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Installationshandbuch für Adobe Acrobat Sign für Veeva Vault

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Zuletzt aktualisiert am 3. Juli 2024

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Übersicht

In diesem Dokument wird erläutert, wie du Adobe Acrobat Sign in die Veeva Vault-Plattform integrierst. Veeva Vault ist eine Enterprise Content Management (ECM)-Plattform für Biowissenschaften. Ein „Vault“ (Tresor) ist ein Inhalts- und Daten-Repository, das in der Regel für Zulassungsanträge, Forschungsberichte, Förderanträge, allgemeine Vertragsabschlüsse und mehr verwendet wird. Ein einzelnes Unternehmen kann mehrere „Vaults“ haben, die separat gepflegt werden müssen.

Die Schritte auf oberster Ebene zum Abschließen der Integration sind folgende:

Aktiviere dein Administrationskonto in Adobe Acrobat Sign (nur neue Kundschaft).
Erstelle Objekte, um den Verlauf des Lebenszyklus einer Vereinbarung in Vault zu verfolgen.
Erstelle ein neues Sicherheitsprofil.
Konfiguriere eine Gruppe in Adobe Acrobat Sign, welche die Veeva Vault-Integrationsbenutzenden aufnimmt.
Erstelle Dokumentfelder und Ausgabedarstellungen.
Konfiguriere Webaktionen und aktualisiere den Dokumentenlebenszyklus.
Erstelle die Person, die den Dokumenttyp nutzt, sowie das Setup der Benutzendenrollen.
Verbinde Veeva Vault über Middleware mit Adobe Acrobat Sign.

Voraussetzungen

So installierst und verwendest du Adobe Acrobat Sign für Veeva Vault:

Du benötigst eine Lizenz für Adobe Acrobat Sign Solutions für Unternehmen. Business- oder VIP-Lösungen von Adobe Acrobat Sign unterstützen keine vorkonfigurierten Integrationen.
Du benötigst ein Adobe Acrobat Sign-Adminkonto und ein Adobe Acrobat Sign für Veeva-Integrations-Adminkonto.
Die E-Mail-Adressen der Endbenutzenden sollten auf Adobe Acrobat Sign- und Veeva Vault-Systemen identisch sein.

Hinweis:

Die Acrobat Sign-Administration muss die Adobe Acrobat Sign-Setup-Schritte in Adobe Acrobat Sign ausführen.

Veeva Vault konfigurieren

Um Veeva Vault für die Integration in Adobe Acrobat Sign zu konfigurieren, musst du die unten aufgeführten Schritte umsetzen.

Um Adobe Acrobat Sign für Vault zu konfigurieren, wird eine neue Gruppe namens Adobe Acrobat Sign Admin-Gruppe erstellt. Mit dieser Gruppe wird die Sicherheit für Adobe Acrobat Sign-bezogene Felder auf Dokumentebene festgelegt. Sie sollte standardmäßig das Adobe Acrobat Sign-Integrationsprofil beinhalten.

Das Objekt „Acrobat Sign-Vereinbarungsaktion“ ist ein Benutzeraufgabentypobjekt, das verwendet wird, um eine Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigung in Veeva Vault auszulösen, wenn ein Dokument den Teilnehmenden zur Signatur zugewiesen wird. Es enthält Informationen zu den folgenden spezifischen Feldern.

Feld	Kennzeichnung	Typ	Beschreibung
agreement_id__c	Vereinbarungs-ID	Zeichenfolge (250)	Enthält die eindeutige Vereinbarungs-ID von Adobe Acrobat Sign.
name__v	Name	Zeichenfolge (128)	Enthält den Aufgabennamen für die Signaturbenachrichtigung.

So erstellst du das Objekt „Adobe Sign-Vereinbarungsaktion“:

Navigiere zu Konfiguration > Objekte.
Wähle Erstellen aus.
Lege Acrobat Sign-Vereinbarungsaktion als Objektbezeichnung, Acrobat Sign-Vereinbarungsaktionen als Objektlabel Plural und adobe_sign_agreement_action__c als Objektname fest.
Wähle in der Dropdown-Liste Objektklasse die Option Benutzeraufgabe aus.
Wähle für Dynamische Zugriffssteuerung die Option Benutzerdefinierte Freigaberegeln aktivieren aus.
Wähle Speichern aus.

Stelle das Paket bereit und befolge die Schritte. Nach der Bereitstellung wird vom Paket Folgendes erstellt:

Benutzerdefinierte Objekte: Signaturobjekt, Unterzeichnendenobjekt, Signaturereignisobjekt, Prozesssperren-Objekt
Seitenlayout des Signaturobjekts
Seitenlayout des Signaturereignisobjekts
Seitenlayout des Unterzeichnendenobjekts
Seitenlayout des Prozesssperren-Objekts
Seitenlayout für das Aufgabenprotokollobjekt der Adobe Acrobat Sign-Integration
Adobe Acrobat Sign-Darstellungstyp
Ursprünglicher Darstellungstyp
Signatur für freigegebene Felder
Adobe Acrobat Sign-Webaktion
Adobe Acrobat Sign-Webaktion abbrechen
Berechtigungssatz für Adobe Acrobat Sign-Adminaktionen
Sicherheitsprofil des Adobe Acrobat Sign-Integrationsprofils
Anwendungsrolle Adobe Sign-Adminrolle
Dokumenttypgruppe „Adobe Sign-Dokument“
Aufgabenprotokollobjekt der Adobe Acrobat Sign-Integration
Auswahlliste „Aufgabenstatus“
Auswahlliste „Aufgabentyp“
Objekt „Adobe Sign-Vereinbarungsaktion“
Freigaberegel für Berechtigungen der Acrobat Sign-Vereinbarungsaktion
Link zur Aktionsseite der Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung
Aktionslebenszyklus der Acrobat Sign-Vereinbarung

