Adobe Acrobat Sign für Workday: Installationshandbuch

Im Adobe Acrobat Sign für Workday: Installationshandbuch erfährst du, wie du Adobe Acrobat Sign in deinen Workday-Client integrierst. Um Adobe Acrobat Sign in Workday verwenden zu können, musst du wissen, wie du bei folgenden Prozessen vorgehst:

• Erstellen eines Geschäftsprozess-Frameworks
• Einrichten und Konfigurieren des Workday-Clients
• Einrichten der Integration zwischen Acrobat Sign und Workday Studio

Um Vereinbarungen über Acrobat Sign aus Workday senden zu können, musst du die folgenden Schritte ausführen:

• Adobe Acrobat Sign-Konto aktivieren (nur für neue Kundinnen und Kunden)
  
• Adobe Acrobat Sign für Workday konfigurieren
• Die OAuth-Beziehung zwischen Workday und Adobe Acrobat Sign herstellen

Dein Adobe Acrobat Sign-Konto aktivieren

Kundinnen und Kunden mit bestehenden Konten können direkt zum Schritt Adobe Acrobat Sign für Workday konfigurieren übergehen.

Kundinnen und Kunden, die Adobe Acrobat Sign noch nicht nutzen und noch nicht über bestehende Anmeldedaten verfügen, müssen eines der folgenden Konten aktivieren:

• Adminkonto in Adobe Acrobat Sign oder
• Adobe Acrobat Sign-Testkonto

Du musst dich an eine Adobe-Onboarding-Fachkraft wenden, um dein Acrobat Sign-Konto für Workday bereitzustellen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erhältst du wie unten gezeigt eine Bestätigungs-E-Mail. 

Du musst die Anweisungen in der E-Mail befolgen, um dein Konto zu initialisieren und zu deiner Adobe Sign-Startseite zu gelangen.

Um eine 30-Tage-Testversion von Adobe Acrobat Sign anzufordern, musst du dieses Registrierungsformular ausfüllen.

Hinweis: Wir empfehlen dir, zum Erstellen der Testversion eine gültige funktionierende E-Mail-Adresse zu verwenden, keine temporäre E-Mail-Adresse. Du musst zur Bestätigung des Kontos auf dieses E-Mail-Postfach zugreifen können. Daher muss die Adresse gültig sein.

Innerhalb eines Werktages stellt die Onboarding-Fachkraft von Acrobat Sign dein Konto (in Acrobat Sign) für Workday bereit. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erhältst du eine Bestätigung per E-Mail: Folge den Anweisungen in der E-Mail, um dein Konto zu initialisieren und auf deine Adobe Acrobat Sign-Startseite zuzugreifen.

• Um sicherzustellen, dass Integration von Acrobat Sign mit Workday ordnungsgemäß funktioniert, wende dich an den Adobe-Support, um Benachrichtigungen (sowohl E-Mail- als auch Acrobat-Benachrichtigungen) zu deaktivieren.
• Verwende eine Test-E-Mail-Adresse während des Tests. 
• Sobald du Acrobat-Benachrichtigungen unterdrückt hast, werden Vereinbarungen für Unterzeichnende mit einem aktiven Konto erst dann auf der Seite „Verwalten“ angezeigt, wenn der Signiervorgang abgeschlossen ist.

Adobe Acrobat Sign für Workday konfigurieren

Um Adobe Acrobat Sign für Workday zu konfigurieren, musst du im Acrobat Sign-System die beiden folgenden dedizierten Objekte generieren:

• Eine Workday-Gruppe: Workday erfordert eine besondere „Gruppe“ innerhalb deines Acrobat Sign-Kontos, um die Integrationsfunktion zu ermöglichen. Die Adobe Acrobat Sign-Gruppe steuert nur die Verwendung von Acrobat Sign in Workday. Andere Nutzungsmöglichkeiten wie Salesforce.com oder Arriba sind hiervon nicht betroffen. Die E-Mail-Benachrichtigungen werden in der Workday-Gruppe unterdrückt, sodass Workday-Benutzende nur Benachrichtigungen in ihrem Workday-Posteingang erhalten.

• Eine authentifizierende nutzende Person, die den Integrationsschlüssel besitzt: Eine Workday-Gruppe darf nur über eine Administratorin oder einen Administrator auf Gruppenebene verfügen, die bzw. der autorisiert ist, den Integrationsschlüssel zu besitzen. Wir empfehlen der Administration, eine Funktions-E-Mail-Adresse wie HR@MyDomain.com anstelle einer persönlichen E-Mail-Adresse zu verwenden, um das Risiko zu verringern, dass durch eine zukünftige Deaktivierung der nutzenden Person auch die Integration deaktiviert wird.

