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Übersicht
Willkommen beim umfassenden Handbuch zur Konfiguration des Pakets „Acrobat Sign für Salesforce“. Dieses Dokument enthält Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur nahtlosen Einrichtung und Verbesserung der Integration zwischen Adobe Acrobat Sign und Salesforce. Durch Verwendung der leistungsstarken Funktionen beider Plattformen kannst du deine Prozesse zum Signieren von Dokumenten rationalisieren und die Produktivität steigern.
Adobe Acrobat Sign ermöglicht eine Vielzahl optionaler Konfigurationsoptionen, mit denen du dein Erlebnis beim e-Signieren verbessern kannst. Hier findest du weitere Informationen:
- Zugriff auf Adobe Acrobat Sign steuern
- Salesforce-Einstellungen aktivieren
- Wechseln zur Acrobat Sign Sandbox-Umgebung
- Das Objekt „Vereinbarungen“ zu Seitenlayouts hinzufügen
- Delegierenden-Rollen für Empfänger*innen aktivieren
- Vereinbarungen zu anderen Salesforce-Objekten hinzufügen
- Erweiterte Identitätsauthentifizierungsmethoden aktivieren
- In Acrobat Sign
- Für jede*n Empfänger*in in Acrobat Sign
- In Salesforce
- Für interne Empfänger*innen in Salesforce
- Zugriff auf zusätzliche Profile erweitern
- E-Mail-Adressen oder Passwörter aktualisieren
- Analysedatensammlung aktivieren/deaktivieren (nur für die kommerzielle Cloud)
Informationen zu den optionalen und nützlichen Konfigurationen findest du im Handbuch zur erweiterten Konfiguration.
Die von Benutzenden definierten Objekte im Adobe Acrobat Sign für Salesforce-Paket haben auf Organisationsebene standardmäßig die Zugriffsebene „Privat“. Diese Standardeinstellung wurde implementiert, um die Einhaltung der Salesforce-Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen und die richtigen Sicherheitsstufen beizubehalten.
Admins sollten die Informationen zur Freigabe auf Datensatzebene (sowie weiteren Berechtigungsmodellen) in Salesforce sorgfältig lesen und verstehen.
Wenn deine geschäftlichen Anforderungen eine weniger restriktive Umgebung erfordern, hast du die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen. Dazu gehest du folgendermaßen vor:
- Navigiere zu Setup > Sicherheit > Freigabeeinstellungen.
- Bearbeite die Freigabeberechtigung für die Objekte entsprechend deinen Anforderungen und lege sie auf Öffentlicher Lese-/Schreibzugriff fest, falls erforderlich.
- Wähle Speichern aus.
Wenn du öffentlichen Zugriff auf die Objekte ermöglichst, können alle authentifizierten Benutzenden die Datensätze anzeigen und bearbeiten. Anstatt jedoch die unternehmensweite Standardeinstellung zu ändern, empfehlen wir die Verwendung anderer Mechanismen wie Rollenhierarchie, Gruppen, Profilberechtigungen und Berechtigungssätze, um die gewünschte Zugriffskontrolle zu erreichen.
Diese alternativen Methoden bieten eine detailliertere Kontrolle des Datensatzzugriffs und stellen so eine gut strukturierte und sichere Umgebung innerhalb deiner Salesforce-Instanz sicher.
Die folgenden Einstellungen sind nicht spezifisch für die Anwendung Acrobat Sign für Salesforce, sie werden jedoch als Ressourcen von ihr verwendet:
- Anwendung anfällig für Clickjacking
- HttpOnly-Attribut für sensitive Cookies nicht festgelegt
- HSTS (HTTPS Strict Transport Security) nicht erzwungen
Beachte unbedingt, dass sich alle Änderungen an diesen Einstellungen auf die gesamte Organisation auswirken, einschließlich anderer in der Organisation installierter Anwendungen sowie auf von Benutzenden definierten Code. Infolgedessen setzt Adobe Acrobat Sign die von Admins konfigurierten Einstellungen nicht außer Kraft.