Signaturobjekt

Das Signaturobjekt wird erstellt, um Informationen bezüglich der Vereinbarung zu speichern. Ein Signaturobjekt ist eine Datenbank, die Informationen zu den folgenden spezifischen Feldern enthält:

Signaturobjektfelder
Feld	Kennzeichnung	Typ	Beschreibung
external_id__c	Vereinbarungs-ID	Zeichenfolge (100)	Enthält die eindeutige Vereinbarungs-ID von Adobe Acrobat Sign
file_hash__c	Datei-Hash	Zeichenfolge (50)	Enthält die md5-Prüfsumme der Datei, die an Adobe Acrobat Sign gesendet wurde
name__v	Name	Zeichenfolge (128)	Enthält den Namen der Vereinbarung
sender__c	Absender	Objekt (Benutzer*in)	Enthält den Verweis auf die den Vault nutzende Person, die die Vereinbarung erstellt hat
signature_status__c	Signaturstatus	Zeichenfolge (75)	Enthält den Status der Vereinbarung in Adobe Acrobat Sign
signature_type__c	Signaturtyp	Zeichenfolge (20)	Enthält den Signaturtyp der Vereinbarung in Adobe Acrobat Sign (HANDSCHRIFTLICH oder E-SIGNIERT)
start_date__c	Anfangsdatum	Datum/Uhrzeit	Datum, an dem die Vereinbarung zur Signatur gesendet wurde
cancellation_date__c	Stornodatum	Datum/Uhrzeit	Enthält das Datum, an dem die Vereinbarung storniert wurde.
completion_date__c	Abschlussdatum	Datum/Uhrzeit	Enthält das Datum, an dem die Vereinbarung abgeschlossen wurde.
viewable_rendition_used__c	Verwendete sichtbare Ausgabedarstellung	Boolescher Wert	Markierung, die angibt, ob die anzeigbare Ausgabedarstellung zur Signatur gesendet wurde. (Lautet standardmäßig „true“)
plugin_version__c	Plugin-Version	Text (10)	Damit können alle Vereinbarungen ordnungsgemäß verarbeitet werden, die vor der Bereitstellung der neuen Version 4.0 erstellt wurden. Hinweis: Nachdem die selbstdefinierte Version 4.0 der Webanwendung bereitgestellt wurde, wird dieses Feld jedes Mal auf 4.0 festgelegt, wenn ein Signaturdatensatz erstellt wird.
external_environment__c	Externe Umgebung	Text (20)	Enthält den Namen der Umgebung von Adobe Acrobat Sign, in der die Vereinbarung erstellt wurde.

Unterzeichnendenobjekt

Das Unterzeichnendenobjekt wird erstellt, um Informationen zu den Teilnehmenden einer Vereinbarung zu speichern. Es enthält Informationen zu den folgenden spezifischen Feldern:

Felder des Unterzeichnendenobjekts
Feld	Kennzeichnung	Typ	Beschreibung
email__c	E-Mail	Zeichenfolge (120)	Enthält die eindeutige Vereinbarungs-ID von Adobe Acrobat Sign
external_id__c	Teilnehmenden-ID	Zeichenfolge (80)	Enthält die Kennung der eindeutigen, an Adobe Acrobat Sign teilnehmenden Person.
name__v	Name	Zeichenfolge (128)	Name der an Adobe Acrobat Sign teilnehmenden Person
order__c	Bestellung	Zahl	Enthält die Bestellnummer der an der Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung teilnehmenden Person
role__c	Rolle	Zeichenfolge (30)	Rolle der an der Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung teilnehmenden Person
signature__c	Signatur	Objekt (Signatur)	Enthält den Verweis auf den übergeordneten Signaturdatensatz
signature_status__c	Signaturstatus	Zeichenfolge (100)	Status der an der Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung teilnehmenden Person
user__c	Benutzer*in	Objekt (Benutzer*in)	Enthält den Verweis auf den Benutzendendatensatz der unterzeichnenden Person, wenn die teilnehmende Person den Vault nutzt.
Adobe_Sign_Vereinbarungaktion__c	Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungsaktionen	Zeichenfolge (50)	Enthält den Verweis auf die Datensatz-ID der Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungsaktion

Signaturereignisobjekt

Das Signaturereignisobjekt wird erstellt, um die ereignisbezogenen Informationen einer Vereinbarung zu speichern. Es enthält Informationen zu den folgenden spezifischen Feldern:

Felder des Signaturereignisobjekts
Feld	Kennzeichnung	Typ	Beschreibung
acting_user_email__c	Aktive Benutzer-E-Mail	Zeichenfolge	Enthält die E-Mail-Adresse der Adobe Acrobat Sign nutzenden Person, die die Aktion ausgeführt hat, die zum Generieren des Ereignisses führte
acting_user_name__c	Name der handelnden Person	Zeichenfolge	Enthält den Namen der Adobe Acrobat Sign nutzenden Person, die die Aktion ausgeführt hat, die zum Generieren des Ereignisses führte
description__c	Beschreibung	Zeichenfolge	Enthält die Beschreibung des Adobe Acrobat Sign-Ereignisses
event_date__c	Ereignisdatum	Datum/Uhrzeit	Enthält das Datum und die Uhrzeit des Adobe Acrobat Sign-Ereignisses
event_type__c	Ereignistyp	Zeichenfolge	Enthält den Typ des Adobe Acrobat Sign-Ereignisses
name__v	Name	Zeichenfolge	Automatisch generierter Ereignisname
participant_comment__c	Kommentar der teilnehmenden Person	Zeichenfolge	Enthält den Kommentar der an Adobe Acrobat Sign teilnehmenden Person, falls vorhanden
participant_email__c	Teilnehmer-E-Mail-Adresse	Zeichenfolge	Enthält die E-Mail-Adresse der an Adobe Acrobat Sign teilnehmenden Person
participant_role__c	Rolle des Teilnehmers	Zeichenfolge	Enthält die Rolle der an Adobe Acrobat Sign teilnehmenden Person
signature__c	Signatur	Objekt (Signatur)	Enthält den Verweis auf den übergeordneten Signaturdatensatz
external_id__c	Externer ID-Teilnehmer	Text (200)	Enthält die von Adobe Sign generierte Vereinbarungsereigniskennung.

