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Übersicht
Im Adobe Acrobat Sign für Workday: Installationshandbuch erfährst du, wie du Adobe Acrobat Sign in deinen Workday-Client integrierst. Um Adobe Acrobat Sign in Workday verwenden zu können, musst du wissen, wie du bei folgenden Prozessen vorgehst:
- Erstellen eines Geschäftsprozess-Frameworks
- Einrichten und Konfigurieren des Workday-Clients
- Einrichten der Integration zwischen Acrobat Sign und Workday Studio
Um Vereinbarungen über Acrobat Sign aus Workday senden zu können, musst du die folgenden Schritte ausführen:
- Adobe Acrobat Sign-Konto aktivieren (nur für neue Kundinnen und Kunden)
- Adobe Acrobat Sign für Workday konfigurieren
- Die OAuth-Beziehung zwischen Workday und Adobe Acrobat Sign herstellen
Kundinnen und Kunden mit bestehenden Konten können direkt zum Schritt Adobe Acrobat Sign für Workday konfigurieren übergehen.
Kundinnen und Kunden, die Adobe Acrobat Sign noch nicht nutzen und noch nicht über bestehende Anmeldedaten verfügen, müssen eines der folgenden Konten aktivieren:
Die Einstellung „Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)“ ist jetzt standardmäßig in deinem Adobe Acrobat Sign-Konto aktiviert. Um sicherzustellen, dass du beim Senden von Vereinbarungen die richtige Benutzendengruppe verwendest, musst du die folgenden Schritte ausführen:
- Erstelle beim Erstellen eines Adobe Acrobat Sign-Kontos eine spezifische Konto-E-Mail-Adresse (Dienstkonto) für die Workday-Gruppe.
- Wenn du bereits über ein Adobe Acrobat Sign-Konto verfügst:
- Stelle sicher, dass das Workday-Benutzendenkonto nur Teil der Workday-Gruppe ist.
- Wenn das Workday-Benutzendenkonto zu mehreren Gruppen gehört, setze die Workday-Gruppe auf Primär.
Du musst dich an eine Adobe-Onboarding-Fachkraft wenden, um dein Acrobat Sign-Konto für Workday bereitzustellen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erhältst du wie unten gezeigt eine Bestätigungs-E-Mail.
Du musst die Anweisungen in der E-Mail befolgen, um dein Konto zu initialisieren und zu deiner Adobe Sign-Startseite zu gelangen.
Um eine 30-Tage-Testversion von Adobe Acrobat Sign anzufordern, musst du dieses Registrierungsformular ausfüllen.
Hinweis: Wir empfehlen dir, zum Erstellen der Testversion eine gültige funktionierende E-Mail-Adresse zu verwenden, keine temporäre E-Mail-Adresse. Du musst zur Bestätigung des Kontos auf dieses E-Mail-Postfach zugreifen können. Daher muss die Adresse gültig sein.
Innerhalb eines Werktages stellt die Onboarding-Fachkraft von Acrobat Sign dein Konto (in Acrobat Sign) für Workday bereit. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erhältst du eine Bestätigung per E-Mail: Folge den Anweisungen in der E-Mail, um dein Konto zu initialisieren und auf deine Adobe Acrobat Sign-Startseite zuzugreifen.
Weitere Überlegungen
- Um sicherzustellen, dass Integration von Acrobat Sign mit Workday ordnungsgemäß funktioniert, wende dich an den Adobe-Support, um Benachrichtigungen (sowohl E-Mail- als auch Acrobat-Benachrichtigungen) zu deaktivieren.
- Verwende eine Test-E-Mail-Adresse während des Tests.
- Sobald du Acrobat-Benachrichtigungen unterdrückt hast, werden Vereinbarungen für Unterzeichnende mit einem aktiven Konto erst dann auf der Seite „Verwalten“ angezeigt, wenn der Signiervorgang abgeschlossen ist.
