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Adobe Acrobat Sign für Microsoft Teams: Benutzerhandbuch

  1. Adobe Acrobat Sign-Integrationen
  2. Neue Funktionen
  3. Produktversionen und Lebenszyklus
  4. Acrobat Sign für Salesforce
    1. Paket installieren
    2. Konfigurieren des Pakets
    3. Benutzerhandbuch
    4. Entwicklerhandbuch
    5. Erweiterter Anpassungsleitfaden
    6. Feldzuordnungs- und Vorlagenhandbuch
    7. Benutzerhandbuch für mobile App
    8. Handbuch zur Ablaufautomatisierung
    9. Document Builder-Handbuch
    10. Konfigurieren großer Dokumente
    11. Upgrade-Leitfaden
    12. Versionshinweise
    13. Häufig gestellte Fragen
    14. Leitfaden zur Fehlerbehebung
    15. Zusätzliche Artikel
  5. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
      1. Installationshandbuch
    2. Acrobat Sign für Outlook
      1. Benutzerhandbuch
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
      1. Benutzerhandbuch
    4. Acrobat Sign für Teams
      1. Benutzerhandbuch
      2. Live Sign-Handbuch
      3. Benutzerhandbuch für Mobilversion
      4. Versionshinweise
      5. Microsoft Teams-Genehmigungen
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
      1. Benutzerhandbuch
      2. Versionshinweise
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
      1. Benutzerhandbuch
      2. Versionshinweise
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
      1. Übersicht
      2. Dynamics Online: Installationshandbuch 
      3. Dynamics Online: Benutzerhandbuch 
      4. Dynamics On-Prem: Installationshandbuch 
      5. Dynamics On-Prem: Benutzerhandbuch
      6. Workflow-Handbuch für Dynamics
      7. Dynamics 365 for Talent
      8. Upgrade-Leitfaden
      9. Versionshinweise
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
      1. Übersicht
      2. SharePoint On-Prem: Installationshandbuch
      3. SharePoint On-Prem: Handbuch für Vorlagenzuordnung
      4. SharePoint On-Prem: Benutzerhandbuch
      5. SharePoint On-Prem: Versionshinweise
      6. SharePoint Online: Installationshandbuch
      7. SharePoint Online: Handbuch für Vorlagenzuordnung
      8. SharePoint Online: Benutzerhandbuch
      9. SharePoint Online: Handbuch für Webformularzuordnung
      10. SharePoint Online: Versionshinweise
  6. Acrobat Sign für ServiceNow
    1. Übersicht
    2. Installationshandbuch
    3. Benutzerhandbuch
    4. Versionshinweise
  7. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    1. Installationshandbuch
  8. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    1. Cockpit-Installationshandbuch (veraltet)
    2. Recruiting-Installationshandbuch (veraltet)
    3. Benutzerhandbuch für Recruiting
    4. Cloud Foundry-Installationshandbuch
    5. Versionshinweise
  9. Acrobat Sign für Workday
    1. Installationshandbuch
    2. Kurzanleitung
    3. Konfigurationstutorial
  10. Acrobat Sign für NetSuite
    1. Installationshandbuch
    2. Versionshinweise
  11. Acrobat Sign für SugarCRM
  12. Acrobat Sign für VeevaVault
    1. Installationshandbuch
    2. Benutzerhandbuch
    3. Upgrade-Leitfaden
    4. Versionshinweise
  13. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
    1. Installationshandbuch
  14. Acrobat Sign-Entwicklerdokumentation
    1. Übersicht
    2. Webhooks
    3. Text-Tags

Übersicht

Mit Adobe Acrobat Sign für Microsoft® Teams kannst du innerhalb von Teams Vereinbarungen signieren, Vereinbarungen zur elektronischen Signatur senden und in Bearbeitung befindliche Vereinbarungen verwalten. Über die Adobe Acrobat Sign-Startseite kannst du ganz einfach auf Acrobat Sign-Aktionen zugreifen und den Status deiner jüngsten Dokumente überprüfen. Adobe Acrobat Sign sendet Benachrichtigungen in Echtzeit an deinen Teams-Aktivitäts-Feed, wodurch du Vereinbarungen direkt im Feed anzeigen und signieren kannst. Für reibungslose Dokumenten-Workflows kannst du die Dokumente, die auf deine Signatur warten, von überall in der App anzeigen und darauf zugreifen.

Im Adobe Acrobat Sign für Microsoft® Teams: Benutzerhandbuch wird erläutert, wie du Adobe Acrobat Sign in der Teams-Umgebung verwendest. Dies ist kein umfassender Leitfaden für Microsoft® Teams als Ganzes.

Folge dem Link Adobe Acrobat Sign für Microsoft® Teams: Benutzungshandbuch, um Folgendes zu erlernen:      

Adobe Acrobat Sign für Teams ist auf deinem iOS- oder Android-Gerät verfügbar, damit du Vereinbarungen unterwegs signieren, senden und nachverfolgen kannst. Weitere Informationen findest du im Acrobat Sign für die Microsoft Teams-App: Benutzerhandbuch.