Process Locker-Objekt

Ein Process Locker-Objekt wird erstellt, um den Adobe Acrobat Sign-Integrationsprozess zu sperren. Benutzerdefinierte Felder sind nicht erforderlich.

Aufgabenprotokollobjekt der Adobe Acrobat Sign-Integration

Erstelle ein Aufgabenprotokoll für die Adobe Acrobat Sign-Integration (as_int_task_log__c). Dabei handelt es sich um ein Objekt mit großem Volumen, mit dem die Ausführung von AgreementsEventsSynchronizerJob, AgreementsEventsProcessingJob und Agreement Participant Notification nachverfolgt wird
.
AgreementsEventsSynchronizerJob: Durch diese Aufgabe wird gewährleistet, dass alle in Adobe Acrobat Sign fehlenden Vereinbarungsereignisse im Vault als aktive Signaturereignisse für alle Signaturen erstellt werden, die in den letzten N Tagen im Vault erstellt wurden.
AgreementsEventsProcessingJob: Durch diese Aufgabe wird gewährleistet, dass alle Dokumente mit aktiven Signaturereignisdatensätzen je nach Ereignistyp verarbeitet werden.

Benachrichtigung für Vereinbarungsteilnehmende: Bei dieser Aufgabe werden alle Fehlermeldungen für Signaturbenachrichtigungen vom Veeva SDK-Code protokolliert.

Felder des Aufgabenprotokollobjekts
Feld	Kennzeichnung	Typ	Beschreibung
start_date__c	Anfangsdatum	Datum/Uhrzeit	Anfangsdatum der Aufgabe
end_date__c	Enddatum	Datum/Uhrzeit	Enddatum der Aufgabe
task_status__c	Aufgabenstatus	Auswahlliste	Enthält den Aufgabenstatus: Abgeschlossen (task_completed__c) Mit Fehlern abgeschlossen (task_completed_with_errors__c) Fehlgeschlagen (task_failed__c)
task_type__c	Aufgabentyp	Auswahlliste	Enthält den Aufgabentyp: Synchronisierung von Vereinbarungsereignissen (agreements_events_synchronisation__c) Verarbeitung von Vereinbarungsereignissen (agreements_events_processing__c) Benachrichtigung für Vereinbarungsteilnehmende (agreement_participant_notification__c)
messages__c	Nachricht	Lang (32000)	Enthält Aufgabenmeldung

Acrobat Sign für Veeva Vault: Aufgabenprotokoll

Bei den Objekten „Signatur“, „Unterzeichnende“, „Signaturereignis“, „Process Locker“ und „Aufgabenprotokoll“, die Teil des Bereitstellungspakets sind, ist die Eigenschaft „Änderungen der Audit-Daten für dieses Objekt“ standardmäßig aktiviert.

Hinweis: Du kannst Vault Datenänderungen an Objektdatensätzen in Audit-Protokollen erfassen lassen, indem du die Einstellung „Änderungen an Audit-Daten“ aktivierst. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert. Sobald du diese Einstellung aktiviert hast und Datensätze erstellst, kannst du sie nicht mehr deaktivieren. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist und Datensätze vorhanden sind, kann nur ein*e Vault-Eigentümer*in die Einstellung aktualisieren.

Teilnehmende Personen und Verlauf für das Signaturobjekt anzeigen

Das Signaturobjekt, das Teil des Bereitstellungspakets ist, wird mit dem Signaturdetail-Seitenlayout bereitgestellt. Das Seitenlayout enthält Abschnitte für teilnehmende Personen und Verlauf.

Der Abschnitt Teilnehmende enthält den Abschnitt „Zugehörige Objekte“, der wie in der Abbildung unten dargestellt konfiguriert ist.

Du kannst die Spalten, die für die Teilnehmenden angezeigt werden sollen, wie unten dargestellt bearbeiten.

Der Abschnitt Verlauf enthält den Abschnitt „Zugehörige Objekte“, der wie in der Abbildung unten dargestellt konfiguriert ist.

Du kannst die Spalten, die für den Verlauf angezeigt werden sollen, wie unten dargestellt bearbeiten.

Teilnehmende und Audit-Verlauf für das Adobe Acrobat Sign Dokument anzeigen

Wenn du den Teilnehmenden- und Audit-Verlauf für das Adobe Acrobat Sign-Dokument anzeigen möchtest, wähle den Link im Abschnitt „Adobe Acrobat-Signatur“ des Dokuments aus.

Veeva Vault für die Acrobat Sign-Integration konfigurieren

Auf der daraufhin geöffneten Seite werden die Teilnehmenden und der Verlauf für das Adobe Acrobat Sign-Dokument angezeigt (siehe unten).

Sieh dir das Audit-Protokoll zur Signatur wie unten gezeigt an.

Bei der erfolgreichen Paketbereitstellung in Schritt 3 wird ein Adobe Acrobat Sign-Integrationsprofil erstellt. Das Adobe Acrobat Sign-Integrationsprofil wird dem Systemkonto zugewiesen und von der Integration beim Aufrufen von Vault-APIs verwendet. Dieses Profil ermöglicht Berechtigungen für:

Vault-APIs
Lesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen: Signatur-, Unterzeichnenden-, Signaturereignis- und Process Locker-Objekte

Du musst die in Schritt 1 erstellte Adobe Acrobat Sign Admin-Gruppe aktualisieren, indem du das enthaltene Sicherheitsprofil wie in der Abbildung unten gezeigt auf „Adobe Acrobat Sign-Integrationsprofil“ setzt.

