokument automatisch vor dem Senden ausfüllen, damit Absender bzw. Unterzeichner beim Ausfüllen des Formulars Zeit sparen und das Risiko der falschen Zuordnung von Daten reduziert wird.

Umgekehrt können Sie auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert und eine SharePoint-Liste ausfüllt.

Kurzer Hinweis zu Formular-/Text-Tags

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass Sie über vorgefertigte Formulare mit definierten Feldnamen verfügen, sodass die Listenfelder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Sign verknüpft werden. 

Unten sehen Sie ein Beispiel für ein einfaches Formular.  Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert. 

Beispiel des mit Tags versehen Texts

In Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente eingefügt werden, darunter Überprüfungen, Berechnungen und reguläre Ausdrücke. Eine ausführliche Erläuterung der Formelerstellung finden Sie hier. Mithilfe dieser Formeln kann die Qualität der während des Signaturvorgangs aufgezeichneten Daten dramatisch verbessert werden.

Feldzuordnung

Das Verknüpfen von Listen- und Formularfeldnamen ist ein schneller und einfacher Vorgang, sobald Sie die Liste und das Formular definiert haben. 

Hinweis:

Sie können Felder nur aus einem Listenfeld oder für ein Listenfeld zuordnen, wenn der Datentyp „Text“ ist.

So erstellen Sie eine Zuordnungsliste:

  1. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlagenzuordnungen.
  3. Wählen Sie die zu definierende Zuordnung aus:

○ Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung: Vorabausfüllen von Feldern aus einer Liste

○ Zuordnung von Vereinbarung zu SharePoint: Erfassen von Feldinformationen aus abgeschlossenen Vereinbarungen

    4. Wählen Sie die Liste aus, die Sie für die Zuordnung verwenden möchten.

Ansicht „Vorlagenzuordnungen“

Die Seite wird aktualisiert, sodass die ausgewählte Liste im Dropdownfeld angezeigt wird sowie ein Plussymbol zum Einfügen neuer Zuordnungszeilen und zwei neue Feldkopfzeilen:

○ SharePoint-Feld: Der Listenfeldname (es sind nur Textfelder verfügbar)

○ Vereinbarungsfeld: Der Formularfeldname

   5. Klicken Sie auf das Plussymbol, um ein neues Feldpaar zu erstellen.

Hinzufügen einer neuen Zeile zur Zuordnung

Hiernach wird die Seite erneut aktualisiert, um die beiden neuen Felder anzuzeigen: ein Dropdownmenü mit allen SharePoint-Listenfeldern und ein Textfeld zum Eingeben des Namens für das Vereinbarungsformularfeld.

   6. Wählen Sie im Dropdownfeld den Namen für das SharePoint-Feld aus.

   7. Geben Sie den Namen für das Vereinbarungsformularfeld ein, für den Sie die Zuordnungsbeziehung erstellen möchten.

   8. Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für alle zuzuordnenden Felder.

Jede Feldnamenzuordnung muss explizit konfiguriert werden.  Um ein Paar zu löschen, klicken Sie rechts in der Zeile auf das Papierkorbsymbol.

Vollständige Zuordnung

  9. Nachdem alle Feldzuordnungen definiert wurden, klicken Sie auf Speichern.

Zuordnungsvorlagen sind dauerhaft und gelten für alle Vereinbarungen, die mithilfe des Dokuments oder der Liste gesendet wurden, auf das bzw. die sich die Zuordnung bezieht. Ein Administrator kann nach dem Erstellen der Vorlage jederzeit zur Vorlagenzuordnungsfunktion zurückkehren, ein Dokument oder eine Liste auswählen und die vorhandenen zugeordneten Beziehungen anzeigen. Der Administrator hat außerdem die Möglichkeit, bei Bedarf einzelne Beziehungspaare zu bearbeiten, hinzuzufügen oder zu löschen.

Wenn ein Administrator alle Vorlagenzuordnungszeilen, die für ein Bibliotheksdokument oder eine SharePoint-Liste definiert wurden, mit einem Klick löschen möchte, kann er dazu das gewünschte Dokument oder die gewünschte Liste auswählen und auf die Schaltfläche Vorherige Zuordnung löschen klicken.  Gelöschte Zuordnungszeilen können nicht wiederhergestellt werden und müssen stattdessen wieder neu erstellt werden. 


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