Es wird jedoch dringend empfohlen, diese Einstellungen aus folgenden Gründen zu aktivieren:
Das Acrobat Sign für Salesforce-Paket wurde aktualisiert, um Unterstützung für die Acrobat Sign Sandbox-Umgebung bereitzustellen. Mit dieser Verbesserung können Admins Paketkonfigurationen und Workflows testen, bevor sie sie in der Produktion bereitstellen.
Wende dich an deinen Customer Success Manager, wenn dein Unternehmen nicht auf die Acrobat Sign Sandbox zugreifen kann.
So verknüpfst du die Acrobat Sign Sandbox-Umgebung:
-
-
Suche in der Liste der benutzerdefinierten Einstellungen nach Adobe Sign-Umgebungseinstellungen und wähle Verwalten für den Eintrag.
-
Wähle auf der Seite „Benutzerdefinierte Einstellungen verwalten“ die Option Bearbeiten.
-
Gib im Dialogfeld Umgebungsname „Sandbox“ ein und wähle Speichern.
Admins können jetzt eine Verbindung mit der Sandbox-Umgebung herstellen. Anschließend wird auf der Registerkarte „Acrobat Sign-Admin“ auf der Seite „Vereinbarungen und Vereinbarungsvorlagen“ ein Sandbox-Banner angezeigt, wie in der Abbildung gezeigt. Die Acrobat Sign Sandbox-Umgebung unterstützt auch Document Builder.
Acrobat Sign Sandbox-Umgebung zeigt ein Banner an. Acrobat Sign Sandbox-Umgebung zeigt ein Banner an.
Du kannst die Benutzungsfreundlichkeit von Adobe Acrobat Sign verbessern, indem du den Seitenlayouts das Objekt „Vereinbarungen“ hinzufügst. Benutzende müssen am häufigsten mit dem Objekt „Vereinbarungen“ interagieren, wenn sie Dokumente zum Signieren senden.
-
Wechsle zu der Registerkarte Adobe Acrobat Sign-Admin und wähle „Zum Signieren senden“-Komponenten aus.
-
Wähle im daraufhin angezeigten Dialogfeld unter den angegebenen Optionen ein Seitenlayout aus, das du ändern möchtest: Konto, Opportunity, Vertrag, Lead oder Kontakt.
-
Wähle auf der daraufhin geöffneten Objektseite im linken Bedienfeld Seitenlayouts aus.
-
Wähle das Seitenlayout aus, das du bearbeiten möchtest.
-
Wähle im linken Bedienfeld Themenlisten aus und ziehe dann das Objekt Vereinbarungen an die gewünschte Position im Seitenlayout.
-
Wähle Speichern aus.
Wenn das Vereinbarungsobjekt an Ort und Stelle ist, kannst du alle mit dem Salesforce-Objekt verknüpften Vereinbarungen sehen oder neue Vereinbarungen direkt über den relevanten Datensatz senden.
Delegierenden-Rollen werden nur in der Lightning-Umgebung unterstützt.
Die Delegiertenrollen sind Platzhalter für die Situationen, in denen du weißt, dass jemand mit der Vereinbarung interagieren muss, du aber nicht wissen kannst, wer das zum Zeitpunkt des Versands der Vereinbarung sein wird. Vom Delegierten wird nicht erwartet, dass er etwas unternimmt. Wenn er das Dokument empfängt, sind demnach keine entsprechenden Felder verfügbar. Sobald er die Vereinbarung delegiert hat, verfügt der Delegierte über einen vollständigen Zugriff auf alle für ihn bestimmten Felder.
Für alle fünf Standardrollen (Unterzeichner, Genehmigender, Empfänger, Formularausfüller und zertifizierter Empfänger) gibt es Delegiereroptionen.