Vault-Systemkontobenutzende der Adobe Acrobat Sign-Integration müssen:

Ein Adobe Acrobat Sign-Integrationsprofil haben
Ein Sicherheitsprofil haben
Eine bestimmte Sicherheitsrichtlinie haben, die das Ablaufen des Kennworts deaktiviert
Mitglied der Adobe Acrobat Sign Admin-Gruppe sein

Gehe dazu wie nachfolgend beschrieben vor:

Erstelle ein Vault-Systemkonto für die Person, die die Adobe Acrobat Sign-Integration nutzt.
Füge die Benutzerin oder den Benutzer der Adobe Acrobat Sign Admin-Gruppe hinzu.

Wenn du das Adobe Acrobat Sign-Paket bereitstellst, wird ein Datensatz der Dokumenttypgruppe mit dem Namen „Adobe Sign-Dokument“ erstellt.

Du musst diese Dokumenttypgruppe für alle Dokumentklassifizierungen hinzufügen, die für den Adobe Acrobat Sign-Prozess infrage kommen. Da die Dokumenttypgruppen-Eigenschaft nicht von Typ zu Untertyp oder von Untertyp zu Klassifizierungsebene vererbt wird, muss sie für die Klassifizierung jedes Dokuments festgelegt werden, das für Adobe Acrobat Sign in Frage kommt.

Acrobat Sign für Veeva Vault: Dokumenttypen – Details bearbeiten

Hinweis: Wenn das Objekt „Benutzendenrollen einrichten“ das Feld nicht enthält, das auf das Objekt „Dokumenttypgruppe“ verweist, musst du das Feld hinzufügen. Navigiere dazu zu Objekt > Benutzendenrollen einrichten > Felder und führe die erforderlichen Schritte aus, wie in der Abbildung unten gezeigt.

Sobald die Lebenszyklen ordnungsgemäß konfiguriert sind, sollte das System gewährleisten, dass von DAC ein Adobe Acrobat Sign-Admin für alle Dokumente hinzugefügt wird, die für den Adobe Acrobat Sign-Prozess berechtigt sind. Zu diesem Zweck erstellst du einen entsprechenden Benutzendenrollen-Setup-Datensatz, in dem Folgendes angegeben wird:

Dokumenttypgruppe als Adobe Sign-Dokument
Anwendungsrolle als Adobe Sign-Adminrolle
Integrationsbenutzer*in

Durch die Paketbereitstellung werden die folgenden neuen freigegebenen Dokumentfelder erstellt, die für die Einrichtung der Integration erforderlich sind:

Signatur (signature__c)

So richtest du Dokumentfelder ein:

Wechsle zur Registerkarte „Konfiguration“ und wähle Dokumentfelder > Freigegebene Felder aus.
Wähle im Feld „Anzeigeabschnitt“ Anzeigeabschnitt erstellen aus und weise Adobe Acrobat-Signatur als Abschnittsbeschriftung zu.
Aktualisiere für die freigegebenen Dokumentfelder (signature__c) den UI-Abschnitt mit Adobe Acrobat-Signatur als Abschnittsbezeichnung.
Füge die freigegebenen Signaturfelder allen Dokumenttypen hinzu, die für eine Adobe Acrobat-Signatur berechtigt sind. Wähle dazu auf der Seite Basisdokument in der rechten oberen Ecke Hinzufügen > Vorhandenes freigegebenes Feld aus.
Signaturfelder müssen über eine spezifische Sicherheit verfügen, die es nur Mitgliedern der Adobe Acrobat Sign Admin-Gruppe ermöglicht, ihre Werte zu aktualisieren.

Das vorhandene freigegebene Feld „Vault Overlays deaktivieren“ (disable_vault_overlays__v) sollte ebenfalls hinzugefügt und bei allen Dokumenttypen, die für Adobe Acrobat-Signaturen berechtigt sind, auf aktiv gesetzt werden. Optional kann das Feld über eine bestimmte Sicherheit verfügen, die nur Mitgliedern der Adobe Acrobat Sign-Admin-Gruppe das Aktualisieren ihres Werts ermöglicht.

Der neue Ausgabedarstellungstyp namens Adobe Acrobat Sign-Ausgabedarstellung (adobe_sign_rendition__c) wird von der Vault-Integration verwendet, um signierte PDF-Dokumente in Adobe Acrobat Sign hochzuladen. Du musst die Adobe Sign-Ausgabedarstellung für jeden Dokumenttyp deklarieren, der für eine Adobe Acrobat-Signatur wählbar ist.

Der neue Ausgabedarstellungstyp namens Ursprüngliche Darstellung (original_rendition__c) wird von der Vault-Integration als Name der Ausgabedarstellung verwendet, in der die ursprüngliche anzeigbare Ausgabedarstellung gespeichert werden soll, wenn das signierte Dokument als anzeigbare Ausgabedarstellung importiert wird.

Du musst die „Ursprüngliche Darstellung“ für jeden Dokumenttyp deklarieren, der für eine Adobe Acrobat-Signatur wählbar ist.

Optional kann Vault über den neuen Ausgabedarstellungstyp Ausgabedarstellung des Adobe Acrobat Prüfprotokolls (adobe_audit_trail_rendition__c) verfügen, der von der Vault-Integration verwendet wird, um einen Adobe Acrobat-
Prüfprotokollbericht zu speichern.

