Benutzerhandbuch Abbrechen

Adobe Sign für SAP SuccessFactors: Cloud Foundry-Installationshandbuch

Übersicht

Im Adobe Sign für SAP SuccessFactors: Cloud Foundry-Installationshandbuch wird erklärt, wie du Adobe Sign in SAP SuccessFactors integrierst. SAP SuccessFactors ist eine cloudbasierte Personalmanagement-Software und Talentmanagement-Suite.

Die Integration Adobe Sign für SuccessFactors erweitert die Adobe Sign-Funktionen über die SAP BTP Cloud Foundry-Umgebung auf SuccessFactors. Sie enthält eine Integration für Recruiting Management (RCM), die das Senden von Angebotsschreiben aus SuccessFactors an einzelne empfangende Personen ermöglicht. Die signierten Dokumente werden im Bewerbungsprofil gespeichert und die Signatur erfolgt über E-Mail-Benachrichtigungen.

Um Adobe Sign für SAP SuccessFactors über die SAP BTP Cloud-Foundry-Umgebung zu installieren und zu verwenden, musst du die folgenden Schritte ausführen:

Erfahre, wie du die häufigsten Probleme bei der Installation von Adobe Sign SAP SuccessFactor beheben kannst.

Registrieren und Konfigurieren deines SAP SuccessFactors-Systems

Um dein SAP SuccessFactors-System zu registrieren und zu konfigurieren, sind die folgenden Schritte erforderlich:

Bereitstellen der Anwendung Adobe Sign für SAP SuccessFactors

Nachdem du die Einrichtung von Adobe Sign für SAP SuccessFactors abgeschlossen haben, musst du die Adobe Sign-Anwendung bereitstellen. Führe die folgenden Schritte aus, um die Anwendung bereitzustellen:

  1. Lade das Bereitstellungsarchiv herunter und extrahiere den Inhalt in einen lokalen Ordner.

  2. Bearbeite die Datei manifest.yml in einem beliebigen Editor und ersetze dabei <company> durch den Namen deines Unternehmens und <api> durch die im Cockpit aufgeführten API-Details.

    Details der Beispieldatei:

    <company> = 10384 

    <api> =  eu10.hana.ondemand.com

    applications = # AdobeSign application

    name = AdobeSign--10384

    memory = 1024M

    timeout = 300

    routes = route: adobesign10384.cfapps.eu10.hana.ondemand.com

    Cloud-Foundry-Umgebung

  3. Achte darauf, dass die folgenden Dienste für die #AdobeSign-Anwendung verwendet werden:

    - sap_hcmcloud_core_odata

    - xsuaa

    - destination

    - connectivity

    Hinweis:

    Wenn die HANA-Datenbank zum Speichern von Benutzeranmeldedaten erstellt wurde, entferne „#“, um in der Datei manifest.yml den Dienst „hana_adobe“ zu aktivieren.

  4. Achte darauf, dass für #Application Router nur der Dienst xsuaa verwendet wird:

    - xsuaa

  5. Aktiviere die folgenden Parameter, indem du die „#“ am Anfang der Zeile in der Datei manifest.yml entfernst:

    • SF_OPERATOR_AS_APPROVER: Mit diesem Parameter wird der „property name“ des Typs „JobRequisitionOperator“ angezeigt, der in der Stellenanforderungs-Entität für den Genehmigungs-Workflow verfügbar ist. Die E-Mail-Adresse der genehmigenden Person wird auf der Seite „Unterschrift erstellen (Senden)“ im Abschnitt „Empfangende“ automatisch zusammen mit ihrer Rolle ausgefüllt.
    • SF_OPERATOR_AS_CC: Mit diesem Parameter wird der „property name“ des Typs „JobRequisitionOperator“ angezeigt, der in der Stellenanforderungs-Entität für den CC-Workflow verfügbar ist. Die E-Mail-Adresse des angegebenen Operators wird auf der Seite „Unterschrift erstellen (Senden)“ im Feld „CC“ automatisch ausgefüllt, um zu gewährleisten, dass die zuständige Person eine Benachrichtigung erhält, wenn das Angebotsschreiben an den Bewerber bzw. die Bewerberin herausgegeben wird.
    • JOB_APP_STATUS_LABEL_FOR_OFFER_REJECTED: Mit diesem Parameter wird der Status der Stellenbewerbung automatisch aktualisiert, der vom Standardwert „Angebot abgelehnt“ abweicht, wenn die sich bewerbende Person das Angebotsschreiben ablehnt.