Voraussetzungen

  • Die Benutzenden müssen über ein aktives Adobe Acrobat Sign-Konto verfügen. Du kannst auch die kostenlose Testversion von Adobe Acrobat Sign verwenden.
    Konten in der Umgebung Acrobat Sign für Behörden haben keinen Zugriff auf kostenlose Testversionen.
  • Bestehende Benutzende von Adobe Acrobat Sign für Teams müssen ein Upgrade auf Adobe Acrobat Sign für Teams auf Version 2.0 oder höher durchführen. Navigiere dazu zu admin.teams.microsoft.com und aktualisiere das Anwendungspaket auf Adobe Acrobat Sign für Teams 2.0. Du wirst aufgefordert, die Anwendungsberechtigungen zu akzeptieren.

Weitere Informationen zum Upgrade-Prozess findest du unter Adobe Acrobat Sign für Microsoft 365 Ressourcencenter.

Unterstützte Plattformen

Adobe Acrobat Sign für Microsoft Teams® wird auf Microsoft® 365 unterstützt über:

  • Chrome – aktuelle Version
  • Microsoft® Edge – aktuelle Version
  • Microsoft® Teams-Desktop-Anwendung für Windows® und macOS
Hinweis:

Microsoft® Teams ist als Desktop-Anwendung, als Web-Anwendung und als App auf iOS und Android™ verfügbar. Adobe Acrobat Sign für Microsoft® Teams wird auf allen drei Plattformen – Desktop, Web und mobil – vollständig unterstützt. 

Erfahre, wie du auf Adobe Acrobat Sign für die Microsoft® Teams-App zugreifst.

Zugriff auf Adobe Acrobat Sign in der Teams-Oberfläche

Melde dich mit einem Microsoft® 365-Konto beim Microsoft® Teams-Portal an, um über die Microsoft® Teams-Oberfläche auf Adobe Acrobat Sign zugreifen zu können.

Microsoft® Teams bietet Tools zur Verwaltung und Überwachung der Teams-Services und zur Verwaltung der Benutzenden in deiner Organisation. Hier erfährst du, wie du Microsoft® Teams für deine Organisation verwaltest.

Wenn dir der Zugriff auf Teams verweigert wird, wende dich an deine Microsoft® 365-Administratorin bzw. deinen Administrator und bitte darum, Teams zu aktivieren.

Zugriff auf Adobe Acrobat Sign in der Teams-Oberfläche:

Für Administratorinnen bzw. Administratoren: Installiere die Acrobat Sign-Anwendung für deine Organisation über das Admin-Center von Microsoft Teams

  1. Über die folgenden Schritte kannst du die Adobe Acrobat Sign-Anwendung in deinem Mandanten zulassen:

    1. Melde dich beim Admin-Center von Microsoft Teams an.
    2. Wähle im linken Bedienfeld Teams-Anwendungen > Anwendungen verwalten.
    3. Suche nach der Adobe Acrobat Sign-Anwendung und wähle sie aus. Die Seite „Anwendungsinformationen“ wird geöffnet.
    4. Wähle die Registerkarte Berechtigungen und anschließend Berechtigung überprüfen aus.
    5. Wähle Akzeptieren.
  2. Wähle im linken Bedienfeld Teams-Anwendung > Richtlinien einrichten.

  3. Wähle in der Registerkarte Richtlinien verwalten die Option Global (organisationsweiter Standard) und wähle dann Bearbeiten.

  4. Wähle unter „Installierte Anwendungen“ Anwendungen hinzufügen aus.

  5. Durchsuche Adobe Acrobat Sign, wähle die Option Hinzufügen neben dem Namen der Anwendung und wähle dann erneut Hinzufügen.

  6. Wähle Speichern aus.

    Nachdem du die Konfiguration abgeschlossen hast, ist die Acrobat Sign-Anwendung bei allen Benutzenden installiert, die der Einrichtungsrichtlinie zugewiesen sind.
    Um die Acrobat Sign-Anwendung für einige Einzelpersonen oder für eine Gruppe selektiv zuzulassen, nutze die
    Anwendung-Berechtigungsrichtlinien.

Für Admins: Aktiviere die Registerkarte „Dokumente“ für deine Organisation

  1. Authentifiziere dich mit deinen Microsoft-Adminanmeldedaten.

  2. Wähle Zustimmen aus, um die Berechtigungen für die Acrobat Sign-App zu erteilen.

    Acrobat Sign für Teams: Berechtigung für Registerkarte „Dokumente“ erteilen

Für Benutzende: Installiere die Acrobat Sign-Anwendung über den Microsoft Teams-Store

  1. Starte das Microsoft Teams-Portal und melde dich dann mit deinen Anmeldedaten für das Microsoft 365-Konto an.
    Wenn du ein neues Konto erstellen möchtest, wähle Konto erstellen
    aus.
    Hinweis:

    Adobe Acrobat Sign für Teams unterstützt Single Sign-on über Azure AD SSO. Bei Fragen zur Konfiguration von SSO für deine Teams-Umgebung wende dich an die Microsoft Teams-Administration.