Führe die folgenden Schritte aus, um die Ausgabedarstellung des Adobe Acrobat-Prüfprotokolls einzurichten:

Navigiere zu Ausgabedarstellungstyp > Neuen Ausgabedarstellungstyp erstellen.
Lege Ausgabedarstellung des Adobe Acrobat-Prüfprotokolls als neuen Darstellungstyp fest und nenne diesen adobe_audit_trail_rendition__c.
Wähle Speichern aus.
Wenn du die Ausgabedarstellung des Adobe-Prüfprotokolls für Dokumente anzeigen und herunterladen möchtest, deklariere Ausgabedarstellung des Adobe Prüfprotokolls für jeden Dokumenttyp, der für die Adobe Acrobat-Signatur wählbar ist.

Hinweis:

Du kannst den Audit-Bericht an die unterzeichnete Ausgabedarstellung anhängen, indem du Audit-Bericht an signierte Darstellung anhängen aktivierst und die Ausgabedarstellung anzeigen, indem du in den Einstellungen der Admin-Oberfläche Acrobat Sign-Ausgabedarstellung anzeigen aktivierst.

Wenn eine nutzende Person sich für eine Vereinbarung mit digitaler Signatur und den oben genannten Einstellungen entscheidet, wird eine Meldung (wie unten dargestellt) angezeigt, die darauf hinweist, dass Adobe Acrobat Sign das PDF-Portfolio verwendet, um digital signierte PDF- und Audit-Protokollberichte zu kombinieren .

Um den Dokumentinhalt zusammen mit der digitalen Signatur und dem Audit-Verlauf anzuzeigen, wähle in der Admin-Oberfläche für digitale Signaturen nicht „Audit-Bericht an signierte Ausgabedarstellung anhängen“ mit „Acrobat Sign-Ausgabedarstellung anzeigen“ aus.

Mit der Ausgabedarstellung des Adobe Acrobat-Prüfprotokolls kannst du das Adobe Acrobat-Prüfprotokoll als separate Ausgabedarstellung herunterladen oder anzeigen.

Lade das Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungs- und Prüfprotokoll herunter oder zeige es an.

Für die Integration zwischen Adobe Acrobat Sign und Vault musst du die folgenden zwei Webaktionen konfigurieren, die erstellt werden, sobald das Paket erfolgreich bereitgestellt wurde.

Adobe Acrobat Sign erstellen: Erstellt die Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung bzw. zeigt diese an.

Typ: Dokument
Ziel: Anzeige in Vault
Anmeldeinformationen: Anmeldedaten nach der Sitzung über „Nachricht senden“ aktivieren
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true

Adobe Acrobat Sign für Veeva Vault konfigurieren

Hinweis:

In Veeva Vault kann ein Dokument mehrere Versionen haben. Wenn Nutzende versuchen, eine Vereinbarung mit einer älteren Version des Dokuments zu erstellen, erhalten sie eine Fehlermeldung.

Damit Benutzende keine älteren Versionen von Dokumenten verwenden können, musst du die Webaktion aktualisieren, indem du den Abfrageparameter für die neueste Version (&latestVersion=${Document.latest_version__v}) zur vorhandenen Webaktions-URL hinzufügst.

URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true&latestVersion=${Document.latest_version__v}

Adobe Acrobat Sign abbrechen: Mit dieser Option wird eine in Adobe Acrobat Sign vorhandene Vereinbarung abgebrochen und der Status eines Dokuments auf den ursprünglichen zurückgesetzt.

Typ: Dokument
Ziel: Anzeige in Vault
Anmeldeinformationen: Anmeldedaten nach der Sitzung über „Nachricht senden“ aktivieren
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/cancel?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true

Acrobat Sign für Veeva Vault: Aktion abbrechen

Für jeden Dokumenttyp, der zur Signatur durch Adobe Acrobat berechtigt ist, musst du den zugehörigen Dokumentlebenszyklus aktualisieren, indem du eine neue Lebenszyklusrolle und neue Status hinzufügst.

Der Lebenszyklus einer Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung hat die folgenden Status:

DRAFT
AUTHORING oder DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED
OUT_FOR_SIGNATURE oder OUT_FOR_APPROVAL
SIGNED oder APPROVED
CANCELLED
EXPIRED

Führe die folgenden Schritte aus, um den Dokumentenlebenszyklus zu aktualisieren:

Füge eine Lebenszyklusrolle hinzu. Die Adobe Sign Admin-Anwendungsrolle muss allen Lebenszyklen hinzugefügt werden, die von Dokumenten verwendet werden, die für eine Adobe Acrobat-Signatur wählbar sind (siehe unten).
Die Adminrolle sollte mit den folgenden Optionen erstellt werden:
- Die dynamische Zugriffssteuerung muss aktiviert sein.
- Regeln für die Dokumentfreigabe, die nur die Gruppe „Dokumenttyp“ enthalten, wie in der Abbildung unten dargestellt.
Erstelle Lebenszyklusstatus. Navigiere dazu zu Einstellungen > Konfiguration > Dokumentlebenszyklen > Allgemeine Lebenszyklen > Status > Erstellen. Erstelle als Nächstes die folgenden Status:
- In Adobe Acrobat Sign-Entwurf
- In Adobe Acrobat Sign-Authoring
- In Adobe Acrobat Signierung
Füge den unten aufgeführten Status Benutzendenaktionen hinzu.