Um Adobe Acrobat Sign für Workday zu konfigurieren, musst du im Acrobat Sign-System die beiden folgenden dedizierten Objekte generieren:
Eine Workday-Gruppe: Workday erfordert eine besondere „Gruppe“ innerhalb deines Acrobat Sign-Kontos, um die Integrationsfunktion zu ermöglichen. Die Adobe Acrobat Sign-Gruppe steuert nur die Verwendung von Acrobat Sign in Workday. Andere Nutzungsmöglichkeiten wie Salesforce.com oder Arriba sind hiervon nicht betroffen. Die E-Mail-Benachrichtigungen werden in der Workday-Gruppe unterdrückt, sodass Workday-Benutzende nur Benachrichtigungen in ihrem Workday-Posteingang erhalten.
Eine authentifizierende nutzende Person, die den Integrationsschlüssel besitzt: Eine Workday-Gruppe darf nur über eine Administratorin oder einen Administrator auf Gruppenebene verfügen, die bzw. der autorisiert ist, den Integrationsschlüssel zu besitzen. Wir empfehlen der Administration, eine Funktions-E-Mail-Adresse wie HR@MyDomain.com anstelle einer persönlichen E-Mail-Adresse zu verwenden, um das Risiko zu verringern, dass durch eine zukünftige Deaktivierung der nutzenden Person auch die Integration deaktiviert wird.
Gruppe und nutzende Person in Adobe Acrobat Sign erstellen
-
Dadurch gelangst du zurück zu der Seite „Gruppen“, auf der die neue nutzende Person mit dem Status ERSTELLT aufgeführt wird. Sobald die Gruppe aktiviert ist, ändert sich der Status in AKTIV.
Hinweis:Das Workday-Benutzendenkonto darf nur Teil der Workday-Gruppe sein. Wenn das Workday-Benutzendenkonto Teil mehrerer Gruppen ist, muss die Workday-Gruppe auf Primär gesetzt werden.
-
Gib im daraufhin geöffneten Dialogfeld die folgenden Details der neuen nutzenden Person an:
- Gib eine Funktions-E-Mail-Adresse an, auf die du Zugriff hast.
- Gib einen geeigneten Wert für den Vor- und Nachnamen ein.
- Wähle im Feld Primäre Gruppe die Option [Neue Gruppe für diese nutzende Person erstellen] aus.
- Gib im Feld Neuer Gruppenname einen selbsterklärenden Namen wie Workday ein.
- Wähle Speichern aus.
-
So überprüfst du die E-Mail-Adresse der nutzenden Person mit dem Status Erstellt:
- Melde dich bei dem E-Mail-Postfach der neuen nutzenden Person an.
- Suche nach der E-Mail „Willkommen bei Adobe Acrobat Sign“.
- Wähle Klicke hier, um dein Kennwort festzulegen aus.
- Lege das Kennwort fest.
Sobald du die E-Mail-Adresse bestätigt hast, ändert sich der Status der nutzenden Person von ERSTELLT in AKTIV.
-
So definierst du die authentifizierende nutzende Person
Navigiere ggf. zu der Seite „Benutzende“.
Doppelklicke in der Workday-Gruppe auf die nutzende Person.
Hierdurch wird die Seite „Bearbeiten“ für die Berechtigungen der nutzenden Person geöffnet.
Prüfe die Gruppenadministratorin bzw. den Gruppenadministrator.
Wähle Speichern aus.
Um die Verbindung zwischen dem Workday-Client und Adobe Acrobat Sign herzustellen, muss eine vertrauenswürdige Beziehung zwischen den Diensten hergestellt werden. Sobald diese Beziehung besteht, kann für jeden Geschäftsvorgang in Workday der Schritt „Dokument prüfen“ eingefügt werden, der den Signaturvorgang über Adobe Acrobat Sign ermöglicht.
So erstellst du eine vertrauenswürdige Beziehung:
-
Stelle sicher, dass Zwei-Schritt-Verifizierung und Single Sign On (SSO) in deinem Adobe-Konto deaktiviert sind. Navigiere dann zum Abschnitt eSignatur-Konfiguration und führe die folgenden Schritte aus:
- Wähle Mit Adobe authentifizieren aus.