    Team-Anmeldung

    Teams-KW

  2. Wenn du dich zuvor über deinen aktuellen Browser angemeldet hast, wirst du aufgefordert, ein Konto für die Anmeldung auszuwählen. Wähle ein aufgelistetes Konto aus oder wähle Anderes Konto verwenden aus, um ein Konto hinzuzufügen.

    Hinweis:

    Wenn dir bei der Authentifizierung bei Microsoft der Zugriff auf Microsoft Teams verweigert wird, wende dich an deine Microsoft 365-Administration, damit diese den Teams-Dienst aktiviert.

    Konto auswählen

  3. Wähle im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stattdessen die Web-Anwendung verwenden, um die Anwendung im Browser zu öffnen.
    Alternativ kannst du Windows-Anwendung herunterladen auswählen, um die Anwendung für Windows herunterzuladen und den Vorgang auszuführen.

    Dadurch wird die Microsoft Teams-Web-Anwendung geöffnet, die so konfiguriert werden kann, dass Adobe Acrobat Sign auf der Teams-Oberfläche angezeigt wird. Du kannst die Adobe Acrobat Sign-App über den App Store in der Teams-Oberfläche installieren.

    Teams-App-auswählen

  4. Wähle im unteren linken Bedienfeld Anwendungen aus.

    Oberfläche von Sign für Teams

  5. Suche im Fenster „App Store“ nach „Adobe Acrobat Sign“ und wähle dann in den Suchergebnissen Adobe Acrobat Sign aus.

    Hinweis: Wenn Acrobat Sign nicht in deinem Teams-Konto konfiguriert ist, wende dich an die Microsoft Teams-Administration.

  6. Wähle in dem daraufhin geöffneten Dialogfeld Adobe Acrobat Sign Hinzufügen aus.

    Installieren von Sign für Teams 3.0

  7. Wähle im daraufhin angezeigten Dialogfeld Adobe Acrobat Sign-Konto verbinden aus.

    Verbinde ein Adobe Acrobat Sign-Konto mit MS Teams.
    Wähle den Link „Adobe Acrobat Sign-Konto verbinden“ aus und folge dem Arbeitsablauf.

  8. Gib im Anmeldedialogfeld deine Adobe Acrobat Sign-E-Mail-Adresse und dein -Kennwort ein und wähle Anmelden aus.

    Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird im linken Bedienfeld die Adobe Acrobat Sign-Anwendung angezeigt und die Sign-Oberfläche wird wie unten dargestellt geöffnet.

    Acrobat Sign für Microsoft Teams: Registerkarte „Startseite“

  9. Um die Registerkarte „Adobe Acrobat Sign“ an das linke Bedienfeld anzuheften, bewege den Mauszeiger über die Registerkarte „Adobe Acrobat Sign“ und klicke mit der rechten Maustaste darauf. Wähle dann Anheften aus.

    Hinweis:

    Wenn du die Registerkarte „Adobe Acrobat Sign“ nicht im linken Bedienfeld anheftest, wird die Registerkarte ausgeblendet, wenn du zu anderen Kanälen wechselst. Um die installierte Adobe Acrobat Sign-App erneut zu öffnen, wähle im linken Bedienfeld aus und wähle dann in der Liste der installierten Anwendungen Adobe Acrobat Sign aus.

    Die Registerkarte „Adobe Acrobat Sign“ wird dem linken Bedienfeld hinzugefügt und die Standard-Startseite von Acrobat Sign wird geöffnet.

    In den folgenden Themen erfährst du, wie du Dokumente zum Signieren sendest, Dokumente signierst und Dokumente verwaltest.

    Weitere Informationen zur Adobe Acrobat Sign-Oberfläche findest du unter Erste Schritte mit Adobe Acrobat Sign.

    Hinweis:

    Zugriff über den Teams-Kanal eingestellt

    Du kannst Adobe Acrobat Sign nicht mehr als Registerkarte im Teams-Kanal hinzufügen. Wenn du zuvor über den Teams-Kanal auf die App zugegriffen hast, musst du die Adobe Acrobat Sign-App direkt in Teams installieren.

Vereinbarungen zum Signieren senden

Du kannst in Adobe Acrobat Sign für Microsoft Teams Vereinbarungen erstellen, zum Signieren versenden und den Status von Vereinbarungen verfolgen, die zum Signieren versendet wurden. Diejenigen, die die Vereinbarung empfangen, können sich von jedem Gerät aus anmelden, um die Dokumente zu signieren. Du kannst für folgende Dokumente Signaturen anfordern:

  • Auf dem Computer gespeicherte Dateien
  • Vordefinierte Vereinbarungsvorlage aus der Vorlagenliste 
  • Office-Dateien, auf die du kürzlich zugegriffen hast
  • Dateien aus Teams und Kanälen
  • Auf OneDrive gespeicherte Dateien

So fragst du Signaturen an:

  1. Wähle im linken Bedienfeld die Registerkarte Adobe Acrobat Sign aus. Die Adobe Acrobat Sign-Oberfläche wird wie unten dargestellt mit der Standard-Startseite angezeigt.
    Hinweis: Wenn du Adobe Acrobat Sign installiert hast, die Registerkarte jedoch nicht im linken Bedienfeld angezeigt wird, wähle erst im linken Bedienfeld und dann in der Liste der installierten Anwendungen Adobe Acrobat Sign aus.