    Beispielhafte Parameterwerte:

    • SF_OPERATOR_AS_APPROVER: sourcer
    • SF_OPERATOR_AS_CC: hiringManager
    • JOB_APP_STATUS_LABEL_FOR_OFFER_REJECTED: Angebot abgelehnt
    Hinweis:

    Informationen zur Verwendung dieser Parameter findest du im Handbuch „Adobe Sign für SAP SuccessFactors: Recruiting“.

    Aktiviere die folgenden Parameter in der Datei manifest.yml, um das Paket „Acrobat Sign für SuccessFactors“ bereitzustellen.

  6. Speichere die Datei manifest.yml in demselben Ordner.

    Sie wird später für die Bereitstellung verwendet.

  7. Gehe wie folgt vor, um die Cloud-Foundry-Befehlszeile herunterzuladen und sie zu installieren:

    1. Navigiere zu SAP Development Tools.
    2. Lade unter SAP-BTP-Befehlszeile (btp CLI) die BTP-Befehlszeilendatei für dein Betriebssystem herunter.
    SAP-BTP-Befehlszeile-installieren

  8. Öffne die CF-Konsole und stelle wie folgt eine Verbindung zum BTP-Konto her:

    1. Führe cf api <API-Name> aus, wobei du den Wert für <API-Name> im Cockpit finden kannst.
    2. Führe cf login für die Authentifizierung beim Unterkonto aus.
    cf-login

  9. Führe cf push -f <PATH_TO_APP_MANIFEST> aus, um die Anwendung bereitzustellen.

    cf-push-ausführen

Überprüfe nach Abschluss der Bereitstellung das Cockpit, um sicherzustellen, dass die folgenden beiden Anwendungen ausgeführt werden:

  • Adobe Sign-Anwendungs-Endpunkt: Wird verwendet, um die Kachel und Vorlagen für SAP SuccessFactors einzurichten.
  • Adobe Sign-Anwendungs-Router-Endpunkt: Wird zum Abrufen der Schaltfläche für die SAP SuccessFactors-Vorlage verwendet.
Entwicklungsbereich-Anwendungen

Hinweis:

Wenn du nach Bereitstellung des Pakets „Acrobat Sign für SuccessFactors“ Version 3.0.0 in der Datei manifest.yml einen Parameter erstellen oder aktualisieren möchtest, navigiere zu Von Benutzenden bereitgestellte Variablen. Wähle dann Bearbeiten aus, um den Parameterwert zu ändern. Du kannst auch Variable erstellen auswählen, um einen Parameter hinzuzufügen. Sobald du fertig bist, starte die Anwendung neu.

Anwendungsdialogfeld mit Zugriff auf von Benutzenden bereitgestellte Variablen

SuccessFactors-Bereitstellung

Hinzufügen eines Feldes zum Speichern eines signierten Angebotsschreibens

Gehe folgendermaßen vor, um im Rekrutierungsbildschirm (Seite „Bewerbung“) ein neues Feld zum Speichern des signierten Angebotsschreibens hinzuzufügen:

  1. Öffne die Bereitstellungs-Anwendung und lade die Vorlage für Personalsuche und Bewerbungen herunter.

    Feld-hinzufügen

  2. Um ein neues Feld im Formular anzuzeigen, füge in der Anwendungsvorlage „Anforderung“ eine neue Felddefinition hinzu.

    <field-definition id="adobeSignAttachment" type="multiattachment" required="false" custom="true" public="false" readOnly="false" anonymize="false" forward-intact="false" sensitive="false"> 

     <field-label mime-type="text-plain"><![CDATA[Adobe-Angebot unterzeichnet]]></field-label> 

    <field-description><![CDATA[Adobe-Angebot unterzeichnet]]></field-description> 

    </field-definition>

  3. Füge Feldberechtigungen hinzu, die auf der Implementierungsmethode für eine Phase oder mehrere Phasen basieren.
    Im Folgenden findest du ein Beispiel für Berechtigungen für die Implementierung in einer Phase.