So aktivierst du die Delegierenden-Rollen:
-
Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
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Wähle auf der Seite „Benutzerdefinierte Einstellungen“ die Option Adobe Sign-Einstellungen aus.
-
Wähle auf der Seite Adobe Sign-Einstellungen die Option Verwalten aus.
-
Wähle Neu aus (oder Bearbeiten, falls du bereits Einstellungen konfiguriert hast).
-
Aktiviere die Kontrollkästchen für Werte, die du mit der Funktion „Suchen“ anpassen möchtest (Befehlstaste/Strg + F):
- Delegierte Empfängerrolle aktivieren: wird benötigt, wenn du eine Empfängerrolle delegieren möchtest.
- Delegierte Rolle des zertifizierten Empfängers aktivieren: wird benötigt, wenn du planst, einen zertifizierten Empfänger zu delegieren.
- Delegierte Formularausfüllrolle aktivieren: wird verwendet, wenn du eine Formularausfüllrolle delegieren musst.
- Genehmigungsrolle für Empfangende als Delegierte aktivieren: Diese Option ist erforderlich, wenn du planst, Genehmigende zu delegieren.
- Unterzeichnendenrolle für Empfangende als Delegierte aktivieren: Diese Option ist erforderlich, wenn du im Begriff bist, Unterzeichnende zu delegieren.
-
Wähle Speichern aus.
Du kannst Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungen mit Salesforce-Objekten deiner Wahl verknüpfen (Standard- oder selbstdefinierte Objekte). Auf diese Weise kannst du Vereinbarungen erstellen, die mit diesen Objekten verknüpft sind, und alle zugehörigen Vereinbarungen werden auf der Seite dieses Objekts angezeigt.
Führe die folgenden Schritte aus, um Vereinbarungen einem Objekt zuzuordnen:
-
Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Management.
-
Wähle Vereinbarung aus.
-
Wähle im linken Bedienfeld Felder und Beziehungen aus.
-
Wähle Neu aus.
-
Schritt 1. Wähle den Feldtyp aus, wähle Nachschlagebeziehung aus und dann Weiter.
-
Schritt 2. Wähle das zugehörige Objekt aus, wähle im Dropdown-Menü dein Objekt aus (in diesem Beispiel Auftrag) und dann Weiter.
-
Schritt 3. Gib die Bezeichnung und den Namen für das Nachschlagefeld ein, gib einen Feldnamen ein und wähle Weiter aus.
-
Wähle bei Schritt 4 und Schritt 5 Weiter aus.
-
Schritt 6. Füge selbstdefinierte Themenlisten hinzu, vergewissere dich, dass die Option Themenliste hinzufügen aktiviert ist, und wähle dann Speichern aus.
Rechtlich gesehen ist das Authentifizieren bei einem E-Mail-Konto (und folglich die Signatur-URL für die E-Mail) ausreichend, um eine bindende Signatur zu erstellen. In vielen Fällen ist für die Identität des Unterzeichnenden jedoch eine Authentifizierung durch einen zweiten Faktor erwünscht.
Adobe Acrobat Sign stellt die folgenden Identitäts-Überprüfungsmethoden für die Zweifaktorauthentifizierung bereit (Kundschaft in den USA stehen fünf Optionen zur Verfügung, wenn KBA enthalten ist):
- Kennwort (standardmäßig aktiviert): Empfangende geben ein Kennwort ein, um die Vereinbarung anzuzeigen und zu signieren. Das Kennwort muss den Empfangenden separat mitgeteilt werden. Ist standardmäßig aktiviert.
- Telefonauthentifizierung: Empfangende erhalten eine automatisierte Textnachricht (SMS) oder einen Anruf mit dem erforderlichen Code. Es fallen Kosten pro Transaktion an. Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.