    Acrobat Sign für Microsoft Teams: Registerkarte „Startseite“

  2. Wähle „Signaturen anfordern“ aus. Du kannst im Feld „Signaturen anfordern“ auch Start auswählen.

    Dadurch wird die Detailseite „Signatur anfordern“ geöffnet (siehe unten).

    Fordere eine Signatur mit Adobe Acrobat Sign für Teams an.
    Gib die erforderlichen Details an, um Vereinbarungen zum Signieren zu senden.

  3. Gib auf der Detailseite „Signatur anfordern“ die folgenden Details an:

    1. Um die Vereinbarung aus einer bestimmten Gruppe zu senden, wähle den Gruppennamen im Feld Senden von aus.
    2. Gib unter „Empfangende“ die E-Mail-Adresse einer empfangenden Person ein. Öffne anschließend das Dropdown-Menü , um in der angezeigten Liste eine Rolle für die unterzeichnende Person auszuwählen.
    3. Um weitere Empfangende hinzuzufügen, gib die E-Mail-Adressen der Empfangenden in die Empfangendenfelder ein, die unter der hinzugefügten empfangenden Person angezeigt werden.
    4. Um dich selbst als eine der empfangenden Personen hinzuzufügen, wähle Mich hinzufügen aus.
    5. Wenn du eine Gruppe von Empfangenden hinzufügen möchtest, wähle Empfangendengruppe hinzufügen aus.
    6. Damit die Empfangenden in derselben Reihenfolge signieren, in der sie in der Liste angezeigt werden, aktiviere die Schaltfläche In festgelegter Reihenfolge ausfüllen.
    7. Optional kannst du eine Nachricht für deine Empfangenden hinzufügen. Um eine private Nachricht für jeden Empfangenden hinzuzufügen, wähle neben der E-Mail-Adresse der empfangenden Person aus und schreibe die Nachricht in das daraufhin angezeigte Dialogfeld.
    8. Wähle Dateien hinzufügen aus, um ein Dokument auszuwählen, das signiert werden soll. Wähle in dem daraufhin geöffneten Dialogfeld Dateien auswählen die Option Dateien von meinem Computer auswählen aus, um eine Datei von deinem Computer auszuwählen. Du kannst auch auf der Registerkarte Vorlagen eine Vorlagendatei auswählen. Wähle Anhängen aus.
    9. Alternativ kannst du deine Dateien per Drag & Drop in das angegebene Feld ziehen.
    10. Wenn du ein Kennwort zum Öffnen des freigegebenen Dokuments festlegen möchtest, wähle Kennwortschutz aus. Dadurch können nur Empfangende mit dem Kennwort auf das Dokument zugreifen.
    11. Um einen Abgabetermin festzulegen, wähle Ausfülltermin aus und gib ein Datum in das angezeigte Feld ein.
    12. Wenn du eine Erinnerung bzgl. ausstehender Dokumente an die Empfangenden senden möchtest, wähle Erinnerung festlegen aus.
    13. Um eine Vorschau deines Dokuments anzuzeigen und für jede empfangende Person bestimmte Signaturfelder hinzuzufügen, wähle Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen aus. Dadurch wird das Dokument im Vorschaumodus geöffnet. Hier kannst du Signaturfelder für jede empfangende Person hinzufügen, das Dokument überprüfen und das Dokument zur Signatur senden.
    14. Wähle Senden aus.

    Hinweis: Wenn du die Seite „Signatur anfordern“ verlassen möchtest, ohne den Workflow zu vervollständigen, wähle in der rechten oberen Ecke Schließen aus.

So versendest du deine Office-, Teams- oder OneDrive-Dateien schnell zum Signieren:

Über die Registerkarte Dokumente des Acrobat Sign-Add-ins kannst du schnell auf neue Dateien in Office, Teams und Kanäle oder OneDrive-Dateien zugreifen. Mithilfe der folgenden Schritte kannst du eine beliebige Datei auswählen und sofort zum Signieren versenden.

  1. Wähle erst die Registerkarte Adobe Acrobat Sign im linken Bereich und dann im oberen Menü Dokumente aus. 

    Greife schnell über die Registerkarte „Dokumente“ auf Dateien zu.

  2. Wenn du zum ersten Mal auf die Registerkarte „Dokumente“ zugreifst, wirst du möglicherweise aufgefordert, den Zugriff auf deine Dateien zuzulassen. 

    1. Wähle in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld Weiter aus.
    2. Melde dich bei deinem Konto an, wenn du dazu aufgefordert wirst.
    3. Wähle im Dialogfeld „Berechtigungen angefordert“ die Option Akzeptieren aus.
    Dateizugriff-erlauben

    Berechtigungen

    Anschließend wird auf der Registerkarte „Dokumente“ die Liste neuer Office- und OneDrive-Dateien sowie aller Dateien in Teams und Kanälen angezeigt.