    Provisioning-Feldberechtigungen-hinzufügen

  4. Lade die Vorlagen in Provisioning hoch und überprüfe deine Änderungen. 

  5. Schritttext

Hinzufügen einer Schaltfläche zum Speichern eines Angebotsschreibens

Gehe wie folgt vor, um auf der Rekrutierungsseite eine Schaltfläche zum Speichern der Angebotsschreiben hinzuzufügen:

  1. Öffne die Provisioning-Anwendung und exportiere das Sprachpaket.

    Siehe hierzu die Beispielquelldatei aus Provisioning.

    Sprache-exportieren

  2. Wähle deine Sprache aus und klicke auf Standardbezeichnungen herunterladen.

    Dadurch wird eine CSV-Datei heruntergeladen, die angepasst werden soll, wie unten gezeigt.

    Button-hinzufügen-1

  3. Importiere das aktualisierte Sprachpaket (CSV) in Bereitstellung.

    Siehe hierzu die Beispiel-Sprachpaketdatei, die in „Bereitstellung“ hochgeladen werden soll.

    Button-hinzufügen-2

Anlegen eines Feldes für Angebotsschreiben im Bewerberprofil

  1. Ändere die „Bewerberprofil-Vorlage“-XML, indem du die folgenden Zeilen hinzufügst:

    Felddefinition:

    <field-definition sensitive="false" anonymize="false" custom="true" required="false" type="text" id="cust_offerLetter">

    <field-label mime-type="text-plain"><![CDATA[Documents ]]></field-label>

    <field-label lang="en_GB" mime-type="text-plain"><![CDATA[Offer Letter]]></field-label>

    <field-label lang="en_US" mime-type="text-plain"><![CDATA[Offer Letter]]></field-label>

    <field-description><![CDATA[Offer Letter ]]></field-description>

    <field-description lang="en_GB"><![CDATA[Offer Letter]]></field-description>

    <field-description lang="en_US"><![CDATA[Offer Letter]]></field-description>

    </field-definition>

    Feldberechtigungen:

    <field-permission type="read"><role-name><![CDATA[Candidate]]>

    </role-name><country><![CDATA[*]]></country><source><![CDATA[Internal]]></source>

    <field refid="cust_offerLetter"/>

    (…)

  2. Konfiguriere das berichtspflichtige benutzerdefinierte Feld mit den folgenden Schritten:

    1. Navigiere zu Bereitstellung > Berichtspflichtige benutzerdefinierte Felder konfigurieren.
    2. Gib die benutzerdefinierten Felder ein, die in der XML-Datei definiert sind.
    3. Wähle Erweiterte Feldzuordnung speichern aus.
    4. Wähle Vorhandene Daten synchronisieren aus.

    Wenn du benutzerdefinierte Bewerberberichtsfelder hinzugefügt oder geändert hast, werden mit dieser Option alle berichtspflichtigen Daten aktualisiert.

Ändern der Vorlage für ein Angebotsschreiben

So änderst du die Vorlage für ein Angebotsschreiben:

  1. Melde dich mit deinen Admin-Anmeldeinformationen bei SAP SuccessFactors an.

    Angebotsschreiben-Admin-Center

  2. Navigiere zu Admin Center > Recruiting.

    Angebotsschreiben-Vorlagen-verwalten

  3. Wähle Vorlagen für Angebotsschreiben verwalten aus.

  4. Wähle auf der sich öffnenden Seite eine entsprechende Vorlage für ein Angebotsschreiben aus und wähle dann Bearbeiten.