Dadurch wird die OAuth2.0-Authentifizierungssequenz gestartet. - Gib die E-Mail-Adresse und das Passwort ein, die dem Acrobat Sign-Konto deines Unternehmens für Workday zugeordnet sind.
- Wähle Mit Adobe authentifizieren aus.
-
Genehmige im Dialogfeld „Berechtigungen“ den Zugriff auf Adobe Acrobat Sign.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird das Kontrollkästchen „Adobe-Konfiguration aktiviert“ aktiviert und du kannst Adobe Acrobat Sign mit Workday verwenden.
Hinweis:Achte darauf, dich vollständig von jeder anderen Adobe Acrobat Sign-Instanz abzumelden, bevor du fortfährst.
Den Schritt „Dokument prüfen“ konfigurieren
Das Dokument für den Schritt „Dokument prüfen“ kann eines der folgenden sein:
- Ein statisches Dokument
- Ein Dokument, das innerhalb desselben Geschäftsprozesses mit dem Schritt „Dokument generieren“ generiert wurde
- Ein mit dem Workday Report Designer erstellter formatierter Bericht
Du kannst diese Dokumente mit Adobe-Text-Tags hinzufügen, um das Aussehen und die Position der Komponenten zu steuern, die für
Adobe Sign spezifisch sind. Die Quelle des Dokuments muss innerhalb der Definition des Geschäftsvorgangs angegeben werden. Es ist nicht möglich, während der Durchführung des Geschäftsvorgangs ein Ad-hoc-Dokument hochzuladen.
Einzigartig bei der Verwendung von Adobe Acrobat Sign mit dem Schritt „Dokument prüfen“ ist die Möglichkeit, aufeinander folgende Unterzeichnendengruppen zu verwenden. Auf diese Weise kannst du rollenbasierte Gruppen angeben, die nacheinander signieren. Adobe Acrobat Sign unterstützt keine parallelen Signiergruppen.
Hilfe zum Schritt „Dokument prüfen“ findest du in der Kurzanleitung.
Support
Workday-Support
Workday ist der Integrationsverantwortliche, der deine erste Anlaufstelle bei Fragen zum Umfang der Integration, bei Funktionsanfragen oder Problemen bei der täglichen Arbeit mit der Integration sein sollte.
In den folgenden Artikeln der Workday Community findest du Informationen zur Fehlerbehebung bei der Integration und zum Generieren von Dokumenten:
Adobe Acrobat Sign-Support
Adobe Acrobat Sign ist der Integrationspartner und sollte nur dann kontaktiert werden, wenn über die Integration keine Signaturen geliefert werden oder wenn die Benachrichtigung über ausstehende Signaturen fehlschlägt.
Adobe Acrobat Sign-Kundschaft wendet sich bezüglich Support bitte an ihren Customer Success Manager (CSM). Alternativ kann der technische Support von Adobe telefonisch erreicht werden: 1-866-318-4100; warte auf die Produktliste und gib dann (nach Aufforderung) 4 und danach 2 ein.
Häufig gestellte Fragen
- Warum wird der Status nicht in Workday aktualisiert, selbst wenn das Dokument vollständig signiert ist?
Der Dokumentstatus in Workday wird möglicherweise nicht angezeigt, wenn die sich bewerbende Person nach der Anmeldung bei Adobe Acrobat Sign nicht auf die Schaltfläche „Senden“ klickt.
Gemäß Workday-Aufgabe „Signaturstatus der E-Signatur überprüfen“: Um den Prozess zu starten, kann die nutzende Person die zugehörige Posteingangsaufgabe übermitteln.
Gemäß Workday-Entwicklung: Der Prozess der ursprünglichen Signierung wird nur abgeschlossen, wenn die nutzende Person die Posteingangsaufgabe nach der Signierung des Dokuments übermittelt. Nach der Signierung wird der iframe geschlossen und die nutzende Person wird zu derselben Aufgabe umgeleitet, wo sie auf die Schaltfläche „Übermitteln“ klicken kann, um den Vorgang abzuschließen.