  3. Navigiere in der Dateiliste zu der Datei, die du zum Signieren versenden möchtest, bewege den Mauszeiger über den Dateinamen und wähle dann  > Elektronische Signaturen anfordern aus.

    Im folgenden Beispiel soll eine Signatur für die Datei Beispieldokument.pdf , die auf OneDrive gespeichert ist, angefordert werden.

    Senden über die Registerkarte „Dokumente“ in Sign für Teams

  4. Im Bedienfeld „E-Signaturen anfordern“, das geöffnet wird:

    1. Wähle die Gruppe aus dem Dropdown-Menü Senden von aus, um die Vereinbarung von einer bestimmten Gruppe zu senden.
    2. Gib die E-Mail-Adresse von einer bzw. einem oder mehreren Empfangenden ein.
    3. Ändere die Nachricht gegebenenfalls.
    4. Sobald du damit fertig bist, klicke auf Senden.

    Hinweis: Du kannst die Vereinbarung bearbeiten und Signieroptionen hinzufügen, bevor du sie zum Signieren versendest. Wähle dazu zuerst das Kontrollkästchen für Optionen hinzufügen und Vereinbarung bearbeiten und dann Weiter aus. Bearbeite die Datei nach Wunsch und wähle dann Speichern aus.

    Fordere eine Signatur aus der Registerkarte „Dokumente“ an.
    Gib die erforderlichen Details an, um Dokumente schnell zum Signieren zu senden.

    Die Datei wird zum Signieren versendet und eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt. Du kannst den Fortschritt der gesendeten Vereinbarung über die Registerkarte Verwalten verfolgen. 

Vereinbarungen signieren

Du kannst Vereinbarungen, die dir über einen beliebigen Browser oder ein beliebiges Gerät zur Signatur zugesandt werden, mithilfe von Adobe Acrobat Sign für Teams überprüfen und signieren. Die Vereinbarungen, deren Signatur noch aussteht, werden mit dem Status „Warten auf dich“ aufgeführt.
So überprüfst und signierst du Vereinbarungen:
  1. Greife mithilfe einer der folgenden Methoden auf die Liste der Vereinbarungen zu, die zur Signatur ausstehen:

    • Wähle auf der Adobe Acrobat Sign-Startseite unter „Übersicht über deine Vereinbarungen“ die Option Warten auf dich aus.
    • Wähle auf der Adobe Acrobat Sign-Startseite in den Listen mit den Vereinbarungen die Registerkarte Warten auf dich aus.
    • Wähle auf der Registerkarte „Verwalten“ im linken Bedienfeld die Option Warten auf dich aus.
    • Wähle im Aktivitäts-Feed in den Benachrichtigungen die Nachricht für das Dokument aus, das du signieren möchtest. 
    • Gib im Chat „Dokumente für mich anzeigen“ ein und drücke die Eingabetaste. 
    Acrobat Sign-Vereinbarungen: Warten auf dich

  2. Wähle in der Liste der ausstehenden Vereinbarungen die Vereinbarung aus, die du signieren möchtest. Führe in dem daraufhin geöffneten rechten Bedienfeld je nach Bedarf eine oder mehrere Aktionen aus.

    Zu signierende Vereinbarungen anzeigen

  3. Um die Vereinbarung anzuzeigen, wähle Vereinbarung öffnen aus oder bewege den Mauszeiger über den Vereinbarungstitel und wähle Öffnen aus. Die Vereinbarung wird im schreibgeschützten Modus geöffnet.

  4. Wenn du die Vereinbarung herunterladen möchtest, wähle PDF herunterladen aus.

  5. Um einen Audit-Bericht der Vereinbarung herunterzuladen, wähle Audit-Bericht herunterladen aus. Daraufhin wird ein Bericht als PDF heruntergeladen.

  6. Um die Vereinbarung zu signieren, wähle Anzeigen und signieren aus. Du kannst auch mit der Maus auf den Vereinbarungsnamen zeigen und auswählen. Die Vereinbarung wird geöffnet, wobei alle Felder hervorgehoben sind, die von dir signiert werden sollen (siehe unten). 

    Dokumentfelder signieren

    Wähle ein hervorgehobenes Feld zum Signieren aus. Füge in dem daraufhin geöffneten Dialogfeld „Signieren“ deine Signatur hinzu und wähle dann Anwenden aus. Das Dialogfeld „Signaturvorschau“ wird geöffnet. Bestätige deine Signatur und wähle dann OK aus.

    Dialogfeld „Signieren“

    Signaturvorschau

    Nachdem du alle erforderlichen Signaturfelder ausgefüllt hast, wird die unten stehende Meldung angezeigt.

    signierte Nachricht

Vereinbarungen mit sekundärer Authentifizierung signieren

Du kannst die Anwendung Acrobat Sign für Microsoft Teams nutzen, um Dokumente zu signieren, die eine sekundäre Authentifizierung erfordern. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

  1. Öffne das Dokument, für das eine sekundäre Authentifizierung erforderlich ist.