  5. Wähle in der oberen Symbolleiste das Bild-Symbol aus, um ein neues Bild hinzuzufügen.

    Symbolleiste-Bearbeiten

  6. Um die Bildeigenschaften zu konfigurieren, wähle die Registerkarte Bildinformationen und gib die folgenden Details ein:

    • Setze den Wert für die Breite auf 100 %
    • Setze den Wert für die Höhe auf 117.
    • Lege die URL auf die kontospezifische Bild-URL fest
    Erfahre, wie du deine kontospezifische Bild-URL ermittelst

  7. Wähle die Registerkarte „Link“ und gib die kontospezifische Link-URL in das URL-Feld ein. Wähle danach in der Ziel-Dropdown-Liste „Gleiches Fenster (_self)“.

    Bildeigenschaften

Hinzufügen der SuccessFactors-Admin-Kachel

So fügst du SAP SuccessFactors eine Adobe Sign-Admin-Kachel hinzu:

  1. Melde dich mit deinen Admin-Anmeldeinformationen bei SAP SuccessFactors an.

  2. Wähle Startseite verwalten > Benutzerdefinierte Kachel hinzufügen aus.

    Benutzerdefinierte-Kachel-hinzufügen

  3. Gib im daraufhin geöffneten Dialogfeld die Kacheleigenschaften wie folgt an:

    • Allgemein:
      • Name der Kachel: AdobeSign
      • Beschreibung: freier Text
    • Kachel:
      • Typ: Statisch
      • Kachel: Adobe Sign
      • Symbol: sap-icon://account (Du kannst ein anderes geeignetes Symbol nach Bedarf auswählen.)
    • Navigation:
      • Ziel: URL
      • Link in neuem Fenster/neuer Registerkarte öffnen – aktiviert.
      • URL: Füge den URL-Link für die Java-App hinzu, wie er vom SAP BTP-App-Router generiert wurde, und zwar im folgenden Format:
        https://***.cfapps***.hana.ondemand.com/AdobeAdminRecruiting
      • Beispiel URL: https://adobesignWeb10384.cfapps.eu10.hana.ondemand.com/AdobeAdminRecruiting
    • Zuweisungen:
      • Du musst die Abschnitte von deiner Instanz zu den relevanten Benutzungsgruppen konfigurieren, die in deinem RBP-Konzept konfiguriert sind.

Überprüfen des OData-Berechtigungssatzes für Recruiting- und API-Benutzende, die in SAP Basic Authentication Destination angegeben sind

Überprüfe, ob die folgenden OData-Recruiting-Berechtigungen für Recruiting- und API-Benutzende zugewiesen sind, die in SAP Basic Authentication Destination angegeben sind. Wenn nicht bereits angegeben, erteile die folgenden OData Recruiting-Berechtigungen.

Überprüfe die OData-Berechtigung

Verbinden mit Acrobat Sign

Sobald die Admin-Kachel konfiguriert ist, müssen Adobe Acrobat Sign-Gruppen- oder Kontoadmins SAP SuccessFactors mit Adobe Acrobat Sign verbinden. Dazu führen sie die folgenden Schritte aus:

  1. Melde dich bei der SAP SuccessFactors-Instanz an.

  2. Navigiere zu Startseite und wähle dann die Kachel Adobe Sign aus.

    Verbinden von SAP SuccessFactors mit Adobe Acrobat Sign

  3. Gib auf der sich daraufhin öffnenden Anmeldeseite deine Kontoadmin-Anmeldedaten ein und wähle dann Anmelden aus.

    Verbinden von SAP SuccessFactors mit Adobe Acrobat Sign

  4. Wähle im angezeigten Berechtigungen-Dialogfeld Zugriff erlauben, um die Berechtigungen zu erteilen und die Verbindung herzustellen.

    Verbinden von SAP SuccessFactors mit Adobe Acrobat Sign

    Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. 

    Verbinden von SAP SuccessFactors mit Adobe Acrobat Sign

Status für Stellenbewerbungen ändern (optional)

Du kannst im Bewerbungsprozess den neuen Status „Angebot angenommen“ wie folgt hinzufügen:

  1. Gehe zu Bereitstellung Bewerberstatus-Konfiguration > Basis bearbeiten.

  2. Führe im angezeigten Dialogfeld folgende Schritte aus:

    • Lege den Typ auf In Bearbeitung fest.
    • Gib den Statusnamen Angebot angenommen ein.

    Der Status „Neu“ kann dann einem beliebigen für die Instanz verfügbaren Statussatz hinzugefügt werden.