Wenn ein Vault-Dokument an Adobe Acrobat Sign gesendet wird, sollte sein Status dem Status entsprechen, in dem sich die Vereinbarung befindet. Füge dazu jedem Lebenszyklus, der von Dokumenten verwendet wird, die für die Adobe Acrobat Signatur wählbar sind, die folgenden Status hinzu:
- Vor der Adobe Acrobat-Signatur (überprüft): Dies ist ein Platzhaltername für den Status, von dem aus das Dokument an Adobe Acrobat Sign gesendet werden kann. Je nach Dokumenttyp kann der Status „Entwurf“ oder „Überprüft“ sein. Dokumentstatusbeschriftungen können gemäß den Anforderungen der Kundschaft angepasst werden. Zuvor müssen vom Adobe-Signaturstatus die folgenden beiden Benutzendenaktionen definiert werden:
  
  Aktion, die den Status des Dokuments in In Adobe Acrobat Sign-Entwurf ändert. Der Name dieser Benutzendenaktion muss für alle Dokumenttypen eines Lebenszyklus gleich sein.
  
  Aktion, die die Webaktion „Adobe Acrobat Sign“ aufruft.
Sicherheitseinstellungen für den Status „Überprüft“ für die Adobe Sign-Adminrolle aktivieren: Die Sicherheit dieses Status muss so eingestellt sein, dass Personen mit der Adobe Sign-Adminrolle Dokumente anzeigen, Inhalte anzeigen, Felder bearbeiten, Beziehungen bearbeiten, Quellen herunterladen und anzeigbare Darstellungen verwalten können.
- Ändere den Status Überprüft für „Atomare Sicherheit“, indem du In Adobe Acrobat Sign-Entwurf standardmäßig auf „Ausgeblendet“ setzt und nur für die Adobe Sign-Administrationsrolle ausführst.
Hinweis: Wenn die Option Adobe Sign-Adminrolle nicht Teil von Atomare Sicherheit: Benutzendenaktionen ist, füge die Adobe Sign-Adminrolle hinzu, indem du Bearbeiten > Rolle außer Kraft setzen auswählst. Als Nächstes füge die Adobe Sign-Adminrolle für den Status Überprüft hinzu:
- In Adobe Acrobat Sign-Entwurf: Dies ist ein Platzhaltername für den Status, der angibt, dass das Dokument bereits in Adobe Acrobat Sign hochgeladen wurde und die zugehörige Vereinbarung sich im Status ENTWURF befindet. Dies ist ein erforderlicher Status. In diesem Status müssen die folgenden fünf Benutzendenaktionen definiert werden:
  
  Aktion, die den Status des Dokuments in In Adobe Acrobat Sign-Authoring ändert. Der Name dieser Benutzendenaktion muss für alle Dokumenttypen eines Lebenszyklus gleich sein.
  
  Aktion, die den Status des Dokuments in den Status In Adobe Acrobat Signierung ändert. Der Name dieser Benutzendenaktion muss für alle Dokumenttypen eines Lebenszyklus gleich sein.
  
  Aktion, die den Status des Dokuments Adobe Acrobat Sign abgebrochen ändert. Der Name dieser Benutzendenaktion muss für alle Dokumenttypen eines Lebenszyklus gleich sein.
  
  Aktion, die die Webaktion Adobe Acrobat Sign aufruft.
  
  Aktion, die die Webaktion Adobe Acrobat Sign abbrechen aufruft.
Sicherheitseinstellungen für den Status „Entwurf in Adobe Acrobat Sign“ für die Adobe Sign-Adminrolle aktivieren: Die Sicherheit dieses Status muss so eingestellt sein, dass Personen mit der Adobe Sign-Adminrolle Dokumente anzeigen, Inhalte anzeigen, Felder bearbeiten, Beziehungen bearbeiten, Quellen herunterladen und anzeigbare Darstellungen verwalten können.
- Ändern des Status In Adobe Acrobat Sign-Entwurf in der atomaren Sicherheit: Die Aktionen Adobe Acrobat Sign abgebrochen, In Adobe Acrobat Sign-Authoring, In Adobe Acrobat-Signierung müssen für alle außer der Adobe Sign-Adminrolle ausgeblendet sein.
Hinweis: Wenn die Adobe Sign-Adminrolle nicht Teil von Atomare Sicherheit: Benutzendenaktionen ist, füge die Adobe Sign-Adminrolle hinzu, indem du Bearbeiten > Rolle außer Kraft setzen auswählst. Füge als Nächstes die Adobe Sign-Adminrolle für den Status In Adobe Acrobat Sign-Entwurf hinzu:
- In Adobe Sign-Authoring: Dies ist ein Platzhaltername für den Status, der angibt, dass das Dokument bereits in Adobe Acrobat Sign hochgeladen wurde und die zugehörige Vereinbarung sich im Status AUTHORING oder DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED befindet. Dies ist ein erforderlicher Status. Für diesen Status müssen die folgenden vier Benutzendenaktionen definiert sein:
  
  Aktion, die den Status des Dokuments in „Adobe Acrobat Sign abgebrochen“ ändert. Der Name dieser Benutzendenaktion muss unabhängig vom Lebenszyklus für alle Dokumenttypen gleich sein.
  
  Aktion, die den Status des Dokuments in „In Adobe Acrobat-Signierung“ ändert. Der Name dieser Benutzendenaktion muss unabhängig vom Lebenszyklus für alle Dokumenttypen gleich sein.
  
  Aktion, die die Webaktion „Adobe Acrobat Sign“ aufruft.
  