    Du wirst aufgefordert, die Authentifizierung abzuschließen.

  2. Wähle in der daraufhin angezeigten Aufforderungsnachricht Weiter aus.

    Du wirst zur Acrobat Sign-Seite weitergeleitet, auf der du deine Identität authentifizieren kannst.

    Acrobat Sign für Microsoft: Vereinbarungen mit sekundärer Authentifizierung unterzeichnen

  3. Wähle in der angezeigten Meldung auf der Acrobat Sign-Seite Anmelden aus.

    Acrobat Sign für Microsoft: Vereinbarungen mit Authentifizierung signieren

  4. Gib deine Benutzeranmeldedaten ein und fahre dann mit dem Signieren des Dokuments fort.

    Sobald du das Dokument signiert hast, wird es in der Liste mit den abgeschlossenen Vereinbarungen angezeigt.

    Acrobat Sign für Microsoft: Vereinbarungen mit Authentifizierung signieren

Vereinbarungen verwalten

Auf der Registerkarte Adobe Acrobat Sign kannst du die Vereinbarungen verwalten, die zur Signatur anstehen, sowie die Vereinbarungen, die du zur Signatur gesendet hast. Du kannst abgeschlossene oder abgebrochene Vereinbarungen anzeigen und verwalten. 

So verwaltest du Vereinbarungen:

  1. Wähle im linken Bedienfeld Adobe Acrobat Sign aus.

  2. Wähle auf der Standard-Startseite unter „Vereinbarungen verwalten“ die Option Zu Verwalten wechseln aus. Alternativ kannst du im oberen Menü Verwalten auswählen. Dadurch wird wie unten dargestellt die Seite deine Vereinbarungen geöffnet.

    Seite „Vereinbarungen verwalten“

  3. Um die Liste der Vereinbarungen anzuzeigen, wähle im linken Bedienfeld eine der folgenden Registerkarten aus:

    • In Bearbeitung: Zeigt die Vereinbarungen an, die du zum Signieren gesendet hast und für die Signaturen der Empfangenden ausstehen.
    • Warten auf dich: Zeigt die Vereinbarungen an, die auf deine Signatur warten.
    • Abgeschlossen: Zeigt die Liste der abgeschlossenen Vereinbarungen an.
    • Abgebrochen: Zeigt die Liste der abgebrochenen Vereinbarungen an.
    • Abgelaufen: Zeigt die Vereinbarungen an, die abgelaufen oder nicht mehr gültig sind.
    • Archiviert: Zeigt die archivierten Vereinbarungen an.
    • Entwurf: Zeigt die Vereinbarungen an, die sich in der Entwurfsphase befinden.
  4. Um eine Vereinbarung in einer Liste zu öffnen, öffne die Liste und bewege den Mauszeiger über die Vereinbarung, die du öffnen möchtest. Wähle anschließend Öffnen aus.

  5. Wenn du andere Aktionen für eine Vereinbarung ausführen möchtest, öffne die entsprechende Liste von Vereinbarungen, bewege den Mauszeiger über die Vereinbarung und wähle die gewünschte Aktionsschaltfläche aus. Die Aktionsschaltflächen für eine Vereinbarung variieren je nach Status der Vereinbarung.

  6. Um eine Vereinbarung im Status „Entwurf“ zu bearbeiten, wähle im rechten Bedienfeld Vereinbarung bearbeiten aus oder bewegen den Mauszeiger über den Vereinbarungsnamen und wählen aus.

    Entwurf verwalten

  7. Wenn du eine Vereinbarung stornieren möchtest, die gerade bearbeitet wird, wähle die Vereinbarung und dann Abbrechen aus. Gib im daraufhin geöffneten Dialogfeld einen Grund für den Abbruch der Vereinbarung ein. Um eine Stornierungs-E-Mail an die Empfangenden zu senden, wähle Empfangende per E-Mail benachrichtigen aus. Wähle als Nächstes Vereinbarung abbrechen aus. 

    Dialogfeld „Vereinbarung abbrechen“

  8. So erinnerst du die Empfangenden der Vereinbarung an das Signieren einer Vereinbarung:

    1. Wähle In Bearbeitung aus, um die Liste der Vereinbarungen zu öffnen, die du zum Signieren gesendet hast.
    2. Wähle die Vereinbarung aus, für die du eine Erinnerungsbenachrichtigung senden möchtest. 
    3. Wähle im daraufhin geöffneten Bedienfeld „Aktionen“ die Option Erinnern aus. Du kannst auch den Mauszeiger über die Vereinbarung bewegen und Folgendes auswählen: 
    Erinnern

      4. Gib im daraufhin angezeigten Dialogfeld Erinnerung hinzufügen die erforderlichen Details ein und wähle Erstellen aus.

    Erinnerung festlegen

Zugriff auf Adobe Acrobat Sign über den Chatbot

Mit dem Adobe Acrobat Sign-Bot kannst du den Status deiner Dokumente in einer Chat-Unterhaltung überprüfen. Du erfährst sofort, für welche Dokumente Signaturen oder Genehmigungen ausstehen.