    Acrobat Sign für SAP SuccessFactors: Status der Stellenbewerbung ändern

  3. Gehe zu Bereitstellung > Bewerberstatus-Konfiguration > Neu hinzufügen.

    Der neu erstellte Statussatz wird mit den Systemstatus gefüllt und du kannst der Pipeline weitere Status aus der Basis hinzufügen.

    Acrobat Sign für SAP SuccessFactors: Status der Stellenbewerbung ändern

  4. Um den Status in deinem Rekrutierungsprozess zu verwenden, navigiere zu Bewerberstatuskonfiguration bearbeiten und bearbeite den mit „Standard“ gekennzeichneten Statussatz.

    Acrobat Sign für SAP SuccessFactors: Status der Stellenbewerbung ändern

  5. Wähle Neu hinzufügen aus und wähle aus der Auswahlliste den Status Angebot angenommen aus und lege alle erforderlichen Optionen fest.

    Acrobat Sign für SAP SuccessFactors: Status der Stellenbewerbung ändern

    Acrobat Sign für SAP SuccessFactors: Status der Stellenbewerbung ändern

    Acrobat Sign für SAP SuccessFactors: Status der Stellenbewerbung ändern

Fehlerbehebung

Im Folgenden findest du einige häufige Probleme, die bei der Einrichtung und Nutzung von Acrobat Sign für SAP SuccessFactors auftreten können:

Verbindungsfehler beim Auswählen der Adobe Sign-Admin-Kachel: Um diese Integration mit SuccessFactors nutzen zu können, musst du über ein kostenpflichtiges Abonnement von Adobe Sign verfügen.

Dieses Problem tritt bei Benutzenden auf, die nicht als Konto- oder Gruppenadmin auf Adobe Sign zugreifen können. Stelle sicher, dass die Nutzenden, die zur Herstellung der Verbindung zwischen Adobe Sign und SAP SuccessFactors über die Adobe Sign-Admin-Kachel verwendet werden, Konto-/Gruppenadmins in Adobe Sign sind.

Adobe Sign-Fehlerbehebungsoberfläche

Fehler im Angebotsschreiben bei Auswahl von „Mit Adobe Sign senden: Verbinde dich mit Adobe Sign!“

Dieser Fehler tritt auf, wenn keine Verbindung zwischen SuccessFactors und Adobe Sign besteht. Melde dich mit den Adobe Sign-Konto/-Gruppen-Admin-Anmeldedaten bei der Adobe Sign-Admin-Kachel an, um eine Verbindung mit Adobe Sign herzustellen, bevor du das Angebotsschreiben an eine Bewerberin oder einen Bewerber sendest.

Fehler beim Auswählen der Adobe Sign-Admin-Kachel: Der redirect_uri enthält eine ungültige Domain.

Gehe wie folgt vor, um den Fehler „Ungültige Domäne“ zu beheben:

  1. Navigiere im Cockpit zu deinem Unterkonto und wähle Dienste > Instanzen und Abonnements aus.

  2. Wähle unter Instanzen das Symbol Autorisierungs- und Vertrauensverwaltungsdienst und dann Aktualisieren aus.

  3. Lade im Abschnitt Parameter die folgende JSON-Datei hoch und ersetze die <router-App-url> durch den für deine Java-Anwendung spezifischen Link, der vom SAP BTP-App-Router generiert wird.

    Deine Routeranwendungs-URL lautet beispielsweise wie folgt: https://adobesignWeb10384.cfapps.eu10.hana.ondemand.com

    Das Schlüsselwertpaar redirect-uris in der folgenden JSON-Datei sollte wie folgt lauten: "redirect-uris": ["https://adobesignWeb10384.cfapps.eu10.hana.ondemand.com/**"]

    JSON-Vorlage:
    {

       "xsappname": "extension-app",

       "tenant-mode": "dedicated",

       "oauth2-configuration": {

           "redirect-uris": [

               "<<router-App-url>>/**"

           ]

       }

    }

  4. Wähle Instanz aktualisieren aus.

Schneller und einfacher Hilfe erhalten

Neuer Benutzer?