- Authentifizierung durch Ausweisdokument: Die Empfangenden reichen ein Bild eines Reisepasses oder eines amtlichen Personalausweises/Führerscheins ein. Es fallen Kosten pro Transaktion an. Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert und muss von deinem Success Manager im Acrobat Sign-System aktiviert werden.
- Wissensbasierte Authentifizierung: Empfangende antworten auf Fragen aus öffentlich zugänglichen Datenbanken, um ihre Identität zu bestätigen. Es fallen Kosten pro Transaktion an. Die Einstellung gilt nur für Nutzende in den USA und ist standardmäßig deaktiviert.
Du kannst dieselbe Authentifizierungsmethode für alle Unterzeichnenden erzwingen oder eine Verifizierung pro Empfänger*in festlegen.
Du kannst auch unterschiedliche Authentifizierungsmethoden für interne Empfänger*innen (deren E-Mail-Adresse in deinem Acrobat Sign-Konto enthalten ist) und für externe Empfänger*innen (deren E-Mail-Adresse nicht in deinem Acrobat Sign-Konto enthalten ist) festlegen.
Hinweis: Da bei der Authentifizierung per Telefon, KBA und amtlichem Lichtbildausweis Kosten pro Transaktion anfallen, sollten diese Authentifizierungsmethoden nur aktiviert werden, wenn der Vertrag ihre Verwendung zulässt.
Während der Installation hast du möglicherweise nur Admins Zugriff auf Adobe Acrobat Sign für Salesforce gewährt.
Informationen zum Erweitern des Zugriffs auf zusätzliche Benutzendenprofile findest du unter Adobe Acrobat Sign für Salesforce: Profilzugriff gewähren.
Ändern des Passworts für das Adminkonto
Wenn das Salesforce-Kennwort oder der Name der nutzenden Person für das Konto geändert wurde, das mit Adobe Acrobat Sign für deine Salesforce-Organisation verbunden ist, solltest du es aktualisieren, damit die Statusaktualisierungen weiterhin in geeigneter Weise für die Vereinbarungen in deiner Organisation funktionieren.
- Navigiere zu der Seite Adobe Acrobat Sign-Admin und wähle Automatische Statusaktualisierungen aktivieren aus.
- Wähle Aktivieren aus.
- Wenn du dazu aufgefordert wirst, erlaube den Zugriff auf Adobe Acrobat Sign.
Aktualisieren der E-Mail-Adressen von Benutzenden in Adobe Acrobat Sign
Wenn die E-Mail-Adresse einer nutzenden Person in deiner Salesforce-Organisation geändert wird, muss die E-Mail-Adresse dieser nutzenden Person auch in Adobe Acrobat Sign geändert werden.
Acrobat Sign-Benutzende können ihre E-Mail-Adressen selbst ändern. So änderst du die E-Mail-Adresse in Acrobat Sign.
Acrobat Sign-Kontoadmins können zudem mithilfe der Massenaktualisierungsfunktion die E-Mail-Adressen der Benutzenden ändern. So nimmst du Massenaktualisierungen in Acrobat Sign vor.
Die optionale Einstellung Analyse wird implementiert, damit Adobe Acrobat Sign Nutzungsdaten sammeln kann, um das Produkt zu verbessern. Diese Daten werden nur zu Entwicklungs- und nicht zu Marketingzwecken verwendet.
Beachte Folgendes:
- Die Analyse-Einstellung ist für die meisten Kund*innen standardmäßig aktiviert.
- Die Analyse-Einstellung ist für Kundschaft in Kanada und der Europäischen Union standardmäßig deaktiviert.
- Du kannst die Analyse-Einstellung deaktivieren/aktivieren, indem du auf der Registerkarte Adobe Acrobat Sign-Admin die Option Analyse-Einstellungen auswählst.
- Nur Commercial Cloud-Benutzende können die Analytics-Einstellungen deaktivieren oder aktivieren. Die Funktion ist nicht für Government Cloud verfügbar.
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