  Aktion, die die Webaktion „Adobe Acrobat Sign abbrechen“ aufruft.
Sicherheitseinstellungen für den Status „Authoring in Adobe Acrobat Sign“ für die Adobe Sign-Adminrolle aktivieren: Die Sicherheit dieses Status muss so eingestellt sein, dass Personen mit der Adobe Sign-Adminrolle Dokumente anzeigen, Inhalte anzeigen, Felder bearbeiten, Beziehungen bearbeiten, Quellen herunterladen und anzeigbare Darstellungen verwalten können.
- Ändern des Status In Adobe Acrobat Sign-Authoring in der atomaren Sicherheit: Die Aktionen Adobe Acrobat Sign abgebrochen und In Adobe Acrobat-Signierung müssen für alle außer der Adobe Sign-Adminrolle ausgeblendet sein.
Hinweis: Wenn die Adobe Sign-Adminrolle nicht Teil von Atomare Sicherheit: Benutzendenaktionen ist, füge die Adobe Sign-Adminrolle hinzu, indem du Bearbeiten > Rolle außer Kraft setzen auswählst. Füge als Nächstes die Adobe Sign-Adminrolle für den Status In Adobe Acrobat Sign-Authoring hinzu:
- In Adobe Acrobat-Signierung: Dies ist ein Platzhaltername für den Status, der angibt, dass das Dokument in Adobe Acrobat Sign hochgeladen wurde und die zugehörige Vereinbarung bereits an die Teilnehmenden gesendet wurde (Status (OUT_FOR_SIGNATURE oder OUT_FOR_APPROVAL). Dies ist ein erforderlicher Status. Für diesen Status müssen die folgenden fünf Benutzendenaktionen definiert sein:
  
  Aktion, die den Status des Dokuments in „Adobe Acrobat Sign abgebrochen“ ändert. Der Zielstatus dieser Aktion kann ganz nach den Wünschen der Kundschaft festgelegt werden und für verschiedene Typen unterschiedlich sein. Der Name dieser Benutzendenaktion muss unabhängig vom Lebenszyklus für alle Dokumenttypen gleich sein.
  
  Aktion, die den Status des Dokuments in „Adobe Acrobat Sign abgelehnt“ ändert. Der Zielstatus dieser Aktion kann ganz nach den Wünschen der Kundschaft festgelegt werden und für verschiedene Typen unterschiedlich sein. Der Name dieser Benutzendenaktion muss unabhängig vom Lebenszyklus für alle Dokumenttypen gleich sein.
  
  Aktion, die den Status des Dokuments in „Adobe Acrobat signiert“ ändert. Der Zielstatus dieser Aktion kann ganz nach den Wünschen der Kundschaft festgelegt werden und für verschiedene Typen unterschiedlich sein. Der Name dieser Benutzendenaktion muss unabhängig vom Lebenszyklus für alle Dokumenttypen gleich sein.
  
  Aktion, die die Webaktion Adobe Acrobat Sign aufruft.
  
  Aktion, die die Webaktion Adobe Acrobat Sign abbrechen aufruft.
Sicherheitseinstellungen für den Status „Signatur in Adobe Acrobat Sign“ für die Adobe Sign-Adminrolle aktivieren: Die Sicherheit dieses Status muss so eingestellt sein, dass Personen mit der Adobe Sign-Adminrolle Dokumente anzeigen, Inhalte anzeigen, Felder bearbeiten, Beziehungen bearbeiten, Quellen herunterladen und anzeigbare Darstellungen verwalten können.
- Ändern des Status In Adobe Acrobat-Signierung in der atomaren Sicherheit: Die Aktionen Adobe Acrobat Sign abgebrochen, Adobe Acrobat Sign abgelehnt , Adobe Acrobat signiert müssen für alle außer der Adobe Sign-Adminrolle ausgeblendet sein.
Hinweis: Wenn die Adobe Sign-Adminrolle nicht Teil von Atomare Sicherheit: Benutzendenaktionen ist, füge die Adobe Sign-Adminrolle hinzu, indem du Bearbeiten > Rolle außer Kraft setzen auswählst. Füge als Nächstes die Adobe Sign-Adminrolle für den Status In Adobe Acrobat-Signierung hinzu:
- Adobe Acrobat signiert (genehmigt): Dies ist ein Platzhaltername für den Status, der angibt, dass das Dokument in Adobe Acrobat Sign hochgeladen wurde und die zugehörige Vereinbarung abgeschlossen ist (Status SIGNED oder APPROVED). Dies ist ein erforderlicher Status und kann ein vorhandener Lebenszyklusstatus wie „Genehmigt“ sein.
  Dieser Status erfordert keine Aktionen von Benutzenden.
- Sicherheitseinstellungen für den Status „Genehmigt“ für die Adobe Sign-Adminrolle aktivieren: Die Sicherheit dieses Status muss so eingestellt sein, dass Personen mit der Adobe Sign-Adminrolle Dokumente anzeigen, Inhalte anzeigen und Felder bearbeiten können.
Im folgenden Diagramm sind die Zuordnungen zwischen der Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung und den Vault-Dokumentstatus dargestellt, wobei der Status „Vor Adobe-Signatur“ „Entwurf“ lautet.

Für jeden Dokumenttyp, der für eine Adobe Acrobat-Signatur geeignet ist, musst du in den Lebenszyklusphasengruppen die Stufe für den entsprechenden Dokumentlebenszyklus aktualisieren.

Wenn du das Adobe Acrobat Sign-Stadium hinzufügen möchtest, wähle Erstellen aus und gib für das Stadienlabel Adobe Acrobat Sign und als Stadienname adobe_sign__c
ein.
Wähle Hinzufügen aus und füge dem Adobe Acrobat Sign-Stadium die folgenden Status hinzu:
- In Adobe Acrobat-Authoring
- In Adobe Acrobat Sign-Entwurf
- In Adobe Acrobat Signierung

Du musst die entsprechenden Berechtigungen wie in der Abbildung unten dargestellt für jede Benutzendenrolle im Lebenszyklusstatus festlegen:

Vor Adobe Acrobat-Signatur (Überprüft)

Die Registerkarte „Sicherheit“ im Fenster „Status“ in den Sign-Integrationen ist geöffnet

In Adobe Acrobat Sign-Entwurf

In Adobe Acrobat Sign-Authoring

In Adobe Acrobat-Signierung

Adobe Acrobat Sign (Genehmigt)

Acrobat Sign für Veeva Vault: Benutzendenaktionen festlegen

Vault-Nutzende, die die Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung signieren müssen, müssen über die Berechtigung zum Lesen und Bearbeiten des Objekts Acrobat Sign-Vereinbarungsaktion verfügen. Gehe hierzu folgendermaßen vor:

Gehe zu Admin > Benutzer und Gruppen > Sicherheitsprofile.
Wähle das Sicherheitsprofil der Vault-Benutzerin oder des Vault-Benutzers aus.
Wähle den Namen von Berechtigungssätzen aus, um die Lese- und Bearbeitungsberechtigungen für das Objekt Acrobat Sign-Vereinbarungsaktion festzulegen.