Workday-Client konfigurieren

Um die Verbindung zwischen dem Workday-Client und Adobe Acrobat Sign herzustellen, muss eine vertrauenswürdige Beziehung zwischen den Diensten hergestellt werden. Sobald diese Beziehung besteht, kann für jeden Geschäftsvorgang in Workday der Schritt „Dokument prüfen“ eingefügt werden, der den Signaturvorgang über Adobe Acrobat Sign ermöglicht.

So erstellst du eine vertrauenswürdige Beziehung:

Das Dokument für den Schritt „Dokument prüfen“ kann eines der folgenden sein:

• Ein statisches Dokument
• Ein Dokument, das innerhalb desselben Geschäftsprozesses mit dem Schritt „Dokument generieren“ generiert wurde
• Ein mit dem Workday Report Designer erstellter formatierter Bericht

Du kannst diese Dokumente mit Adobe-Text-Tags hinzufügen, um das Aussehen und die Position der Komponenten zu steuern, die für
Adobe Sign spezifisch sind. Die Quelle des Dokuments muss innerhalb der Definition des Geschäftsvorgangs angegeben werden. Es ist nicht möglich, während der Durchführung des Geschäftsvorgangs ein Ad-hoc-Dokument hochzuladen.

Einzigartig bei der Verwendung von Adobe Acrobat Sign mit dem Schritt „Dokument prüfen“ ist die Möglichkeit, aufeinander folgende Unterzeichnendengruppen zu verwenden. Auf diese Weise kannst du rollenbasierte Gruppen angeben, die nacheinander signieren. Adobe Acrobat Sign unterstützt keine parallelen Signiergruppen.

Hilfe zum Schritt „Dokument prüfen“ findest du in der Kurzanleitung.

Support

Workday ist der Integrationsverantwortliche, der deine erste Anlaufstelle bei Fragen zum Umfang der Integration, bei Funktionsanfragen oder Problemen bei der täglichen Arbeit mit der Integration sein sollte.

In den folgenden Artikeln der Workday Community findest du Informationen zur Fehlerbehebung bei der Integration und zum Generieren von Dokumenten:

• Fehlerbehebung bei der eSignature-Integration
• Der Schritt „Dokumente prüfen“
• Dynamische Generierung von Dokumenten
• Tipps für die Generierung von Dokumenten

Adobe Acrobat Sign-Support

Adobe Acrobat Sign ist der Integrationspartner und sollte nur dann kontaktiert werden, wenn über die Integration keine Signaturen geliefert werden oder wenn die Benachrichtigung über ausstehende Signaturen fehlschlägt.

Adobe Acrobat Sign-Kundschaft wendet sich bezüglich Support bitte an ihren Customer Success Manager (CSM). Alternativ kann der technische Support von Adobe telefonisch erreicht werden: 1-866-318-4100; warte auf die Produktliste und gib dann (nach Aufforderung) 4 und danach 2 ein.

• Hinzufügen von Adobe-Text-Tags zu Dokumenten
• Konfiguration und Beispiele für „Dokument prüfen“

Adobe Acrobat Sign-Support kontaktieren

Häufig gestellte Fragen

• Warum wird der Status nicht in Workday aktualisiert, selbst wenn das Dokument vollständig signiert ist?

Der Dokumentstatus in Workday wird möglicherweise nicht angezeigt, wenn die sich bewerbende Person nach der Anmeldung bei Adobe Acrobat Sign nicht auf die Schaltfläche „Senden“ klickt.

Gemäß Workday-Aufgabe „Signaturstatus der E-Signatur überprüfen“: Um den Prozess zu starten, kann die nutzende Person die zugehörige Posteingangsaufgabe übermitteln.

Gemäß Workday-Entwicklung: Der Prozess der ursprünglichen Signierung wird nur abgeschlossen, wenn die nutzende Person die Posteingangsaufgabe nach der Signierung des Dokuments übermittelt. Nach der Signierung wird der iframe geschlossen und die nutzende Person wird zu derselben Aufgabe umgeleitet, wo sie auf die Schaltfläche „Übermitteln“ klicken kann, um den Vorgang abzuschließen.