Um den Bot zu verwenden, starte einen 1:1-Chat mit dem Adobe Acrobat Sign-Chat.

Wenn du das erste Mal auf den Bot zugreifst, erhältst du eine Willkommensnachricht, in der du aufgefordert wirst, dich anzumelden. Wähle einfach „Anmelden“ aus und gib deine Acrobat Sign-Anmeldedaten an. Nachdem du dich angemeldet hast, kannst du den Status von Dokumenten sofort über Chat-Befehle prüfen.

chatbot-sign-in

Chat-Schnittstellenbefehle

Innerhalb der Chat-Oberfläche kannst du verschiedene Befehle geben, die für alle gefundenen Vereinbarungen eigene Bot-Karten zurückgeben:

  • Hilfe: Zeigt eine Liste verfügbarer Befehle für den Bot an.
  • Dokumente für mich anzeigen: Zeigt die Dokumente an, die auf deine Interaktion warten. Mit der Bot-Karte kannst du die Vereinbarung signieren und herunterladen.
  • Dokumente für andere anzeigen: Zeigt die Dokumente an, die auf andere warten. Du kannst die Vereinbarung herunterladen und eine Erinnerung an die aktuellen Empfangenden senden.
  • Status überprüfen: Du wirst aufgefordert, den Namen der Vereinbarung anzugeben. Nachdem du den Namen der Vereinbarung oder einen Teil des Namens der Vereinbarung eingegeben hast, wird der Status des zugehörigen Dokuments angezeigt.
Acrobat Sign für Microsoft Teams: Verwende beide, um den Status des Dokuments zu überprüfen

chatbot-check-status

Wenn der von dir angegebene Dokumentname beim Überprüfen des Status nicht mit einem vorhandenen Datensatz übereinstimmt, zeigt Acrobat Sign Bot die folgenden zwei Optionen an:

  • Nach jüngsten: Zeigt eine Liste der kürzlich erstellten/gesendeten Vereinbarungen an. Du kannst die zuletzt gesendete Vereinbarung oder die letzten drei Vereinbarungen anzeigen.
  • Nach Datumsbereich: Zeigt eine Liste der Vereinbarungen an, die innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs erstellt wurden. Gibt die drei jüngsten Vereinbarungen zurück, die innerhalb des Bereichs erstellt wurden. Falls mehr als drei Vereinbarungen zurückgegeben werden, wird auf einer vierten Karte eine Schaltfläche zum Öffnen des Fensters „Verwalten“ in Adobe Acrobat Sign angezeigt.
chatbot-status-options

Vereinbarungen über Benachrichtigungen signieren

Adobe Acrobat Sign für Teams sendet jetzt Benachrichtigungen, wenn Benutzende eine Vereinbarung zum Signieren erhalten. Die Benachrichtigungen erscheinen in der Teams-App und im Aktivitäts-Feed. Die unterzeichnende Person kann dem Link in der Benachrichtigung folgen, um die Vereinbarung direkt in der Teams-App zu signieren.

Um Benachrichtigungen zuzulassen, muss die Teamadministration Berechtigungen erteilen, die von der Anwendung „Adobe Acrobat Sign für Microsoft Teams“ für dein Unternehmen angefordert wurden. Auf der Microsoft Teams-Hilfeseite findest du Informationen dazu, wie die Administration organisationsweit Zustimmung für eine Anwendung gewährt.

Wenn du keine Benachrichtigungen erhalten möchtest, kannst du die Sign-Benachrichtigungen vorübergehend deaktivieren.

Hinweis:

Wenn du keine Vereinbarungen senden oder Benachrichtigungen erhalten kannst, führe die folgenden Schritte zur Fehlerbehebung aus:

  • Vergewissere dich, dass die Administration organisationsweite Administratorzustimmung für Microsoft Teams-Anwendende erteilt, und zwar sowohl für Absendende  als auch für Empfangende.
  • Um sicherzustellen, dass Absendende/Empfangende der Vereinbarung Benachrichtigungen erhalten, müssen die von der Adobe Acrobat Sign-Anwendung angeforderten Berechtigungen von der Administration im Admin Center erteilt werden. 
  • Die Benutzerin bzw. der Benutzer sollte sich innerhalb der letzten 30 Tage bei der Acrobat Sign-App angemeldet haben, um eine Benachrichtigung zum Signieren von Vereinbarungen zu erhalten.
Sign-Startseite-Benachrichtigungen

Im Aktivitäts-Feed wird auch die Vereinbarung angezeigt, die zum Signieren an die benutzende Person gesendet wird. Sobald die nutzende Person die Benachrichtigung für die erhaltene Vereinbarung ausgewählt hat, wird das Dokument direkt im Fenster auf der rechten Seite geöffnet. Die nutzende Person kann Start auswählen, um mit dem Signieren des Dokuments zu beginnen. Sobald die unterzeichnende Person alle erforderlichen Felder signiert hat, wird zusammen mit einer Kopie des signierten Dokuments eine Benachrichtigung an die sendende Person gesendet.