Nachdem du das Paket erfolgreich bereitgestellt hast, wird ein Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungsaktionsseiten-Link erstellt, über den Nutzende zu einem selbstdefinierten Seitenziel geleitet werden. Empfangende können die zugewiesene Signaturbenachrichtigungsaufgabe auswählen, um auf den Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungsaktionsseiten-Link zuzugreifen und Maßnahmen für das Dokument zu ergreifen.

Seitenmodus: Ansicht
Seitentyp: Objekt
Objekt: Acrobat Sign-Vereinbarungsaktion
URL:https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/signingUrl?vaultid={{Vault.id}}&objectId={{Object.id}}&useWaitPage=true

Acrobat Sign für Veeva Vault: Berechtigung für Vereinbarungsaktionen festlegen

Veeva Vault über Middleware mit Adobe Acrobat Sign verbinden

Nach Abschluss der Einrichtung von Veeva Vault und dem Adobe Acrobat Sign Admin-Konto muss die Administration mithilfe der Middleware eine Verbindung zwischen den beiden Konten herstellen. Die Verbindung zwischen Veeva Vault und Adobe Acrobat Sign wird von Adobe Acrobat Sign Identity initiiert und dann zum Speichern der Veeva Vault-Identität verwendet.
Aus Gründen der Systemsicherheit und -stabilität muss die Administration anstelle eines persönlichen Benutzerkontos wie Robert.Schmitt@xyz.com ein dediziertes Veeva Vault-System-/Dienst-/Dienstprogramm-Konto verwenden, z. B. adobe.für.veeva@xyz.com.

Die Adobe Acrobat Sign-Kontoadministration muss die folgenden Schritte ausführen, um Veeva Vault mithilfe der Middleware mit Adobe Acrobat Sign zu verbinden:

Navigiere zu der Registerkarte Adobe Acrobat Sign für Veeva Vault – Startseite.
Wähle in der rechten oberen Ecke Anmeldung aus.
Um die Zugriffsebene für die Anwendung zu autorisieren, wähle KONTO oder GRUPPE als Acrobat Sign OAuth-Geltungsbereich aus. Wähle als Nächstes Autorisieren aus.
Gib auf der daraufhin geöffneten Adobe Acrobat Sign-Anmeldeseite die E-Mail-Adresse und das Kennwort der Kontoadministration ein. Wähle anschließend Anmelden aus.

Nach erfolgreicher Anmeldung werden auf der Seite wie unten dargestellt die zugehörige E-Mail-ID und eine Registerkarte „Einstellungen“ angezeigt.
Wähle die Registerkarte Einstellungen aus.

Auf der Seite „Einstellungen“ werden die verfügbaren Verbindungen angezeigt. Im Falle der ersten Verbindungseinrichtung wird Keine Verbindungen verfügbar angezeigt (siehe unten).
Wenn du eine neue Verbindung hinzufügen möchtest, wähle Verbindung hinzufügen aus.
Gib im daraufhin geöffneten Dialogfeld „Verbindung hinzufügen“ die erforderlichen Details an, einschließlich der Veeva Vault-Anmeldedaten.

Die Adobe Acrobat Sign-Anmeldedaten werden bei der ersten Acrobat Sign-Anmeldung automatisch ausgefüllt.
Um die Kontodetails zu validieren, wähle Validieren aus.

Nach erfolgreicher Validierung wird wie unten dargestellt die Benachrichtigung „Benutzer*in erfolgreich validiert“ angezeigt.
Um die Nutzung auf eine bestimmte Adobe Acrobat Sign-Gruppe zu beschränken, erweitere die Dropdown-Liste „Gruppe“ und wähle eine der verfügbaren Gruppen aus.
Wenn du den Audit-Bericht an die signierte Ausgabedarstellung anhängen möchtest, aktiviere das Kontrollkästchen Audit-Bericht an signierte Ausgabedarstellung anhängen.
Um die automatische Bereitstellung von Benutzenden in Adobe Acrobat Sign zuzulassen, aktiviere das Kontrollkästchen Sign-Benutzende automatisch bereitstellen.

Hinweis: Die automatische Bereitstellung neuer Adobe Acrobat Sign-Benutzenden funktioniert nur, wenn diese zusätzlich zur Aktivierung von Sign-Benutzende automatisch bereitstellen für die Veeva Vault Adobe Acrobat Sign-Integration durch die Adobe Acrobat Sign-Kontoadministration auf der Adobe Acrobat Sign-Kontoebene in Adobe Acrobat Sign aktiviert wurde (siehe unten).
Wenn du konfigurieren möchtest, dass anstelle der ursprünglichen Ausgabedarstellung die Adobe Acrobat Sign-Ausgabedarstellung in Veeva angezeigt wird, aktiviere das Kontrollkästchen Acrobat Sign-Ausgabedarstellung anzeigen.
Wähle Speichern aus, um deine neue Verbindung zu speichern.

Die neue Verbindung wird auf der Registerkarte „Einstellungen“ angezeigt und zeigt die erfolgreiche Integration von Veeva Vault in Adobe Acrobat Sign an.