Allgemeine Probleme

Das Problem:

Wenn du versuchst, eine Verbindung herzustellen und Adobe Acrobat Sign in Teams zu autorisieren, wird nach der Authentifizierung beim Microsoft® 365-Konto die folgende Fehlermeldung angezeigt:

Adobe Acrobat Sign für Microsoft® 365 erfordert die Autorisierung für den Zugriff auf die Ressourcen deines Unternehmens. Bitte die Administration darum, die Berechtigung für diese App zu erteilen, damit du sie verwenden kannst.

Du wirst aufgefordert, dich mit einem anderen Konto anzumelden oder eine Genehmigung anzufordern.

Authentifizierungsfehlermeldung

Hinweis: Je nach Standortkonfiguration enthält die oben stehende Fehlermeldung möglicherweise die Schaltfläche Genehmigung anfordern.

Grund:

Die Adobe Acrobat Sign für Teams-Anwendung verwendet die Client-ID für die Microsoft® 365-Integration für die Authentifizierung über die Registerkarte Acrobat Sign in Teams.

Wenn die Microsoft®  365-Konfiguration bestimmten Office-Integrationen Einschränkungen auferlegt hat, wirst du in einem Dialogfeld darüber informiert, dass du eine Genehmigung benötigst.

Lösung:

Als Administratorin bzw. als Administrator musst du die Microsoft® 365-Integration für Adobe Acrobat Sign auf eine der folgenden Arten installieren und genehmigen:

  • Installiere die Acrobat Sign-Anwendung aus dem Microsoft® App-Store in Word, PowerPoint oder Outlook.
  • Antworte auf eine Genehmigungsanforderung und erteile die Administratorzustimmung über die Anwendungsberechtigung.

Installiere Acrobat Sign aus dem Microsoft App Store in Word oder PowerPoint.

Wenn die Konfiguration für Microsoft 365 die Anwendungen einschränkt, die installiert werden können, und Benutzende keine Genehmigung zum Hinzufügen von Anwendungen anfordern können, musst du die Anwendung in einer Office-App installieren und das Add-In für das Unternehmen genehmigen. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

  1. Melde dich als Administrator*in bei Microsoft Office an.
  2. Öffne Microsoft Word und erstelle ein neues leeres Dokument.
  3. Wähle im Menüband Einfügen > Add-Ins aus.
  4. Suche im daraufhin geöffneten Dialogfeld nach Adobe.
  5. Suche im Suchergebnis nach Acrobat Sign für Word und PowerPoint und wähle Hinzufügen aus.
  6. Öffne das Add-In nach der Installation mit einer der folgenden Methoden:
    • Antworte auf die Popup-Benachrichtigung mit dem Angebot zum Start.
    • Wähle im Menüband entweder die Option Zum Signieren senden oder die Option Vereinbarungsstatus aus.
  7. Wähle im daraufhin geöffneten Add-In-Fenster Erste Schritte aus.
    Du wirst aufgefordert, Microsoft 365 zu authentifizieren und den Zugriff auf das Add-In zu genehmigen.
  8. Wähle Für meine Organisation genehmigen aus.
  9. Wähle Genehmigen aus, um das Add-In Acrobat Sign für Office365 so zu konfigurieren, dass es von allen Mitgliedern deines Unternehmens verwendet werden kann.

Sobald diese App installiert ist und genehmigt wurde, kann jede nutzende Person Adobe Acrobat Sign für Teams installieren, ohne dass die Genehmigung durch die Administration erforderlich ist.

Auf Genehmigungsanforderung antworten und in den Anwendungsberechtigungen die Administrationszustimmung erteilen

Wenn die Administration eine Anforderung zur Genehmigung der Adobe Acrobat Sign für Office365-App erhält, enthält die Anfrage einen Link zu einer Seite, auf der du die Installation der Integrationsanwendung für diese eine Person genehmigen kannst.

Führe nach der Genehmigung die folgenden Schritte aus, um die Genehmigung zu verarbeiten:

  1. Melde dich beim Azure Active Directory Admin Center als Administrator*in an.
  2. Wähle im linken Navigationsmenü Unternehmensanwendungen aus.
  3. Wähle im Navigationsmenü Unternehmensanwendungen die Option Alle Anwendungen
    aus.
  4. Wähle in der Liste „Alle Anwendungen“ die Option Adobe Acrobat Sign für Microsoft 365 aus, um zu den Eigenschaften der Anwendung zu navigieren.
  5. Wähle im Navigationsmenü Berechtigungen aus, um die Berechtigungen für diese Anwendung anzuzeigen.
  6. Wähle Admin-Zustimmung für <Name des Unternehmens> erteilen aus, um die Anwendung zu genehmigen und allen Benutzenden in deinem Unternehmen die Verwendung der Adobe Acrobat Sign-Integration für Teams zu ermöglichen.

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